Sind Sie auf der Suche nach einer Expense Management Software für Ihr Unternehmen? Spendesk kombiniert die Verwaltung von Spesenabrechnungen mit virtuellen & physischen Karten, digitaler Rechnungsverwaltung und automatisierter Buchhaltung.
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4x
schnellerer Monatsabschluss
100%
Übersicht über alle Ausgaben
0€
Setup & keine versteckten Kosten
95%
eingereichte Belege in nur 2 Tagen
Unbegrenzte
virtuelle Karten, Abos & User
Verwalten Sie Spesen, Bestellungen, Rechnungen & Kartenzahlungen zentral in einer Lösung.
Spendesk kombiniert zentralisierte Rechnungs- und Spesenverwaltung mit smarten
Zahlungsmitteln wie virtuellen & physischen Debitkarten.
Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung
Wenn Mitarbeiter ihre Karte vergessen haben oder Kartenzahlungen nicht akzeptiert werden, können sie im Handumdrehen 100% digitale Spesenabrechnungen erstellen. Dafür fotografieren sie ihren Beleg und reichen ihn mit einem Klick über die Spendesk Mobile App (für Android & iOS verfügbar) ein. Mittels OCR-Technologie werden alle wichtigen Informationen extrahiert. Für Finanzteams interessant: Alle Spesenabrechnungen können, wie andere Firmenausgaben, von Finance Teams jederzeit von überall aus eingesehen werden. Die Rückerstattungen von Spesen (expense reimbursements) können zudem direkt in der Spendesk-Plattform ausgelöst werden.
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Mitarbeiter bezahlen mit virtuellen Karten sicher und autonom im E-Commerce. Diese Karten sind für Unternehmen eine ideale Alternative zu geteilten Credit Cards bzw. Firmenkreditkarten, bei denen Kreditkartendaten von mehreren Mitarbeitern geteilt werden. Virtuelle Karten können außerdem für Software-Abonnements und Services genutzt werden. Virtuelle Karten verringern zudem das interne und externe Betrugsrisiko bei Online-Zahlungen.
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Spendesk zentralisiert die Verwaltung aller Mitarbeiterausgaben in einer Lösung und bietet einen klaren Prozess für alle Ausgaben: Mitarbeiter fragen eine Ausgabe über die Plattform an, ihr Manager überprüft sie und kann sie mit einem Klick, z.B. direkt über die Slack-Integration, freigeben. Das gleiche gilt für Bestellungen und die damit verbundenen Rechnungen. Auch Vorab-Freigaben bis zu einem bestimmten Budget, z.B. Zahlungen unter 50€, sind möglich.
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Die Zeiten, in denen Finance Teams am Monatsende Jagd auf Belege machten mussten, sind vorbei. Spendesk erinnert Mitarbeiter automatisch daran, die Belege hochzuladen. Wir automatisieren außerdem mittels OCR-Technologie das Auslesen der MwSt. sowie die Zuordnung von Sachkonten und Belegen. Verknüpfen Sie Ihre Daten dank Integrationen und personalisierbaren Exporten mit Software-Lösungen wie DATEV, Xero, Netsuite oder Sage. Dank laufend aktualisierten Dashboard haben Sie in Echtzeit (real-time) Zugriff auf alle Zahlungen und Belege und behalten die Übersicht.
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"Spendesk hilft uns dabei, nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu reduzieren"
Wir haben die häufigsten Fragen zu Spendesk & Expensify für Sie zusammengefasst.
Das amerikanische Unternehmen Expensify vertreibt eine Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen (Englisch: Expense Management Solution), bei denen Mitarbeiter ihre Belege über eine Mobile App für iOS & Android fotografieren und digital einreichen können, um diese Auslagen anschließend erstattet zu bekommen. Expensify bietet u.a. eine Integration mit der Accounting Software Quickbooks an.
Spendesk ist keine Expense Management Software, sondern die erste Komplettlösung zur Ausgabenverwaltung für Unternehmen, die Finance Teams 100 Prozent Übersicht & Kontrolle über alle Geschäftsausgaben bietet.
Die Mitarbeiter können im E-Commerce und unterwegs autonom und sicher für das bezahlen, was sie benötigen, die Finanzabteilung hat in Echtzeit Zugriff auf alle Ausgaben und behält so die Übersicht.
Sichere, benutzerdefinierte Zahlungsmethoden wie virtuelle und physische Karten von Mastercard garantieren, dass alle Ausgaben den vorgegebenen Richtlinien folgen. Freigabe -Workflows geben Managern die Möglichkeit, Zahlungen zu bestätigen oder abzulehnen. Spendesk optimiert Ihre Ausgaben- und Rechnungsverwaltung für alle Mitarbeiter und kann dank Online-Plattform und mobiler App im Büro und unterwegs verwendet werden.
Expensify ist eine Softwarelösung, die sich auf die Verwaltung von Spesenabrechnungen spezialisiert hat. Bei dieser Art von "Expense Management Solution" strecken Mitarbeiter die Ausgaben vor und bekommen sie dann erstattet.
Spendesk hingegen ist eine Lösung zur Ausgabenverwaltung, automatisierte Spesenverwaltung ist nur ein Teil des Tools. Stattdessen kombiniert Spendesk Freigabe-Workflows und klare Prozesse mit sicheren Zahlungsmitteln. Mitarbeiter können online mit virtuellen Credit Cards von Mastercard bezahlen, Bestellungen und Rechnungen einreichen und bekommen für unterwegs physische Debitkarten. Ziel ist es, alle Mitarbeiterausgaben zentral in einer Lösung zu verwalten.
Weitere Software Solutions, die sich auf die Verwaltung von Spesen spezialisiert haben, sind z.B. Rydoo, Fyle, Emburse, Chrome River (Fokus auf Reisekostenabrechnungen) oder Zoho Expense. Diese Tools können auch im Project Management, z.B. bei der Arbeit mit Freelancers eingesetzt werden. Auch mit ERP-Systemen wie SAP und ABACUS lassen sich Spesen managen. SAP hat zu diesem Zweck SAP Concur entwickelt. Diese Lösung eignet sich vor allem für große Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.
Ja, die Spendesk-App für Android & iOS kann von unseren Kunden im App Store und über Google Play gebührenfrei heruntergeladen werden kann. Mitarbeiter können über die App ihre Belege mit ihrem Smartphone / iPhone fotografieren und hochladen, Spesen einreichen und Anfragen für die Aufladung ihrer physischen Karte bei ihrem Manager stellen.
Ja, die Spendesk Debit Cards sind durch die “Zero Liability Protection” von Mastercard vor Betrug geschützt. Sie können sich darauf verlassen, dass dieser Haftungsschutz für Ihre Einkäufe im Geschäft, online bei Zahlungen im E-Commerce oder über ein mobiles Gerät sowie für alle Transaktionen am Geldautomaten gilt. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der MasterCard Website im Bereich Sicherheit.
Spendesk ist für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Spanien, Norwegen, Schweden, Dänemark...) und in den Vereinigten Staaten verfügbar.
Nutzer können ihre Wallets mit Währungen in Euro (€), US-Dollar ($), Pfund (£), Dänischer Krone (DKK), Norwegischer Krone (NOK) und Schwedischer Krone (SEK) erstellen.
Ja! Sie erreichen unseren Customer Support per E-Mail (hello@spendesk.com). Dort können Sie einen Termin vereinbaren, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Unsere Mitarbeiter in Deutschland (Berlin), Frankreich (Paris) und Großbritannien (London) helfen Ihnen gerne und natürlich gebührenfrei.
Testen Sie smartes Ausgabenmanagement mit Spendesk.
Der Einstieg ist ganz einfach.
Zuletzt aktualisiert: 23. August 2021