Sie möchten Ihr Ausgabenmanagement automatisieren? Spendesk kombiniert virtuelle & physische Karten mit digitaler Rechnungsverwaltung, papierloser Reisekosten- und Spesenverwaltung und automatisierter Buchhaltung. Hier erfahren Sie mehr.
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4x
schnellerer Monatsabschluss
100%
Übersicht über alle Ausgaben
0€
Setup & keine versteckten Kosten
95%
eingereichte Belege in nur 2 Tagen
Unbegrenzte
virtuelle Karten, Abos & User
Spendesk kombiniert virtuelle & physische Debitkarten mit digitaler Rechnungsverwaltung, papierlosem Spesenmanagement & automatisiertem Pre-Accounting.
Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung
Mitarbeiter können mit virtuellen Karten sicher und autonom im E-Commerce bezahlen, z.B. um ein Bahnticket für eine Geschäftsreise zu kaufen. Die virtuellen Debitkarten von Mastercard sind für Unternehmen eine ideale Alternative zu einer Firmenkarte, bei denen die Kreditkartendaten oft von mehreren Mitarbeitern geteilt werden. Virtuelle Karten können außerdem für Software-Abonnements und Services genutzt werden. Sie verringern das interne und externe Betrugsrisiko bei Online-Zahlungen.
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Die Zeiten, in denen Mitarbeiter Ausgaben vorstrecken, oder Firmenkarten teilen mussten, sind vorbei. Mit Spendesk bekommt jeder Mitarbeiter für Zahlungen unterwegs eine eigene Mastercard Debitkarte und kann so autonom und sicher bezahlen. Manager & Finanzteams können für jeden Mitarbeiter individuell Zeitfenster, Wochentage sowie Ausgabenkategorien und Ausgabenlimits festlegen und so sichergehen, dass alle Richtlinien eingehalten werden. Die Funktion, am Automaten Bargeld abzuheben, kann mit einem Klick aktiviert und deaktiviert werden.
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Wenn Mitarbeiter ihre Karte vergessen haben oder Kartenzahlungen nicht akzeptiert werden, können sie im Handumdrehen eine digitale Spesenabrechnungen erstellen. Dafür fotografieren sie ihren Beleg und reichen ihn mit einem Klick über die Spendesk Mobile App ein. Dank automatisierter Belegerfassung mit OCR-Technologie werden alle wichtigen Informationen extrahiert. Für CFOs, Finanzteams & die Buchhaltung interessant: Alle Spesenabrechnungen können jederzeit von überall aus eingesehen werden und die Rückerstattung von Spesen kann direkt in der Spendesk-Plattform ausgelöst werden.
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Spendesk zentralisiert Bestellungen (Purchase Orders), Rechnungen und verknüpft die Anfragen von Mitarbeitern mit Teambudgets. So können Manager und Budgetverantwortliche vor der Genehmigung überprüfen, ob eine Ausgabe ins Budget passt oder nicht. Anstatt die Ausgaben in verschiedenen Excel-Tabellen zu verwalten, haben Sie in Spendesk eine Echtzeit-Übersicht über alle Mitarbeiterausgaben.
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Spendesk automatisiert die vorbereitende Buchhaltung (pre-accounting) durch das Auslesen der Mehrwertsteuer sowie die Zuordnung von Sachkonten und Belegen, sodass Finanzteams im Durchschnitt 2-3 Tage beim Monatsabschluss sparen. Dank nativen Integrationen (z.B. mit DATEV), und personalisierbaren Exporten können die Daten aus Spendesk direkt in das Buchhaltungssystem Ihrer Wahl exportiert werden.
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DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
Wir haben Spendesk mit unserem Datev verknüpft. So entstehen uns auch weniger Kosten für unseren externen Steuerberater und das Team hat einen besseren Überblick über alle Ausgaben.
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Erik Pfannmöller, CEO & Gründer bei Solvemate
Wir haben die häufigsten Fragen zu Spendesk & Payhawk für Sie zusammengefasst.
Spendesk ist die erste Komplettlösung für Ausgabenmanagement mit einem end-to-end Prozess, der Finanzteams volle Übersicht & Kontrolle über alle Unternehmensausgaben, d.h. Online-Zahlungen, Spesen, Bestellungen, Rechnungen und Kartenzahlungen bietet. Spendesk ersetzt Firmenkarten, die oftmals von mehreren Mitarbeitern geteilt werden, durch sichere virtuelle und physische Debitkarten von Mastercard.
Die Spendesk-Software ist hauptsächlich für Startups, Scale-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Sie kombiniert sichere Zahlungsmittel mit digitalem Rechnungsmanagement, automatisierter Buchhaltung und bietet Integrationen mit Xero, DATEV und weiteren Buchhaltungssystemen.
Die Spendesk Debitkarten sind durch die “Zero Liability Protection” von Mastercard vor Betrug geschützt. Sie können sich darauf verlassen, dass dieser Haftungsschutz für Ihre Einkäufe im Geschäft, online bei Zahlungen im E-Commerce oder über ein mobiles Gerät sowie für alle Transaktionen am Geldautomaten gilt. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der MasterCard Website im Bereich Sicherheit.
Spendesk ist für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Spanien, Norwegen, Schweden, Dänemark...) und in den Vereinigten Staaten verfügbar.
Nutzer können ihre Wallets mit Währungen in Euro (€), US-Dollar ($), Pfund (£), Dänischer Krone (DKK), Norwegischer Krone (NOK) und Schwedischer Krone (SEK) erstellen.
Spendesk hat seinen Hauptsitz in Paris und außerdem Büros in Berlin, London und San Francisco.
Ja, die Spendesk-App für Android & iOS kann im App Store und über Google Play gebührenfrei heruntergeladen werden kann. Mitarbeiter können über die App ihre Belege für die Rückerstattung von Spesen papierlos & digital einreichen. Die App verfügt über ein System zur automatisierten Belegerfassung: die Informationen werden mit Hilfe von OCR-Technologie ausgelesen. Manuelle Spesenabrechnungen in Excel-Tabellen sind nicht mehr nötig.
Ja! Sie erreichen unseren Kundenservice per E-Mail (hello@spendesk.com). Dort können Sie einen Termin vereinbaren, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Unsere Mitarbeiter in unseren Büros in Berlin, Paris und London helfen Ihnen gerne weiter.
Testen Sie smartes Ausgabenmanagement mit Spendesk.
Der Einstieg ist ganz einfach.
Zuletzt aktualisiert: 23. August 2021