Möchten Sie die Verwaltung von Geschäftsreisen automatisieren? Spendesk ist die Komplettlösung für Ausgabenmanagement: Wir kombinieren die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen mit Rechnungsverwaltung, smarten Karten und digitaler Buchhaltung.
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4x
schnellerer Monatsabschluss
100%
Übersicht über alle Ausgaben
0€
Setup & keine versteckten Kosten
95%
eingereichte Belege in nur 2 Tagen
Unbegrenzte
virtuelle Karten, Abos & User
Spendesk kombiniert Reisekostenmanagement mit smarten Zahlungsmitteln und digitaler Rechnungsverwaltung.
Spendesk kombiniert papierlose Reisekostenabrechnungen mit digitaler Rechnungsverwaltung und smarten Zahlungsmitteln wie virtuellen & physischen Debitkarten.
Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung
Mitarbeiter buchen ihre Geschäftsreise, z.B. ihr Bahn-oder Flugticket oder eine Hotelreservierung autonom und sicher mit einer virtuellen Karte im Internet. In Spendesk können dabei Vorab-Freigaben integriert werden, d.h. die Mitarbeiter können ihre Reisebuchung bis zu einem bestimmten Betrag ohne die Freigabe des Vorgesetzten durchführen. Für höhere Beträge erhält der Manager eine Benachrichtigung, die mit einem Klick, z.B. über die Slack-Integration, freigegeben oder abgelehnt werden kann.
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Auf Geschäftsreisen in bar bezahlen, Ausgaben vorstrecken und jeden Monat lange Spesenabrechnungen einreichen gehören der Vergangenheit an. Mit Spendesk bekommt jeder Mitarbeiter für Zahlungen unterwegs eine eigene Mastercard Debitkarte und kann so autonom und sicher bezahlen. Manager & Finanzteams können für jeden Mitarbeiter individuell Zeitfenster, Wochentage und Ausgabenkategorien freigeben, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien eingehalten werden. Die Funktion, am Automaten Geld abzuheben, lässt sich mit einem Klick aktivieren.
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Wenn Mitarbeiter ihre Karte vergessen haben, oder Kartenzahlungen nicht akzeptiert werden, können sie im Handumdrehen eine digitale Reisekostenabrechnung erstellen. Dafür fotografieren sie ihren Beleg und reichen ihn mit einem Klick über die Spendesk Mobile App ein. Mittels OCR-Technologie werden alle wichtigen Informationen extrahiert. Für Finanzteams interessant: Alle Reisekostenabrechnungen können, wie andere Firmenausgaben, von Finance Teams jederzeit von überall aus eingesehen werden. Die Rückerstattungen einer Reiseabrechnung kann direkt in der Spendesk-Plattform ausgelöst werden. Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand werden ebenfalls digital & papierlos in Spendesk verwaltet.
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Spendesk zentralisiert Reisekostenabrechnungen, Bestellungen, Rechnungen, Transaktionen und die vorbereitende Buchhaltung in einer Lösung und verknüpft die Anfragen von Mitarbeitern mit Teambudgets. So können Manager vor der Genehmigung überprüfen, ob die Ausgabe, z.B. die Kosten für eine Hotelübernachtung während einer Geschäftsreise, ins Budget passt, und ob die Reiserichtlinien des Unternehmens respektiert werden. Das Finanzteam sieht nicht erst am Monatsende, wenn Mitarbeiter ihre Reiseabrechnung einreichen, wie viel ausgegeben wurde, und es gibt keine bösen Überraschungen mehr.
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Manuelle Reisekostenabrechnungen, die in verschiedenen Excel-Tabellen eingereicht werden, kosten Finanzteams am Monatsende viel Zeit & Nerven. Spendesk zentralisiert nicht nur die Abrechnung von Reisekosten, sondern Ausgabenmanagement allgemein: Die Buchhaltung sieht alle Mitarbeiterausgaben und Zahlungsinformationen in Echtzeit und Spesenabrechnungen liegen digital & papierlos vor. Spendesk automatisiert außerdem das Auslesen der Mehrwertsteuer sowie die Zuordnung von Sachkonten und Belegen, sodass Finanzteams im Durchschnitt 2-3 Tage beim Monatsabschluss sparen. Dank nativen Integrationen (z.B. mit DATEV), und personalisierbaren Exporten können Sie Zahlungen und Belege von Spendesk direkt in Ihre bereits existierenden Buchhaltungssysteme exportieren.
"Spendesk ist eine sehr gute Lösung mit der wir seit Jahren verlässlich arbeiten"
Wir haben die häufigsten Fragen zu Spendesk & Concur für Sie zusammengefasst.
Concur Travel & Expense, auch SAP Concur Expense genannt, ist eine Software von SAP zur automatisierten Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Die Cloud-Lösung ermöglicht u.a. mobile Spesenerfassung und bietet Integrationen mit verschiedenen ERP-Systemen an.
Die Lösung SAP Concur ist auf die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen spezialisiert und richtet sich hauptsächlich an größere Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern. Das Tool bietet sich an, wenn Ihr Unternehmen bereits SAP ERP oder S/4HANA verwendet, da für diese Systemlandschaft eine Integration mit SAP Concur besteht.
Spendesk ist Komplettlösung für Ausgabenmanagement, die Finanzteams 100 Prozent Übersicht und Kontrolle über alle Geschäftsausgaben bietet. Das Tool richtet sich vor allem an Start-ups, Scale-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Die Software kombiniert sichere Zahlungsmittel wie virtuelle Debitkarten von Mastercard mit digitalem Rechnungsmanagement, vorbereitender Buchhaltung und bietet u.a. eine native DATEV-Integration.
Die Mitarbeiter können online und unterwegs, z.B. auf Dienstreisen, autonom und sicher für das bezahlen, was sie benötigen, die Finanzabteilung hat in Echtzeit Zugriff auf alle Ausgaben und behält so die Übersicht.
Sichere, benutzerdefinierte Zahlungsmethoden wie virtuelle und physische Karten von Mastercard garantieren, dass alle Ausgaben den vorgegebenen Richtlinien folgen. Freigabe -Workflows geben Managern die Möglichkeit, Zahlungen zu bestätigen oder abzulehnen. Spendesk optimiert nicht nur Ihr Reisemanagement, sonder die komplette Ausgaben- und Rechnungsverwaltung für alle Mitarbeiter und kann dank Online-Plattform und mobiler App im Büro und unterwegs verwendet werden.
Ja, die Spendesk-App für Android & iOS kann von unseren Kunden im App Store und über Google Play gebührenfrei heruntergeladen werden kann. Anstatt eine Excel-Tabelle auszufüllen können Mitarbeiter über die App ihre Belege und Spesenabrechnungen papierlos & digital einreichen und Anfragen für die Aufladung ihrer physischen Karte stellen.
Spendesk ist für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Spanien, Norwegen, Schweden, Dänemark...) und in den Vereinigten Staaten verfügbar.
Nutzer können ihre Wallets mit Währungen in Euro (€), US-Dollar ($), Pfund (£), Dänischer Krone (DKK), Norwegischer Krone (NOK) und Schwedischer Krone (SEK) erstellen.
Ja! Sie erreichen unseren Customer Support per E-Mail (hello@spendesk.com). Dort können Sie einen Termin vereinbaren, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Unsere Mitarbeiter in Berlin, Paris und London helfen Ihnen gerne und natürlich gebührenfrei.
Testen Sie smartes Ausgabenmanagement mit Spendesk.
Der Einstieg ist ganz einfach.
Zuletzt aktualisiert: 23. August 2021