Aufbewahrungspflicht von Rechnungen: Was gilt für Unternehmen?

„Brauchen Sie die Rechnung?”

„Nein, danke, kann weggeworfen werden.”

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Als Privatperson an der Supermarktkasse kommt uns das „Nein” wie aus der Pistole geschossen. Bloß nicht noch mehr Rechnungen, Belege oder Quittungen mit nach Haus bringen. Die landen doch sowieso nur im Altpapiercontainer.

Im Unternehmer sieht es jedoch anders aus. Smarte Unternehmen wissen ganz genau, wie wichtig es ist, Rechnungen über mehrere Jahre hinweg ordentlich aufzubewahren. Dies geschieht nicht nur aus Gründen der guten Organisation, sondern weil es so gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir erklären Ihnen, was die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen ist, was Sie für Ihr Unternehmen wissen müssen und wie Sie diesen Prozess vereinfachen können.

Hinweis: Dieser Artikel dient nur als Leitfaden. Dies ist keine Rechts- oder Finanzberatung. Wenden Sie sich für weitere Informationen bitte an einen Anwalt oder Finanzberater.

Vorgaben für Unternehmen

Schnell kann es passieren, dass Belege spurlos verloren gehen, und Finanzteams auf ständiger Suche nach wichtigen Belegen oder Rechnungen sind.

Ordnung ist das halbe Leben, heißt es so schön. Und ja, es stimmt! Ordnung und eine langfristige Aufbewahrung von Rechnung sind essenziell, um Ihre Geschäftsbücher aktuell und konsistent zu halten.

Auch das Gesetz schreibt Unternehmen vor, ihre Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten und ordnungsgemäß mehrere Jahre lang aufzubewahren.

Rechnungen gelten als Nachweis der Betriebsausgaben. Es ist daher für steuerliche Zwecke wichtig, mögliche Abzüge im Auge zu behalten und Steuererklärungen richtig zu erstellen.

Wie lange sollten Sie jedoch Geschäftsbelege aufbewahren? Wenn es um die Aufbewahrung von Quittungen geht, ist Vorsicht besser als Nachsicht. Die Aufbewahrung von Belegen über einen längeren Zeitraum kann Ihrem Unternehmen zugutekommen.

Welche Unterlagen müssen gesetzlich aufbewahrt werden?

Muss wirklich alles aufbewahrt werden, was auf den Schreibtisch der Finanzabteilung kommt? Selbst scheinbar unwichtige Geschäftsrechnungen mit kleinen Beträgen?

Vielleicht stellen Sie sich auch diese Fragen? Schauen wir uns einmal an, was der Gesetzgeber dazu sagt.

Für das Finanzamt müssen grundsätzlich alle Belege aufbewahrt werden, die für die Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgung von Geschäftsausgaben wichtig sind.

Konkret sind das also:

• Rechnungen

• Steuerbescheide

• Kontoauszüge

• Buchungsbelege

• Angebote

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Je nach Art des Belegs gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Das Gesetz unterscheidet im Steuer- und Handelsrecht zwischen einer Frist von sechs und zehn Jahren.

Um Ihnen das Leben zu vereinfachen, folgt nun ein Überblick, welche Belege wie lange aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:

• Handels- und Geschäftsbriefe

• Angebote

• Mahnungen

• Verträge

• Auftragsbestätigung

Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:

• Buchungsbelege

• Jahresabschlüsse

• Eröffnungsbilanz

• Inventare

• Rechnungen

• Lageberichte

• Zolldokumente

Im Zweifel raten wir Ihnen lieber die 10-Jahres Frist zu wählen, um am Ende keine bösen Überraschungen zu erleben.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Doch wann beginnt die Aufbewahrungsfrist? Auch dazu gibt der Gesetzgeber eine Antwort vor. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, also dem 31. Dezember, in dem der jeweilige Beleg ausgestellt wurde.

Wie immer gibt es auch hierzu eine Ausnahme, die Sie unbedingt beachten sollten. Die Aufbewahrungsfrist kann in gesonderten Einzelfällen (z.B. bei Steuern) länger als zehn Jahre betragen, wenn bestimmte Dokumente langfristig von Bedeutung sind.

Auch bei einer Prüfung von Behörden wird die Frist verlängert. Konkret heißt das, wenn beispielsweise die Frist von zehn Jahren während der Prüfung zu Ende ist, dürfen Dokumente nicht einfach so vernichtet werden. Schließlich besteht die Möglichkeit, dass sie für die Kontrolleure relevant sein können.

Digitale Aufbewahrung von Rechnungen

Obwohl Rechnungen, gesetzlich mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, heißt das nicht, dass keine Ordnung geschaffen werden kann. Papierbelege gehören der Vergangenheit an, die Digitalisierungswelle ist in Unternehmen schon längst angekommen. Zum Glück reicht die digitale Erfassung und Speicherung von Rechnungen und Belegen.

Das Gesetz schreibt nämlich (mit einigen Ausnahmen) nicht vor, dass Geschäftsbelege nur in Papierform aufbewahrt werden sollen. Die Ausnahmen betreffen die folgenden Dokumente, die unbedingt schriftlich in Papierform vorliegen müssen:

• Eröffnungsbilanzen

• Jahresabschlüsse

• Bestimmte Zolldokumente (siehe Zollkodex der Europäischen Union)

Beachten Sie: Ein digitaler Beleg ist nur dann zulässig, wenn er mit dem Original identisch ist. Er sollte alle korrekten Informationen der Papierrechnung enthalten, maschinell auswertbar, und innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich sein. Weitere Kriterien der digitalen Buchhaltung finden Sie in unserem Artikel über die GoBD.

Mit den richtigen Tools und Apps können Sie alle Belege unkompliziert digitalisieren. Es werden Transaktionen erfasst und Ausgaben nachverfolgt, ohne ein einziges Blatt Papier zu verwenden.

Was viele außer Acht lassen: Thermobelege sind aufgrund ihres lichtempfindlichen Materials höchstwahrscheinlich nach wenigen Monat verblasst und nicht mehr lesbar. Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie erst recht auf eine digitale Lösung zu setzen. So beugen Sie unangenehmen Überraschungen bei der Betriebsprüfung vor.

Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Vielleicht fragen Sie sich ja auch, was passiert, falls Geschäftsbelege fehlen oder sogar zerstört werden? In dem Fall kann die Aufbewahrungspflicht nicht mehr eingehalten werden.

Innerhalb der Aufbewahrungsfrist können die zuständigen Kontrollbehörden des Finanzamtes Einsicht in alle Dokumente verlangen. Fehlen wichtige Belegen, dann besteht keine Möglichkeit mehr, die Geschäftsausgaben korrekt nachvollziehen zu können.

Je nach Art und Schwere der Buchführungspflichtverletzung drohen Unternehmen hohe Bußgelder und schlimmstenfalls sogar Freiheitsstrafen.

Wie Sie Ihre Rechnungen am besten aufbewahren

Es gibt eine Reihe von Softwarelösungen, die Ihnen helfen können, Ihre Rechnungen zu organisieren und aufzubewahren. Bei Spendesk profitieren Sie von einer zentralisierten Rechnungsverwaltung und behalten so den Überblick über alle Rechnungen. Sie sehen alle Bestellungen und Eingangsrechnungen in einem Tool, keine Überraschungen am Monatsende mehr.

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