Ausgaben effizient verwalten: So behalten Sie den Überblick

Wenn Sie einen CFO oder einen Mitarbeiter des Finanzteams fragen, was im Alltag ihre Priorität ist, bekommen Sie überall die gleiche Antwort: “Cash ist King”, denn bevor zukünftige Ausgaben geplant werden können, muss überprüft werden, wo Geld ausgegeben wird, und letzteres ist nicht immer leicht zu kontrollieren.

Dieser Artikel wird näher darauf eingehen, was es wirklich bedeutet, Ausgaben zu kontrollieren und insbesondere, wie weit verbreitete Prozesse dazu führen, dass Finanzteams oft, ohne es zu wissen, wenig Kontrolle über Ausgaben haben. Sie erfahren außerdem, welche konkreten Ansätze Ihnen dabei helfen, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten und wie sie diese Lösungen schnell und effektiv einsetzen können.

Los geht es mit einer Definition: Was ist Ausgabenkontrolle?

Vereinfacht ausgedrückt beschreibt Ausgabenkontrolle, wie viel Einfluss und Kontrolle ein Unternehmen über die Firmenausgaben hat. Je besser die Finanzteams die Ausgaben des Unternehmens kontrollieren können, desto besser können sie den Cashflow managen und fundiertere Finanzprognosen erstellen.

Wichtiger Hinweis: Ausgabenkontrolle muss nicht gleichbedeutend mit Kostensenkung sein. Tatsächlich sind strategische Ausgaben für das Unternehmenswachstum von wesentlicher Bedeutung. Und Ihre Budgets existieren aus gutem Grund.

Vielmehr stellt die Ausgabenkontrolle sicher, dass Sie wissen, was wo im Unternehmen ausgegeben wird. Zudem sollte jede Zahlung genehmigt sein, und Budgets respektiert werden.

Um die Übersicht über Ausgaben zu behalten, brauchen Finanzteams vor allem Transparenz, d.h. die Übersicht darüber, wohin das Geld fließt und wer es ausgibt. Doch dies ist nicht in allen Unternehmen der Fall:

Quelle: State of Spend Management survey by Spendesk and YouGov.

Ausgabenkontrolle vs. Kostenkontrolle

Im Gegensatz zu unserem Hinweis oben bezieht sich Kostenkontrolle fast immer auf die Reduzierung der Ausgaben, doch dies ist für Ausgabenkontrolle nicht zwingend der Fall. Aber die beiden Begriffe haben viele Gemeinsamkeiten und in diesem Artikel werden “Kosten” und “Ausgaben” teilweise austauschbar verwendet werden.

In der Grafik geht es jedoch eher um diskretionäre Ausgaben. Natürlich sind Lohn- und Gehaltsabrechnung, Miete und Nebenkosten ebenfalls Kosten, die es zu verwalten gilt. Aber diese Kosten schwanken in der Regel nicht zu sehr, und Unternehmen haben ihre Betriebsausgaben im Allgemeinen gut im Griff. Für das Thema Ausgabenkontrolle stehen daher variable Kosten im Mittelpunkt, denn diese sind für Firmen schwerer in den Griff zu bekommen.

Ausgabenkontrolle betrifft viele Prozesse

Bei Spendesk sind wir davon überzeugt, dass Unternehmen und Mitarbeiter Geld ausgeben müssen, um wirklich gute Arbeit zu leisten. In den letzten Jahren - vor der wirtschaftlichen Krise 2020 - sind die Ausgaben für alles, von monatlichen Abos bis hin zu Dienstreisen und den damit verbundenen Spesen, rasch angestiegen.

Dennoch mangelt es bei einigen Schlüsselprozessen oft an angemessener Kontrolle:

• Einkauf und Lieferantenbeziehungen - insbesondere in Unternehmen mit informellen Prozessen und ohne Einkaufsabteilung.

• Ad-hoc-Ausgaben - die meisten Unternehmen verlassen sich bei ihren Teams auf Ehrlichkeit und gesunden Menschenverstand und haben keine passende Lösung dafür, die Ausgaben zu überwachen.

• Abonnements und Online-Zahlungen - da die Budgets für SaaS-Tools schnell ansteigen, haben die Finanz- und Budgetverantwortlichen Mühe, jede ausgehende Zahlung zu kontrollieren.

• Geschäftsreisen - Unternehmen geben, von Krisen abgesehen, große Summen für Geschäftsreisen aus. Dazu zählen Kundentermine, die Teilnahme an Konferenzen und Messen sowie Meetings mit Kollegen an anderen Firmenstandorten.

Doch wenn nicht genau klar ist, wer welche Einkäufe getätigt hat, und wo die Belege für die Zahlungen sind, macht das die Buchhaltung und auch die Steuererklärung kompliziert und diese können sich oft über mehrere Wochen hinziehen.

Ist mangelnde Kontrolle ein echtes Problem für Unternehmen?

Ja.

Wie in der Einleitung dieses Artikels deutlich wurde, hat ein Großteil der befragten Unternehmen keine genaue Übersicht über die Verwendung von Firmengeldern. Das ist bereits in guten Zeiten eine Herausforderung und wird ein echter Alptraum, wenn der Cashflow zum Problem wird. So war das Cash-Flow-Management während der Covid-19-Krise das größte Problem der befragten CFOs:

Quelle: CFO Connect Umfrage

Nach einem Jahrzehnt Wirtschaftswachstum müssen Unternehmen plötzlich wieder über jeden ausgegebenen Euro Rechenschaft ablegen. Das ist schwierig, wenn man nicht die volle Kontrolle über alle Ausgaben hat. Daher ist es die Aufgabe des Finanzteams und insbesondere des Controllers, die Übersicht über Einnahmen- und Ausgaben zu behalten.

Wenn Ausgaben außer Kontrolle geraten: fünf mögliche Konsequenzen

Doch welche konkreten Folgen können für ein Unternehmen entstehen, wenn nicht genug Kontrolle über Firmenausgaben besteht und die Ausgaben außer Kontrolle geraten? Im folgenden Abschnitt werden fünf möglich Konsequenzen näher beleuchtet.

1. Schlechte Finanzplanung

Budgets und Prognosen sind für CFOs und Finanzteams eine ernste Angelegenheit und sie sind für dafür auf korrekte Daten angewiesen. Es macht die Budgetplanung schwierig, nicht zu wissen, wohin die Firmengelder in den letzten Monaten geflossen sind, denn Ihr Budget für das nächste Quartal wird mit ziemlicher Sicherheit die Ausgaben der letzten Jahre bzw. Monate widerspiegeln.

Weitere Probleme können folgen, wenn die Budgets in Kraft treten:

• Sie unterschätzen möglicherweise den Bedarf einzelner Teams, was diese in ihrer Entwicklung bremst und das Unternehmenswachstum verlangsamt.

• Unzureichende Budgets können dazu führen, dass Teams sie einfach überziehen, und ohne eine gute Ausgabenkontrolle werden Sie dies wahrscheinlich nicht rechtzeitig erkennen.

• Bei zu hohen Budgets geben die Teams möglicherweise leichtfertig aus und sind dann schockiert, wenn ihnen in Zukunft nicht die gleichen Mittel zur Verfügung stehen.

Im Allgemeinen sollten Sie versuchen, solide Budgets auf der Grundlage realer Ausgabendaten zu erstellen, denn sonst basiert alles nur auf Vermutungen.

2. Unnötiger Verwaltungsaufwand

Für alle Mitarbeiter des Finanzteams zählen die Monats- und Jahresabschlüsse zu den stressigsten Aufgaben des Berufs, denn Sie müssen bei allen Mitarbeitern fehlende Informationen eintreiben, um festzuhalten, wie viel Geld in diesem Monat, Quartal oder Jahr in der Firma ein- und ausgegangen ist.

Das Konzept ist theoretisch einfach, doch was das Team viel Zeit und Nerven kostet, sind unvollständigen Daten. Dazu gehören Ausgaben ohne Quittungen, Zahlungen, die nicht einem Team oder Budget zugeordnet wurden und fehlende Genehmigungen von Managern.

Die Mitarbeiter sind ihrerseits bestens mit der allseits (un)geliebten Spesenabrechung vertraut, die auch für sie unnötigen Papierkram verursacht, den Managern und dem Finanzteam keine wirkliche Kontrolle bietet und alle Mitarbeiter viel Zeit kostet, die anderweitig produktiver eingesetzt werden könnte

3. Hohe Fehlerquote

Wo wir gerade beim Thema Papierkram sind, manuelle Prozesse wie Spesenabrechnungen führen schnell zu Fehlern, und das in der Regel aus einem einfachen Grund: Sie sind monoton und niemand befasst sich wirklich gerne damit.

Dies führt dazu, dass Ihr ohnehin schon überlastetes Finanzteam jeden einzelnen Betrag auf Fehler überprüfen und im Anschluss den zuständigen Mitarbeiter kontaktieren muss, damit der Fehler behoben werden kann.

Sollte der Fehler, z.B. in einer Spesenabrechnung, nicht gefunden werden, führt das bei der Steuererklärung zu echten Problemen. Mit Hilfe von digitaler Buchhaltung und der Automatisierung dieser Prozesse wird die manuelle Arbeit für alle Teams reduziert und das Fehlerrisiko verringert.

4. Betrugsrisiko

Die meisten Unternehmen sind sich der Risiken klassischer Ausgabeprozesse wahrscheinlich nicht bewusst. Aber wenn sie an Spesenabrechnungen und (geteilten) Kreditkarten festhalten, gehen sie täglich ein Risiko ein, denn diese Prozesse lassen sich nur schwer kontrollieren.

Eine alarmierende Zahl von Mitarbeitern gibt zu, Spesenabrechnungen ganz oder teilweise zu fälschen. Und eine Studie aus den USA hat ergeben, dass einige Angestellte sogar bis zu 25.000 Dollar pro Jahr durch Spesenbetrug stehlen!

Viele dieser Fälle sind nicht vorsätzlich, vielleicht hat der Mitarbeiter einfach vergessen, was genau ausgegeben wurde, und eine grobe Schätzung abgegeben. Aber selbst wenn keine böswillige Absicht vorliegt, ist dies für das Unternehmen schädlich.

Die Verwendung von Firmenkreditkarten ist ebenfalls ein Risiko: Wenn Karten im Team geteilt, und häufig für Online-Zahlungen verwendet werden, steigt die Wahrscheinlichkeit von Kreditkartenbetrug erheblich. Kreditbetrug ist sowohl in den USA als auch in Großbritannien ein Multi-Milliarden-Dollar-Geschäft. Dennoch nutzen viele Unternehmen ihre Karten weiterhin, als ob nichts schief gehen könnte.

5. Weniger langfristige Stabilität

Letztendlich ist eine gute Ausgabenkontrolle gleichbedeutend mit starken Finanzprozessen und soliden Praktiken. Um das Unternehmen auf lange Sicht im Geschäft zu halten, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ausgaben unter Kontrolle sind und das Finanzteam die Übersicht behält.

Erst wenn Sie wissen, wo Geld ausgegeben wird, können Sie den Cashflow optimieren und für die Zukunft planen und budgetieren. Und wider Erwarten ist es weniger schwierig, teuer oder zeitaufwändig, mehr Kontrolle zu erhalten. Die meisten Unternehmen kennen ihre Optionen einfach nicht.

So kontrollieren Sie Ihre Unternehmensausgaben

Mittlerweile sollte klar sein, dass eine gute Ausgabenkontrolle für jedes Unternehmen unerlässlich ist. Wie können Sie diese also erreichen? Wenn Sie auf der Suche nach einer Software und neuen Prozessen sind, finden Sie hier sechs wesentliche Elemente.

1. Geeignete Zahlungsmittel

Wir haben gesehen, welche Probleme durch klassische Spesenabrechnungen und Firmenkreditkarten entstehen können, denn es handelt sich um altmodische Hilfsmittel, die in einer modernen Welt einfach nicht mehr mithalten können.

Die einfache Abhilfe besteht darin, jedem Mitarbeiter Zugang zu sicheren, effizienten und kontrollierten Zahlungsmitteln zu verschaffen.

Diese sollten folgendes beinhalten:

• Physische Karten mit individuell anpassbaren Limits für jeden Mitarbeiter. Diese haben den Vorteil, dass die Mitarbeiter z.B. auf Dienstreisen Ausgaben nicht mit ihrem eigenen Geld vorstrecken und somit auch keine Spesenabrechnungen einreichen müssen.

• Virtuelle Kreditkarten für Online-Zahlungen. Diese können für einmalige Zahlungen und monatliche Abos generiert werden und verhindern, dass dieselbe Firmenkarte von mehreren Mitarbeitern für Online-Zahlungen verwendet wird. Vorteil: Ihr Finanzteam behält die Übersicht.

• Automatisierung von Spesen und Rechnungen. Dank digitaler Buchhaltung können Mitarbeiter Rechnungen einreichen und Auslagen direkt über eine Plattform und nicht auf Papier einreichen. Sie geben die Daten einmal ein, und sie sind für Manager und das Finanzteam sofort einsehbar.

2. Alle Ausgaben in Echtzeit

Egal, welche Zahlungsmittel Sie wählen, Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen können. Wenn Sie erst wissen, was ausgegeben wurde, wenn es bereits zu spät ist, ist es schwierig, Ausgaben effizient zu managen.

Das bedeutet, dass Sie eine zentrale Plattform oder ein Dashboard benötigen. Ihr Finanzteam und Ihre Manager sollten in der Lage sein, sich einzuloggen und jede Zahlung und ihren Status in Echtzeit sehen zu können.

Heute verlassen Sie sich vielleicht auf Ihr Rechnungswesen, um all dies zu verfolgen. Aber es wird erst aktualisiert, wenn die Kreditkartenrechnung und die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter eintreffen. Eine echte Ausgabenkontrolle sollte Ihrem Team immer Zugriff auf alle Zahlungen geben.

3. Einfache Belegerfassung

Wie bereits erwähnt bereitet vor allem der Monats- und Jahresabschluss für Finanzteams viel Arbeit. Ein Hauptproblem dabei sind fehlende Quittungen, denn ohne Quittungen können Ausgaben nicht validiert werden. Entweder muss das Unternehmen für die Kosten aufkommen, oder den Mitarbeitern werden die Auslagen nicht erstattet - was wiederum auch nicht wirklich fair ist.

Als Teil Ihrer neuen Lösung für das Ausgabenmanagement mit passenden Zahlungsmethoden brauchen Sie eine einfache Möglichkeit für die Mitarbeiter, Quittungen sofort zu digitalisieren, das heißt in der Realität: bevor sie verloren gehen.

In der Regel ist eine Lösung dafür eine leicht zu bedienende mobile App. Sie machen einfach ein Foto von der Quittung, und die App ordnet den Beleg der entsprechenden Zahlung zu. Außerdem erhalten Mitarbeiter bei fehlenden Belegen regelmäßige Erinnerungen per E-Mail oder Push-Nachricht.

4. Richtlinien für eine gesunde Ausgabenkultur

Eine klare Richtlinie für Spesenabrechnungen ist eine gute Möglichkeit, um Kosten unter Kontrolle zu halten. In Ihrer Richtlinie sollte festgelegt sein, welche Arten von Ausgaben für Ihre Mitarbeiter erlaubt sind, und wie sie dabei vorgehen sollten.

Aber das Schreiben der Richtlinie ist nur die halbe Miete, denn Ihr Werk ist im Wesentlichen wertlos, wenn Ihre Teammitglieder sich nicht an die Vorgaben halten. Und hier ist eine Tatsache, die Sie beunruhigen sollte: Zwei Drittel der Mitarbeiter haben die Spesenrichtlinien ihres Unternehmens noch nie gelesen. Sich auf das geschriebene Wort zu verlassen, wird also wahrscheinlich nicht ausreichen.

Am besten bauen Sie Regeln und Einschränkungen in das Zahlungsmittel selbst ein. Wenn Ihr Verkaufsteam physische Karten mit einem Ausgabenlimit verwendet, die es daran hindert, z.B. Alkohol zu kaufen, bleibt ihnen keine andere Wahl, als diese Regeln zu befolgen.

Sie können dasselbe mit virtuellen Karten für Online-Ausgaben tun und sogar globale Limits festlegen, die für alle Zahlungsmethoden gelten. Ihr Marketingleiter kann z.B. 10.000€ pro Monat für Werbung, Reisen und Tools ausgeben, ohne für jede Ausgabe eine extra Freigabe einholen zu müssen. Wenn dieses Limit erreicht wurde, kann er bei seinem Manager zusätzliches Budget anfragen.

Klare Richtlinien sind der Schlüssel, um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Bei den besten Richtlinien müssen sich die Mitarbeiter jedoch keine Regeln merken - denn die Richtlinien sind bereits in die Zahlungsmethoden integriert.

5. Ausgaben im Voraus genehmigen

Um die Ausgaben wirklich kontrollieren zu können, müssen Manager und Finanzteams in der Lage sein, Kosten im Voraus zu genehmigen oder abzulehnen. Ihre Aufgabe ist es unter anderem, für die Einhaltung der Budgets zu sorgen, und sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter und Kollegen die Firmengelder verantwortungsbewusst ausgeben.

Wenn jedoch jede noch so kleine Zahlung manuell genehmigt werden muss, führt das bei Mitarbeitern und Managern zu Zeitverlust. Hier ist ein kurzer Blick darauf, wie Unternehmen heute interne Freigabeprozesse verwalten:Quelle: State of Spend Management survey by Spendesk and YouGov.

Es gibt viele Möglichkeiten, Zahlungen freizugeben, aber wir wir sehen, ist dieser Prozess in nur 10% der befragten Unternehmen automatisiert. Dabei ist es so einfach, Parameter für die Vorabgenehmigung von Unternehmensausgaben festzulegen. Solange die Mitarbeiter bestimmte Kriterien erfüllen, müssen sie nicht jedes Mal um eine Freigabe bitten.

Diese Vorab-Genehmigungen können in einer App oder Plattform verwaltet und gespeichert werden. Alles, was außerhalb dieser definierten Kriterien liegt, kann manuell genehmigt werden - ebenfalls über dieselbe App oder Plattform.

Diese manuelle Genehmigung wird von 16% der Unternehmen verwendet. Dabei erhalten Manager eine Benachrichtigung und können Ausgaben mit einem Klick genehmigen. Eine E-Mail, ein Anruf oder ein persönliches Gespräch sind nicht mehr erforderlich. Je weniger Sie sich bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben auf persönliche Gespräche und mündliche Freigaben verlassen, desto gesünder sind Ihre Ausgabenprozesse.

6. Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung

Zunächst zwei Statistiken, die Sie möglicherweise beunruhigen werden:

1. 85% der Mitarbeiter geben zu, auf Spesenabrechnungen falsche Angaben zu machen.

2. Kreditkartenbetrug ist mit Abstand die häufigste Form des Finanzbetrugs in den Vereinigten Staaten.

Grafik: Shift Processing

Daher sind Unternehmen, die sich auf Spesenabrechnungen und gemeinsame Firmenkarten verlassen - die überwiegende Mehrheit der Unternehmen - ständig Betrugsrisiken ausgesetzt. Dies liegt auch daran, dass diese Zahlungsmethoden so schwer nachzuverfolgen sind.

Eine ordnungsgemäße Ausgabenkontrolle sollte es Ihnen ermöglichen, ungewöhnliche Zahlungen schnell zu erkennen. Spesenabrechnungen und Firmenkarten sind diesbezüglich nicht aussagekräftig, da man in der Regel erst Wochen später weiß, was ausgegeben wurde.

Im Fall von Spesenabrechnungen haben Sie zwar eine Quittung, aber keinen Zugriff auf das Bankkonto des Mitarbeiters. Man kann also nie wirklich wissen, wohin das Geld wirklich geflossen ist.

Eine gute Lösung für das Ausgabenmanagement zeigt stattdessen jede Transaktion in Echtzeit und liefert dem Finanzteam aktuelle Daten. Am wichtigsten ist es jedoch, dass Sie unerwartete Mehrausgaben, ungewöhnliche Lieferanten und unter verdächtigen Umständen ausgegebene Gelder schnell erkennen können.

Kurz gesagt, Sie haben eine bessere Übersicht und mehr Kontrolle und das bedeutet: weniger Spielraum für Betrug.

Mehr Kontrolle über alle Unternehmensausgaben

Mehr Kontrolle über alle Ausgaben ist in der Regel das Ergebnis von mehr Transparenz und Übersicht darüber, wo und wie Firmengelder ausgegeben werden. Wenn Sie in Echtzeit wissen, wer in Ihrem Unternehmen gerade wo wie viel Geld ausgibt, dann haben Sie mit Sicherheit eine gute Ausgabenkontrolle.

Viele Unternehmen verlassen sich jedoch nach wie vor auf veraltete Zahlungsmethoden, die ihnen zu wenig oder fast keine Transparenz bieten. Sie warten bis zum Ende des Monats und versuchen dann alle Zahlungen nachzuvollziehen. Aber es geht auch anders!

In unserem kostenlosen E-Book erfahren Sie, wie gutes Ausgabenmanagement in der Praxis funktioniert und wie Sie langfristig den Überblick behalten.