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Wir sind täglich im Austausch mit Finanzteams und stellen immer wieder fest: Viele Prozesse im Unternehmensalltag sind nicht einfach und effizient genug.
Zu den wichtigsten, gleichzeitig aber auch zeitintensivsten Tätigkeiten zählt die Zuordnung von Ausgaben zu den richtigen Konten.
Dies ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung und eine Aufgabe, die Präzision und Geduld erfordert. Die Finanzabteilung in Unternehmen verbringt damit ganze Tage jeden Monat – und wir sind überzeugt, dass sich diese Zeit sinnvoller nutzen lässt.
Deshalb hat Spendesk eine Möglichkeit entwickelt, den Prozess zu automatisieren, damit die Buchhaltung Ausgaben nicht mehr manuell zuordnen muss.
Autocat übernimmt die unangenehme Arbeit
Die automatische Kategorisierung von Ausgabenkonten, kurz: „Autocat”, ist das neueste Feature für Spendesk-Nutzer, um Geschäftsausgaben so unkompliziert wie möglich zu machen.
Die Funktionen von Autocat im Überblick:
Automatische Zuordnung von Ausgaben zum richtigen Konto
Intelligente Vorschläge für die Zuordnung von Ausgaben, falls es mehr als eine passende Möglichkeit gibt
Verknüpfung von Anbietern mit den richtigen Ausgabenkonten, um Einheitlichkeit zu gewährleisten bei manueller Auswahl
So erreichen Sie eine präzise und unmittelbare Abbildung der Ausgabenkonten mit geringerer Anfälligkeit für Fehler und ohne großen Zeitaufwand.
Wie das genau funktioniert
Bei jeder Transaktion stellt der Anbieter einen spezifischen Code zur Verfügung, damit Spendesk die Art des Kaufs bestimmen kann. Mit dieser Information kann das Ausgabenkonto bei der Zahlung automatisch zugeordnet werden.
Ein Beispiel: Sie buchen eine Reise mit Lufthansa. Bei der Durchführung der Zahlung erkennt Spendesk dank des Codes, dass es sich um einen Flug handelt. So kann die Ausgabe automatisch dem Konto für Flugbuchungen zugeordnet werden.
In der Praxis ist der Prozess ganz einfach:
Ein Teammitglied tätigt eine Ausgabe im Rahmen seiner Tätigkeit für das Unternehmen, entweder mit einer Spendesk-Karte oder über eine Spesenabrechnung.
Der Kauf wird in Spendesk verbucht, genauso wie alle anderen Geschäftsausgaben.
Spendesk erfasst automatisch die benötigten Details, etwa den erwähnten Code, und kategorisiert die Ausgabe für die Buchhaltung.
Und das war’s auch schon. Die Ausgabe kann problemlos in die Buchhaltungssoftware exportiert werden.
So richten Sie Autocat ein
Autocat steht allen Spendesk-Nutzern mit einem Pro Plan zur Verfügung. Sprechen Sie gleich mit Ihrem Account Manager und profitieren Sie direkt vom neuen Feature.
Der Account Manager hilft Ihnen auch gerne dabei, Autocat einzurichten. Das ist ganz einfach, wenn Sie diese Schritte auf der Plattform befolgen: Settings -> Accounting -> Expense accounts. Dort finden Sie die Ausgabenkonten, die Sie in Spendesk bereits hinzugefügt haben.
Nun müssen Sie nur noch die gewünschten Kategorien festlegen – es stehen insgesamt 19 zur Auswahl. Stellen Sie lediglich sicher, dass auch wirklich jedes Konto einer Kategorie zugeordnet ist.
Beachten Sie dabei: Es kann mehr als eine Kategorie pro Konto ausgewählt werden.
Sobald die Kategorien mit den Konten verknüpft sind, kann Spendesk je nach Anbieter jeder Zahlung automatisch eine Kategorie und ein Konto zuordnen.
Wer wählt die Kategorie?
Spendesk hat Hunderte von Regeln eingestellt, basierend auf der Art des Anbieters und den am häufigsten verwendeten Konten. Sie können die Kategorisierung also einfach dem Tool überlassen.
Doch jedes Unternehmen ist anders – und Sie nutzen womöglich eigene Bezeichnungen für Konten. Daher bietet Spendesk auch die Möglichkeit, Autocat in nur wenigen Sekunden individuell einzurichten.
Finden Sie einfach den entsprechenden Anbieter in Settings -> Accounts und wählen Sie das gewünschte Konto aus.
Und keine Sorge: Wenn Sie einen Anbieter einmal zugeordnet haben, merkt sich Spendesk dies für die Zukunft.
Alle im Unternehmen profitieren
Die Automatisierung des Prozesses hat viele Vorteile:
Sie schaffen mühsame manuelle Aufgaben ab und sparen so viel Zeit.
Sie reduzieren die Anfälligkeit für Fehler, wenn die Zuordnung über eine intelligente Software erfolgt.
Sie garantieren ein korrektes Reporting, wenn Bezeichnungen und Zuordnung einheitlich angewendet werden. Und da die Daten automatisch und unmittelbar gesammelt werden, können Sie jederzeit auf ein aktuelles Reporting zugreifen.
Davon profitieren letztlich alle im Unternehmen.
Finanzteam
Je weniger manuelle Tätigkeiten die Finanzabteilung zu erledigen hat, desto mehr Zeit bleibt, um sich auf strategische Aufgaben zu fokussieren.
Geschäftsleitung
Jeder Gründer oder CEO will sicherstellen, dass das Team seine Zeit möglichst effizient nutzen kann. Je mehr störende Aufgaben aus dem Weg geräumt sind, desto produktiver und damit auch zufriedener sind Teams.
Zudem kann die Anzahl der Stunden reduziert werden, die externe Buchhalter abrechnen für manuelle Tätigkeiten.
Andere Mitarbeiter
Die gute Nachricht für den Rest des Teams: Es ändert sich nichts – abgesehen davon, dass alles über eine Plattform läuft und die Finanzabteilung nicht mehr bei einzelnen Mitarbeitern nachfragen muss, um Ausgaben zuordnen zu können.
Auf was warten Sie noch?
Autocat nimmt Ihnen einen lästigen Prozess ab. So wird Ihr Unternehmen effizienter, das Reporting genauer und das Team zufriedener.
Sprechen Sie jetzt mit Ihrem Account Manager, um das Feature einzurichten.
Und falls Sie Spendesk bislang noch nicht nutzen, buchen Sie einfach eine kostenlose Demo. Unsere Experten erklären Ihnen gerne persönlich die Vorteile von Autocat und anderen hilfreichen Spendesk-Features.
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