Anleitung zur Erstellung eines Ausgabenplans

Ausgabenpläne kommen in Unternehmen an unterschiedlicher Stelle zum Einsatz: bei der Projektplanung, der Budgetierung oder der Finanzierungsplanung zum Beispiel. Sie sorgen dafür, dass FInanzmittel im korrekten Umfang eingeplant werden können.

Nicht nur Finanzteams müssen sich mit der Erstellung von Ausgabenplänen befassen – auch Abteilungsleiter und sogar einzelne Angestellte werden früher oder später vor der Aufgabe stehen, die Ausgaben für eine konkrete Unternehmung und einen gewissen Planungszeitraum zusammenzustellen. Wir erklären, wie Sie bei der Erstellung eines Kostenplans vorgehen sollten.

Was Sie bei der Erstellung eines Ausgabenplans beachten sollten

Man könnte meinen, dass eine fehlerhafte Ausgabenplanung nur dann zum Problem wird, wenn die realen Ausgaben über den geplanten liegen. Schließlich kann es dann leicht zu finanziellen Engpässen und Zahlungsproblemen kommen, die wiederum Lieferantenbeziehungen gefährden und sich negativ auf das Image Ihres Unternehmens auswirken. Und in der Tat ist es bei der Ausgabenplanung besser, etwas zu viel Geld einzuplanen als zu wenig.

Wird allerdings viel mehr Geld eingeplant als eigentlich nötig, führt das dazu, dass es an anderer Stelle fehlt – und sei es nur als fehlendes Anlagekapital, das ansonsten Zinsen einbringen könnte.

Also: Wenn Sie sich an die Erstellung eines Ausgabenplans begeben, sollten Sie Puffer und Risiken mit einplanen. Übermäßige Vorsicht kann Ihrem Unternehmen jedoch ebenso schaden wie Nachlässigkeit.

Ausgabenplan vs. Budgetplan – wo liegt der Unterschied?

Ausgaben- und Budgetpläne haben viele Gemeinsamkeiten:

1. Beide definieren im Voraus, wie Firmengelder ausgegeben werden sollen und sind somit Teil der Liquiditätsplanung.

2. Sie bieten Unternehmen Planungssicherheit und Kostenkontrolle.

3. Der Planungshorizont ist kurz- bis mittelfristig, i.d.R. ein Quartal, Halbjahr oder Jahr.

4. Sie sollten regelmäßig aktualisiert und an neue Gegebenheiten und Prioritäten im Unternehmen angepasst werden.

Trotzdem sind Budgets und Ausgabenpläne nicht dasselbe. Vielmehr ist der Ausgabenplan ein Teil der Budgetplanung und fließt in die Erstellung von Budgets mit ein. Je nachdem, wie ein Unternehmen bei der Budgetplanung vorgeht, erstellen einzelne Organisationseinheiten (Abteilungen) Ausgabenpläne und prognostizieren so, mit welchen Kosten sie für die nächste Planungsperiode rechnen.

Kombiniert mit der Einnahmenplanung ermitteln Unternehmen – normalerweise auf der Führungsebene – dementsprechend Budgets, die dann auf Abteilungen, Projekte und / oder Kostenstellen verteilt werden. Weichen die zugeteilten Budgets von den Ausgabenprognosen ab, muss der Ausgabenplan entsprechend nachjustiert werden.

Mehr zum Thema Budgets finden Sie in diesen Artikeln:

• Budgetierung – ohne Hürden zur wirksamen Kalkulation

• Einen Budgetplan erstellen in 8 Schritten

Wenn Sie Ihren Ausgabenplan im Rahmen der Budgetplanung erstellen wollen, haben wir die perfekte Excel-Vorlage für Sie:

In 7 Schritten einen Ausgabenplan erstellen

Die Erstellung eines Ausgabenplans folgt immer einem ähnlichen Ablauf, kann aber mehr oder weniger komplex ausfallen:

1. Ziele / KPIs überprüfen und verstehen

2. Rückblick auf die letzte Geschäftsperiode

3. Fixkosten aufführen

4. Variable Kosten addieren

5. Voraussichtliche Mehrausgaben auflisten

6. Ausgabenplan kommunizieren

7. Ausgaben kontrollieren

Schritt 1: Ziele überprüfen und verstehen

Vielleicht sind Sie damit beauftragt worden, einen Ausgabenplan für das nächste Teamevent zu erstellen. Dann besteht das Ziel darin, eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern zu verpflegen, abendfüllende Unterhaltung zu organisieren und dabei wahrscheinlich ein bestimmtes Budget einzuhalten.

Besteht Ihre Aufgabe darin, den Ausgabenplan für alle Marketingmaßnahmen des kommenden Quartals aufzustellen, wird es etwas komplizierter. Dann gilt es zu verstehen, welche KPIs erreicht werden sollen und welche Ressourcen dafür benötigt werden – also beispielsweise, wie viele Freelancer beauftragt werden müssen.

Verschaffen Sie sich ein Verständnis davon, was die Ausgaben bezwecken sollen – wozu müssen sie Sie befähigen?

Schritt 2: Rückblick auf die letzte Geschäftsperiode

Vergangene Ausgabenpläne – und inwiefern diese in der Realität eingehalten werden konnten – können aufschlussreiche Hinweise darüber liefern, mit welchen Kosten Sie planen sollten.

Um beim Beispiel des Teamevents zu bleiben: Sie könnten sich ansehen, was beim letzten Event für das Catering und die Location ausgegeben wurde und die Ausgaben als Richtwerte nutzen.

Wichtig ist, dass Sie Zahlen nicht eins zu eins übernehmen. Schließlich können Rahmenbedingungen sich schnell ändern. Der Rückblick dient lediglich der Orientierung.

Schritt 3: Fixkosten aufführen

Fixkosten sind Ausgaben, die unabhängig von konkreten Maßnahmen weiterlaufen und kurzfristig kaum zu kontrollieren sind. Der Vorteil: Fixkosten lassen sich meist leicht bestimmen.

Typische Beispiele für Fixkosten umfassen:

• Mietkosten

• Versicherungskosten

• Hosting- und Serverkosten

• Personalkosten der Festangestellten

Fixkosten sind häufig Gemeinkosten, die auf Unternehmensebene erfasst und dann über Verteilungsschlüssel auf einzelne Kostenstellen aufgeteilt werden. Daher kann es gut sein, dass sie bei der Erstellung eines Ausgabenplans auf Abteilungsebene oder für ein bestimmtes Projekt bereits „von oben” vorgegeben wurden oder gar nicht in Ihren Plan mit aufgenommen werden müssen.

Wenn sich an der Struktur Ihres Teams gegenüber der letzten Planungsperiode nicht viel geändert hat, können Sie Fixkosten oft sogar direkt aus einem vergangenen Ausgabenplan übernehmen.

Schritt 4: Variable Kosten addieren

Hier wird es langsam spannend: variable (oder diskretionäre) Ausgaben stehen in direktem Zusammenhang mit den in Schritt eins ermittelten Zielen und können sich von einer Planungsperiode zur nächsten stark unterscheiden.

Beispiele für variable Kosten sind:

• Marketing und Werbung

• Freelancer

• Software-Abonnements, insbesondere für Tools, die nicht fest im Tech-Stack Ihres Unternehmens verankert sind

• Reisekosten und andere Spesen

• Mitarbeiter-Benefits

Bei der Erstellung des Ausgabenplans müssen diese Ausgaben gut begründet werden. Wird das Budget gekürzt, sind variable Kosten die ersten, an denen Sie schrauben und die Ausgaben so reduzieren können.

Schritt 5: Voraussichtliche Mehrausgaben auflisten

Als Mehrkosten gelten größere Ausgaben wie die einmalige Beauftragung einer Beratungsagentur oder ein großes Event, das nur alle paar Jahre stattfindet. Unter Mehrausgaben fallen auch Puffer oder „Notgroschen”, die es erlauben, spontan auf unvorhergesehene Vorkommnisse zu reagieren.

Beim Ausgabenplan für das Teamevent zum Beispiel könnte es sein, dass kurzfristig ein Ersatz-DJ organisiert werden muss oder die Gäste doch die ein oder andere Champagner-Flasche mehr köpfen als gedacht. Dafür sollte ein kleiner Puffer mit in den Ausgabenplan aufgenommen werden.

Weiden Sie Mehrausgaben im Ausgabenplan gesondert aus, um zu verdeutlichen, dass sie voraussichtlich in der nächsten Planungsperiode nicht wieder auftreten werden.

Schritt 6: Ausgabenplan kommunizieren

Wenn Sie Ihren Ausgabenplan erstellt haben, damit auf dessen Basis Budgetentscheidungen getroffen werden können, kommunizieren Sie Ihn in diesem Schritt an die entsprechenden Entscheidungsträger. Wurde der Ausgabenplan auf Basis bereits festgelegter Budgets erarbeitet (bzw. angepasst), sollte er in diesem Schritt an das Team kommuniziert werden. Wichtig ist es in jedem Fall, Raum für Rückfragen und Diskussionen zu lassen.

Nur, wenn Ihr Team an Board ist und weiß, was von ihm erwartet wird, kann ein Ausgabenplan erfolgreich in die Praxis umgesetzt werden.

Schritt 7: Ausgaben kontrollieren

Ohne Kontrollmechanismen ist ein Ausgabenplan nur eine theoretische Rechenübung. Nur, wenn Sie die realen Ausgaben nachverfolgen, können Sie Rückschlüsse auf Ihre Planungsgenauigkeit ziehen und Abweichungen vom Ausgabenplan frühzeitig entgegenwirken. Natürlich können Sie Ausgaben in einer Excel-Tabelle tracken.

Besser aber sind Echtzeitdaten, die ganz automatisch über ein Tool zum Ausgabenmanagement erfasst werden. Lösungen wie Spendesk erlauben es, Ausgaben über einen Genehmigungsworkflow freizugeben. So behalten Manager immer den Überblick über die Ausgaben ihres Teams und sehen frühzeitig, wenn reale Ausgaben die geplanten zu übersteigen drohen.

Ausgabenpläne funktionieren nur in Kombination mit Prozessen zum Ausgabenmanagement.

Zusammenfassung

Ausgabenpläne begegnen uns im Kleinen (Planung eines Teamevents) und im Großen (Jahresplanung für das gesamte Unternehmen). Sie zeigen, wie finanzielle Mittel konkret eingesetzt werden sollen – immer vor dem Hintergrund der Erreichung von Geschäftszielen.

Damit ein Ausgabenplan in die Praxis umgesetzt werden kann, braucht es Kontrollinstrumente wie ein Tool zum Ausgabenmanagement. Durch das Echtzeit-Tracking von Ausgaben wird die Erstellung neuer Ausgabenpläne bei jeder Iteration vereinfacht, weil bessere historische Daten als Orientierung zugrunde gelegt werden können.