Auslagenerstattung – 7 Dinge, die Unternehmen wissen müssen

Auslagen gehören in vielen Unternehmen zum normalen Tagesgeschäft: Geschäftsreisenden entstehen Kosten für Mahlzeiten, Reisen oder Übernachtungen, Office Manager:innen zahlen für Büromaterial oder Getränke für ein kollegiales Beisammensein. Wenn es um die anschließende Erstattung der Auslagen geht, kommt das Finanzteam ins Spiel. Belege und Rechnungen müssen gesammelt, archiviert und den betreffenden Mitarbeitenden erstattet werden. Vor allem, wenn das Unternehmen noch keine digitale Lösung einsetzt und die Auslagenerstattung in Papierform erfolgt, kann dies zu einem komplizierten und langwierigen Prozess werden. 

Deshalb verraten wir Ihnen die 7 wichtigsten Dinge, die Sie über die Auslagenerstattung wissen müssen: Von der Definition über Steuervorschriften bis hin zu digitalen Lösungen, die der Finanzabteilung viele Arbeitsschritte erleichtern – wir haben alle nützlichen Tipps für Sie! 

1. Was ist eine Auslagenerstattung?

Geregelt ist die Auslagenerstattung (auch: Auslagenersatz) in § 3 des deutschen Einkommensteuergesetzes (EStG). Nach dem EStG handelt es sich bei Auslagen um Betriebsausgaben, für die Beschäftigte in Vorleistung treten, d.h. einen Einkauf oder eine Bestellung im Namen des Unternehmens tätigen und das Geld zunächst aus der eigenen Tasche bezahlen. 

Weil derartige Aufwendungen nicht dem privaten Nutzen der Beschäftigten dienen, werden die entsprechenden Beträge anschließend vom Unternehmen erstattet. Die Abrechnung und Erstattung solcher Ausgaben wird als Auslagenerstattung bezeichnet. Eine wichtige Voraussetzung: Alle entsprechenden Nachweise, d.h. alle Quittungen und Rechnungen, müssen der Buchhaltung vorgelegt werden. 

2. Welche Art von Auslagenerstattungen gibt es?

Wie unsere beiden Beispiele zu Beginn des Artikels demonstriert haben (Kosten für Geschäftsreisen versus Bürobedarf und Co), gibt es ganz unterschiedliche Arten von Auslagen. Diese lassen sich u.A. folgendermaßen kategorisieren:

• Spesen für Dienstreisen

• Übernachtungskosten 

• Tagegelder und Verpflegungspauschalen

• Kosten für Büromaterialien

• Kosten für Geschäftsessen bzw. Kauf von Kundengeschenken

• Abokosten für den öffentlichen Nahverkehr oder Telefonverträge

• Fahrtkosten für ÖPNV oder private Transportmittel 

3. Auslagenerstattung vs. durchlaufende Gelder: Was ist der Unterschied?

Im Zusammenhang mit der Auslagenerstattung wird in Deutschland häufig der Begriff "durchlaufende Gelder" verwendet. Das liegt daran, dass die Vorschriften für die Auslagenerstattung sowohl für Auslagen gelten, die Beschäftigte zunächst aus der eigenen Geldbörse bezahlt haben, als auch für sogenannte durchlaufende Gelder. Aber worin besteht der Unterschied? Dieser lässt sich leicht erklären:

➡️ Der Unterschied zwischen Ausgaben und durchlaufenden Geldern liegt also im Zeitpunkt der Erstattung.

Durchlaufende Gelder werden meist für regelmäßig anfallende Ausgaben verwendet. Beispiel: Einkäufe von Obst oder Getränken für das Büro, laufende Abonnements oder Ausgaben für den jährlichen Kauf von Kundengeschenken.

Auslagen bzw. Spesen wiederum sind eher einmalige Ausgaben, z. B. ein Mittagessen mit einem oder einer Geschäftspartner:in, eine Eintrittskarte für eine Messe usw. 

4. Was bedeutet “pauschale Auslagenerstattung”?

Wie verhält es sich nun mit Pauschalbeträgen für z. B. Fahrkosten, Verpflegung oder Übernachtungen? Grundsätzlich können Unternehmen die Erstattung von Auslagen auch mit einer Pauschale verrechnen. So zählt jede fünfte Ausgabe als pauschale Auslagenerstattung.

Allerdings muss man neben den üblichen Richtlinien auch die vom Finanzamt festgelegten Höchstsätze berücksichtigen. Für Übernachtungen und Verpflegung liegt die jährliche Höchstgrenze bspw. bei 1000 Euro. Übersteigen die tatsächlichen Aufwendungen der einzelnen Beschäftigten regelmäßig diese Freigrenze, ist eine genaue Auslagenerstattung sinnvoller als eine pauschale Abrechnung. 

5. Steuerliche Regelungen von Auslagenerstattungen

Da Auslagen keine Ausgaben im klassischen Sinne sind, ist die Auslagenerstattung sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei. Dies ist immer dann der Fall, wenn Sie die in § 3 des Einkommensteuergesetzes festgelegten Regeln befolgen. Diese fassen wir an dieser Stelle noch einmal zusammen.

Bedingungen für die steuer- und sozialabgabenfreie Erstattung Rückzahlung von Auslagen

Damit eine Auslagenerstattung vom Finanzamt als solche anerkannt wird, muss jede Ausgabe dokumentiert und belegt werden, z. B. durch rechtskonforme, originale Rechnungen und Belege. Bei Ausgaben bis zu 250 Euro reicht ein einfacher Kaufbeleg aus.

Außerdem muss ersichtlich sein, dass die Ausgaben wirklich für betriebliche Zwecke notwendig waren, denn privat genutzte Gegenstände werden nicht anerkannt. Mit anderen Worten: Die Ausgaben müssen Eigentum des Unternehmens bleiben und gehören nicht dem/der Beschäftigten, der/die den Kauf getätigt hat.

Typische Geschäftsausgaben sind Smartphones, Tablets und Laptops, aber auch Kosten für Geschäftsreisen. Kann dies nicht eindeutig nachgewiesen werden, vermutet das Finanzamt, dass es sich um einen sogenannten "Sachbezug" handelt. Sachbezüge sind geldwerte Vorteile und nur bis zu einem monatlichen Betrag von 50 Euro steuer- und beitragsfrei; alles, was darüber liegt, muss voll versteuert werden. 

Und wie sieht es mit der pauschalen Auslagenerstattung aus? Hierbei muss es sich um regelmäßige Aufwendungen handeln, die nicht der Bereicherung der Beschäftigten dienen. Darüber hinaus müssen die tatsächlichen Aufwendungen für einen Zeitraum von beispielhaft drei Monaten detailliert aufgezeichnet werden und nachvollziehbar sein – nur dann gewährt das Finanzamt einen Pauschalbetrag. 

6. Nachteile der Auslagenerstattung für Unternehmen

Wie Sie gesehen haben, ist das Sammeln von vollständigen Nachweisen, Belegen und die Erstellung einer genauen Dokumentation unerlässlich für eine korrekte Auslagenerstattung. Erfolgt die Spesenabrechnung immer noch in Papierform, kann dies für Unternehmen einige Nachteile mit sich bringen.

1. Jede Menge Papierkram: Bevor die Erstattung von Auslagen überhaupt beginnen kann, muss sich die Finanzabteilung, insbesondere die Buchhaltung, erst einmal einen Überblick über die vielen eingereichten Papierbelege verschaffen und sich möglicherweise durch große, unübersichtliche Papierberge kämpfen. Denn wie wir bereits gelernt haben: Jede Ausgabe muss mit Originalbelegen eingereicht werden, nur dann ist sie erstattungsfähig. 

2. Auf der ständigen Jagd nach Belegen: Wenn eine Rechnung verloren geht, haben die Unternehmen die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen. Der Haken dabei: Ob dieser tatsächlich vom Finanzamt anerkannt wird, ist keineswegs garantiert, denn eine Anerkennungspflicht für Eigenbelege gibt es nicht. Eine lückenlose Belegaufzeichnung ist also ein Muss! Dafür müssen die Finanzteams meist auf regelrechte Jagd gehen. Das kann für beide Seiten, also für die Jäger:innen (Finanzteam) und die Gejagten (Mitarbeitende) gleichermaßen anstrengend sein. Doch insbesondere im Falle einer Betriebsprüfung müssen alle Belege und Rechnungen jederzeit auffindbar sein.

3. Mühsamer und fehleranfälliger Prozess: Bei der manuellen Erstattung von Auslagen in Papierform muss von den Beschäftigten ein entsprechendes Formular ausgefüllt werden. Angaben wie Datum, Belegnummer, Beschreibung, Netto- und Bruttobetrag und natürlich der Beleg selbst dürfen dabei nicht fehlen. Leider schleichen sich bei diesem Prozess oft Flüchtigkeitsfehler ein – denn Irren ist menschlich, doch es kann auch zu einem erhöhten Arbeitsaufwand führen. Hier können moderne digitale Tools Abhilfe schaffen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt!

Auslagenerstattung: Eine praktische Vorlage zum Download

Wenn Ihr Unternehmen die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter:innen weiterhin in Papierform abwickelt, ist das mit einer Menge Aufwand verbunden. Wir möchten wir Ihnen die Arbeit ein wenig erleichtern. Laden Sie hier unsere Vorlage für manuelle Spesenabrechnungen herunter. ⬇

7. Wie Ihnen ein Ausgabenmanagement-Tool helfen kann

Wenn Ihr Unternehmen die Digitalisierung der Finanzfunktion auf die nächste Stufe heben möchte, bieten sich digitale Komplettlösungen für das Ausgabenmanagement an. Eine solche Software vereinfacht buchhalterische Prozesse, so lässt sich auch die Auslagenerstattung verbessern. 

Wie funktioniert Auslagenerstattung mit einem digitalen Tool? 

Wer hätte es gedacht, aber Auslagenerstattungen können auch wirklich unkompliziert sein – ein digitales Tool macht’s möglich. Ein solches Tool zentralisiert alle Arbeitsschritte und macht den gesamten Prozess somit viel übersichtlicher. So funktioniert zum Beispiel die Erstattung von Auslagen mit Spendesk:

Schritt 1:

Anstatt umständlich jeden Beleg und jede Rechnung zu sammeln und entsprechend zu archivieren, reichen Mitarbeitende ihre Spesenabrechnungen einfach über die Sepndesk-App ein.

Schritt 2:

Die Führungskraft oder der/die Budgetverantwortliche kann diese direkt in der App validieren.

Schritt 3:

Das Finanzteam überprüft die Spesenabrechnung und plant die Überweisung entsprechend. 

Schritt 4:

Der/die Kontoinhaber:in bestätigt die Überweisung mit einem sicheren, einmal verwendeten Code, der direkt aufs Handy gesendet wird.

Schritt 5:

Es erfolgt eine Kostenerstattung auf das Bankkontos des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, ganz ohne lange Wartezeiten. So müssen sich Teammitglieder nie in Unkosten stürzen.

Schritt 6:

Mit nur einem Klick können die Daten anschließend in die Buchhaltungssoftware exportiert werden. Erledigt! 

Dieses Verfahren stellt für alle Beteiligten eine enorme Erleichterung dar: Die Buchhaltung spart eine Menge Zeit und kann ihre Bücher am Monats-, Quartals- oder Jahresende schneller abschließen, Manager:innen können geleistete Zahlungen direkt validieren und behalten so den Überblick über das verfügbare Budget, Mitarbeitende müssen z.B. auf Dienstreisen keine Papierbelege mehr mit sich herumtragen, da diese mittels modernster OCR-Technologie direkt von der mobilen App gelesen werden können – und zwar egal von wo, einfach unterwegs.

Und falls Sie sich jetzt fragen sollten: Werden digitalisierte Belege vom Finanzamt anerkannt? Ja, nach einer neuen Version der GoBD ist das Einscannen von Belegen ausdrücklich erlaubt. So werden Fehler vermieden und die Archivierung erheblich vereinfacht. 

Die Integration mit der jeweiligen Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) schafft zusätzliche Vorteile bei der Buchführung. Alle benötigten Daten sind immer aktuell und bereits optimal für das Finanzamt aufbereitet. 

Das alles spart wertvolle Zeit und Ressourcen, die die Finanzabteilung für Aufgaben mit einem höheren Mehrwert nutzen kann. 

Die Alternative: Smarte Firmenkarten

Wir bei Spendesk sind der Meinung, dass Beschäftigte wirklich nur in Ausnahmefällen Ausgaben mit ihrem eigenen Geld vorstrecken sollten. Deshalb haben wir vorab genehmigte virtuelle und physische Karten mit festen Budgets entwickelt. Für das Finanzteam bedeutet dies mehr Kontrolle und Übersicht, für die Mitarbeitenden mehr Unabhängigkeit und Sicherheit bei Zahlungen jeglicher Art. 

Mit intelligenten Firmenkreditkarten wie den typisch lilafarbenen Spendesk-Karten wird das Ausgabenmanagement also noch einfacher und manuelle Auslagenerstattungen entfallen komplett! Ob bei einem auswärtigen Termin, einer Geschäftsreise oder anderswo, die Mitarbeitenden können einfach mit ihrer eigenen Firmenkarte bezahlen, anstatt Auslagen zu verursachen.

Das Unternehmen hat den Beschäftigten bereits im Vorfeld das entsprechende Budget zur Verfügung gestellt. Das ist Auslagenerstattung in Echtzeit, sozusagen! So werden sämtliche Prozesse wie die Reisekostenabrechnung vereinfacht. Ebenfalls praktisch: Auch Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungspauschalen werden automatisch in der Spendesk-App berechnet.

Das Thema Auslagenerstattungen, wie Sie es bisher kannten, könnte bald der Vergangenheit angehören! Digitale Tools oder intelligente Firmenkarten sparen viel Aufwand, Papier und Zeit. Buchen Sie noch heute eine Demo und sprechen Sie mit unserem erfahrenen Team.