So automatisieren Sie Ihre Rechnungsverwaltung

Vielleicht haben Sie sich schon so sehr an die zeitaufwändigen und holprigen Abläufe bei der Rechnungsverwaltung gewöhnt, dass Ihnen die umständliche Prozesse als ganz normal vorkommen. Aber wie wäre es, wenn Sie nicht nur Zeit, Geld und Nerven sparen, sondern auch Fehlern vorbeugen und rechtlichen Anforderungen einfacher entsprechen könnten? Wir erklären Ihnen, wie das geht.

Wie werden Rechnungen in Ihrem Unternehmen aktuell verwaltet? Wie stellen Sie sicher, dass jeder Freelancer, jeder Dienstleister und jeder Zulieferer zeitgemäß sein Geld auf dem Konto hat, ohne dass Ihre Finanzabteilung unter Druck gerät?

Rechnungsverwaltung: Klassische Fallstricke

Bei der Rechnungsverwaltung gibt es in den meisten Unternehmen ein paar ganz typische Stolpersteine:

• Nach dem Erstellen von Rechnungen von Zulieferer, Freelancer und Co. müssen die Eingangsrechnungen geprüft und genehmigt werden. Ist die Rechnungsnummer angegeben? Stimmen Adresse und Name? Stimmen die gelisteten Leistungen? Usw.

• Rechnungen landen selten direkt beim Finanzteam, sondern wandern erst von Mitarbeitenden zu Manager:innen und dann zur Buchhaltung.

• Die Bestätigung der Rechnung geschieht oft per E-Mail und die Finanzbuchhaltung hat in der Regel keinen Zugriff auf den Freigabe-Prozess.

• Kommt es später zu Fragen oder Schwierigkeiten bezüglich der Rechnungsdaten, sind die Informationen in E-Mail-Verläufen verborgen.

• Jede Rechnung muss einzeln überwiesen werden und das dauert.

• Eventuell kommt es zu Mahnungen, weil Prozesse zu lange dauern und es keine automatischen Zahlungserinnerungen gibt

Rechnungsverwaltung optimieren – das ist zu beachten

Je nachdem, wie Ihre aktuellen Prozesse gestaltet sind (und ob Sie überhaupt so etwas wie offizielle Abläufe für die Rechnungsverwaltung haben), ist der Weg zum optimalen Umgang mit Rechnungen entweder sehr lang oder schon fast geschafft.

Folgende Punkte sollten Sie auf jeden Fall beachten, wenn Sie ihre Rechnungsverwaltung umstellen wollen:

1. Checkliste für eine transparente und effiziente Rechnungsverwaltung

Wenn Sie sich also entschieden haben, Ihren aktuellen Prozessen an den Kragen zu gehen und eine bessere Rechnungsverwaltung aufzubauen, sollten Sie am Ende hinter jeden der folgende Punkte einen dicken grünen Haken setzen können:

• Freelancer, Dienstleister und Zulieferer wissen, an wen im Unternehmen sie ihre Rechnungen schicken sollen.

• Eingehende Rechnungen werden von Mitarbeitenden direkt zentral gespeichert.

• Ab diesem Moment lässt sich jegliche Kommunikation bzgl. der Rechnung transparent einsehen (das heißt, es gibt keine E-Mails mehr, die der Finanzabteilung verborgen bleiben).

• Muss die Rechnung zunächst genehmigt werden, wird der Entscheidungsträger unverzüglich benachrichtigt.

• Nach Freigabe der offenen Rechnung liegen alle Informationen bei der Finanzabteilung, die die Überweisung möglichst einfach ausführen kann.

• Zahlungsfristen werden auch dann eingehalten, wenn einige Mitarbeitende der Buchhaltung auf Hawaii am Strand liegen.

2. Ohne entsprechende Software zur Rechnungsverwaltung wird es schwierig

Das liegt daran, dass jeder noch so schöne Prozess nur dann funktionieren kann, wenn er sich einfach umsetzen lässt. Ein Schnellzug fährt ja auch nur dann, wenn jemand ein entsprechendes Schienennetz gebaut hat. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Vorgaben, die zeitraubend und kompliziert klingen, werden diese wahrscheinlich nicht umgesetzt.

Ein Beispiel: Sie wollen sicherstellen, dass die Buchhaltung nie wieder offene Fragen zu eingehenden Rechnungen hat und bitten daher jede Abteilung, neben den Rechnungen (z.B. für eine Freelancerin) auch ein Dokument mit einzureichen, auf dem festgehalten ist, warum diese Freelancerin beschäftigt wurde und welche:r Manager:in die Rechnung genehmigt hat.

Solange dieses Dokument manuell ausgefüllt und man es womöglich sogar noch ausdrucken muss, ist nichts gewonnen. Nur durch eine intelligente Softwarelösung lässt sich sicherstellen, dass Pflichtfelder wirklich ausgefüllt und somit wichtige Informationen an die Finanzabteilung übermittelt werden.

Am besten funktioniert all das in Kombination mit einer gängigen Buchhaltungssoftware wie DATEV; so gehen garantiert keine wichtigen Informationen mehr verloren.

3. Auch digitale Belege müssen aufbewahrt werden

Im Eifer der Digitalisierung und Automatisierung wird manchmal vergessen, dass Dokumente wie elektronische Rechnungen und Lieferscheine wie in den “guten alten Zeiten” der Aktenschränke mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Sie können diese auch digital hinterlegen, allerdings darf die Rechnung nicht verändert werden können und muss im Originalformat (wie Excel und Co.) vorliegen. Auch für die Archivierung ist eine Software hilfreich, denn die meisten Programme am Markt erstellen eine Historie zu jedem Dokument, mit der sich nachweisen lässt, dass die Rechnung unverändert vorliegt.

Mehr Informationen zum Thema digitale Buchhaltung finden Sie hier.

4. Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ab und planen Sie Zeit zur Umstellung ein

Wie bei jeder Umstellung geht es auch bei Prozessen zum Rechnungswesen um das berühmte Change Management. Sollen Rechnungen plötzlich anders verwaltet als zuvor (z.B. mit einer neuen Rechnungssoftware), muss das klar kommuniziert werden. Rechnen Sie nicht damit, dass automatisch alles sofort wie am Schnürchen funktioniert, sondern planen Sie Zeit für Trainings und Rückfragen zum neuen Rechnungsprogramm ein.

Je einfacher sich die von Ihnen ausgewählten Lösungen zur Rechnungsverwaltung handhaben lassen, desto schmerzfreier wird dieser Schritt für alle Beteiligten.

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