Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverwaltung von der Bestellung bis zur Zahlung

Wie viele andere Finanzprozesse ist auch das Rechnungsmanagement offiziell zu einer Belastung geworden. „82 % der Finanzteams sind mit der hohen Zahl an Rechnungen, die sie täglich bearbeiten müssen, und der Vielzahl an Formaten, in denen sie eingehen, überfordert.“

Während Verbindlichkeiten im Durchschnitt 85 % der Unternehmensausgaben ausmachen, funktionieren die Lösungen zu ihrer Verwaltung immer noch manuell, kosten viel Zeit und sind schwierig zu managen.

Tausende von Unternehmen nutzen Spendesk bereits, um ihre Eingangsrechnungen zu verwalten, zu verfolgen, zu prüfen und zu bezahlen (neben anderen Unternehmensausgaben wie zum Beispiel Karten und Spesen). Und ab sofort gibt es außerdem neue Funktionen für die Rechnungsverwaltung. So können Sie dank der unterteilten Übersicht zu Budgets und Bestellungen noch besser dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter Eigenverantwortung zeigen, effizient arbeiten und die Richtlinien einhalten.

Was ist eine Purchase Order?

Eine Purchase Order wird verwendet, wenn Mitarbeiter einen Kauf oder eine Bestellanforderung im Namen ihres Unternehmens tätigen. Es handelt sich um eine Anfrage, oft mit angehängtem Kostenvoranschlag, die verwendet wird, um den Verantwortlichen der Kostenstelle zu informieren, damit der Einkaufsprozess gestartet werden kann.

Warum Ihr Bestellprozess Sie ausbremst

Wie viele gängige Geschäftsprozesse können auch einfache Bestellungen zu Problemen führen. Wenn Sie keine moderne Automatisierung verwenden, werden Sie sicherlich auf die folgenden Probleme stoßen.

Finanzteams:

• Sie haben keinen Gesamtüberblick der Verbindlichkeiten. Daher können sie keine Prognosen und Forecasts erstellen. Meistens erhält das Finanzteam die Rechnung erst dann, wenn die Zahlung bereits fällig ist, und überzieht dann möglicherweise das Budget. Es ist sehr aufwändig, die verschiedenen Budgets  manuell in gemeinsam genutzten Spreadsheets zu tracken.

• Finanzteams benötigen mehr Genauigkeit zum Status von Verpflichtungen am Ende von Buchhaltungsperioden (uneinbringliche Forderungen etc. ...), um ein besseres Verständnis für die allgemeine wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen.

Manager:

• Müssen Teambudgets verwalten und Lieferantenkosten optimieren.

Mitarbeiter:

• Brauchen die Genehmigung durch den Budgetverantwortlichen, bevor sie eine Bestellung aufgeben können.

Für das gesamte Unternehmen:

• Mühsamer Prozess, um die Zusammenarbeit mit einem neuen Lieferanten zu beginnen, viel Hin und Her zwischen Mitarbeitern, Managern, Finanzteam, um über eine Bestellung zu kommunizieren (E-Mails, Slack, Anrufe...).

Das alles endet in einem komplizierten, manuellen Prozess, der für alle zu einem Mangel an Transparenz und Kontrolle führt.

Neu: Spendesk Purchase Orders

Die Komplettlösung zur Ausgabenverwaltung ermöglicht es Mitarbeitern, Purchase Orders ohne Umwege direkt an Budgetverantwortliche und das Finanzteam zu übermitteln und den Bestellprozess so effizienter zu managen.

Mitarbeiter erstellen eine Purchase Order direkt in  Spendesk, die Budgetverantwortlichen und das Finanzteam werden automatisch informiert und behalten die Kontrolle. Wie jede Anfrage zu virtuellen Karten folgt auch die Purchase Order einem Genehmigungs-Flow, damit der Budgetverantwortliche die Anforderung genehmigen oder ablehnen kann.

Echtzeit-Transparenz über Budgets

Budgetverantwortliche überprüfen die Purchase Orders ihrer Teams und vergleichen die Anfrage mit dem verbleibenden Budget, bevor sie eine Entscheidung treffen. Wenn sie die Anfrage genehmigen, wird sie automatisch dem richtigen Budget zugeordnet. So kann jeder Manager wirklich Verantwortung für sein Budget übernehmen.

Volle Transparenz über alle aktuellen Verbindlichkeiten

In Spendesk sehen Sie alle Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens und deren aktuellen Status auf einen Blick (Warten auf Lieferung, Verspätete Rechnung, Teilweise abgerechnet, Abgerechnet, Überfakturiert).

Automatisieren Sie Ihren 3-Schritte-Abgleich

Um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren (Lieferanteninformationen, Zahlungsinformationen, Doppelzahlungen...)  können Sie Ihre Bestell- und Rechnungsinformationen mit der erhaltenen Lieferung abgleichen und Zahlungen direkt aus Spendesk anweisen.

Maximale Zeitersparnis dank eines vollständig automatisierten Tools zur Kreditorenbuchhaltung

Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Purchase Orders und Lieferantenrechnungen, die mit Teamfreigaben, Budgets, Zahlungen und Buchhaltung verknüpft sind.

• Das Finanzteam hat den vollen Überblick über den gesamten Einkaufsprozess.

• Budgetverantwortliche können Ausgaben auf Basis der tatsächlichen Budgets genehmigen.

• Mitarbeiter können selbstständig Anfragen erstellen und den Status jeder Purchase Order einsehen.

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