Bargeldloses Bezahlen in Unternehmen: Weg mit der Portokasse!

Die Deutschen lieben ihr Bargeld. Ob sich das jemals ändern wird, ist fraglich. Das Handelsforschungsinstitut (HI) konnte 2018 aber einen wichtigen Wendepunkt verzeichnen: der Bargeldanteil bei Umsätzen im Einzelhandel sank erstmals unter 50% (wenn auch nur ganz knapp). Warum Bargeld sich hierzulande so hartnäckig hält und was Unternehmen tun können, um die Portokasse zu digitalisieren, verraten wir Ihnen hier.

Die Vorteile des Bezahlens mit Bargeld

Natürlich hängen Menschen nicht ohne Grund am Cash. Bargeld bringt einige Vorteile:

• Nur Bargeld lässt anonyme Transaktionen zu.

• Nicht jedes Restaurant, Cafe oder kleine Geschäft akzeptiert Kartenzahlungen. Mögliche Gründe sind Gebühren, die auf Kartenzahlungen anfallen (seit 2015 liegen diese in Deutschland für Visa und MasterCard allerdings nur noch bei 0,3%), und die benötigte Ausstattung (Kartenlesegerät, VPN, etc.).

• Auch auf Seite des Konsumenten führt die Verwendung einer Kredit- oder Girokarte oft zu Gebühren bei der Bank.

• Wer mit Bargeld bezahlt, gibt vermeintlich weniger aus. Das hat mit dem Gefühl der Wertigkeit eines Geldscheines oder einer Münze zu tun, die bei der Transaktion aus der Hand gegeben wird. Psychologisch führt dieser Effekt dazu, dass Menschen mit Bargeld sparsamer umgehen, als bei Kartenzahlungen.

Bildquelle: Deutsche Bundesbank

Eines fällt bei dieser Liste an Vorteilen aber auf: Für Unternehmen, die Zahlungen tätigen, spielen die Argumente kaum eine Rolle.

Weder sollten Zahlungen anonym bleiben (denn dann ließen sie sich steuerlich nicht begünstigend berücksichtigen), noch muss durch psychologische Tricks auf die Ausgabenbremse getreten werden.

Ganz im Gegenteil: das Bezahlen mit Bargeld hat für Unternehmen große Nachteile

Denn was bar gezahlt wird, taucht nicht automatisch als Ausgabe auf Kreditkartenabrechnungen auf und muss manuell von der Buchhaltung verrechnet werden. Dieser Prozess nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch (sowohl für die Buchhaltung, als auch für die Mitarbeitenden, die Belege manuell einreichen müssen), sondern ist auch enorm fehleranfällig.

Was ist aber die Alternative zur traditionellen Portokasse und zu Barzahlungen auf Geschäftsreisen? Und was, wenn Mitarbeitende doch einmal mit Bargeld bezahlen müssen?

Alternativen zur Portokasse

Wäre es also möglich, die Portokasse abzuschaffen und komplett bargeldlos zu agieren?

Zumindest ist es einen Versuch wert. Denn glücklicherweise gibt es smarte Alternativen. Dazu gehören:

Debitkarten

Diese Variante der Kreditkarte ist nicht direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verbunden und bucht keine Beträge von dort ab. Stattdessen wird die Karte mit frei wählbaren Beträgen aufgeladen, genauso wie die Portokasse also – nur eben bargeldlos.

Somit kann auch der Praktikant oder die Werkstudentin mit der Kreditkarte losgeschickt werden, ohne großen Schaden anrichten zu können. Die Ausgaben erscheinen bei integrierten Lösungen direkt auf der Plattform und müssen nur noch mit dem entsprechenden Beleg verknüpft werden. So behalten Unternehmen auch kleinste Zahlungen im Auge und schaffen Transparenz und Sicherheit.

Intelligente Prozesse für Spesenabrechnungen

Teilweise wird es sich nicht vermeiden lassen, Beträge in bar zu begleichen. Beispielsweise auf Geschäftsreisen, wenn der Bäcker neben dem Bahnhof keine Kreditkarte akzeptiert. In diesem Fall ist es entscheidend, den reisenden Angestellten die Spesenabrechnung so leicht wie möglich zu machen.

Anbieter wie Spendesk bieten Apps an, mit denen sofort Fotos von Belegen hochgeladen werden können und so ohne großen Aufwand an die Buchhaltung übermittelt werden. Und das komplexe System rund um den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland wird auch automatisiert – Mitarbeiter können Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Reiseziele ganz einfach berechnen lassen.

Was Unternehmen beim bargeldlosen Zahlen beachten müssen

Obwohl Unternehmen ohne Bargeld auskommen können, bleiben Belege weiterhin Pflicht. Diese müssen zu jeder Buchung zugeordnet werden und nach Vorgabe des Finanzamtes zehn Jahre lang unveränderbar gespeichert werden. Auch hier wird es wieder umständlich ohne eine passende Softwarelösung zur Digitalisierung der Belege.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie mit einem modernen Tool Zeit sparen und Transparenz gewinnen können.