Beschaffung: 6 Beschaffungsstrategien & Lieferanten-Tipps

Für jeden, der in einem Unternehmen für die Beschaffung verantwortlich ist, bedeutet die Wahl der besten Beschaffungsstrategie und die Suche nach dem richtigen Lieferanten eine große Verantwortung. Nach unseren Untersuchungen hat ein KMU im Durchschnitt mehr als 800 Lieferanten, wobei die Verwaltung eines Lieferanten etwa 1.000 € pro Jahr kostet. Und je mehr ein Unternehmen wächst, desto höher steigen diese Zahlen.

Der wichtigste Bestandteil der Beschaffung ist daher eine durchdachte Beschaffungsstrategie. Sie ermöglicht es, das Budget zu optimieren. Sie hilft auch, die Lieferanten zu finden, die am besten in der Lage sind, die benötigten Waren und Dienstleistungen zu liefern.

In diesem Artikel betrachten wir die verschiedenen Beschaffungsstrategien und geben Tipps, die Ihnen helfen, zuverlässige Lieferanten auszuwählen.

Was ist Beschaffung?

Beschaffung (oft auch als Procurement bezeichnet) bezieht sich auf alle Aktivitäten, die notwendig sind, um die Produkte und Dienstleistungen zu erhalten, die ein Unternehmen für seinen täglichen Betrieb benötigt. 

Dieser Prozess umfasst die Beschaffung von Artikeln, die Aushandlung von Bedingungen, den Kauf der Artikel, den Empfang und die Prüfung der Waren sowie die Aufzeichnung jedes Schrittes des Beschaffungsprozesses. Die Aufrechterhaltung dieser sogenannten Supply Chain kann Aufgabe der strategischen Beschaffung sein.

Beschaffung vs. Einkauf

Beschaffung und Einkauf sind zwei Begriffe, die oft verwechselt werden, obwohl sie sich in Umfang, Ziel und Dauer deutlich unterscheiden.

Beschaffung

• Umfang: Die Aufgaben der Beschaffung umfassen die Einholung von Waren und Dienstleistungen, einschließlich der Beschaffung selbst, der Verhandlung, des Kaufs, der Entgegennahme und der Erfassung.

• Ziel: Konzentriert sich darauf, den besten Wert aus den Produkten oder Dienstleistungen für die Geschäftsrentabilität zu erzielen.

• Dauer: Langfristig ausgerichtet, mit dem Ziel, eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zu den Lieferanten aufzubauen.

Einkauf

• Umfang: Bezieht sich lediglich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, ist also ein Teil des umfassenderen Beschaffungsprozesses.

• Ziel: Fokussiert sich auf die Erzielung des besten Preises.

• Dauer: Kurzfristig und transaktional, ohne langfristige Perspektive auf die Lieferantenbeziehung.

6 Beschaffungsstrategien zur Auswahl zuverlässiger Lieferanten

Das Beschaffungsteam eines Unternehmens verwendet verschiedene Methoden, um Lieferanten zu finden. Es gibt sechs Haupttypen, deren Bezeichnungen jedoch von Unternehmen zu Unternehmen variieren können:

1) Offenes Ausschreibungsverfahren (ITT)

Die offene Ausschreibung ist ein wettbewerbsfähiges Ausschreibungsverfahren, das ein Unternehmen verwendet, um Lieferanten die Möglichkeit zu geben, für seine Verträge zu bieten.

Und so geht's: Ein Unternehmen veröffentlicht eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, oder auch “Invitation to Tender” ( (ITT). Interessierte Anbieter können dann darauf antworten, wie sie den Vertrag erfüllen möchten, und das Unternehmen davon überzeugen, dass sie am besten für den Job geeignet sind.

Diese Methode bietet den größten Wettbewerb unter den Lieferanten und ermutigt neue oder aufstrebende Lieferanten, sich um mehr Aufträge zu bewerben. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht alle Bieter für den Auftrag geeignet sind, insbesondere bei komplexen Beschaffungen, und dass es Zeit erfordert, alle Angebote zu bewerten, um den erforderlichen Standard zu erreichen.

2) Ausschreibung durch ein Angebotsverfahren (RFP) 

Ein Request for Proposal (RFP) ist eine offene Anfrage eines Unternehmens, um ein Projekt anzukündigen und qualifizierte Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Diese Methode ist für das Beschaffungswesen sehr nützlich, da Lieferanten und Dienstleister ihre Waren und Dienstleistungen einem Beschaffungsteam anbieten können.

Viele Organisationen bevorzugen diese Methode, und Regierungen wenden sie regelmäßig an. Sie umfasst die Erstellung eines Lastenhefts, in dem die Anforderungen des Unternehmens und der Zeitplan für die Erfüllung dieser Anforderungen beschrieben werden. Sie informiert die Bieter auch darüber, wie sie ihre Angebote vorbereiten sollen und in welchem Format die Angebote eingereicht werden sollen.

In der Regel reichen die Bieter ihre Angebote in zwei getrennten Umschlägen ein: einen für die technischen Vorschläge und einen für die finanziellen Vorschläge. Der finanzielle Vorschlag wird versiegelt und erst geöffnet, wenn der technische Vorschlag angenommen oder abgelehnt wurde. Die Ausschreibung eröffnet den Wettbewerb und hilft den Unternehmen, den am besten geeigneten Lieferanten zum besten Preis zu finden.

3) Zweistufiges Ausschreibungsverfahren 

Das zweistufige Ausschreibungsverfahren ist eine Beschaffungsstrategie, bei der der Käufer die Ausschreibung in zwei Stufen einlädt:

In der ersten Phase reichen die Bieter in der Regel ihre Vorschläge mit den besten Lösungen für die Ausschreibung ein, woraufhin jedes Angebot sorgfältig bewertet und eingestuft wird. Der Bieter mit dem bestbewerteten Angebot wird zur zweiten Phase eingeladen, in der er nach Gesprächen zur Einigung über die vorgeschlagene Lösung ein finanzielles Angebot vorlegt und schließlich die Vertragsverhandlungen führt.

Ein Vorteil der zweistufigen Ausschreibung ist, dass der bevorzugte Anbieter die Anforderungen wahrscheinlich besser versteht, was die Risiken bei der Implementierung verringern kann.

4) Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFQ) 

Die Aufforderung zur Abgabe von Angeboten, auch bekannt als “Request for Quotations" (RFQ), vereinfacht die Beschaffung von geringwertigen, sofort verfügbaren Waren und Dienstleistungen "von der Stange". Diese Methode ist schnell und erfordert im Gegensatz zu den oben genannten drei Beschaffungsmethoden wenig bürokratischen Aufwand.

Es handelt sich um eine nicht wettbewerbsfähige Beschaffungsmethode, da das beschaffende Unternehmen den Auftragnehmer, Lieferanten oder Dienstleister auswählt, von dem Angebote angefordert werden sollen. Mindestens drei Anbieter werden eingeladen, Angebote einzureichen, und das beste Angebot wird auf Grundlage der Erfüllung der Anforderungen ausgewählt.

5) Selektives Ausschreibungsverfahren 

Bei der selektiven Ausschreibung können Lieferanten nur auf Einladung Angebote abgeben. Diese Methode wird auch als beschränkte Ausschreibung bezeichnet, da sie die Aufforderung zur Angebotsabgabe auf eine begrenzte Anzahl von Lieferanten oder Dienstleistern beschränkt.

Hier ist der Wettbewerb auf eine bestimmte Anzahl von Anbietern beschränkt, die aufgrund ihrer Erfolgsbilanz für einen bestimmten Vertrag geprüft wurden. Unternehmen können sicherstellen, dass ihre Anforderungen effektiver erfüllt werden und die Qualität der Arbeit erhöht wird.

6) Einzelquellenbeschaffung 

Die Einzelquellenbeschaffung (auch Single Sourcing) ist eine nicht wettbewerbsorientierte Beschaffungsstrategie, bei der Waren und Dienstleistungen von einem einzigen Anbieter bezogen werden. Das Management führt einen strengen Genehmigungsprozess durch, bevor diese Methode angewendet wird.

Im Gegensatz zu den oben beschriebenen Strategien, die alle das Multiple Sourcing verfolgen, wird das Single Sourcing nur in Ausnahmefällen angewendet, wie z.B:

• Notfällen,

• wenn nur ein Anbieter qualifiziert ist, die Anforderungen zu erfüllen,

• wenn ein anderer Anbieter aufgrund von Patentrechten die Fortsetzung früherer Arbeiten nicht durchführen kann,

• wenn die Beschaffung von verwandten Artikeln nur von einer spezifischen Quelle verfügbar ist,

• wenn es klare Vorteile gibt, diese Methode gegenüber anderen Wettbewerbsverfahren zu nutzen.

6 Best Practices zur Auswahl von Lieferanten

Die Auswahl geeigneter Lieferanten gestaltet sich oft schwierig – der einfache Grund: Unternehmen wissen oft nicht genau, wie sie den Prozess richtig durchführen sollen. Dabei ist die Lieferantenauswahl eine der wichtigsten Entscheidungen. 

Um die Bewertung von Angeboten ungeeigneter Lieferanten zu vermeiden, werden im Folgenden einige bewährte Verfahren vorgestellt:

Lieferanten als Partner betrachten 

Ein partnerschaftlicher Ansatz für Lieferantenbeziehungen bedeutet, über die reinen Vertragsmechanismen hinauszublicken und diese Beziehungen wie Personalmanagement zu behandeln, wobei der Mehrwert zwischenmenschlicher Interaktionen im Fokus steht. 

Laden Sie Ihre einzelnen Lieferanten beispielsweise zu Ihren Online-Veranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten ein. Indem Sie Ihren Lieferanten das Gefühl geben, Teil Ihres Teams zu sein, fördern Sie deren Engagement. Dies trägt dazu bei, geringere Kosten zu erzielen, Risiken zu managen und hochwertige Produkte für Ihr Unternehmen zu sichern.

Bedarfsanalyse durchführen 

Eine Bedarfsanalyse unterstützt Sie dabei, den Beschaffungsbedarf zu erfassen, potenzielle Lösungen zu erkunden und die entsprechenden Stakeholder auf die Lieferung vorzubereiten. Dies beinhaltet die Identifizierung der benötigten Anschaffungen, die Bestimmung der verantwortlichen Abteilungen und die Berücksichtigung des zugewiesenen Budgets.

Nehmen wir an, das bezahlte Werbeteam eines Unternehmens möchte ihr Anzeigenmanagement verbessern, um die Personalisierung der Anzeigen zu optimieren. Es ist wichtig, eine Software-Bedarfsanalyse durchzuführen, die Integrationen, Werbeplattformen, Support und die von den verschiedenen Plattformen bereitgestellten Daten berücksichtigt.

Andere Teams, wie Analytics und Marketing Operations, sollten ebenfalls einbezogen werden, um eine umfassendere Bewertung vorzunehmen. Entwickeln Sie einen Beschaffungsplanungsprozess, der den Bedarf an Waren und Dienstleistungen aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens erfasst, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.

Lieferanten sorgfältig auswählen 

Die Auswahl der Lieferanten ist eine bedeutende Entscheidung. Natürlich spielt der Preis immer eine Rolle. Es ist jedoch ebenso wichtig, die Lieferanten aus einer Renditeperspektive zu betrachten. Zum Beispiel sollten Sie bei der Auswahl von Anbietern für Ihr Marketing-Technologie-Stack immer berücksichtigen, wie sich dies auf die Kundenakquisitionskosten auswirkt.

Wenn Sie ein größeres physisches Produkt kaufen, ist auch der Standort des Lieferanten entscheidend – je weiter entfernt, desto höher sind die Transportkosten. Daher sind lokale Anbieter oft die bessere Wah (Local Sourcing)l. Zusätzlich sollten Sie das Ingenieurteam eines Anbieters in Betracht ziehen: Ein erstklassiges Team wird sein Produkt kontinuierlich und proaktiv verbessern.

Weitere wichtige Faktoren sind Kundenempfehlungen, die Branchenreputation und zusätzliche Dienstleistungsangebote.

Berücksichtigen Sie all diese Aspekte bei der Auswahl Ihrer Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie Ihre Anforderungen erfüllen.

Verhandlungen so detailliert wie möglich gestalten 

Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, ist es entscheidend, wichtige Details bezüglich der Beschaffung wie Verantwortlichkeiten, Finanzierung, Zahlungspläne und Liefertermine genau festzulegen.

Dies stellt sicher, dass sowohl Sie als auch der Lieferant klar kommunizieren und Missverständnisse reduzieren können, wodurch das Projekt termingerecht abgewickelt werden kann.

Beschaffung digitalisieren 

Beschaffungssysteme werden heute in der datengesteuerten Unternehmenskultur zunehmend digitalisiert. Die Digitalisierung ist äußerst hilfreich und verbessert die Effizienz bei der Beschaffung komplexer Waren und Tools. Zum Beispiel könnte Ihr Unternehmen ein Datenpipeline-Tool benötigen, um seine Daten-Workflows in einem immer komplexer werdenden Tech-Stack zu optimieren.

Die Digitalisierung ist zu wichtig, um sie zu ignorieren, und sie unterscheidet sich von anderen Unternehmensaktivitäten wie der Auswahl und Einstellung freiberuflicher Autoren, die manuell durchgeführt werden können. Nutzen Sie die neueste Technologie, um Ihre Beschaffungsprozesse effizient zu verwalten und zu überwachen.

Schon gewusst? Spendesk hat kürzlich das Procurement-Unternehmen Okko übernommen. Um kein neues Feature zu verpassen, lassen Sie sich auf die Warteliste setzen.

Zahlungssysteme und Genehmigungsprozesse optimieren 

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Belege und verfolgen Sie wichtige Metriken wie die Rechnungszykluszeit und die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung mit Hilfe der Kreditorenbuchhaltung. Es wird empfohlen, einen Zahlungsautorisierungsprozess zu implementieren, um Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Belege miteinander abzugleichen. Dies hilft dabei, Unstimmigkeiten in den Unterlagen aufzudecken.

Nutzen Sie eine Plattform für das Ausgabenmanagement, um Unternehmenskosten effektiv zu kontrollieren. Die Analyse der Ausgaben in der Beschaffung geht über die einfache Ausgabeninterpretation hinaus. Um Kosteneffizienz zu erreichen, ist es entscheidend, die Koordination zwischen Menschen, Produkten und Beschaffungsstrategien sicherzustellen und die Leistung Ihrer Lieferanten zu überwachen.

Die manuelle Durchführung dieses Prozesses ist aufgrund der Notwendigkeit, verschiedene Marktinformationen aus unterschiedlichen externen Quellen zu verfolgen, komplex. Daher ist die Nutzung eines Ausgabenmanagement-Tools wie Spendesk besonders sinnvoll. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, die Ausgabenkontrolle schnell und effizient zu erlangen und sichert Ihnen die Gewissheit, die richtige Beschaffungsmethode und die passenden Lieferanten ausgewählt zu haben – oder gibt Ihnen die Grundlage, nach besseren Ergebnissen bei einem anderen Anbieter zu suchen.

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