Der Beschaffungsprozess erklärt

Der Beschaffungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufsmanagements und umfasst alle Aktivitäten rund um den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen. Hier erfahren Sie, welche Phasen der Beschaffungsprozess umfasst und wie Sie ihn optimieren können. 

Der Beschaffungsprozess - ein Überblick

Die Grundlage von Beschaffungsprozessen ist nichts anderes als die Frage: „Wie kommen wir bestmöglich an alle benötigten Güter?” Damit Unternehmen im Einkaufsprozess nichts vergessen, nichts doppelt kaufen und keine unvorteilhaften Verträge abschließen, implementieren sie strukturierte Abläufe – den Beschaffungsprozess (neudeutsch oft auch Procurement genannt). . 

Der Beschaffungsprozess dient dazu… 

• die richtige Ware

• in der richtigen Menge 

• und Qualität

• zum richtigen Zeitpunkt zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort

• und zu den bestmöglichen Konditionen zu beschaffen. 

Im schnelllebigen Geschäftsalltag müssen Beschaffungsprozesse ein schwieriges Gleichgewicht halten: Einkaufsentscheidungen müssen ohne bürokratische Hürden möglich sein, damit Abteilungen kurzfristig reagieren und produktiv arbeiten können. 

Gleichzeitig führen zu kurze Prozesse zu mangelnder Kontrolle und fördern Fehlentscheidungen, die oft erst dann auffallen, wenn fragwürdige Rechnungen bei der Finanzabteilung eingehen und Budgets sprengen. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie mit diesem Spannungsfeld umgehen können.

Die 5 Phasen eines Beschaffungsprozesses

Nicht jeder Einkauf läuft nach demselben Prozess ab. Es ist etwas anderes, ob Bürobedarf bestellt, eine Maschine für die Produktion ausgetauscht oder eine Beraterin engagiert werden soll. Auch das Geschäftsmodell an sich und ob in der Produktion mit oder ohne Lagerhaltung geplant wird, spielt eine Rolle. 

Trotzdem lässt sich der Beschaffungsprozess grob in fünf Phasen unterteilen, die je nach Unternehmen, Art der Beschaffung und anderen Faktoren mehr oder weniger umfangreich ausfallen.

1. Bedarfsermittlung

In dieser Phase identifiziert das Unternehmen oder, wenn vorhanden, die Einkaufsabteilung den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen. Welche Ressourcen werden benötigt, in welcher Menge und Qualität sie benötigt werden und bis wann? Die Bedarfsermittlung zeigt, was wirklich gebraucht wird und sollte unnötige Ausgaben und Engpässe vermeiden.

2. Lieferantenauswahl

Als nächstes werden potenzielle Lieferanten identifiziert und bewertet. Dabei werden Kriterien wie Qualität, Einkaufspreise, Lieferantenleistung und Zuverlässigkeit, Lieferzeit, bestehende Beziehungen und Kundenservice berücksichtigt. 

3. Bestellprozess

Nach der Lieferantenauswahl erfolgt die eigentliche Beschaffung der benötigten Ressourcen. Dies umfasst das Einholen von Angeboten, Verhandlungen, die Bestellung der Waren oder Dienstleistungen und die Überwachung des Lieferprozesses. 

4. Wareneingang und Qualitätskontrolle

Sobald die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, erfolgt der Wareneingang und eine Qualitätskontrolle. Dabei wird überprüft, ob die gelieferten Produkte den vereinbarten Spezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen. Zudem wird darauf geachtet, ob die Lieferfristen eingehalten wurden. Bei Abweichungen können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, wie z.B. die Rücksendung von defekten Produkten oder die Durchführung von Nachbesserungen.

5. Rechnungs- und Zahlungsabwicklung

Schließlich werden die erhaltenen Rechnungen auf ihre Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Bestellungen und Verträgen geprüft, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Dies umfasst die Abstimmung der Rechnungsinformationen, wie Preise und Mengen, mit den entsprechenden Bestelldaten und die Bearbeitung der Rechnungen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Faktoren zur Optimierung von Beschaffungsprozessen

Selbst einfache Beschaffungsprozesse involvieren eine ganze Reihe an Personen im Unternehmen: Angestellte als Bedarfsermittler:innen, deren Vorgesetzte, die Einkaufs- und Finanzabteilung sowie das Qualitätsmanagement und letztendlich die Rechnungsprüfung. 

Dementsprechend umfangreich sind die negativen Auswirkungen stockender Prozesse: Sie schränken Produktivität durch Verzögerungen ein, verursachen hohe Kosten und können zu einer geringeren Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens führen. Wenn die Beschaffung zu langwierig oder komplex ist, kaufen Angestellte bisweilen sogar einfach abseits des vorgegebenen Prozesses ein (der sogenannte Maverick-Buying-Effekt).

Um das zu vermeiden, können Sie ihre Beschaffungsprozesse kontinuierlich entlang der folgenden Faktoren verbessern: 

1. Standardisierung und Automatisierung: Durch die Standardisierung von Beschaffungsprozessen können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden - und das von Procure-to-Pay. Entwickeln Sie ein jeweils immer gleiches Vorgehen für den Abschluss von Einzelbestellungen, Rahmenverträgen, Ausschreibungsverfahren, Vertragsverhandlungen, etc. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Automatisierte Beschaffungssysteme ermöglichen eine schnellere Bestellabwicklung, Lieferantenkommunikation und Rechnungsverarbeitung.

2. Lieferantenmanagement: Wer einmal einen verlässlichen und qualitativ hochwertigen Lieferanten gefunden hat, kann durch regelmäßige Verhandlungen die Weichen für eine langfristige Zusammenarbeit und gute Lieferantenbeziehung stellen. Offene Kommunikation hilft dabei, Qualität, Preise und Lieferzeit kontinuierlich zu verbessern. 

3. Lieferantenkonsolidierung: Die Bündelung von Einkaufsvolumina bei wenigen Lieferanten kann zu besseren Konditionen führen. Deswegen lohnt sich eine sorgfältige Analyse der Lieferantenbasis und eine gezielte Konsolidierung.

4. Bestandsmanagement: Für produzierende Unternehmen minimiert eine effiziente Bestandsführung Lagerkosten und vermeidet Überbestände oder Engpässe. Durch die Nutzung von Bestandsmanagement-Tools und -Techniken, wie Just-in-Time (JIT) oder Vendor-Managed Inventory (VMI) kann der Bestand optimiert und die Supply Chain (Lieferkette) rationalisiert werden.

5. Leistungs- und Qualitätsprüfung: Nicht jeder Lieferant wird langfristig überzeugen können. Damit schlechte Anbieter identifiziert und aus der Lieferantenbasis herausgenommen werden können, braucht es eine systematische Messung der Beschaffungsleistung. Kennzahlen wie Lieferzeiten, Fehlerquoten und Kundenzufriedenheit können Schwachstellen sichtbar machen.

6. Technologieeinsatz: Die Implementierung von Tools zur Rechnungsverwaltung und dem Budgetmanagement kann den Bestellungsprozess bereits enorm entlasten und automatisiert Reports und Analysen rund um ihre Unternehmensausgaben ermöglichen. Je nach Komplexität Ihrer Geschäftsabläufe kann auch eine E-Procurement-Plattform sinnvoll sein, die eine effiziente elektronische Abwicklung von Bestellungen, Lieferantenkommunikation und der Rechnungsverarbeitung ermöglicht.

Damit Sie Ihren Beschaffungsprozess optimal gestalten können, bedarf es der kontinuierlichen Verbesserung. Das bedeutet: Prüfen Sie aktuelle Abläufe, holen Sie Feedback von den beteiligten Stakeholdern ein und bleiben Sie offen für neue technische Möglichkeiten.

Fazit

Durch eine sorgfältige Planung, eine effiziente Umsetzung und eine kontinuierliche Optimierung können Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken, die Lieferantenzuverlässigkeit verbessern und die Effizienz des gesamten Unternehmens steigern. Die Nutzung von modernen Technologien, eine strategische Lieferantenauswahl und die regelmäßige Überwachung der Leistung sind dabei Schlüsselfaktoren für den Erfolg.

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