Betriebsausgaben: Grundlagen, Arten & Tipps zur Optimierung

Betriebsausgaben sind ein wesentlicher Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit. Doch die Handhabung von Betriebsausgaben ist komplex und kann daher schon einmal für Verwirrung sorgen. Welche Arten von Ausgaben gibt es überhaupt? Wie können diese steuerlich geltend gemacht werden? Wie verwaltet man Betriebsausgaben am besten? In diesem Artikel vermitteln wir Ihnen grundlegendes Wissen über Betriebsausgaben, damit Sie in Zukunft einen besseren Durchblick haben. 

Außerdem erhalten Sie Tipps sowie einen kostenlosen Leitfaden zur Optimierung von Betriebsausgaben. 

Was sind Betriebsausgaben?

Die gesetzliche Definition des Begriffs “Betriebsausgaben” ergibt sich aus dem Einkommensteuergesetz, genauer gesagt aus § 4 Abs. 4 EStG. Dort heißt es: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ 

Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Betriebsausgaben notwendig, üblich oder zweckmäßig sind. Wenn jedoch eines oder mehrere dieser drei Kriterien bei Betriebsausgaben nicht erfüllt sind, kann dies zu einer Betriebsprüfung führen

Das Steuerrecht unterscheidet zwischen vorweggenommenen und nachträglichen Betriebsausgaben sowie uneingeschränkt abzugsfähigen, beschränkten oder nicht abziehbaren Betriebsausgaben. Abzugsfähige Betriebsausgaben vermindern den Gewinn des Unternehmens und senken dadurch die Steuerbemessungsgrundlage.

Betriebsausgaben können von Selbstständigen, Freiberufler:innen, Gewerbebetrieben (also GmbHs, UGs, etc.) und Land- und Forstwirt:innen geltend gemacht werden.

Klassifizierungen und Beispiele für Betriebsausgaben

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Formen von Kosten, die Sie als Betriebsausgaben absetzen können. Wir erklären Ihnen an dieser Stelle, was für welche Art von Ausgabe gilt. Allgemein empfiehlt es sich jedoch, den Rat eines Steuersachverständigen einzuholen – sicher ist sicher. 

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Bereits vor der Gründung eines Unternehmens können Kosten anfallen. Diese lassen sich als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Büroausstattung

• Büromaterial

• Beratungskosten 

• Anwalts- und Notarkosten

• Reisekosten zu Gründer- oder Fachmessen oder Investorentreffen 

All diese Ausgaben können steuerlich geltend gemacht werden. Um diese absetzen zu können, muss allerdings der wirtschaftliche Zusammenhang mit der geplanten Tätigkeit erkennbar sein und ggf. auch nachgewiesen werden können.

Nachträgliche Betriebsausgaben

Als Gegenstück zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben gibt es die nachträglichen Betriebsausgaben. Darunter fallen Aufwendungen, die nach einer Betriebsaufgabe entstanden sind, wie beispielsweise: 

• Steuerberatungs- oder Anwaltskosten im Zusammenhang mit dem Betriebsende

• Aufwendungen, die durch langfristige Verträge verursacht wurden

• Schuldzinsen

Die Ausgaben sind ebenfalls im Rahmen einer Einkommensteuererklärung geltend zu machen. 

Teilweise und sofort abzugsfähige Betriebsausgaben

Uneingeschränkt abzugsfähige Aufwendungen sind Kosten, die Sie ganz oder teilweise als Betriebsausgaben geltend machen können. Dazu gehören beispielsweise:

• Personalkosten wie Löhne und Gehälter

• Sachzuwendungen

• Sozialabgaben

• Rückstellungen

• Abschreibungen

• Kontoführungskosten

• Werbekosten (nicht zu verwechseln mit: Werbungskosten!), wie Marketing oder PR

• Bürokosten

Darüber hinaus gibt es die teilweise abzugsfähige Betriebskosten, die Sie im Rahmen der Nutzungsdauer - also über einen längeren Zeitraum und nur durch entsprechende Teilbeträge - absetzen können. Ausgenommen davon sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Es gibt auch Betriebskosten, die gar nicht oder nur in begrenztem Umfang abzugsfähig sind. Beispiele hierfür sind: 

• Aufwendungen für Geschenke, die den Wert von 35 Euro übersteigen

• Unangemessen hohe Bewirtungsaufwendungen

• Erhöhte Verpflegungsmehraufwendungen, die die Pauschalbeträge überschreiten

• Fahrtkosten, die über der Entfernungspauschale liegen

• Luxuriöse Ausgaben für geschäftliche Zwecke

• Geldstrafen (wie Ordnungsgelder/Geldbußen im Straßenverkehr)

• Zinsen auf hinterzogene Steuern

Bitte beachten Sie, dass die vorgenannten Beispiellisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben und nur einen Auszug der Betriebsausgaben darstellen.

Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale?

Im Allgemeinen gibt es keine gesetzlichen Pauschbeträge für Betriebsausgaben. Eine Ausnahme hiervon bilden nur wenige Berufsgruppen. Diese können einen Prozentsatz oder einen Höchstbetrag ansetzen. Zu den Gruppen gehören:

Tagesmütter/-väter oder Betreuer:innen. Sie dürfen 300 Euro pro Kind und pro Monat als Betriebsausgaben absetzen. Dieser Betrag gilt allerdings nur für eine tägliche Betreuungszeit von 8 Stunden pro Tag und muss bei kürzerer Betreuung entsprechend gekürzt werden.

Selbstständige Hebammen. Hebammen können 25% bis zu einem Höchstbetrag von 1.535 € /Jahr absetzen.

Hauptberuflich selbstständige Journalist:innen und Schriftsteller:innen. Sie können bis zu 30% als Pauschalbetrag geltend machen können. Die Höchstgrenze liegt bei 3.600€ / Jahr.

Nebenberuflich Selbstständige, die einer künstlerischen, schriftstellerischen, wissenschaftlichen, dozierenden oder lehrenden Tätigkeiten nachgehen. Es können maximal 25% der Einkünfte geltend gemacht werden, höchstens jedoch 900 € im Jahr.

Mehr Infos dazu erhalten Sie in den entsprechenden Schreiben des BMF.

Im Gegensatz zu den vorgenannten Berufsgruppen müssen alle anderen Unternehmen ihre Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen. Hierzu müssen Belege gesammelt und beim Finanzamt eingereicht werden.

Besondere Regelungen für bestimmte Betriebsausgaben 

Als ob das alles nicht schon kompliziert genug wäre, gibt es für einige Arten von Betriebsausgaben Sonderfälle und entsprechende Sonderregelungen. Ein paar davon haben wir für Sie zusammengefasst:

Kfz-Kosten

Im Allgemeinen sind die Fahrtkosten für einen Firmenwagen voll absetzbar – allerdings nur für den Teil der Kosten, der tatsächlich für geschäftliche Zwecke anfällt. Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, erzielen Sie einen geldwerten Vorteil, und dieser muss versteuert werden. Dies kann entweder mit Hilfe eines Fahrtenbuchs oder pauschal nach der 1 %-Regelung geschehen. In letzterem Fall wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt.

Reisekosten

Dienstreisen sind oft eine willkommene Abwechslung im Büroalltag. Aber Achtung: Nicht alle Reisekosten können geltend gemacht werden. In der Regel sind Unterkunfts- und Fahrtkosten voll abzugsfähig. Allerdings können Sie für die Verpflegung nur Pauschalbeträge geltend machen, alles was darüber hinausgeht, ist nicht abzugsfähig. Bei Inlandsdienstreisen beträgt die Pauschale 14 Euro/Tag, sofern die beruflich bedingte Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt. Bei einer mehrtägigen Reise beträgt die Pauschale 28 Euro/Tag. Bei Auslandsreisen sind die Pauschalen je nach Land unterschiedlich. 

Wenn eine Reise nicht ausschließlich dienstlich bedingt ist, sondern auch private Anteile enthält, müssen die Kosten entsprechend aufgeteilt werden.

Bewirtungskosten

Geschäftsessen können die Bindung zwischen Geschäftspartner:innen stärken und führen im Idealfall zu einer gewinnbringenden Zusammenarbeit. Der Gesetzgeber geht bei geschäftlichen Essen jedoch grundsätzlich davon aus, dass es auch einen privaten Anteil gibt – selbst dann, wenn das Essen einen Zweck für das Unternehmen erfüllt. Der Anteil muss individuell nachvollziehbar begründet werden, liegt jedoch meist bei 30%. 

Wenn die Bewirtungskosten für eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfallen, sind diese in der Regel vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Bei Bewirtungen von Geschäftspartner:innen oder Kund:innen sind hingegen nur 70% der Nettokosten als Betriebsausgaben absetzbar. 

Die Umsatzsteuer kann in voller Höhe geltend gemacht werden. Auch Trinkgelder können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie von der Bedienung quittiert werden. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Höhe in einem angemessenen Verhältnis zur Rechnung steht.

Messekosten

Messen sind für viele Unternehmen ein hervorragendes Aushängeschild. Aber wie sieht es mit den steuerlichen Vorschriften aus? Es gilt: Messekosten werden gewerbesteuerlich hinzugerechnet und Mieten sowie Pachten für Immobilien werden anteilig beim Gewerbeertrag berücksichtigt (§ 8 Nr. 1e GewStG). Dies gilt auch für die Kosten, die vom Messeveranstalter für den Standplatz in Rechnung gestellt werden. Unabhängig davon, wie diese Kosten bezeichnet werden, handelt es sich um Mietaufwendungen und somit um Betriebsausgaben.

Es wird ab und an auch argumentiert, dass bei Messen die Werbeleistung im Vordergrund steht und nicht die Anmietung von Standflächen. Daher kann versucht werden, die Hinzurechnung zum Gewerbeertrag zu vermeiden. Ein Urteil des Finanzgerichts München hat jedoch entschieden, dass die Hinzurechnung von Messekosten zum Gewerbeertrag gerechtfertigt ist.

Kosten für Weihnachtsfeiern

Ihr:e zuständige:r Office Manager:in hat seit Ewigkeiten an dem Konzept für die Weihnachtsfeier gearbeitet, jetzt soll auch bei der Steuerabrechnung nichts schief gehen. Nach den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes können zwei Betriebsfeiern pro Jahr als Betriebsausgaben erklärt und steuerlich geltend gemacht werden. Dies gilt auch für Ihre Weihnachtsfeier. Es müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Für jede Betriebsveranstaltung und jede:n teilnehmende:n Mitarbeitende:n steht ein Freibetrag von 110 Euro brutto zur Verfügung

• Die Weihnachtsfeier muss als eine Veranstaltung konzipiert sein, zu dem grundsätzlich alle Mitarbeitenden eingeladen sind

• Die Weihnachtsfeier darf höchstens die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr sein

Sie sollten bereits im Vorfeld die Gesamtkosten der Feier sowie die zu erwartende Anzahl an Teilnehmenden kalkulieren, um sicherzustellen, dass der Freibetrag nicht überschritten wird. 

Tipps zur Optimierung von Betriebsausgaben

Um Ihre Betriebsausgaben zu optimieren und sich auch auf eine mögliche Steuerprüfung bestens vorzubereiten, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten. 

1. Belege und Rechnungen sorgfältig und pünktlich erfassen. Dies ist vor allem bei strittigen Betriebsausgaben wie der Kfz-Nutzung sowie den Bewirtungs- und Reisekosten von Vorteil. Durch das Sammeln und Dokumentieren von Belegen können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Geschäftsausgaben ohne Probleme oder lange Suche nachweisen können.

2. Gute, gesetzeskonforme Archivierung. Bei vielen Steuerprüfungen müssen detaillierte Aufstellungen vorgelegt werden. Darüber hinaus müssen Sie für eine Archivierung sorgen, die mit den gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmt. Sowohl für elektronische Dokumente und als auch für Papierunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. 

3. Ein digitales Tool, das beides vereint. Ein wichtiger Schritt zur Optimierung Ihrer Betriebsausgaben ist die Verwendung eines digitalen Ausgabenmanagement-Tools wie Spendesk. Solche Tools ermöglichen eine effiziente und sichere Ausgabenkontrolle und erleichtern es Ihren Beschäftigten und Finanzteams, Informationen korrekt, rechtzeitig und nachvollziehbar einzureichen.

   Betriebsausgaben können mit smarten (virtuellen) Karten getätigt werden und landen sofort nachvollziehbar in der Software. Belege und Quittungen können per App von unterwegs eingereicht und Spesen direkt im Tool erstattet werden. Über die native DATEV-Schnittstelle werden alle Daten direkt das Buchhaltungssystem übermittelt. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Fehler bei der Erfassung von Betriebsausgaben. Ohne ein derartiges Tool tappen Sie womöglich jeden Monat im Dunkeln, was wo und wann ausgegeben wurde. Wenn die Ausgaben jedoch eindeutig zugeordnet werden können, verlieren Sie nie den Überblick. 

Wie das alles genau funktioniert, erfahren Sie in diesem kostenlosen Leitfaden zur Ausgabenoptimierung. Jetzt herunterladen! ⬇️