Eine Bilanz erstellen: Anleitung mit Checkliste

Mit der Erstellung einer Bilanz bilden Unternehmen ihre finanzielle Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt ab – normalerweise zum Ende eines Geschäftsjahres. Die Bilanz stellt die Mittelverwendung / Vermögenswerte (Aktiva) der Mittelherkunft / Schuld (Passiva) gegenüber. Sie gibt also Auskunft darüber, wie sich ein Unternehmen finanziert und wie es seine Mittel einsetzt. Zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) können durch die Bilanz Rückschlüsse auf die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens gezogen werden. 

Aber wer muss überhaupt eine Bilanz erstellen? Und wie muss diese aufgebaut sein? Warum müssen beide Seiten der Bilanz gleich sein? Hier finden Sie Antworten auf diese Fragen und eine Anleitung zur Erstellung Ihrer Bilanz in neun Schritten. 

Welchen Zweck erfüllt eine Bilanz? 

Eine Bilanz ist eine Momentaufnahme, ähnlich wie ein Blutbild. Sie gibt durch ihren einfachen Aufbau in Form eines T-Kontos einen schnellen Überblick über das Vermögen, das Eigen- und das Fremdkapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Anhand einer Bilanz können interessierte Dritte wie Investoren, Banken, Geschäftspartner, Aktionäre und andere Dritte erkennen, ob das Unternehmen auf soliden Füßen steht. Sie dient außerdem als Grundlage zur Besteuerung durch das Finanzamt. 

Denn die Bilanz beantwortet zwei wichtige Fragen: Woher kommen die Mittel, mit denen ein Unternehmen arbeitet? Und wie werden diese Mittel eingesetzt? Gemeinsam mit der GuV und eventuell einem Lagebericht bildet die Bilanz den Jahresabschluss eines Unternehmens. 

Wer muss eine Bilanz erstellen? 

Bilanzierungspflichtig zu sein bedeutet, dass im Rahmen des Jahresabschlusses mindestens eine Bilanz und eine GuV erstellt und ggf. durch weitere Dokumente ergänzt werden müssen. Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibende und Gesellschaften zur doppelten Buchführung und damit zur Bilanzierung verpflichtet. Es gelten jedoch Ausnahmen und bestimmte Grenzbeträge. 

Eine Übersicht über generell bilanzierungspflichtige Unternehmen: 

• Gewerbetreibende, es sei denn sie sind aufgrund ihres Jahresgewinns- oder Umsatzes von der Buchführungspflicht ausgenommen 

• Ausgenommen sind Gewerbe mit weniger als € 60.000 Gewinn oder

• € 600.000 Umsatz im Wirtschaftsjahr.

• Land- und Forstwirte mit selbständigem Handelsgewerbe, es sei denn, sie fallen unter die für Gewerbetreibende geltende Umsatz- bzw. Gewinngrenze 

• Kapitalgesellschaften und andere Gesellschaften (ausgenommen sind i.d.R. Partnergesellschaften (PartG) und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)

• Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch, sofern auch hier keine gesetzlichen Grenzwerte von Umsatz / Gewinn unterschritten werden

Freiberufler:innen sind von der Bilanzierungspflicht befreit. Das bedeutet, dass sie nur eine einfache Buchführung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt einreichen müssen. Sie können jedoch freiwillig bilanzieren. Tun sie das, müssen auch sie ihre Bilanz an das Finanzamt übermitteln. 

Checkliste zur Erstellung einer Bilanz 

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten und Unterlagen, die für die Erstellung einer Bilanz benötigt werden. Dabei ist es erst einmal egal, ob es sich um eine Zwischenbilanz, Jahresbilanz oder Sonderbilanz handelt. 

In der Regel werden Bilanzen zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt, daher konzentrieren wir uns bei der folgenden Anleitung auf diesen Fall…

✅ Erfassung von Geschäftsvorfällen: Alle Geschäftsvorfälle müssen in der Buchhaltung erfasst werden, z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege und Kassenbücher. Dieser Teil der Buchhaltung nennt sich auch „vorbereitende Buchhaltung“. Um richtig zu Kontieren, müssen zunächst alle Belege gesammelt, digitalisiert und Kontobewegungen zugeordnet werden.

✅ Kontierung und Buchung: Die Geschäftsvorfälle müssen kontiert und gebucht werden, um sie in den entsprechenden Konten des Buchhaltungssystems zu erfassen. Bei der doppelten Buchführung müssen Sie Aktiv- und Passivkonten eröffnen – für jeden Bilanzposten ein Konto. Wie in der Bilanz auch zeigt die Aktivseite auf, welches Vermögen auf dem Posten vorhanden ist und die Passivseite zeigt, wie woher das Vermögen kommt – also wie es finanziert wurde. 

✅ Inventur: Damit der aktuelle Wert der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens ermittelt werden kann, muss eine Inventur durchgeführt werden. Dazu gehören z. B. Bestände an Rohstoffen, Waren, Maschinen, Forderungen und Verbindlichkeiten.

✅ Abschluss des Geschäftsjahres: Alle Geschäftsvorfälle des Geschäftsjahres müssen erfasst und verbucht werden. Geschäftsvorfälle, die die abzuschließende Geschäftsperiode nicht betreffen, müssen entsprechend abgegrenzt werden.

✅ Bilanzaufstellung: Die Bilanz wird aufgestellt, indem die Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens gegenübergestellt werden. Beide Seiten der Bilanz – die Aktiva und Passiva – müssen übereinstimmen. Nachdem das Vermögen des Unternehmens ermittelt und den Verbindlichkeiten gegenübergestellt wurde, ergibt sich aus der Differenz das Eigenkapital (EK). Durch die Ermittlung des EK erfolgt die Bilanzgleichung – der Ausgleich von Aktiva und Passiva. 

✅ Überprüfung und Korrektur: Die Bilanz wird überprüft und gegebenenfalls korrigiert, um sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt ist.

Wie muss eine Bilanz aufgebaut sein? 

Die Gliederung einer Bilanz ist in § 266 Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Wenn Sie DATEV oder ein anderes Tool zur Buchhaltung nutzen, sind bereits standardisierte Kontenrahmen angelegt, die genau dieser Gliederung folgen.

Auf der Seite der Aktiva

Hier finden sich die Vermögenswerte eines Unternehmens – also alle Ressourcen, die ein Unternehmen besitzt und dafür nutzt, um seine Ziele zu erreichen. Sie teilen sich auf in: 

• Anlagevermögen: langlebige Vermögenswerte wie Maschinen, technische Anlagen, Grundstücke und Gebäude
• Umlaufvermögen: kurzfristige Vermögenswerte wie fertige und unfertige Erzeugnisse, Forderungen aus Lieferung und Leistungen und Barmittel.

Auf der Seite der Passiva

Hier sind die Verbindlichkeiten eines Unternehmens sowie das Eigenkapital aufgeführt. Daraus wird deutlich, wie sich ein Unternehmen finanziert. 

• Eigenkapital: Das Eigenkapital ist der Teil des Vermögens eines Unternehmens, der nicht durch Schulden finanziert wird. Es gibt einen Überblick darüber, wie viel Kapital das Unternehmen selbst besitzt und wie stabil es finanziell ist.
• Kurzfristige Verbindlichkeiten: Schulden, die innerhalb eines Jahres zurückgezahlt werden müssen.

Langfristige Verbindlichkeiten: Schulden, die erst in mehreren Jahren zurückgezahlt werden müssen.

Bilanzaufbau an einem Beispiel 

Weil die meisten bilanzierenden Unternehmen auch zur Offenlegung ihrer Jahresberichte

verpflichtet sind, finden sich zahllose Bilanzen im Netz. So sah beispielsweise die Bilanz der Siemens AG im Jahr 2022 aus:

Ein Blick auf die veröffentlichten Bilanzen anderer Unternehmen der eigenen Branche kann sich ohnehin lohnen. Der direkte Vergleich kann eine Benchmark für die eigene finanzielle Leistungsfähigkeit setzen. Wenn das eigene Unternehmen beispielsweise in Bezug auf das Verhältnis von Schulden zu Eigenkapital deutlich schlechter abschneidet als vergleichbare Unternehmen, kann dies ein Anzeichen für mögliche finanzielle Risiken sein.

Auch der Vergleich mit den Bilanzen vergangener Jahre ist wichtig, um Trends ablesen zu können. Deswegen werden Bilanzen im Jahresbericht normalerweise den Ergebnissen des Vorjahres gegenübergestellt.

So hilft Spendesk bei der Bilanzerstellung 

Die Erstellung von Bilanzen gehört zu den wichtigsten Tätigkeiten der Buchhaltung und verschluckt dementsprechend viel Zeit. Dabei werden bei der Bilanzierung im Grunde nur Zahlen zusammengerechnet, die bereits anderswo erfasst wurden. Das bedeutet: Solange die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung über das Jahr hinweg sorgfältig durchgeführt, Belege sofort erfasst und digitalisiert wurden sowie jede Transaktion mit der der entsprechenden Kontobewegung abgeglichen wurde, ist die Bilanz mit wenigen Klicks erstellt. 

Hier kommt Spendesk ins Spiel. Unsere Software zum Ausgabenmanagement erleichtert die vorbereitende Buchhaltung durch automatisierte Zahlungsabgleiche, Debitkarten für Mitarbeitende und nachvollziehbare Genehmigungen. Unsere Kund:innen sparen bei jedem einzelnen Monatsabschluss ganze vier Tage. Und dementsprechend schneller geht der Prozess auch am Jahresende bei der Bilanzerstellung.

Klingt interessant? Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Spendesk-Expert:innen und erleichtern Sie sich so Ihren Arbeitsalltag!

Und falls Sie gerade Ihren Jahresbericht erstellen, finden Sie hier eine Checkliste zum kostenlosen Download, die Ihnen dabei helfen kann. ⬇️