Buchhaltung heute – die wichtigsten Trends für eine erfolgreiche Zukunft

Für viele Menschen sieht Finanzbuchhaltung immer noch so aus:

Ein verstaubter Schreibtisch mit riesigen Papierstapeln darauf, irgendwo in einem dunklen Hinterzimmer. Einige können sich dunkel an ein Fach mit ähnlichem Titel im BWL-Studium erinnern, in dem in der Tat endlos von Soll an Haben gebucht wurde. Oder so ähnlich.

Wie manche aber längst wissen, sieht eine Finanzabteilung heute eher so aus:

Finanzabteilungen bewegen sich im Zeitalter der Digitalisierung zwischen BI-Software und Strategiemeetings. Was die CFOs von morgen wissen müssen und wie sich ihr Arbeitsalltag weiter verändern wird, beleuchten wir in diesem Artikel.

Kein typischer Tag für die Buchhaltung

Genau wie in anderen Teams ist auch in der Finanzabteilung der Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten angekommen. Nicht nur die berühmten Millennials legen Wert auf ihre Freiräume, auch Unternehmen haben mittlerweile weitestgehend erkannt, dass mehr Flexibilität für ihre Mitarbeiter zu höherer Produktivität, weniger Krankmeldungen und gesteigerter Zufriedenheit führt. Den typischen Tagesablauf im Büro gibt es nicht mehr.

Außerdem interagiert die Buchhaltung mit vielen anderen Teams im Unternehmen und ist nicht mehr nur ausführende Kraft, sondern berät bei Strategieentscheidungen. Das führt zu mehr Meetings und PowerPoint-Präsentationen, eliminiert aber gleichzeitig viele manuelle Prozesse. So kann ein Montag voller Reporting von einem Dienstag in Meetings abgelöst werden. Wer in der Finanzabteilung arbeitet, weil er Menschen scheut, wird sich ein paar Soft Skills aneignen müssen.

Dafür wird die Arbeit spannender und abwechslungsreicher.

Mehr Dienstreisen, mehr Travel Management

Der Spendesk Trend Report 2019 zeigt, dass Unternehmen immer mehr Geld für Dienstreisen ausgeben. Allein seit 2016 haben die Ausgaben pro Unternehmen sich mehr als verdoppelt. Was bedeutet das für die Finanzbuchhaltung?

Travel Management ist ein bisschen anstrengend. Im schlimmsten Fall kommen Dienstreisende mit Klarsichtfolien voller emsig gesammelter kleiner Belege zurück, die dann auf Ihrem Schreibtischen landen. Und wer sich mit deutschen Bestimmungen auskennt, weiß, dass alle Thermorollen-Belege verblassen und für das Finanzamt kopiert und verwahrt werden müssen.

Damit die Reisekostenabrechnungen und Auslagen-Rückerstattungen nicht Ihren letzten Nerv kosten, sind intelligente Tools notwendig.

Zudem kann die große Reiselust auch die Finanzabteilung erwischen. Besonders für CFOs international aufgestellter Unternehmen spielen Dienstreisen höchstwahrscheinlich eine größere Rolle als je zuvor.

Interim-CFOs sind gefragter denn je

Der Interim-Trend ist auch in der Buchhaltung angekommen. Immer mehr Unternehmen kaufen sich Experten auf Zeit ein, um von frischen Ideen und zusätzlichem Know-How profitieren zu können. Besonders dann, wenn es schwierig ist, die richtigen Kandidaten für eine Festanstellung zu finden. Ronny Böttcher (von Robert Half Management Resources) erklärt den Interim CFO-Trend in einem Interview mit der DDIM so:

“Unternehmen fällt es immer schwerer, auf Anhieb einen geeigneten CFO zur Festanstellung zu finden, weil die Aufgaben noch anspruchsvoller werden. Die Digitalisierung und ständig neue Compliance-Regelungen verlangen von CFOs einen großen Schatz an Wissen und Kenntnissen. Außerdem ist eine ausgeprägte Führungskompetenz erforderlich.”

Das bedeutet zwei Dinge:

• Gut ausgebildete CFOs sind extrem gefragt und können durch Interim-Positionen sehr gutes Geld verdienen.

• Unternehmen, die Schwierigkeiten damit haben, die Stelle des CFO zu besetzen, können die Durststrecke mit einem Interim-CFO überbrücken. Dadurch wird auch die Arbeit in der Finanzabteilung dynamischer.

Es lohnt sich also, Ihr Fachwissen als CFO immer weiter auszubauen! Für Ihren Arbeitgeber werden Sie dann schnell unersetzlich.

Kaufentscheidungen rutschen in der Hierarchie nach unten

Durch flache Hierarchien haben Teams heute einen größeren Entscheidungsspielraum, als noch vor ein paar Jahren. Auch wenn C-Level-Executives das letzte Wort bei besonders großen Kaufentscheidungen haben und Budgets festlegen, entscheiden Abteilungen in der Regel selbst über Tools, Marketing- oder Rekrutierungsmaßnahmen.

Vertriebler stehen durch diese Entwicklung vor immer neuen Herausforderungen. Es wird schwieriger, die Entscheider zu identifizieren und so etwas wie einen Standardprozess gibt es schon lange nicht mehr. Aber nicht nur der Vertrieb rauft sich die Haare, auch in der Buchhaltung ist Umdenken gefordert:

• Budgets müssen im Auge behalten und eingehalten werden.

• Durch mehr Entscheidungsträger im Unternehmen steigt das finanzielle Risiko (Missbrauch, Fehlentscheidungen, etc.).

• Die Genehmigungsprozesse für Kaufentscheidungen müssen nachvollziehbar bleiben.

• Der Überblick über wiederkehrende Abozahlungen kann schnell verloren gehen.

Quelle: Spend Trends Report 2019

Auch unser Report zeigt: Das meiste Geld geben Unternehmen auf Amazon, Apple, Google und Facebook aus. Hinter den Posten verbergen sich viele kleinere Zahlungen der unterschiedlichsten Abteilungen. Übrigens: die Marketingabteilung liegt ganz vorne und gibt das meiste Budget aus.

Damit die Buchhaltung diesen neuen Herausforderungen gerecht wird, sind zwei Dinge gefragt:

• stabile, smarte Prozesse

• der richtige Tech Stack

Und damit kommen wir zu unserem letzten Punkt.

Ein starker Tech Stack für eine effiziente Finanzbuchhaltung

Springer Professional (2018) bringt es eigentlich schon auf den Punkt:

“Es werden [...] 71 Prozent der Daten aus dem Controlling noch manuell per Mail verschickt. Und 43 Prozent der Daten werden noch immer in bestimmten Ordnern manuell abgelegt. Technologisch gibt es jedoch längst Lösungen dafür, die den manuellen Aufwand deutlich verringern werden. Die Zukunft liegt deshalb, nur wenig überraschend, für viele Studienteilnehmer in der Cloud.”

Und auch unsere Daten decken sich mit dieser Einschätzung.

SaaS-Software ist einer der Top-Trends für die Finanzbuchhaltung. Der manuelle Aufwand für Controllingaufgaben wie der Prüfung von Rechnungen, Ausgaben und Mahnungen kann enorm gesenkt werden. In der Finanzabteilung sitzen schlaue Köpfe, die ihre Tage nicht am Scanner verbringen sollten.

Und besonders die “neuen Aufgaben” des CFO, wie Business Intelligence und Risikomanagement erfordern zusätzliche Softwarelösungen zur Unterstützung.

Wir haben Experten gefragt und die besten 30 Tools für Finanzteams für Sie gefunden → hier geht es zur Liste!

Fazit: Buchhaltung wird immer interessanter

Letztendlich findet sich hier ein Trend wider, der sich durch sämtliche Abteilungen moderner Unternehmen zieht. Manuelle Abläufe werden durch Software abgelöst, dadurch wächst die Komplexität der verbleibenden Aufgaben. Ein CFO von morgen ist ein strategischer Berater und Risikoanalyst, der mit rasanten Entwicklungen mithält, die richtigen Tools für sein Team auswählt und sich laufend weiterbildet.

Ähnliches gilt für den Rest der Finanzabteilung. Ob Buchhaltung, Controlling oder Compliance – machen Sie sich auf spannende Zeiten gefasst. Wer des Lernens heute nicht müde wird, hat morgen die besten Chancen.