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Die Budgetplanung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Geschäftslebens. Sie hilft Unternehmen, ihre finanziellen Ressourcen effizient einzusetzen und so die gesetzten Ziele zu erreichen. In diesem Artikel erklären wir, was die Schritte und Methoden für eine erfolgreiche Budgetplanung sind. Erfahren Sie außerdem, wie Tools und Software Ihnen helfen können, Budgets zu planen und zu optimieren.
Was bedeutet Budgetplanung?
Schauen wir uns zunächst eine Definition der Budgetplanung an, bevor wir uns näher mit dem Thema befassen.
Definition
Die Budgetplanung ist der Prozess, mit dem ein Unternehmen seine finanziellen Ressourcen plant und verwaltet – in der Regel für ein Jahr im Voraus. Dabei wird das Budget auf der Grundlage der Ziele des Unternehmens und der verfügbaren Ressourcen (z. B. Personal, Kapital, Maschinen) erstellt.
Die Budgetierung ist ein wichtiger Bestandteil des operativen Controllings und wird meist monatlich überprüft, um sicherzustellen, dass die Ausgaben im Rahmen der verfügbaren finanziellen Mittel liegen.
Budgets sind nicht unbedingt starr, sondern können üblicherweise angepasst werden. Dies ist z.B. notwendig, wenn negative Entwicklungen eintreten und das Unternehmen Geld sparen muss oder aber unerwartete, positive Trends auftreten, d.h. das Unternehmen mehr Geld als erwartet zur Verfügung hat.
Sinn und Zweck eines Budgetplans
Die sorgfältige Planung und Überwachung des Budgets bestimmt maßgeblich, ob ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist. Aber warum ist das so? Dies sind die wichtigsten Ziele und Aufgaben eines ausgeklügelten Budgetplans:
Zielsetzung: Budgetplanung ermöglicht es Unternehmen, ihre Ziele und Prioritäten zu definieren und Ressourcen auf die wichtigsten Projekte und Initiativen zu konzentrieren.
Ausgabenkontrolle: Durch die Festlegung von Ausgabenlimits und Budgets können Unternehmen ihre Ausgaben kontrollieren (Stichwort: Budgetkontrolle) und sicherstellen, dass ihre Finanzorganisation nicht aus den Fugen gerät..
Risikomanagement: Eine gründliche Budget- und Finanzplanung hilft Unternehmen, potenzielle Risiken und Herausforderungen zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um diese zu bewältigen.
Entscheidungsfindung: Budgetplanung bietet Entscheidungsträgern wichtige Informationen und Daten, die bei der Bewertung von Optionen und Alternativen helfen, um die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.
Leistungsbeurteilung: Budgetplanung ermöglicht es Unternehmen, ihre tatsächlichen Leistungen mit ihren geplanten Budgets zu vergleichen, um den Fortschritt zu messen und Anpassungen vorzunehmen, falls nötig.
Die gängigsten 4 Planungsmethoden für Budgets
Budgetplan ist nicht gleich Budgetplan. Denn für die Planung des Budgets gibt es verschiedene Methoden. Wir stellen Ihnen die 4 wichtigsten Techniken zusammenfassend vor:
Top-Down-Planung
Top-down-Budgetierung, auch "retrograde Budgetierung" genannt, ist ein Ansatz, der von der obersten Ebene eines Unternehmens ausgeht und schrittweise bis zur untersten Ebene ausgearbeitet wird. Einfach ausgedrückt: Das Budget wird von der Geschäftsleitung festgelegt und an die verschiedenen Abteilungen und Bereiche weitergegeben .
Bottom-Up-Planung
Die Bottom-up-Planung – auch "progressive Budgetierung" genannt – ist der umgekehrte Weg. Dabei handelt es sich um einen Budgetierungsansatz, bei dem die Budgets auf der Ebene der einzelnen Abteilungen und Teams erstellt und dann nach oben konsolidiert werden, um das Gesamtbudget des Unternehmens zu erstellen.
Das Gegenstromverfahren
Das Gegenstromverfahren ist eine Mischform aus Top-Down- und Bottom-Up-Ansatz. Bei dieser Methode werden die Vorschläge für das Budget von den Abteilungen und Teams nach oben weitergeleitet (Bottom-up). Gleichzeitig gibt die Geschäftsleitung die übergeordneten Vorgaben vor und bietet damit eine klare Richtung für die Budgetierung (Top-down). In einem ständigen Austauschprozess werden die Vorschläge und die Vorgaben in Übereinstimmung gebracht, bis ein schlüssiges Budget erstellt wird.
Zero-Based-Budgeting
Zero-Based-Budgeting (ZBB) ist ein Budgetierungsverfahren, bei dem jedes Budgetjahr von Grund auf neu erstellt wird, ohne auf vergangene Budgets oder Ausgaben zurückzugreifen. Das bedeutet, dass jeder Posten im Budget jedes Jahr von null beginnt und neu bewertet wird, um sicherzustellen, dass er den Prioritäten und Zielen des Unternehmens entspricht.
Schritte der Budgetplanung
Bei der Budgetplanung für eine einzelne Abteilung, wie beispielsweise das Marketing, oder für das gesamte Unternehmen sollten in der Regel mindestens die folgenden fünf Schritte berücksichtigt werden:
1) Sammeln von Daten und Informationen: Zunächst müssen alle relevanten Daten und Informationen gesammelt werden, die für die Budgetplanung benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise Umsatz- und Kostenprognosen, Finanzberichte, Marketingpläne und Geschäftspläne.
2) Festlegen von Zielen und Prioritäten: In diesem Schritt werden die Unternehmensziele und Prioritäten festgelegt. Dazu gehört beispielsweise die Bestimmung von Wachstumszielen, Investitionszielen oder Kosteneinsparungszielen.
3) Bestimmung des verfügbaren Budgets: Nun wird das verfügbare Budget ermittelt. Dabei werden alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens berücksichtigt.
4) Erstellen des Budgetplans: Anschließend geht es an die eigentliche Erstellung des Budgetplans. Dabei wird das Budget auf die verschiedenen Abteilungen und Bereiche des Unternehmens bzw. Teams aufgeteilt.
5) Überprüfen und Anpassen des Plans: Im Laufe des Geschäftsjahres kann der Plan regelmäßig überprüft und angepasst werden. Dabei werden die Ergebnisse und die tatsächlichen Kosten berücksichtigt und gegebenenfalls Budgetoptmierungen vorgenommen.
Übrigens: Ausführlichere Informationen über die Erstellung eines Budgetplans finden Sie in diesem Artikel.
Tipps für eine erfolgreiche Budgetplanung
Wie Sie sehen gibt es im Zuge der Budgetplanung einige Dinge zu berücksichtigen. Wir geben Ihnen die wichtigsten Tipps an die Hand, um bei der Planung nicht vom Wege abzukommen. Diese sind:
Anpassungen vornehmen. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass sich die Geschäftsbedingungen und das Geschäftsumfeld ständig ändern können. Eine regelmäßige Überprüfung des Budgetplans und eine Anpassung des Plans sind daher unerlässlich, um eine erfolgreiche Budgetplanung zu gewährleisten.
Auf Krisenzeiten vorbereiten. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Budgetplanung ist die Berücksichtigung von unvorhergesehenen Ereignissen und Risiken. Unternehmen sollten eine finanzielle Reserve einplanen, um unvorhergesehene Ereignisse wie Naturkatastrophen, Konjunkturschwankungen oder plötzliche Änderungen in der Nachfrage abzufedern. Eine solche Reserve kann dazu beitragen, die finanzielle Stabilität des Unternehmens in Krisenzeiten zu gewährleisten.
Gut kommunizieren. Eine klare Kommunikation und Abstimmung mit allen beteiligten Parteien ist ein weiterer wichtiger Faktor. Die Unternehmensleitung, Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen sollten über den Budgetplan und die damit verbundenen Ziele und Prioritäten informiert sein. Denn es ist wichtig, dass alle beteiligten Parteien eine gemeinsame Vorstellung davon haben, wie das Budget genutzt wird, um die Unternehmensziele zu erreichen. Nur so können alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten und gemeinsam das Unternehmen zum Erfolg führen.
Die richtige Methode wählen. Es ist von großer Bedeutung, die passende Budgetierungstechnik für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu wählen. Beachten Sie, dass jede Technik ihre Vor- und Nachteile aufweist. Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sorgfältig prüfen, welche Art der Budgetplanung am besten zu Ihren Prioritäten und Zielen passt, um unnötige Fehler und Kosten zu vermeiden.
Die passenden Hilfsmittel nutzen. Zum Glück gibt es online zahlreiche Tools sowie andere digitale Werkzeuge, die Ihnen bei der Planung Ihres Geschäfts- oder Teambudgets helfen können. Mehr dazu im nächsten Abschnitt!
Vorlagen und Tools zur Budgetplanung
Dies ist eine Auswahl an nützlichen Tools und Software zur optimalen Budgetplanung.
Excel und Google Sheets-Budgetvorlagen
Excel- und Google Sheets-Vorlagen sind besonders beliebt. Diese Vorlagen bieten viele Vorteile, z. B. die Möglichkeit, den Budgetplan an individuelle Bedürfnisse anzupassen, Vorjahreszahlen mit aktuellen Zahlen zu vergleichen und Daten aus verschiedenen Kostenstellen automatisch im Gesamtbudget aufzuführen. Darüber hinaus können die Vorlagen auf jede Art von Geschäftsausgaben oder Kostenstelle angewendet werden.
Auch Spendesk bietet eine kostenlose Budgetvorlage für Unternehmen an. Hier geht's zum Download. ⬇️
Weitere Vorlagen für Ihre nächste Budgetplanung finden Sie hier.
Digitale Tools für eine reibungslose Budgetplanung
Eine Ausgabenmanagement-Software wie Spendesk unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Budgetplanungsprozess zu digitalisieren und letztlich zu vereinfachen. Mit Spendesk können Sie, u.A.:
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