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Unabhängig von der Größe eines Unternehmens legt das Verständnis über die finanziellen Ressourcen – und deren Einteilung – das Fundament für eine erfolgreiche Planung. Die Budgetplanung kann über den Erfolg oder Misserfolg der kommenden Geschäftsperioden entscheiden und ist somit „Chefsache” – liegt also bei der Unternehmensführung.
Dabei birgt die Budgetierung reichlich Konfliktpotenzial. Nicht zuletzt, weil viele Manager:innen nicht unbedingt die geborenen Budgetplaner sind. Ihre Leidenschaft liegt in der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistung und der Teamführung. Budgets gelten gemeinhin eher als notwendiges Übel.
Daher sollte die Budgetplanung gerade in kleinen Unternehmen so einfach wie möglich gestaltet werden. Am besten gelingt das mit Vorlagen, der richtigen Vorbereitung und automatisiertem Ausgabenmanagement.
Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir Ihnen in diesem Artikel sechs kostenlose Vorlagen zur Budgetplanung vor. Doch erst einmal ein paar grundlegende Erklärungen vorab.
Was ist ein Budgetplan?
Die Budgetplanung ist ein wichtiges Steuerungsinstrument und Bestandteil der Unternehmens- und Strategieplanung. Ein Budgetplan zeigt, welche finanziellen Mittel einem Unternehmen für die nächste Zahlungsperiode (zum Beispiel das nächste Jahr) zur Verfügung stehen und wie sie verwendet werden sollen.
Stellen Sie sich Budgetpläne als „Business Plan in Action” vor. Hier werden Geschäftsziele konkretisiert. Einfach ausgedrückt sorgt ein Budgetplan dafür, dass nicht mehr Geld ausgegeben wird, als da ist. Nur so kann ein Unternehmen langfristig überleben.
Das Ziel eines Budgetplans
Zunächst sichert ein Budgetplan die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Zudem schafft er Transparenz und zeigt, in welche Geschäftsbereiche besonders investiert wird – ist also ein Indikator für die Prioritäten der Unternehmensführung.
Außerdem hilft ein Budgetplan dabei:
Klare, realisierbare Ziele auf Unternehmens- und Abteilungsebene zu formulieren sowie entsprechende Maßnahmen festzulegen
Investitionen und Finanzierungen abzuwägen und zu verhandeln
Prioritäten bei kurzfristigen und langfristigen Projekten zu setzen
Eine regelmäßige Kommunikation zwischen Finanzteam und anderen Budgetverantwortlichen zu garantieren
Effektive Handhabung eines Budgetplans
Eine guter Budgetplan dynamisch. Budgets für unterschiedlichste Unternehmensaktivitäten und -ressourcen zu erstellen und diese dann auf dem Server verschwinden zu lassen, ist vergebliche Mühe.
Sie sollten Ihre tatsächlichen Zahlen regelmäßig mit den geplanten Zahlen vergleichen, was Ihnen wiederum die Möglichkeit gibt…
Abweichungen früh zu erkennen,
dementsprechende Entscheidungen mit den jeweiligen Budgetverantwortlichen zu treffen
und Ihre Budgetplanung anzupassen.
Sie wollen nicht das Budget für ein Unternehmen oder eine Abteilung planen, sondern für ein konkretes Projekt? Dann lesen Sie hier weiter.
Budgetplanung: 6 kostenlose Vorlagen für Ihr Unternehmen
1. Spendesk: Budgetplanung-Vorlage für Excel & Google Sheets
Bescheiden wie wir sind, beginnen wir direkt mit unserer eigenen Budgetplan-Vorlage. Wir bei Spendesk haben eine 7-in-1-Lösung für das Ausgabenmanagement entwickelt. Unsere Mission ist es, beim Thema Geschäftsausgaben nichts dem Zufall zu überlassen. Wir gestalten Ausgabeprozesse vom Antrag der Mitarbeitenden bis zur Buchhaltung so einfach wie möglich.
Um Sie bereits in den ersten Schritten der Ausgabenverwaltung zu begleiten, haben wir eine vollständige, kostenlose Vorlage zur Budgetplanung erstellt, mit der Ihre Teams und Manager:innen den Überblick behalten.
Mit unserer Budgetvorlage können Sie…
den Budgetplan nach Ihren Bedürfnissen anpassen,
die Zahlen des Vorjahres mit denen des aktuellen nach Monat, Quartal und Jahr auf einen Blick vergleichen,
für jede Art von Unternehmensausgabe / Kostenstelle einen eigenen Budgetplan in Google Sheets / Excel anlegen, der bei Bedarf leicht angepasst werden kann,
dank intelligenter Formeln die Daten der unterschiedlichen Kostenstellen nachvollziehbar und automatisch im Gesamtbudget auflisten.
Für mehr Informationen zu den einzelnen Schritten der Erstellung Ihres Spendesk Budgetplans, lesen Sie gerne hier weiter.
2. Spendesk: Notion Budget Template
Falls es etwas kompakter sein soll, stellt Spendesk Ihnen eine alternative Budgetvorlage für Notion zur Verfügung.
Notion ist ein fantastisches Projektplanungs- und Koordinationstool, das die Zusammenarbeit erleichtert und sich mit einer Vielzahl weiterer Technologien integriert, um die Produktivität in jedem Bereich des Geschäfts- und Alltagslebens zu steigern.
Wir bei Spendesk verwenden Notion zur Automatisierung von Finanzfunktionen wie Budgetierung und Ausgabenüberwachung und zur Verwaltung und Verfolgung von Content-Marketing-Ideen und -Projekten.
Mit der vorab ausgefüllten Budgetvorlagen können Sie Notion nutzen, um Ihre Team- und Unternehmensbudgets effektiv zu planen, verfolgen und den Überblick zu behalten.
3. Smartsheet: Business und Budgetmanagement Tracker
Smartsheet ist ein Online-Kollaborationstool, das Unternehmen dabei hilft, besser und schneller zusammenzuarbeiten und Budgets in Echtzeit zu verwalten. Mit Smartsheet können Teams überall auf der Welt gemeinsam an Projekten arbeiten und Ideen austauschen. Die praktische "Grids"-Funktion von Smartsheet bietet eine einheitliche Ansicht komplexer Projekte und macht es für Teams einfacher, mit diesen zu jonglieren.
Während der kostenfreien Testlaufzeit liefert Smartsheet neben vielen verschiedenen Businessvorlagen einen Vorlagenansatz für Business- und Budgetmanagement. Schnell angepasst wird Ihnen das Unternehmensbudget in einem grafischen Dashboard angezeigt.
4. Slidebean: Business Budget Vorlage
Sie sind Teil eines Startups und suchen nach Präsentationen / visuellen Darstellungen verschiedener Unternehmensdaten, die in beim Investorenmeeting überzeugen? Dann könnte sich Slidebean lohnen.
Der Online-Dienstleister hat sich auf die visuelle Aufbereitung von Pitchdecks und Finanzmodellen von Start-ups spezialisiert und steht Ihnen bei der Budgetierung mit Vorlagen und Toolkits zur Seite.
5. Microsoft Office: Monatliche Unternehmensbudget Vorlage
Jeder kennt es, viele Unternehmen nutzen es tagtäglich: das Microsoft Office Paket. In dem umfangreichen Katalog von Rechensheets finden Sie eine Vorlage zur monatlichen Unternehmensbudgetplanung.
Diese Vorlage von Microsoft Office konzentriert sich ausschließlich auf die Ausgaben. Es gibt Registerkarten für geplante und tatsächliche Ausgaben, eine Registerkarte für automatisch berechnete Abweichungen zwischen den beiden und eine Registerkarte für die Ausgabenanalyse mit Kreisdiagrammen.
Konzipiert nach den gewohnten Microsoft Standards und dank übersichtlichen, minimalistischen Darstellungen eignet sich die Vorlage besonders für Microsoft-Nutzer, da sie sich einfach in den Workflow integrieren lässt.
6. Agicap: Vorlage zur Liquiditätsübersicht für Excel
Agicap ist eine ganzheitliche Liquiditätsmanagement-Software, die Ihre unterschiedlichen Bankkonten verwaltet und es ermöglicht, präzise Finanzanalysen und Prognosen in Echtzeit zu erhalten.
Zwar ist die Vorlage zur Liquiditätsübersicht eines Geschäftsjahres weniger detailliert als andere Budgetvorlagen, jedoch zeigt sie mit der monatlichen Auflistung von Rechnungen klar und deutlich den Cashflow am Anfang und am Ende jeden Monats an.
Erstellen Sie Ihre Budgetplanung für die Zukunft Ihres Unternehmens!
Die Planung und Erstellung Ihres ersten Budgets ist für Sie und alle Beteiligten eine Herausforderung. Es heißt, unternehmensübergreifende Einnahme- und Ausgabequellen zu analysieren und zu ordnen sowie für das kommende Jahr zu planen.
Doch wie so vieles wird die Budgetplanung mit der Zeit einfacher. Besonders dann, wenn Sie die passenden Vorlagen für sich gefunden haben und wissen, wo Sie die entsprechenden Zahlen für die Budgetplanung finden.
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Lena Grewe
Lena Marie Grewe ist Marketingberaterin und freiberufliche Autorin mit Sitz in Nizza, Frankreich.
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