So wählen Sie die idealen Business Tools & Prozesse für Ihr Unternehmen

Mit der vermehrten Arbeit im Home Office seit 2020 sind sich viele Firmen bewusst geworden, dass sie zusätzliche Softwarelösungen benötigen, um es ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, von überall aus zu arbeiten. Wer Zoom und Slack vorher noch nicht kannte, hat spätestens in diesem Jahr ein monatliches Abo für diese Softwares erworben. Doch das sind nicht die einzigen Tools, die Sinn machen.

Für jedes Problem in jedem Team gibt es mindestens eine gute Lösung auf dem Markt, aber gleichzeitig macht es die wachsende Tool-Landschaft nicht einfacher, das richtige Tool zu wählen. Wann der richtige Zeitpunkt ist, um eine neue Lösung einzuführen, und welche Fragen Sie sich vorher unbedingt stellen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

SaaS-Lösungen haben direkten Einfluss auf die Effizienz der internen und externen Prozesse, die Mitarbeiterzufriedenheit und den Erfolg des Unternehmens. Ihre Auswahl ist daher nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. In diesem Artikel finden Sie die Tipps aus dem Webinar noch einmal zusammengefasst.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um ein neues Business Tool einzuführen?

Wenn Sie darüber nachdenken, eine neue Software einzuführen, ist es eigentlich schon fast zu spät: das bedeutet, Sie haben ein Problem identifiziert, das sich im Alltag bereits bemerkbar macht, z.B. weil ein Mitarbeiter regelmäßig Zeit damit verliert, Rechnungen einzuscannen oder sie auf verschiedenen Websites mühsam herunterzuladen.

Gerade in der Finanzabteilung sollten Sie sich daher frühzeitig überlegen, welche Lösung Ihnen langfristig dabei helfen kann, Rechnungen schneller zu bearbeiten, Spesen zu erstatten, oder Freigabeprozesse zu digitalisieren. Im Idealfall wählen Sie hier früh eine Software, die mit Ihnen mitwachsen kann, denn Tool Management macht bereits in kleinem Rahmen Sinn.

Die richtigen Business Tools helfen Ihnen mit:

• Klaren Strukturen und Verantwortungsbereichen

• Mitarbeiter-Onboarding und Zufriedenheit

• CashFlow-Planung und Vermeidung unnötiger Kosten

• Reduktion von Datenrisiken

Dennoch besteht die Gefahr hier in eine klassische Falle zu tappen: Gerade in schnell wachsenden Start-Ups haben die Stakeholder nicht unbedingt die Zeit, in Ruhe verschiedene Alternativen zu vergleichen. Die Tool-Auswahl kostet Zeit, das Problem wir so gut es geht verdrängt, und Mitarbeiter erledigen Aufgaben, die automatisiert werden können, weiterhin manuell.

Wir raten: Nehmen Sie sich die Zeit, bevor Ihnen das Problem über den Kopf wächst. Erstellen Sie z.B. einen Implementierungsplan mit den Prioritäten für die Einführung der relevantesten Tools. Im Finanzteam sollten Sie ein robustes Set-Up anstreben, das sie bis zur Einführung eines ERP-Systems begleiten kann, denn Systeme zu wechseln kostet gerade im Finanzteam schnell viele Ressourcen.

Wenn Sie zwischen zwei Tools mit ähnlichen Kosten und Funktionalitäten schwanken, ist es im Zweifelsfall klug ein Tool zu wählen, mit dem die Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit gearbeitet haben. So sparen Sie wertvolle Zeit bei Trainings und der Einfluss der richtigen Tools auf die Mitarbeiterzufriedenheit ist nicht zu unterschätzen.

Make or Buy?

Einkaufen oder selbst entwickeln ist die nächste Frage, die sich stellt. Während interne Entwickler vor einigen Jahren oft noch selbst an Lösungen für spezifische Probleme gebastelt haben, gibt es heutzutage für jedes Problem mindestens eine gute Lösung auf dem Markt, im Zweifelsfalls ist daher ein externer Einkauf meist die bessere und schnellere Lösung.

Wenn Sie abwägen, ob Sie eine gewisse Funktionalität nicht doch intern entwickeln lassen wollen, helfen folgende Fragen:

• Wie wichtig ist das Problem?

• Welche Ressourcen haben wir intern?

• Welche Lösungen gibt es am Markt?

• Kann die Lösung alle Probleme zufriedenstellend lösen?

• Wie lange sollte die Lösung genutzt werden?

• Gibt es Add-Ons?

Schnittstellen und Ganzheitlichkeit

Überlegen Sie sich vor dem Kauf oder der internen Entwicklung auch, mit welchen anderen Lösungen Ihr neues Tool verknüpft werden soll, und ob Sie in den nächsten Monaten zusätzliche Lösungen einkaufen werden. Bei einem jungen Unternehmen kann es aus Kostengründen zu Beginn Sinn machen, zunächst jedes Problem einzeln anzugehen und mehrere kleine, kostengünstige Lösungen zu verwenden.

Ab einem gewissen Punkt wird die Kombination dieser Einzellösungen jedoch genauso viel kosten, wie eine Gesamtlösung. Dann sollten Sie sich fragen, welche Probleme Sie mit einem einzigen Tool abdecken können. Dies hat den Vorteil, dass Sie alle Daten in einem Tool haben, anstatt mehrere Lösungen untereinander mit APIs verknüpfen zu müssen oder Daten von einer Lösungen herunterzuladen, um sie dann in ein anderes Tool hochzuladen.

Wenn das Unternehmen wächst wird das Thema Ganzheitlichkeit langfristig gesehen immer wichtiger. Ein Tool, das idealerweise bereits mehrere Probleme für Sie löst, muss mit Ihren anderen Lösungen verknüpft werden. Achten Sie daher bei der Toolauswahl darauf, wie kompatibel die verschiedenen Tools sind und ob es standardisierte Schnittstellen bzw. native Integrationen gibt.

Wenn Sie wissen, dass Ihre Lösung zur Ausgabenverwaltung eine Schnittstelle zu DATEV benötigen wird, macht es Sinn, eine Lösung mit einer standardisierten Schnittstelle zu wählen. Wenn Sie Ihre Lösung intern entwickeln wollen, müssen Sie nicht nur Ihr Tool, sondern auch eine Möglichkeit zum Datenexport selbst bauen. Ein fertiges Tool zu kaufen ist hier meist die einfachere Lösung.

Wo informiere ich mich:

Im englischsprachigen Raum sind sie bekannter als in Deutschland, aber ein Blick auf Vergleichsportale wie G2 oder Capterra lohnt sich allemal. Nutzen Sie außerdem Ihre Netzwerke, für Finanzleader kann zum Beispiel die CFO Connect Community nützliche Tipps geben.

Die richtige Vorbereitung

Bevor Sie sich von den Anbietern auf Ihrer Shortlist das Produkt in einer Demo zeigen lassen, sollten Sie sich in einem Lastenheft notieren, welche Punkte Ihnen wirklich wichtig sind. Was ist eher “nice to have”, welche Funktionen braucht das Team am besten heute? Dann können Sie in diesen Calls gezielte Fragen stellen, die Ihnen die Auswahl erleichtern werden.

Welche Fragen muss ich mir stellen?

Hier eine kurze Aufstellung der Fragen, die Sie sich vor der Auswahl einer neuen Lösung stellen sollten.

• Was wollen wir wann damit lösen?

• Welche Stakeholder müssen wir einbeziehen?

• Was sind unsere Alternativen?

• Wie wird sich unsere Nutzung entwickeln?

• Was wollen / können wir bezahlen?

Was gibt es bei der Implementierung zu beachten?

Spätestens wenn Sie sich für ein neues Tool entschieden haben, sollten alle Mitarbeiter noch vor der Einführung darüber informiert werden. Schicken Sie regelmäßige Updates, z.B. wie es mit dem Set-Up vorangeht und stellen Sie sicher, dass in allen betroffenen Team genug Zeit für Trainings eingeplant werden. Einfach eine E-Mail mit den Login-Daten zu schicken geht zwar schneller, reicht aber für komplexere Lösungen nicht aus.

Nach einem gemeinsamen Kick-Off und ersten Test können regelmäßige Feedback-Meetings, z.B. einmal pro Woche, hilfreich sein. Wer sich an dieser Stelle nicht richtig abgeholt fühlt, tendiert schnell dazu, in alte Verhaltensmuster zurückzufallen. Hier ist es wichtig, mit gutem Beispiel voran zu gehen, damit vorher verwendete Tools oder Prozesse wirklich auslaufen können.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Dokumentation für die Verwendung des neuen Tools für alle Mitarbeiter gut zugänglich ist, und dass das Tool oder der Prozess in das Onboarding neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird. Lassen Sie allen Mitarbeitern in einer Testphase genügend Zeit, sich an das Tool oder den Prozess zu gewöhnen.

Wenn Sie sich für eine Lösung von einem relativ jungen Start-Up entschieden haben, ist es außerdem interessant Beta-Tester zu werden. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, das Tool aktiv mitzugestalten und Sie haben für die nächste Vertragsverhandlung einen Bonus. Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, folgende Fehler gilt es zu vermeiden:

Einführung von Business Tools - Stolpersteine

• Schlechte Analyse des IST-Zustands

• SOLL Konzept nicht durchdacht (Nutzen-/Lastenheft)

• Komplexität der IT-Landschaft unterschätzt

• Nicht genügend Optionen vergleichen

• Zu späte oder unkonkrete Kommunikation

Doch selbst mit den besten Vorsätzen kann es vorkommen, dass nach langem Abwägen ein Tool implementiert wurde, dass sich im Nachhinein als Fehler erweist. Sei es, weil die Funktionalitäten der Lösung im Alltag weniger benutzerfreundlich sind, als Ihnen das im Demo-Call angepriesen wurde, oder z.B. weil Sie neue Schnittstellen benötigen, die noch nicht verfügbar sind.

Was tun, die Toolauswahl scheinbar ein Fehler war?

Zurück auf Anfang, mehr oder weniger: denn normalerweise haben Sie bereits vor der Auswahl die Alternativen vergleichen. Überprüfen Sie diese noch einmal in Ruhe und wägen Sie diese gegeneinander ab. Ist Ihr Tool nur zur Zeit nicht passend, könnte sich aber in Zukunft als nützlich(er) erweisen, weil die Firma stark wächst?

Wägen Sie ab, ob der Aufwand für die Neueinführung eines anderen Tools es wirklich wert ist. Vielleicht ist die Lösung nicht ideal, kostete Sie aber im Endeffekt weniger Zeit und Geld, als alles komplett umzustellen.

Bevor Sie versuchen, den Vertrag zu beenden, was leider nicht immer einfach ist, wenn Sie sich z.B. auf einen Jahresvertrag eingelassen haben, sollten Sie die Beziehung mit Ihrem Toolanbieter nutzen und pro-aktiv verhandeln. Wenn Sie den Vertrag nicht kurzfristig beenden können, besteht eventuell die Möglichkeit, den Vertrag für weniger Nutzer weiterlaufen zu lassen, und so zumindest die Verluste gering zu halten.

Im Idealfall entscheiden Sie sich nach dem Abwägen aller Alternativen für eine Lösung, die mitwächst und sich mit Ihren anderen Tools integrieren lässt. Das Jahr 2020 hat gezeigt, dass der Sektor “Software as a Service” Zukunft hat. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich diesbezüglich richtig aufzustellen.