Die 10 wichtigsten Aufgaben für CFOs beim Start in einem neuen Unternehmen

Die Zeiten, in denen die Finanzabteilung in Unternehmen lediglich dazu da war, um allein im stillen Kämmerlein Belege zu buchen und den Monatsabschluss anzufertigen, sind schon lange vorbei. Die Erwartungen an Finanzmanager und vor allem an CFOs (Chief Financial Officers) sind stark gestiegen. Das hat zum einen mit der radikal fortlaufenden Digitalisierung der Arbeitswelt zu tun, aber auch mit makroökonomischen Events (globale Pandemie, Krieg in Europa etc.), die zu Engpässen in der Energieversorgung und der Ressourcenplanung führen, und die Inflation befeuern.

Ein CFO blickt heute nicht mehr nur zurück auf die vorhandenen Finanzdaten des Unternehmens, sondern muss auch vorausschauend auf Basis dieser Daten handeln und für die Zukunft nachhaltig und intelligent planen. Die CFO Aufgaben beim Antritt einer neuen Stelle als Finanzleiter und die wichtigsten Kennzahlen für CFOs wollen wir hier kurz skizzieren.

CFO Aufgaben: Welche wesentlichen Schritte muss man gleich zu Anfang nehmen?

Wurden Sie als Leiter der Finanzabteilung, als Chief Financial Officer (CFO), eingestellt, kommen gleich zu Beginn zahlreiche Verantwortlichkeiten und Herausforderungen auf Sie zu. Zu letzteren zählen u.a. die termingerechte Bezahlung von Mitarbeitern und Lieferanten, eine saubere Buchhaltung und die Verwaltung der Liquidität auf allen Geschäftskonten. Das sind aber nur einige der zahlreichen CFO Aufgaben, die auf Sie warten. 

Im Finanzmanagement tun sich viele Fehlerquellen auf, die im Geschäftsalltag unbemerkt bleiben. Sie als Finanzvorstand aber tragen die Verantwortung über den gesamten Bereich und müssen Ihrem CEO gegenüber mit einer klaren Datenlage Rechenschaft ablegen. Dabei müssen Sie nicht unbedingt von Anfang an die Besonderheiten des Unternehmens und seiner Branche kennen, um erfolgreich zu sein. Wichtig ist es, sich als Fachexperte die bestehenden Prozesse anzueignen, zu hinterfragen und zu optimieren. Planung ist alles.

Die Hauptfunktion eines CFO besteht darin, die Finanzen des Unternehmens zu verwalten und zu steuern. Ihre erste Maßnahme, nachdem Sie Ihr Amt angetreten haben, sollte es sein, eine Bestandsaufnahme der Barmittel vorzunehmen. So stellen Sie sicher, dass es keine kurzfristigen finanziellen Risiken gibt. Hierfür werfen Sie zuerst einen Blick auf die Geschäftskonten: Der Saldo und die wiederkehrenden Zahlungen sind wertvolle Indikatoren für die Höhe des Cashflows, sowie für die laufenden Kosten und Einnahmen.

Für die Überwachung der Bankströme können Sie Reporting-Tools einführen, die Ihnen die Transaktionen in Echtzeit anzeigen können. Parallel hierzu können Sie nach einem bestehenden Finanzplan mit einer Liquiditätsprognose fragen. Ist dieser noch nicht im Unternehmen vorhanden, müssen Sie für die Übersicht über alle finanzrelevanten Aktivitäten einen solchen anlegen.

Die nackten Zahlen erzählen aber nicht die ganze Geschichte. Als neuer CFO müssen Sie sich gut mit der spezifischen Unternehmenskultur vertraut machen. Erst eine Kenntnis über die Funktionsweise des Unternehmens gibt Ihnen den Kontext, um richtig einschätzen zu können, warum und wo genau Geld fließt.

Die wichtigsten Erfolgsindikatoren im Finanzmanagement

Um die Leistung des Unternehmens zu bewerten und seinen Fortbestand abzuschätzen, sollten Sie sich folgende Indikatoren genauer anschauen:

• Wachstum des Umsatzes: Die Entwicklung des Umsatzes im laufenden Jahr wird mit den Daten des vorherigen Geschäftsjahres verglichen, von Monat zu Monat.

• Die Bruttomarge: Evaluieren Sie den Umsatz, die Kosten für die verkauften Produkte.

• Das Betriebsergebnis und seine Zusammensetzung: Nutzen Sie Buchhaltungdaten, um eine nachhaltige Strategie zur Kostenkontrolle zu entwickeln.

• Laufende Verpflichtungen: Antizipieren Sie alle anstehenden Fälligkeiten und welche Auswirkungen sie auf den verfügbaren Cashflow haben.

• Der Cash Burn, d.h. der Verbrauch von Bargeld in einem bestimmten Zeitraum: Stellen Sie die Liquiditätsprognose auf die Probe in einem monatlichen oder vierteljährlichen Rhythmus mit der Hilfe dieses Indikators.

• Gibt es ein Budget, sollten Sie in Erfahrung bringen, ob dieses vollständig finanziert ist und ob die Barmittel ausreichend vorhanden sind. Gibt es Unstimmigkeiten, sollten Sie diese in der Cashflow-Prognose vorwegnehmen, um keine bösen Überraschungen in der Zukunft zu erleben. 

Ihre 10 wichtigsten ersten Maßnahmen als neuer CFO

Zu Beginn Ihrer Anstellung als neuer CFO müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Grundvoraussetzungen für einen langfristigen Erfolg geschaffen werden. Hierfür sollten Sie folgende Maßnahmen zuallererst ergreifen. Sie schaffen Ihnen die Basis für erfolgreiches Finanzmanagement.

1. Etablieren Sie eine offene und direkte Kommunikation mit dem CEO und allen relevanten Führungskräften der größten Abteilungen im Unternehmen. 

2. Entwickeln Sie schon zu Beginn einen strategischen Plan für die nächsten 3 bis 5 Jahre basierend auf Ihren ersten Eindrücken über das Unternehmen. Der Plan muss nicht perfekt sein, gibt Ihnen aber eine gute Basis, auf der Sie aufbauen und die Sie nach und nach optimieren können. 

3. Schätzen Sie die aktuelle finanzielle Gesundheit des Unternehmens auf brutal ehrliche Art ein. Nur wenn alle Zahlen genau und ehrlich bewertet werden, können Sie gute Arbeit machen.

4. Evaluieren Sie dieTools und Prozesse im Finanzmanagementauf ihre Effizienz und Zeitersparnis hin.

5. Finden Sie die Stellen, an denen Geld gespart werden kann, und wo der Umsatz gesteigert werden kann.

6.  Schreiben Sie ein Budgetplan für das aktuelle und anstehende Jahr mit den größten und kleinsten Kostenpunkten. Lassen Sie nichts aus. Denn selbst kleine Kostenpunkte können sich summieren.

7. Setzen Sie kurzfristige und langfristige Ziele im Finanzmanagement.

8. Setzen Sie Regeln und Prozesse auf für den Umgang mit Geld im Unternehmen. Was darf wann wer wie bezahlen? Was wird wo von wem freigegeben? Wer trägt welche finanzielle Verantwortung in den Abteilungen.

9. Schauen Sie sich die Geschäftskonten an und entscheiden, ob die Zusammenarbeit mit der Bank wirklich zufriedenstellend ist.

10. Und nicht zu vergessen: Erstellen Sie einen Cash Flow Management-Plan!

Haben Sie die Voraussetzungen für eine gute Kommunikation im Team und im Unternehmen geschaffen und bestimmte Grundregeln etabliert wie mit Geldflüssen und dem Reporting darüber umgegangen wird, folgen diese weiteren Schritte, um Ihr Finanzmanagement auf das nächste Level anzuheben:

1. Entwickeln Sie einen Investitionsplan. 

2. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Investitionen und geben Empfehlungen ab, was beibehalten werden sollte.

3. Bewerten Sie die gegenwärtigen Steuerstrategien und versuchen sie diese zu optimieren nach der aktuellen Rechtslage.

4. Entwickeln Sie eine Strategie fürs Risikomanagement.

5. Richten Sie interne Kontrollpunkte ein, um die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten.

6. Setzen Sie ein System für die Erstellung von Finanzberichten auf.

7. Haben Sie Ihre Leistungszahlen im Blick auf einem einfachen Dashboard.

8. Prüfen Sie vorhandene Verträge, schließen Sie neue ab und wägen sie alle Verträge gegeneinander ab.

9. Entwickeln Sie eine Strategie für Ihr Management von Schulden.

10. Überprüfen Sie vorhandene Vergütungspläne im Unternehmen für die Mitarbeiter und hinterfragen Sie diese kritisch.

Vor allem aber: Sämtliche Maßnahmen sind nichts wert ohne zwei moderne Grundpfeiler im modernen FInanzmanagent: Priorisierung/Terminierung dieser Maßnahmen und eine Strategie zur Digitalisierung sämtlicher Datenströme und Arbeitsprozesse. Nur dann ist Ihre Arbeit als CFO auch nachhaltig und zukunftsgewandt.

Die CFO Aufgaben sprengen heute die Berufsdefinition des CFOs

Nicht nur die Klärung finanzieller Fragen obliegt den CFOs, auch die strategischen Entscheidungen des Unternehmens hat er mit zu verantworten. Vom ersten Tag an sollten Sie also gewährleisten, dass Sie und Ihr Team die richtigen Instrumente zur Einleitung und Steuerung strategischer Entscheidungen haben. Zu jeder Zeit, vor allem in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, muss der CFO in der Lage sein, alle relevanten Daten sauber vorzulegen.

Basierend hierauf können die Führungskräfte des Unternehmens die richtigen Entscheidungen für das Unternehmen und die einzelnen Bereiche treffen. Somit hat der CFO einen weitreichenden Einfluss auf das Unternehmen.

Am besten beraten sind Sie hier, wenn Sie einen ausführlichen Finanzplan mit einer oder mehreren intelligenten Liquiditätsprognosen führen. Dieser sollte dann alle möglichen Szenarien (etwa bei Investitionen, schlechter Konjunktur usw.) vorwegnehmen. Nur so ist eine strategische Entscheidung auch vertretbar.

Als frisch gebackener CFO eines neuen Unternehmens wissen Sie bereits, dass die ersten drei Monate Ihrer Amtszeit sehr arbeitsintensiv sein werden. Ihre Zeit ist knapp, um eine Finanzdiagnose zu erstellen und einen wertschöpfenden Fahrplan vorschlagen zu können. Sie müssen also effizient handeln, um Ihr Fachwissen unter Beweis zu stellen und sich innerhalb der Teams durchzusetzen, um die finanzielle Bilanz der Organisation zu erstellen, die notwendig ist, um Ihre ersten Optimierungen vorzuschlagen.

Um bei Ihrer Diagnose Zeit zu sparen, ist es  besser, gut ausgerüstet zu sein. Software- Lösungen wie Agicap können es Ihnen ermöglichen, das Cash-Management im Unternehmen zu optimieren und Ihre Dashboards nach verschiedenen Szenarien einfach zu erstellen.