DATEV Reisekosten – So nutzen Sie Reisekostenlösungen mit DATEV

Hinter dem Begriff „Reisekosten“ verbergen sich eine Reihe von Ausgaben, die oft mit verschiedenen Zahlungsmitteln getätigt werden. So wird eine Zugfahrt beispielsweise über die Firmenkreditkarte, das Hotel auf Rechnung und das Abendessen mit Geschäftspartnern bar bezahlt. Hinzu kommen Pauschalen zu Kilometergeld, Verpflegung und Unterkunft, die sich je nach Reiseziel unterscheiden und zudem noch ständig angepasst werden.

Die Komplexität der Reisekostenverwaltung lässt sich nur durch die richtigen Tools managen. Und wenn es um Buchhaltungssoftware geht, ist eine Lösung in Deutschland gesetzt: DATEV. Die eigene Reisekostenlösung hat DATEV jedoch Anfang 2022 abgeschaltet.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Reisekosten mit DATEV-Partnerlösungen verwalten und die Daten dann ganz einfach mit DATEV synchronisieren können.

Was mit „DATEV Reisekosten classic“ passiert ist

Bis zum Januar 2022 konnten Unternehmen ihre Reisekosten direkt in DATEV verwalten. Allerdings galten die dafür vorgesehenen Lösungen „DATEV Reisekosten classic“ und „Arbeitnehmer online Meine Reisen“ schon länger als etwas altmodisch. So gab es beispielsweise bis zuletzt keine mobile App, über die Belege von unterwegs erfasst werden konnten. Auf der DATEV-Website heißt es:

Die Abschaffung der eigenen Reisekostenlösungen von DATEV bedeutet allerdings nur, dass Reisekosten nicht mehr über DATEV erfasst werden können. Trotzdem landen die Daten letztendlich wie gewohnt in DATEV, um von Ihrem Steuerberater bearbeitet und an das Finanzamt übermittelt werden können.

DATEV selbst empfiehlt daher die Verwendung von Partnerlösungen zum Reisekostenmanagement,

Ein Hinweis zu DATEV-Schnittstellen

Über die letzten Jahre hinweg hat sich ein ganzes Ökosystem an Lösungen mit DATEV-Schnittstellen etabliert. Von der vorbereitenden Buchhaltung über Reisekostenabrechnungen bis hin zu Analysen – Drittanbieter versprechen einfache Bedienbarkeit und reibungslose Datenübermittlung.

Doch Schnittstelle ist nicht gleich Schnittstelle – hier lohnt sich vor der Anschaffung ein Blick ins Kleingedruckte. Oft handelt es sich bei der versprochenen Schnittstelle nämlich nur um einen einfachen Export aus dem Drittanbieter-Tool und einen Import in DATEV. Das ist nicht nur nervig und dauert lange; Belege hängen außerdem nicht an den jeweiligen Buchungssätzen und müssen in einem zusätzlichen Schritt noch mit der jeweiligen Buchung verknüpft werden.

Achten Sie bei der Auswahl von Reisekostenlösungen daher darauf, dass die Integration von Buchungen und Belegen mindestens auf der DATEV-Schnittstelle „Rechnungsdatenservice 1.0“ basiert. Oder Sie sehen sich nur unter den offiziellen Partnerlösungen von DATEV um – zu denen übrigens auch Spendesk gehört.

Reisekosten verwalten und an DATEV übermitteln: so geht’s

Um ganz ehrlich zu sein: Die Zeiten, in denen Spesenabrechnungen manuell in ein Buchhaltungstool eingetippt werden, sind lange vorbei. Und zwar nicht nur, weil DATEV seine Reisekostenlösung abgeschaltet hat.

Denn moderne Technologien räumen viele Probleme rund um Reisekosten aus dem Weg. Der Prozess war lange geprägt von…

• manuellen Aufgaben wie dem Einsammeln von Belegen und dem Abtippen der Belegdaten in die Buchhaltungssoftware,

• Verzögerungen bei der Spesenabrechnung

• und dem fehlenden Überblick über die Ausgaben durch Mitarbeitende.

Durch Reisekostenlösungen wie Spendesk lässt sich der Prozess weitestgehend automatisieren:

Ausgaben vorab genehmigen lassen

Größere Reisekosten wie die Buchung von Flügen und Bahnfahrten oder längere Hotelaufenthalte sollten vorab durch eine Person mit Budgetverantwortung genehmigt werden. Das geht über Plattformen wie Spendesk ganz einfach: Mitarbeitende reichen Anfragen online ein und Manager können diese ablehnen oder genehmigen. Die Genehmigungshistorie wird natürlich gespeichert und kann später von der Finanzabteilung eingesehen werden.

Belege von unterwegs per App erfassen

Eines der größten Mankos der DATEV-Reisekostenlösung war die fehlende mobile App. Belege sind deshalb auf Geschäftsreisen in Portemonnaies verschwunden und wurden erst einmal vergessen, zerknittert oder ganz verloren. Eine App ist die denkbar einfachste Lösung für das Problem: Ihre Mitarbeitenden können vom Restaurant, Hotel oder der Messe aus schnell ein Foto machen und den Beleg so in wenigen Sekunden digital erfassen.

Noch einfacher gestaltet sich der Prozess, wenn Sie Ihre Mitarbeitende mit eigenen Firmenkarten ausstatten. Dann wird die Ausgabe nämlich in Echtzeit im System erfasst und ist sofort für Manager und das Finanzteam sichtbar. Fehlt der Beleg, bekommt der oder die Verantwortliche automatisch eine Erinnerung geschickt.

Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie das Kilometergeld führten lange zu Verwirrung. Wüssten Sie beispielsweise, welche Verpflegungspauschalen Sie einer Vertriebsmitarbeiterin erstatten sollen, die von Dienstagmittag bis Freitagnachmittag von ihrem Wohnort in Hamburg erst nach München und dann nach Wien gereist ist, dabei an zwei Tagen Frühstück im Hotel bekommen hat und an einem Abend von Geschäftspartnern eingeladen wurde?

Reisekostenlösungen berechnen die Pauschalen automatisch – ausgehend von den Reisedaten, die Sie eintragen.

Spesen direkt erstatten

Sofern Ihre Mitarbeitenden nicht mit ihren Firmenkarten bezahlt haben, können Sie Spesen über die Plattform erstatten und müssen sich nicht zusätzlich in andere Buchhaltungstools einloggen. Das bedeutet auch, dass Spesen zwischendurch erstattet werden können und Sie nicht bis zum Monatsende warten müssen.

Zahlungen nachverfolgen und mit DATEV synchronisieren

Alle Ausgaben – ob Rückerstattungen oder Kartenzahlungen – werden automatisch einer Kostenstelle zugeteilt und können auf einen Blick mit Budgets abgeglichen werden. So kommt es am Monats- oder Quartalsende zu keinen bösen Überraschungen.

Zahlungsdaten und Belege werden über eine Schnittstelle (bei Spendesk durch eine native Integration) mit DATEV synchronisiert. So hat auch Ihr Steuerberater immer Zugriff auf die aktuellen Reisekostendaten.

Fazit

DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Doch abgesehen von der Belegerfassung verfügt die Software über limitierte Zusatzfunktionen und hat seine Reisekostenlösung im Jahr 2022 komplett abgeschaltet.

Das ist allerdings kein Grund zur Sorge: Denn Drittanbieterlösungen mit Schnittstellen zu DATEV bieten neben einer übersichtlichen Benutzeroberfläche viele weitere Funktionen wie mobile Apps, Genehmigungsworkflows und Rechner für Verpflegungspauschalen und Kilometergeld.

Lernen Sie Spendesk kennen und automatisieren Sie Ihr Reisekostenmanagement: