Debitkarten für Unternehmen – eine Alternative zu Kreditkarten und Spesenabrechnungen?

Die Debitkarte ist bei weitem das beliebteste Zahlungsmittel der Deutschen. In einer Umfrage von Statista (2018) gaben 98% der Befragten an, eine Debitkarte zu besitzen. Kreditkarten hingegen hatten es nur in 36% der Portemonnaies geschafft. Die Corona-Krise hat außerdem dafür gesorgt, dass die Deutschen sich langsam aber sicher vom guten alten Bargeld abwenden und bereitwilliger auch in Restaurants oder beim Bäcker die Karte zücken.

Was ist eine Debitkarte?

Zur Erinnerung, eine Debitkarte, aus dem Englischen “debit” = Lastschrift oder Soll, ist eine Bankkarte, mit der unterwegs und online bargeldlos bezahlt werden kann. Dabei wird der Betrag im Unterschied zur Kreditkarte direkt vom Konto abgebucht. Mit einer Kreditkarte wird der Betrag stattdessen einmal im Monat gesammelt abgebucht. Sowohl Debit- als auch Kreditkarten sind nicht nur im Privaten praktisch.

Warum Ihre Mitarbeiter eine Firmenkarte brauchen

Unternehmen können ihren Mitarbeitern durch Firmenkarten schnellen, unkomplizierten Zugang auf Firmengelder gewähren. Doch viele Unternehmen zögern – ist es wirklich eine so gute Idee, Firmengelder so leicht verfügbar zu machen?

Firmenkreditkarten waren lange Außendienstmitarbeitern und Geschäftsführern vorbehalten. Das hatte zwei Gründe:

1. Kreditkarten bergen ein gewisses Risiko und können missbraucht werden. Um das Betrugsrisiko zu minimieren, wurde ihre Anzahl im Unternehmen möglichst gering gehalten.

2. Die meisten Angestellten mussten nur selten Ausgaben für das Unternehmen tätigen und haben sich bei Bedarf einfach die Karte ihres Vorgesetzten ausgeliehen oder die Ausgaben vorgestreckt.

Heute sieht die Ausgangslage anders aus:

Zum einen tätigen mittlerweile fast alle Mitarbeiter eines Unternehmens Ausgaben – von Software-Abos über Amazon-Bestellungen bis hin zu Airbnb-Buchungen. Wofür Unternehmen in 2019 ihr Geld ausgaben erfahren Sie im großen Spendesk Spend Trends Report. Das bedeutet in der Konsequenz, dass den meisten Mitarbeitern in irgendeiner Weise Zugang zu Firmengeldern gewährt werden muss, wenn sie ihrer Arbeit reibungslos nachkommen sollen.

Gemeinsame Kreditkarten für eine ganze Abteilung oder gar ein gesamtes Unternehmen lassen sich seit der Verpflichtenden Einführung der Sicherheitsverfahren 3D-S und PSD2 nicht mehr einfach nutzen. Außerdem bergen geteilte Karten ein großes Missbrauchsrisiko, weil der Überblick und die eindeutige Zuordnung von Ausgaben fehlen. Wenn Mitarbeiter für jede Ausgabe erst nach einer verfügbaren Kreditkarte suchen müssen, die irgendwo im Unternehmen umherschwirrt, erschwert ihnen das den Arbeitsalltag.

Das heißt also, dass Sie Ihre Mitarbeiter mit irgendeiner Art von Firmenkarte ausstatten sollten. Für die Mitarbeiter ist es dabei relativ egal, ob Sie sich für ein Modell mit Kreditkarten, Debitkarten, virtuellen Karten oder einer Kombination aus allen drei entscheiden. Für Unternehmen hingegen gibt es wichtige Unterschiede, die wir im nächsten Kapitel beleuchten.

“Was ist denn mit der guten alten Spesenabrechnung passiert?” fragen Sie sich jetzt vielleicht. Natürlich können Ausgaben auch aus eigener Tasche vorgestreckt werden, doch der Aufwand für Spesenabrechnungen kostet Mitarbeiter und Finanzteams gleichermaßen wertvolle Zeit. Wer sich nicht von Spesenabrechnungen trennen möchte, sollte zumindest mit automatisierten Prozessen arbeiten.

Der zentrale Unterschied zwischen Kredit- und Debitkarten

Auch wenn sie sich im täglichen Gebrauch kaum unterscheiden, laufen bei Kredit- und Debitkarten grundsätzlich verschiedenen Prozesse ab.

Während Debitkarten die Buchung direkt von einem Bankkonto einziehen, zahlt bei Kreditkartentransaktionen zunächst die Bank und holt sich die Summe aller Zahlungen am Ende eines Monats (oder nach einem anderen vereinbarten Zeitfenster) per Abbuchung zurück.

Debitkarten gewähren keine Kredite. Wird das Konto bei Debitkarten-Zahlungen überzogen, greift der zwischen Kontoinhaber und Bankinstitut vereinbarte Überziehungsrahmen des Kontos. Kreditkarten hingegen haben einen sogenannten Verfügungsrahmen, der erst einmal ausgenutzt und später beglichen werden kann. Während bei Kontoüberziehungen meist eine Gebühr in Form eines Zinses anfällt, wird der Verfügungsrahmen zinsfrei gewährt. Es fallen erst dann Gebühren an, wenn der Verfügungsrahmen nicht rechtzeitig ausgeglichen werden kann.

So erklärt sich auch, warum die Debitkarte in Deutschland so gut ankommt. Deutsche Verbraucher sind für ihre Schulden-Aversion bekannt. Selbst Autos werden hierzulande gerne direkt vollständig bezahlt. Ein kurzer Vergleich mit den USA zeigt ein ganz andere Bild. Etwa 75% der Erwachsenen US-Amerikaner besitzen mindestens eine Kreditkarte. Debitkarten sind so gut wie gar nicht bekannt. Hier findest du eine gute Übersicht über Konten, die Debitkarten (und/oder Kreditkarten) anbieten.

Doch Verbraucher sind keine Firmen. Privatpersonen mögen Schulden meiden, aber warum sollten Unternehmen sich für Debitkarten für ihre Belegschaft entscheiden?

Die Vorteile von Debitkarten für das Unternehmen

Als Unternehmen sollten Sie sich wohl kaum unwohl damit fühlen, kurzfristige, zinsfreie Kredite zu beanspruchen. Immerhin gewähren Ihnen diese einen kleinen Zeitvorsprung. Doch Debitkarten sollten als Alternative zur klassischen Firmenkreditkarte nicht unterschätzt werden. Sie sind nicht nur ein geeignetes Zahlungsmittel für Mitarbeiter, sondern bieten weitere zentrale Vorteile. Welche, zeigt diese Übersicht:

Budgets

Kreditkarten

Kreditkarten verfügen über zeitlich begrenzte Verfügungsrahmen. Diese können zwar angepasst werden, lassen aber in der Regel keine zweckgebunden freigegebenen Budgets zu.

Debitkarten

Debitkarten haben anpassbare, vorab festgelegte Budgets. Sie können auf Anfrage aufgeladen werden. Zum Beispiel für eine bestimmte Dienstreise, ein Abendessen mit Kunden oder Tickets für eine Messe.

Betrugsrisiko

Kreditkarten

Laut der Europäischen Zentralbank sehen Betrüger es bei weitem häufiger auf Kreditkarten ab, als auf Debitkarten. Neben dem Betrugsrisiko durch Dritte ist auch das Betrugsrisiko durch die eigenen Mitarbeiter größer (siehe Punkt 1 + 3).

Debitkarten

Da jede Transaktion in Echtzeit mitverfolgt werden kann und Mitarbeitern nur vorab genehmigte Budgets zur Verfügung stehen, hält sich das Betrugsrisiko sehr in Grenzen.

Kontrolle

Kreditkarten

Am Ende des Monats prüft die Finanzabteilung eines Unternehmens die Ausgaben eines jeden Mitarbeiters mit Firmenkreditkarte. Fehlerhafte Transaktionen (zum Beispiel für private Ausgaben) müssen vom Angestellten zurückgefordert werden, was bisweilen aufwendig und unangenehm werden kann.

Debitkarten

Für jeden Mitarbeiter können individuell Zeitfenster, Wochentage und Ausgabenkategorien freigegeben werden. Die Funktion, am Automaten Geld abzuheben, lässt sich außerdem einfach mit einem Klick aktivieren oder deaktivieren. Das vereinfacht die Kontrolle für Manager und Buchhaltung.

Der unkomplizierte Einsatz von Kreditkarten ist gleichzeitig auch ihre Schwachstelle, denn Zahlungen können nicht vorab beantragt und genehmigt werden. So fallen Betrug und Missbrauch erst später auf.

Hinweis: Nicht jede Firmen-Debitkarte bietet alle der aufgelisteten Vorteile. Mit der Spendesk-Debitkarte können Sie Budgets im Auge behalten, Ausgaben in Echtzeit tracken und von einem hohen Maß an Kontrolle bei maximaler Benutzerfreundlichkeit profitieren. Hier finden Sie mehr Informationen zu unserer Debitkarte für Mitarbeiter.

Fazit: Debitkarten treffen die Balance zwischen Sicherheit und Einfachheit

Wer seine Mitarbeitern in ihrer Tätigkeit für das Unternehmen unterstützen möchte, muss dafür sorgen, dass diese Geld ausgeben können. Das einst recht hohe Risiko von Firmenkarten lässt sich durch moderne Alternativen zur Kreditkarte mitigieren.

Debitkarten gewähren den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf Firmengelder, ermöglichen aber trotzdem ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle durch festgelegte Budgets und Verwendungszwecke. Ausgaben können in Echtzeit nachverfolgt werden, was eventuelle Betrugsversuche schnell auffliegen lässt.

Wenn Sie sich für Debitkarten für Ihr Unternehmen interessieren, können Sie hier einen Termin mit einem unserer Experten vereinbaren.