Wann gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?

Montagmorgen mit dem Flugzeug nach London zum Projekt, Abendessen mit Kund:innen, Übernachtung im Hotel, mittwochs der Besuch einer Messe mit anschließendem Team-Dinner und Donnerstag spät abends zurück… Das ist nicht nur eine Extrabelastung für Arbeitnehmer:innen, sondern auch ein ganz typischer Anlass für Konflikte mit dem Arbeitgeber. 

Was genau gilt während einer Dienstreise als Arbeitszeit – und darf ein Unternehmen seinen Beschäftigten solche Reisen überhaupt einfach so auferlegen? Wir klären die wichtigsten Fragen rund um Dienstreisen und Arbeitszeit. 

Definition: Was gilt als Dienstreise? Und was ist die Arbeitszeit? 

Bevor wir in die Regelungen zum Thema Dienstreise als Arbeitszeit einsteigen, sollten wir genau verstehen, was als Dienstreise zählt und wie sich Arbeitszeit definieren lässt: 

Was ist eine Dienstreise? 

Eine Dienstreise ist eine Reise, die ein:e Arbeitnehmer:in im Auftrag seines bzw. ihres Arbeitgebers unternimmt, um berufliche Aufgaben außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes zu erfüllen. Darunter fallen beispielsweise der Besuch von Kund:innen, Lieferfirmen oder anderen Geschäftspartner:innen, die Teilnahme an Konferenzen und Schulungen oder Einsätze an anderen Unternehmensstandorten. 

Eine genaue Kilometergrenze, ab der eine Auswärtstätigkeit als Dienstreise gilt, ist in den deutschen gesetzlichen Bestimmungen nicht festgelegt. Als Faustregel gilt gemeinhin die Überquerung der Stadtgrenze. 

Definition und rechtliche Grundlagen der Arbeitszeit

Die Arbeitszeit ist der Zeitraum, in dem Arbeitnehmer:innen ihrer Arbeitspflicht nachkommen und dabei dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegen – also Aufgaben im Interesse und nach den Vorgaben dessen durchführen. 

Die Arbeitszeit wird in Deutschland durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Nach diesem Gesetz… 

• beträgt die maximale Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden pro Werktag, die auf bis zu zehn Stunden ausgedehnt werden kann, wenn innerhalb von sechs Monaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

• sind Pausenzeiten vorgesehen: Nach mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, nach mehr als neun Stunden Arbeit beträgt die vorgeschriebene Pause mindestens 45 Minuten.

• muss zwischen dem Ende der einen und dem Beginn der nächsten Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden liegen.

Und diese Vorgaben müssen auch während einer Dienstreise eingehalten werden. 

(Für bestimmte Branchen und Sonderfälle können Ausnahmen gelten, auf die wir hier nicht näher eingehen.)

Wann gilt die Reisezeit als Arbeitszeit?

Im Allgemeinen wird die Reisezeit, die während der regulären Arbeitszeit anfällt, als Arbeitszeit angesehen – übrigens auch dann, wenn der oder die Dienstreisende auf der Zugfahrt zum Messebesuch mal ein Nickerchen macht oder ein privates Telefon führt. 

Auch Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit (z.B. frühe Morgenstunden, Abende oder Wochenenden) können unter bestimmten Voraussetzungen als Arbeitszeit gelten: 

• Der oder die Dienstreisende fährt auf Anweisung des Arbeitgebers mit dem Auto, zum Beispiel einem Firmenwagen. Während einer solchen Fahrt ist keine Erholung möglich, weswegen die Fahrtzeit nicht als Ruhe- sondern als Arbeitszeit gilt. Das gilt übrigens nicht für den/die Beifahrer:in, wenn Kolleg:innen gemeinsam mit dem Auto reisen. 

• Während der Reisezeit mit einem öffentlichen Verkehrsmittel müssen dienstliche Aufgaben erledigt werden, zum Beispiel die Vorbereitung einer Präsentation für den anstehenden Kundentermin. Wenn auf dem Weg gearbeitet wird, gilt das allgemein als Arbeitszeit. 

Unter welchen Voraussetzungen ist die Reisezeit keine Arbeitszeit? 

Wenn die Reise außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfindet, ist die Behandlung als Arbeitszeit oft nicht gegeben, insbesondere wenn der oder die Arbeitnehmer:in während der Reise nicht arbeiten muss. 

Der Grund dafür? Bei der Reise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel sind Erholung und Freizeitgestaltung möglich – theoretisch. Auch wenn es daheim auf dem Sofa sicherlich erholsamer wäre. 

Abweichende Regelungen können im Arbeitsvertrag sowie etwaigen Betriebs- oder Tarifverträgen geregelt sein.

Kann ein Arbeitgeber Dienstreisen (auch außerhalb der Arbeitszeit) anordnen? 

Ja, grundsätzlich kann ein Arbeitgeber in Deutschland von seinen Angestellten verlangen, zu reisen – auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Voraussetzung ist, dass dies vertraglich vereinbart wurde oder betrieblich notwendig ist. Es gibt jedoch bestimmte gesetzliche Regelungen und Grenzen, die zu beachten sind.

Zum einen muss der Arbeitgeber die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes beachten, das die maximal zulässige Arbeitszeit pro Tag und die Mindestruhezeiten zwischen Arbeitszeiten festlegt. Auch wenn Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit nicht immer als Arbeitszeit angesehen werden, können sie dennoch dazu beitragen, dass diese Grenzen erreicht oder überschritten werden.

Welche Tätigkeiten gelten während der Dienstreise als Arbeitszeit – und welche nicht? 

Nun besteht eine Dienstreise nicht nur aus der Fahrzeit. Auch während des Aufenthaltes vor Ort kommen häufig Fragen auf: Welche Aktivitäten können zur Arbeitszeit gezählt werden? Das Zauberwort heißt in diesem Zusammenhang: geschäftliche Angelegenheiten. All das, was direkt mit dem Job zu tun hat, gilt als Arbeitszeit. 

Als Arbeitszeit gelten auf Dienstreisen z. B.:

• Meetings

• Abendessen mit Kund:innen

• Vor- und Nachbesprechung von Terminen mit Kolleg:innen, zum Beispiel beim Frühstück 

• Berufliche Telefonate und Gespräche 

• Schulungen und Weiterbildungen

• E-Mail-Korrespondenz und andere administrative Aufgaben

• Reiseorganisation

Nicht als Arbeitszeit gelten auf Dienstreisen z. B.:

• Private Termine wie Sightseeing 

• Team-Dinner (wenn es dort nicht direkt um die Arbeit geht)

• Abendessen und Übernachtung im Hotel 

• Pausenzeiten zwischen Terminen 

• Pausen oder Essengehen mit Kolleg:innen, sofern dabei nicht gearbeitet wird

Sonderfall Außendienst: Reisezeit ist Arbeitszeit 

Bei Außendienstmitarbeiter:innen sieht die Regelung etwas klarer aus: Die Fahren zu Kund:innen sind laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 10. September 2015 (C-266/14) als Arbeitszeit anzusehen, wenn die im Außendienst tätige Person keinen festen oder regulären Arbeitsplatz hat. Dann muss die die Fahrzeit vom Wohnort zum ersten Kunden und die Rückfahrt vom letzten Kunden direkt nach Hause unter arbeitsschutzrechtlichen Gesichtspunkten als Arbeitszeit angesehen werden.

Was passiert, wenn keine „regulären Arbeitszeiten“ definiert sind?

Viele moderne Unternehmen stellen ihren Angestellten frei, wann diese ihre Arbeit erledigen. Vertrauensarbeitszeiten und flexible Arbeitsumgebungen machen es schwer zu entscheiden, ob beispielsweise ein Dienstreiseantritt wochentags morgens um sieben nun in die reguläre Arbeitszeit fällt oder nicht. 

Wenn die Arbeitszeit insgesamt auf Vertrauen und individuellen Absprachen basiert, ist das auch auf Dienstreisen ratsam. Um Unklarheiten auszuräumen, können Unternehmen Richtlinien verfassen, die sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer schützen und gleichzeitig einen gewissen Grad an Flexibilität ermöglichen.

Wichtig ist dabei immer, dass gesetzliche Bestimmungen – insbesondere zu maximalen Arbeitszeit – eingehalten werden. 

Unser Tipp: Dienstreise-Fragen in einer Reiserichtlinie klären

Neben der Arbeitszeit sind Dienstreisen oft mit einer Reihe weiterer Fragen verbunden: Reisekosten, Spesen, die Wahl des Transportmittels, usw. Hier kommt eine Reiserichtlinie ins Spiel: 

Eine Reiserichtlinie ist ein dokumentiertes Regelwerk, das von einem Unternehmen erstellt wird, um die Erwartungen und Anforderungen für Geschäftsreisen der Mitarbeiter:innen zu klären. Dazu gehören Themen wie die Auswahl des Verkehrsmittels, die Auswahl der Unterkunft (Hotelkategorie, Preislimit etc.), die Verpflegung (Tagespauschalen, Erstattung von Restaurantrechnungen etc.) und die Regelung von Reisezeiten und Arbeitszeiten während der Reise. Hier finden Sie eine Anleitung und Vorlage zur Erstellung Ihrer Reiserichtlinie. 

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