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Vor einer Dienstreise muss nicht nur der Koffer gepackt werden – auch wenn das natürlich wichtig ist. Zur Vorbereitung gehört zunächst einmal, die geplanten Reisekosten durch einen Dienstreiseantrag genehmigen zu lassen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, um Missverständnisse und böse Überraschungen bei der Spesenabrechnung zu vermeiden, erfahren Sie hier.
Was ist ein Dienstreiseantrag?
In einem Dienstreiseantrag fasst der oder die Reisende vor Reiseantritt die wichtigsten Eckdaten der geplanten Geschäftsreise zusammen. Ziel ist es, Vorgesetzten und Buchhaltung gegenüber offenzulegen, welche Ausgaben aus welchen Gründen und für was genau erwartet werden.
Nachdem ein:e Mitarbeiter:in den Antrag ausgefüllt und eingereicht hat, wird dieser von einer vorgesetzten Person genehmigt oder abgelehnt. Somit haben beide Seiten Planungssicherheit. Die Angaben im Dienstreiseantrag sollten sich nach der vom Unternehmen erstellen Spesenregelung oder Reiserichtlinie richten, sofern diese vorhanden ist.
Welche Informationen gehören in den Dienstreiseantrag?
Eine offizielle Form gibt es nicht. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, welche Eckdaten für die Genehmigung einer Reise wichtig sind. Folgende Punkte werden normalerweise im Dienstreiseantrag-Formular erfasst:
Angaben zum/zur Reisenden
Datum Anreisetag
Datum Abreisetag
Reiseziel
Grund der Reise
Name der/des Vorgesetzten
Kostenstelle für die Reisekosten
Auflistung der Kosten inkl. Ausgabenkategorie (Transport, Übernachtung, Geschäftsessen, etc.) und Höhe der Ausgaben
Platz für zusätzliche Angaben
Dabei mischen sich oft konkrete geplante Ausgaben mit geschätzten Werten. Beispielsweise lässt der Preis für ein Bahnticket sich centgenau angeben, während über die Kosten für ein Geschäftsessen mit Partnern nur ungefähre Annahmen getroffen werden können. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, Obergrenzen für bestimmte Ausgabenarten festzusetzen, bis zu denen keine explizite Genehmigung mehr notwendig ist.
Wie sieht eine Dienstreiseantrag-Vorlage aus?
Welche Informationen Sie genau in einem Dienstreiseantrag erfassen wollen, liegt bei Ihnen. Offizielle Vorgaben gibt es keine. Wir haben eine praktische Vorlage für Sie erstellt - diese enthält garantiert alle wichtigen Informationen.
Drucken Sie das kostenlose Dienstreiseantrag-Muster im PDF-Format direkt aus oder leiten Sie sie ganz einfach per Mail weiter. Hier geht's zum Download!
Muss überhaupt jede Dienstreise beantragt werden?
Insgesamt ist es sinnvoll, Dienstreisen vorab zu besprechen und genehmigen zu lassen. In sehr jungen Unternehmen läuft der Prozess häufig informell per E-Mail oder Slack ab, ungefähr so:
„Lisa, ich stehe mit der Schraubenschlüssel & Co KG in der Verhandlungsphase. Kann ich am Mittwoch nach München fahren, um den Deal abzuschließen?”
“Klar, nimm gerne ein Hotel für eine Nacht, aber nichts über 180€. Verpflegungsmehraufwand zahlen wir. Wenn ihr essen gehen wollt, nimm meine Kreditkarte mit. Restaurant Heart ist eine gute Adresse.”
Wenn Teams wachsen, wird dieser Ablauf schnell unübersichtlich. Spätestens, wenn der Kostenrahmen einer Dienstreise vom ersten Mitarbeiter komplett gesprengt wurde, kümmern sich Unternehmen um andere Lösungen. Meist kommt eine Kombination aus Reiserichtlinien, festgesetzten Budgetgrenzen und Dienstreiseanträgen zum Einsatz.
Und wenn auch hier der Verwaltungsaufwand steigt, bietet sich die Implementierung eines Tools zur Reisekostenverwaltung an, das integrierte Genehmigungs-Workflows vorsieht. Dann muss niemand mehr einen Dienstreiseantrag ausdrucken und ausfüllen. Stattdessen läuft der gesamte Prozess digital ab. Mehr dazu später.
Das Problem mit Dienstreiseanträgen
Wir wollen an dieser Stelle ehrlich sein… Sie können die obenstehende Dienstreiseantrag-Vorlage ausdrucken und von Angestellten vor deren Dienstreisen ausfüllen lassen. Zeitgemäß ist das aber nicht mehr.
Ein Dienstreiseantrag auf Papier muss physisch von Angestellten zu Vorgesetzten und danach in die Buchhaltung getragen werden.
Selbst in digitalisierter Form (zum Beispiel einer Excel-Tabelle) liegt er in irgendeiner Inbox und ist nicht transparent für alle Beteiligten einsehbar.
Die Spesenabrechnung muss in einem gesonderten Prozess ausgefüllt und bearbeitet werden, was wiederum viel Zeit kostet.
Um Diskrepanzen zwischen der Reisekostenabrechnung und dem Dienstreiseantrag aufzudecken, müssen beide Dokumente manuell miteinander abgeglichen werden.
Auf kurzfristige Planänderungen von unterwegs können Sie kaum reagieren.
Und selbst, wenn solche Diskrepanzen deutlich werden, ist es wahrscheinlich zu spät: Die Kosten sind bereits angefallen und müssen erstattet werden.
Und das geht besser.
Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen in einem Tool
Klarheit, Kostenkontrolle, Transparenz und Compliance sind die Grundgedanken hinter einem Dienstreiseantrag. Allerdings kommen moderne Alternativen ohne administrativen Zusatzaufwand aus und integrieren sich in den Prozess der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
Mit Spendesk können Ihre Mitarbeiter:innen Dienstreisen online beantragen. Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand oder das Kilometergeld werden dabei automatisch berechnet. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Fehleranfälligkeit.
Der Prozess der Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sieht mit Spendesk so aus:
Mitarbeiter:innen beantragen Dienstreisen online. Die Eingabemaske führt automatisch durch den Prozess. So kann nichts vergessen werden. Ausgabenkategorien, Transportmittel und Kostenstellen können aus einem Drop-down-Menü ausgewählt werden.
Der oder die verantwortliche Manager:in wird per App über den Antrag benachrichtigt und kann die Dienstreise freigeben oder ablehnen.
Dienstreisende werden mit Firmenkarten mit zugewiesenen Budgets ausgestattet.
Alternativ können für einmalige Buchungen virtuelle Kreditkarten erstellt werden, die genau für eine Zahlung funktionieren.
Per App können Belege für Zahlungen unterwegs direkt abfotografiert und hochgeladen werden (alle wichtigen Daten werden automatisch eingelesen) – so behalten auch Finanzabteilung und Management immer den Überblick…
…und/oder die Mitarbeiter:innen tragen ihre Reisezeiten und -ziele in Spendesk ein und bekommt automatisch die korrekten Pauschalbeträge angezeigt und ausgezahlt
Mitarbeiter:innen werden nach Reiseabschluss automatisch daran erinnert, fehlende Belege hochzuladen
Das war’s! So werden Dienstreisen in wenigen Klicks genehmigt und abgerechnet.
Zum Abschluss: Reporting von Reisekosten
Während der Dienstreiseantrag am Anfang des Reisekosten-Prozesses steht, ist dessen Ende genauso wichtig: das Reporting der Kosten, die aufgrund von Dienstreisen anfallen. Nur dadurch können Sie abschätzen, welche Reisen sich gelohnt haben und ob sie ähnliche Pläne auch in Zukunft genehmigen sollten.
Im besten Fall sind dabei alle Daten an einem Ort zentral abrufbar. Dann lassen sich folgende Reports erstellen:
Reisekosten nach Abteilung und nach Mitarbeiter:in
Ausgaben pro Event (Kundenbesuch, Schulung, Messe, etc.)
Budgeteinhaltung
Mit Spendesk lassen sich alle Daten am Ende des Prozesses ganz einfach in gängige Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) exportieren.
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Helena Kleine
Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.
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