Dienstreisen von A bis Z: Tipps für Buchung, Abrechnung und Reporting

Das Planen, Buchen und Abrechnen von Dienstreisen - unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Regelungen wie dem Verpflegungsmehraufwand und der Kilometerpauschale - kann für Unternehmen zur Herausforderung werden. Daher gehen wir den Reiseprozess für Sie von Anfang bis Ende Schritt für Schritt durch und zeigen Ihnen, wie sie auf dem gesamten Weg von der ersten Buchung bis zum Reporting für Effizienz und Transparenz sorgen.

Schritt eins - Dienstreise planen

Teilweise kann dieser Schritt übersprungen werden, wenn die Reise von einem Ihrer Mitarbeiter selbst geplant wird, zum Beispiel bei einem Kundenbesuch durch einen Vertriebsmitarbeiter oder den Projekteinsatz eines Beraters. Diese Angestellten gehen allein aufgrund der Natur ihrer Tätigkeit von Dienstreisen aus und sind bei der Planung wahrscheinlich extrem routiniert.

Wird die Dienstreise aber “von oben” vorgegeben, wie bei externen Firmenevents, Messen, oder Schulungen, so legt die Kommunikation am Anfang den Grundstein für einen erfolgreichen Dienstreise-Prozess.

Alle Reisenden sollten von Ihren Vorgesetzten frühzeitig über die Reisepläne informiert werden, am besten mit mehreren Monaten Vorlaufzeit. So können private Vorkehrungen wie Kinderbetreuungen oder Hundesitter getroffen werden.

Manche Kollegen lieben Dienstreisen, anderen ist die Arbeit abseits des Wohnortes ein Graus. In jedem Fall muss dem Team klargemacht werden, warum die Reise notwendig ist, was erwartet wird und welche Vorteile den Mitarbeitern daraus entstehen.

Mögliche Motivationshilfen sind:

• Ein Team-Dinner in einem besonderen Restaurant für alle Teilnehmer

• Höhere Tagespauschalen für die Verpflegung als gesetzlich vorgegeben

• Ein gutes Hotel, in dem alle Reisenden gemeinsam untergebracht werden

Bei Reisen mit größeren Gruppen kann es sinnvoll sein, Hotels, Restaurants und den Transport direkt für alle zusammen zu buchen. Sollten Sie Ihre Mitarbeiter bitten, die Buchungen selbst vorzunehmen, sind klare Vorgaben wichtig. Welcher Flug wird genau genommen, wieviele Nächte werden in welchem Hotel gebucht. Damit kommen wir zu Schritt zwei.

Schritt zwei - Dienstreise buchen

Unter die im Voraus zu buchenden Leistungen auf Dienstreisen fallen in der Regel vor allem:

1. Transport (Bahn, Flugzeug, Mietwagen, Dienstwagen…)

2. Unterbringung (Hotel, Airbnb…)

Eine schnelle Sucheingabe bei einer der gängigen Onlineplattformen zur Reisebuchung offenbart etwa für Hotels in der Nähe des Münchner Flughafens Preisunterschiede von bis zu 50 Prozent unter den Top-Suchergebnissen. Welches Angebot sollen die Mitarbeiter buchen?

Damit die Hotelbuchungen sich immer in einem tragbaren Rahmen bewegen und Reisekosten somit planbar bleiben, gibt es ein paar Strategien:

• Mitarbeiter dürfen nur bestimmte Tools zur Hotelbuchung nutzen.

• Reiserichtlinien regeln, welche Arten von Hotels gebucht werden dürfen (z.B. maximal vier Sterne) und welche Kategorien für Bahn- und Flugreisen genehmigt sind (z.B. nur Economy / 2. Klasse).

• Vor jeder Buchung werden Budgets für Flüge und Hotels beantragt und durch die Vorgesetzten freigegeben. Dafür können virtuelle Einmal-Kreditkarten verwendet werden. Diese sind nur für die eine beantragte Buchung zugelassen.

• Mitarbeiter bekommen Kreditkarten mit Limits und können bis zu diesem Limit frei entscheiden, welche Hotels oder Transportoptionen sie buchen wollen. Das lohnt sich vor allen Dingen bei regelmäßig reisenden Personen, für die individuelle Genehmigungsprozesse den zeitlichen Rahmen sprengen würden. So kann zum Beispiel ein sehr günstiger Flug mit einem etwas schöneren Hotel ausgeglichen werden.

Der Nachteil: auch bei gleicher Sternebewertung können Hotelpreise signifikant variieren.

Ganz egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden – versorgen Sie Ihre Mitarbeiter mit klaren Informationen und setzen Sie ein Dokument auf, in dem Prozesse und Regelungen nachgeschlagen werden können.

Achtung: Kilometerpauschale – wann, wie und in welcher Höhe?

Die Kilometerpauschale kommt nur dann zum Tragen, wenn Mitarbeiter die Dienstreise mit ihrem eigenen Fahrzeug (Auto oder Moped) antreten. Sie können sich die Kilometerpauschale dann entweder vom Finanzamt zurückholen (das ist etwas lästig und dauert lange), oder Sie als Arbeitgeber erstatten die Kosten direkt. Für Sie sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten dann ebenfalls steuerlich absetzbar.

Die Kilometerpauschale beträgt 2020:

Private Kraftfahrzeuge: 0,30 €/km

Andere motorbetriebene Fahrzeuge: 0,20 €/km

Anders als beim Weg zur Arbeit zählt bei Dienstreisen nicht die einfache Strecke, sondern jeder tatsächlich zurückgelegte Kilometer.

Schritt drei - Verwaltung von Zahlungen unterwegs

Die Reise ist geplant, gebucht und Ihre Mitarbeiter sind auf dem Weg. Und natürlich haben sie alle paar Stunden Hunger, müssen spontan ein Taxi zum Hotel bezahlen und u.U. Kunden einladen oder Geschäftspartner bespaßen. Zu den Zahlungen, die nicht vorab verrechnet werden können, zählen:

• Verpflegung (von Mitarbeitern und ggf. eingeladenen Gästen)

• Sonstige Reisenebenkosten (z.B. Parkgebühren, U-Bahn-Tickets, etc.)

Für die Verwaltung von Zahlungen unterwegs gibt es folgende Optionen:

• Gesetzlich vorgeschriebene Pauschalbeträge abrechnen (Verpflegungsmehraufwand)

• Reale Ausgaben erstatten

Pauschalbeträge für Verpflegungskosten auf Dienstreisen

Wer sich für Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand von Mitarbeitern entscheidet, erspart sich den Aufwand, einzelne Transaktionen zu verbuchen und Belege zu sammeln. Denn Mitarbeiter bekommen einfach einen gesetzlich festgelegten Betrag erstattet, egal, wie hoch die realen Kosten waren.

Doch Pauschalbeträge decken nur die Mitarbeiterverpflegung und sind relativ knapp bemessen. Außerdem beziehen sie sich lediglich auf die Verpflegungskosten des einzelnen Mitarbeiters. Werden zum Beispiel Kunden zu einem Abendessen eingeladen, fällt diese Ausgabe natürlich nicht in die Pauschalbeträge, genauso wenig Busfahrten und andere sonstige Ausgaben.

Erstattung einzelner Ausgaben auf Dienstreisen

Wer seinen Mitarbeitern die real entstandenen Kosten erstatten will, muss diese im ersten Schritt natürlich genau ermitteln können.

Dafür können:

• Mitarbeiter die Ausgaben auslegen, alle Belege sammeln und in einer Spesenabrechnung angeben und danach zurückerstattet bekommen. Hier finden Sie eine Vorlage für die Spesenabrechnung.

• Mitarbeiter Firmenkreditkarten ausgehändigt bekommen, mit denen sie die Ausgaben tätigen. Belege müssen trotzdem gesammelt und nachgereicht werden. Wer nicht will, dass seine Mitarbeiter unbegrenzten Zugang zu Firmengeldern bekommen, sollte auf Prepaid-Karten setzen.

So lässt sich der gesamte Prozess vereinfachen

Natürlich kann die Spesenabrechnung – ob über Pauschalen, Auslagen oder Kreditkarten – manuell geschehen. Spaß macht das aber keinen. Und noch schlimmer: Ihre (hoffentlich) gut bezahlten Experten in der Finanzabteilung verlieren unverhältnismäßig viel Zeit, Fehler können sich einschleichen und auch die reisenden Mitarbeiter werden übermäßig belastet.

Um den Prozess schmerzfrei, zügig und fehlerresistent zu gestalten, lohnt sich die Anschaffung einer Software.

So sieht die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen zum Beispiel mit Spendesk aussehen:

1. Mitarbeiter beantragen das Budget für die Buchung eines Hotels und des Transports über eine zentrale Plattform

2. Der Manager wird direkt per App benachrichtigt und kann die Zahlung freigeben

3. Es wird eine einmalige virtuelle Kreditkarte für diese Buchung erstellt

4. Der Mitarbeiter bekommt eine Prepaid-Kreditkarte für Ausgaben unterwegs ausgehändigt mit vorab festgelegten Limits

5. Per App können Belege für Zahlungen unterwegs direkt abfotografiert und hochgeladen werden (alle wichtigen Daten werden automatisch eingelesen) – so behalten auch Finanzabteilung und Management immer den Überblick

6. und/oder der Mitarbeiter trägt seine Reisezeiten und -ziele in Spendesk ein und bekommt automatisch die korrekten Pauschalbeträge angezeigt und ausgezahlt

7. Der Mitarbeiter wird nach Reiseabschluss automatisch daran erinnert, fehlende Belege hochzuladen

8. Das war’s! So werden Dienstreisen in wenigen Klicks verwaltet.

Zum Schluss - Buchhaltung und Reporting für Ausgaben auf Dienstreisen

Man könnte meinen, es wäre schon geschafft, wenn alle Belege in der Finanzabteilung angekommen und alle Kosten zurückerstattet worden sind. Doch das stimmt nicht ganz.

Unternehmen müssen ihre Reisekosten im Auge behalten und sollten wissen, welche Ausgaben wann, wo und warum angefallen sind, um Budgets entsprechend planen zu können und um den Mehrwert von Reisen und Projekten korrekt zu bewerten.

Um den Überblick zu behalten, sollten alle Daten an einem Ort zentral abrufbar sein. Nur dann lassen sich Reports wie die Folgenden erstellen:

• Reisekosten nach Abteilung

• Ausgaben pro Event (Kundenbesuch, Schulung, Messe, etc.)

• Einhaltung von Budgets

Um auch der Buchhaltung das Leben zu erleichtern, lassen sich alle wichtigen Daten am Ende des Prozesses ganz einfach in gängige Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) exportieren.