Fünf Argumente für digitales Vertragsmanagement

In den letzten Jahren hat die Digitalisierung auch die Buchhaltungsabteilungen erfasst und grundlegend verändert. Die Erstellung, der Empfang, die Ablage und die Verarbeitung von Dokumenten werden nicht nur mehr akzeptiert, sondern setzen sich zunehmend als neuer Standard durch.

Unter den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens spielen Verträge eine zentrale Rolle – sei es für Miete und Energieversorgung, Verträge mit Dienstleistern und Kund:innen, Software-Lizenzen oder Versicherungen. Mit der passenden Software lassen sich diese Verträge nicht nur digital empfangen und speichern, sondern auch effizient verwalten. Dabei bietet digitales Vertragsmanagement weitaus mehr Potenzial, als auf den ersten Blick erkennbar ist.

In diesem Beitrag haben wir die fünf wichtigsten Argumente für digitales Vertragsmanagement für Sie zusammengestellt.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement (auch: Contract Lifecycle Management) ist im Grunde die effiziente Verwaltung von Verträgen eines Unternehmens – von der ersten Idee und Verhandlung bis hin zur Überwachung und Einhaltung aller Vereinbarungen. Es geht darum, den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft.

Das Ziel? Risiken minimieren, alle Beteiligten bei Laune halten und den größtmöglichen Nutzen aus den Vereinbarungen ziehen. Mit einem guten Vertragsmanagement hat man nicht nur die Verträge, sondern auch die damit verbundenen Chancen und Herausforderungen fest im Griff.

Vertragsmanagement umfasst in der Regel die folgenden Aufgaben:

1. Vertragserstellung und -verhandlung

2. Vertragsüberwachung

3. Risikomanagement

4. Änderungsmanagement

5. Dokumentation und Archivierung

6. Vertragsbeendigung

Ein effektives Vertragsmanagement ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Es minimiert rechtliche und finanzielle Risiken und stellt sicher, dass alle Vereinbarungen sauber und gewinnbringend für beide Seiten umgesetzt werden. Damit ist man bestens gerüstet, um das Maximum aus allen vertraglichen Vereinbarungen herauszuholen.

Ein effektives Vertragsmanagement ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Es minimiert rechtliche und finanzielle Risiken und stellt sicher, dass alle Vereinbarungen sauber und gewinnbringend für beide Seiten umgesetzt werden. Damit ist man bestens gerüstet, um das Maximum aus allen vertraglichen Vereinbarungen herauszuholen.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement ist im Wesentlichen die moderne Version des Vertragsmanagements. Hierbei werden alle Schritte des Vertragsprozesses – von der Erstellung über die Verhandlung bis hin zur Überwachung und Ablage von Verträgen – digital, in einer speziellen Software für Vertragsmanagement abgewickelt. Anstatt Papierstapel zu wälzen, nutzt man digitale Tools, um Verträge schneller, effizienter und transparenter zu verwalten.

5 Argumente für digitales Vertragsmanagement

Die Erstellung von Verträgen und das Jonglieren mit vertragsrelevanten Informationen können echte Zeitfresser sein. Doch digitales Vertragsmanagement macht Schluss damit und automatisiert Prozesse ab sofort! Warum sich der Umstieg lohnt und wie Sie dabei sogar Zeit und Nerven sparen, zeigen wir Ihnen mit diesen fünf Argumenten.

1. Kündigungsfristen einhalten und aktiv nutzen

So unterschiedliche Vertragsarten es gibt, so verschieden werden auch Kündigungsfristen gehandhabt. Hinzu kommt, dass sich die meisten Verträge auch beim Beginndatum unterscheiden. Allein aus diesen beiden Parametern ergibt sich ein schier undurchschaubares Dickicht an wichtigen Fristen, wie z.B. Kündigungsterminen – ob die Verträge analog in Papierform abgeheftet oder digital archiviert sind, spielt dabei zunächst gar keine Rolle.

Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagement-Tools kann für einen besseren Überblick sorgen und sorgt dank automatischer Erinnerungen dafür, dass Kündigungsfristen zunächst einmal rechtzeitig bekannt sind. Im Anschluss daran können die Unternehmen unterschiedlich agieren, indem sie z.B. kündigen, um Kosten komplett einzusparen, oder aktiv in Verhandlung treten, um Kosten zu optimieren.

2. Identifikation von Einsparpotentialen

Nicht nur der Überblick über Kündigungsfristen ist von entscheidender Bedeutung, auch die viel grundlegendere Übersicht aller vorhandenen Verträge kann zur Optimierung von Kosten und zur Vermeidung von finanziellen Verlusten eingesetzt werden. So wird, unterstützt durch Kategorisierung, Filterungs- und Suchfunktionen, eine Identifikation von unnötigen Verträgen möglich. Im Gegensatz dazu, können Papierverträge durchaus in Stehordnern verschwinden, dadurch unsichtbar werden und bis zum Ende aller Zeiten weiterlaufen.

Ein gutes Beispiel sind Abonnements, etwa für Zeitschriften aber auch für Softwarelizenzen. Sie zählen vielleicht nicht zu den Kostenschwergewichten, können aber aufgrund ihrer Menge zu einem Faktor werden – insbesondere wenn sie gar nicht mehr benötigt werden. So ergaben unsere Untersuchungen, dass Unternehmen nur ein Vierteil Ihrer Anbieter nutzen, und damit potentiell eine Menge Geld verschwenden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel zum Lieferantenmanagement.

Zusätzlich ergeben sich aus einer transparenten, vollständigen Übersicht aller Verträge auch neue Verhandlungsgrundlagen gegenüber Dienstleistern. Stellt man beispielsweise fest, dass man elf Softwarelizenzen zum selben Produkt hat, ergibt vielleicht die Neuverhandlung eines günstigen Rahmenvertrags oder der Umstieg in einen anderen Tarif Sinn.

3. Pflichtverletzungen vermeiden

Neben der oben genannten Übersicht spielt natürlich auch die Kenntnis der Vertragsinhalte eine wichtige Rolle für jedes Unternehmen – und die entsprechenden Mitarbeitenden. Kennen die Verantwortlichen Akteure die definierte Aufgabe oder durch sie zu erbringende Leistung nicht, sind Vertragsverletzungen fast unausweichlich. Dadurch entstehen unter Umständen direkte Kosten und / oder es leidet die Beziehung zum jeweiligen Geschäftspartner.

Mit einer Vertragsmanagement-Software sind die Inhalte von Verträgen in Sekunden zugänglich und lassen sich meist sogar gezielt für verschiedene Teams freigeben. So haben alle beteiligten Parteien sekundenschnellen Zugriff auf die für ihn relevanten Vertragsinhalte – eine intelligente Suche in Verbindung mit einer intuitiven, strukturierten Darstellung der Suchergebnisse vorausgesetzt.

4. Aktualisierung und Sicherung von Vertragsdokumenten

Durch die Digitalisierung von Verträgen wird das Verlustrisiko für diese Dokumente erheblich gesenkt. Während der Verlust von Papierverträge nach dem Schreddern oder nach einem Brand oft unentdeckt bleibt und in der Folge unwiederbringlich verloren sind, bleiben digitale Verträge in der Cloud erhalten. Mehr noch, sie bleiben aktuell.

Mit einer Software-Lösung lässt sich die komplette Vertragshistorie abbilden und Teammitglieder arbeiten nie wieder auf der Grundlage einer veralteten Version.

5. Offene Schnittstellen zu weiteren Digital-Tools

Wie eingangs erwähnt, reiht sich digitales Vertragsmanagement in einen grundsätzlichen Trend ein. Damit einher geht ein gewisser Sog hin zur Schaffung von offenen Schnittstellen mit anderen Tools.

Ein mögliches Szenario ist die Vernetzung von digitalem Empfang, der Ausgabenverwaltung und der Verwaltung von Rechnungen (z.B. via Spendesk), das Vertragsmanagement und der Anbindung an die allgemeine Buchhaltung (z.B. via DATEV). Zudem ist eine Software für digitale Unterschriften denkbar, mit der Verträge automatisch an die entscheidenen Personen weitergeleitet und qualifizierte elektronische Signaturen gesetzt werden können.

Natürlich gibt es noch viele weitere gute Argumente, um den gesamten Vertragslebenszyklus umzustellen. So zählt für die einen auch die Platzersparnis im Büro und für andere das gute Gefühl, jederzeit auf Informationen zugreifen zu können. In jedem Fall ist der Zeitpunkt für eine Umstellung vom Papierordner auf Software-basierte „Ordnung 4.0“ jetzt gekommen.

Typischer Prozess bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements

Wenn Sie den Schritt in die digitale Zukunft wagen, ist es wichtig zu wissen, wie der typische Digitalisierungsprozess für Ihr Vertragsmanagement aussieht. Wir führen Sie durch die wesentlichen Schritte:

Entscheidende Eigenschaften bei der Wahl einer Software für Vertragsmanagement

Nicht alle Vertragsmanagement-Tools sind gleich – daher ist es wichtig zu wissen, welche Eigenschaften ein wirklich herausragendes Tool auszeichnen. Digitales Vertragsmanagement ermöglicht:

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zur Umstellung von analoger auf digitale Vertragsverwaltung!

Spendesk hat kürzlich das Beschaffungsunternehmen Okko übernommen und wird bald neue, hilfreiche Funktionen für den gesamten Beschaffungsprozess anbieten – darunter auch digitales Vertragsmanagement.

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