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Es stehen große Veränderungen an! Seit dem 1. Januar 2025 hat sich in der Welt der Rechnungen einiges geändert. Die Einführung der E-Invoice (elektronische Rechnung) für B2B-Unternehmen markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung.
Durch E-Invoicing werden nicht nur Geschäftsdokumente digitalisiert, sondern auch Prozesse standardisiert und teilweise automatisiert – ein großer Gewinn für Effizienz und Nachvollziehbarkeit.
Mehr allgemeine Informationen zur Einführung der E-Invoice sowie Übergangsregelungen finden Sie in unserem Artikel "Elektronische Rechnung 2025 in Deutschland".
Warum E-Invoicing?
Die Europäische Kommission verfolgt das Ziel, den Austausch elektronischer Rechnungen in Europa zu fördern und zu standardisieren. Das dahinterstehende Konzept ist einfach: Durch einheitliche Standards für E-Invoices sollen Unternehmen in der gesamten EU von einer effizienteren und transparenteren Rechnungsstellung profitieren.
Für Unternehmen (B2B) bedeutet dies insbesondere eine erhebliche Vereinfachung und Beschleunigung ihrer Rechnungsprozesse. E-Invoices bieten eine sichere, strukturierte und papierlose Methode, Geschäftsvorgänge abzuwickeln, was den Aufwand für manuelle Verarbeitung und Papierdokumentation erheblich reduziert.
So sparen Unternehmen nicht nur an Druck- und Versandkosten, sondern haben auch die Gelegenheit, ihr Rechnungswesen umfassend zu digitalisieren und zu optimieren. Der Wegfall manueller Arbeitsschritte und die schnellere Zahlungsabwicklung führen zu besseren Liquiditätsbedingungen und mehr Effizienz – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Was muss eine E-Invoice enthalten?
Eine E-Invoice muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie korrekt verarbeitet werden kann.
Dazu zählen:
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
Zahlungsbedingungen oder ein Fälligkeitsdatum
Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Zusätzlich können noch weitere Angaben erforderlich sein, wie zum Beispiel eine Bestellnummer oder Lieferantennummer – das hängt von den spezifischen Anforderungen des Auftraggebers ab. Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.
Die Leitweg-ID – was ist das?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für öffentliche Auftraggeber. Sie sorgt dafür, dass deine E-Rechnung genau da landet, wo sie soll, und innerhalb der Plattformen automatisch weitergeleitet wird. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Leitweg-ID mit, wenn Sie eine Bestellung erhalten. Als Rechnungssteller brauchen Sie selbst keine eigene Leitweg-ID.
In Deutschland sind E-Invoices gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) im Format XRechnung zu erstellen. Die XRechnung ist ein standardisiertes Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sicherstellt, dass die Rechnungen maschinenlesbar und interoperabel sind.
Für private Unternehmen gibt es zusätzlich das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das ebenfalls die europäischen Standards erfüllt und sich gut für die Integration in Geschäftsprozesse eignet.
Fünf Schritte zur Übermittlung einer E-Invoice
Diese fünf Schritte führen Sie durch den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Einreichung Ihrer Rechnung:
1) Prüfung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Seit Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. Das betrifft auch Unternehmen, die bisher noch Papier-Rechnungen genutzt haben. Diese Pflicht gilt sowohl für die Erstellung als auch für die Übermittlung der Rechnung.
2) Auswahl des Formats und der richtigen Plattform
Die E-Rechnung muss im XRechnungsformat oder im ZUGFeRD-Format erstellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Beide Formate sind maschinenlesbar und entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
Die Wahl der Plattform hängt davon ab, wie die E-Rechnung übermittelt wird. Hier können Unternehmen das Peppol-Netzwerk, ZUGFeRD-kompatible Systeme oder ähnliche Plattformen nutzen, die eine elektronische Übermittlung ermöglichen.
3) Registrierung auf der gewählten Plattform
Unternehmen müssen sich einmalig auf der gewählten Plattform oder im entsprechenden Netzwerk (z.B. Peppol) registrieren. Dies ist notwendig, um E-Rechnungen digital und sicher auszutauschen.
4) Übertragungskanal wählen und Rechnung übermitteln
Unternehmen entscheiden, über welchen Kanal sie die E-Rechnung senden möchten:
Peppol für internationale Rechnungen.
E-Mail mit strukturierten Daten (z.B. PDF/A mit eingebetteten ZUGFeRD oder XRechnung).
Manuelles Hochladen auf Plattformen, die die entsprechenden Formate unterstützen.
5) Statusverfolgung und Bestätigung der Übermittlung
Nachdem die Rechnung eingereicht wurde, kann der Status des Übermittlungsprozesses verfolgt werden. Bei erfolgreicher Übermittlung und Prüfung wird die Rechnung an den Empfänger weitergeleitet. Bei Fehlern oder fehlenden Daten erhält der Absender eine Rückmeldung, um die Rechnung zu korrigieren.
7 Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Damit Ihr E-Invoicing reibungslos läuft und keine unerwarteten Hürden auftreten, haben wir einige nützliche Tipps zusammengestellt. Diese Hinweise helfen Ihnen, häufige Fehler zu vermeiden und die elektronische Rechnungsstellung so effizient wie möglich zu gestalten.
Original übermitteln: Die über die Plattform eingereichte elektronische Rechnung ist das Original und wird so weiterverarbeitet. Um Abstimmungsaufwände zu reduzieren, sollte darauf verzichtet werden, eine Rechnung mehrfach einzureichen.
Abstimmung mit dem Auftraggeber: Fehlen Angaben wie Bestellnummern, kann es zu Problemen bei der Verarbeitung kommen.
Korrekte Plattform und Registrierung: Vermeiden Sie Fehler, indem Sie sicherstellen, dass die richtige Plattform genutzt wird und Sie korrekt registriert sind.
Fehler bei der Übermittlung: Inhalte müssen in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden – nicht in den E-Mail-Text oder Betreff!
Rechnungsbegründende Anlagen richtig einbetten: Dokumente im XML-Format korrekt einbetten, um Verarbeitungsfehler zu vermeiden.
Zahlungsbedingungen klar angeben: Achten Sie darauf, dass die Zahlungsbedingungen eindeutig sind, um Bearbeitungsprobleme zu vermeiden.
Freitextfelder sparsam nutzen: Zu lange Texte in den Freitextfeldern können Schwierigkeiten verursachen.
Wie E-Invoicing mit Spendesk funktioniert
Wenn Sie bereits auf digitale Rechnungsstellung umgestiegen sind, sind Sie auf dem besten Weg, auch den E-Invoicing-Prozess problemlos zu integrieren. Spendesk hilft Ihnen dabei, diesen Schritt zu meistern, indem es die digitale Rechnungsstellung effizient und einfach gestaltet.
Digitale Rechnungsstellung leicht gemacht – so geht’s:
Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen für E-Invoicing entsprechen. Spendesk hat sich diesen neuen Regelungen bereits angepasst und gewährleistet, dass Ihre E-Invoices den neuen Standards entsprechen.
Nahtlose Integration: Spendesk ist darauf ausgelegt, Ihren Eingangsrechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Sobald Sie Ihre Rechnungsstellung digitalisiert haben, können Sie problemlos den nächsten Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung machen. Das System von Spendesk ist bereits so konzipiert, dass es mit den gängigen E-Rechnungsstandards und den Plattformen kompatibel ist. Spendesk unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch X-Rechnung.
Mit Spendesk sind Sie also bestens gerüstet für die Zukunft der Rechnungsstellung. Wir sorgen dafür, dass Ihre Rechnungen den höchsten Standards entsprechen und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Klingt spannend? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen. Diese helfen Ihnen gerne weiter!
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