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Große Veränderungen stehen bevor! Ab dem 1. Januar 2025 wird sich in der Welt der Rechnungen einiges ändern. Die Einführung der E-Invoice (elektronische Rechnung) markiert einen bedeutenden Schritt für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Durch E-Invoicing werden nicht nur Geschäftsdokumente digitalisiert, sondern auch Prozesse standardisiert und (teilweise) automatisiert – ein großer Gewinn für Effizienz und Nachvollziehbarkeit.
Mehr allgemeine Informationen zur Einführung der E-Invoice sowie Übergangsregelungen finden Sie in unserem Artikel "Elektronische Rechnung in Deutschland – alles zur Einführung".
Warum E-Invoicing?
Die Europäische Kommission verfolgt das Ziel, den Austausch elektronischer Rechnungen in Europa zu fördern und zu standardisieren. Die Idee dahinter ist simpel: Durch einheitliche Standards für E-Rechnungen sollen Unternehmen in der gesamten EU von einer effizienteren und transparenteren Rechnungsstellung profitieren.
Für Unternehmen (B2B) bedeutet dies insbesondere eine erhebliche Vereinfachung und Beschleunigung ihrer Rechnungsprozesse. Elektronische Rechnungen bieten eine sichere, strukturierte und papierlose Methode, Geschäftsvorgänge abzuwickeln, was den Aufwand für manuelle Verarbeitung und Papierdokumentation erheblich reduziert.
EU-Richtlinien fordern, dass die Mitgliedstaaten die Nutzung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr unterstützen und vorantreiben, um die Effizienz und Wirtschaftlichkeit im grenzüberschreitenden Handel zu steigern.
Unternehmen sollten sich auf den Übergang zu E-Invoicing vorbereiten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung voll auszuschöpfen.
So sparen Unternehmen nicht nur an Druck- und Versandkosten, sondern haben auch die Gelegenheit, ihr Rechnungswesen umfassend zu digitalisieren und zu optimieren. Der Wegfall manueller Arbeitsschritte und die schnellere Zahlungsabwicklung führen zu besseren Liquiditätsbedingungen und mehr Effizienz – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Was muss eine E-Invoice enthalten?
Eine E-Invoice muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie korrekt verarbeitet werden kann.
Dazu zählen:
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
Zahlungsbedingungen oder ein Fälligkeitsdatum
Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Zusätzlich können noch weitere Angaben erforderlich sein, wie zum Beispiel eine Bestellnummer oder Lieferantennummer – das hängt von den spezifischen Anforderungen des Auftraggebers ab. Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.
Die Leitweg-ID – was ist das?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für öffentliche Auftraggeber. Sie sorgt dafür, dass deine E-Rechnung genau da landet, wo sie soll, und innerhalb der Plattformen automatisch weitergeleitet wird. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Leitweg-ID mit, wenn Sie eine Bestellung erhalten. Als Rechnungssteller brauchen Sie selbst keine eigene Leitweg-ID.
In Deutschland sind E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) im Format XRechnung zu erstellen, insbesondere für die öffentliche Verwaltung. XRechnung ist ein standardisiertes Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sicherstellt, dass die Rechnungen maschinenlesbar und interoperabel sind.
Für private Unternehmen gibt es zusätzlich das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das ebenfalls die europäischen Standards erfüllt und sich gut für die Integration in Geschäftsprozesse eignet.
Die Rechnungseingangs-Plattformen des Bundes
Für die Bundesverwaltung gibt es zwei elektronische Eingangswege:
Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
Diese Plattformen sind die Schnittstelle zwischen Ihnen, dem Rechnungssteller, und der Bundesverwaltung. Eine einmalige Registrierung genügt, und Sie können Ihre Rechnungen über den bevorzugten Übertragungskanal einreichen – Peppol, E-Mail oder manueller Upload, ganz wie Sie mögen.
Was ist Peppol?
Peppol, das für "Pan-European Public Procurement OnLine" steht, ist sozusagen das gemeinsame Sprachrohr für den sicheren Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Systemen. Es sorgt dafür, dass Unternehmen und Behörden beim elektronischen Einkauf, bei Lieferungen und bei Angeboten dieselbe Sprache sprechen – und zwar im übertragenen Sinne.
Peppol setzt auf einheitliche Prozesse und technische Standards, damit alles reibungslos und ohne Missverständnisse abläuft. Mit Peppol können Unternehmen und Behörden sicher sein, dass Ihre Dokumente überall korrekt ankommen und verstanden werden, ganz gleich, welches System sie verwenden.
Fünf Schritte zur Übermittlung einer E-Rechnung
Diese fünf Schritte führen Sie durch den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Einreichung Ihrer Rechnung:
Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung prüfen: Nicht immer müssen Sie elektronisch abrechnen. Ob eine Verpflichtung vorliegt, ist in der E-Rechnungsverordnung geregelt. Auch vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber spielen eine Rolle.
Die richtige Plattform nutzen: Wir haben bereits erwähnt, es gibt zwei Plattformen – ZRE und OZG-RE. Welche für Sie relevant ist, erfahren Sie bei der Beauftragung oder beim Auftraggeber.
Registrierung: Eine einmalige Registrierung auf der jeweiligen Plattform ist Pflicht, egal welchen Übertragungsweg Sie nutzen. Die Registrierung ist kostenlos und unkompliziert.
Übertragungskanal wählen: Peppol, E-Mail oder manuelles Hochladen – Sie entscheiden, wie Sie Ihre Rechnung einreichen wollen. Alternativ besteht die Möglichkeit einer manuellen Weberfassung auf der Plattform. Sie müssen den bevorzugten Übertragungsweg vor dem Rechnungsversand auswählen.
Status verfolgen: Nach dem Einreichen Ihrer Rechnung können Sie den Verarbeitungsstatus bis zur Abholung einsehen. Die Plattform prüft jede Rechnung auf ihre Konformität mit den Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch an den Empfänger übermittelt.
7 Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Damit Ihr E-Invoicing reibungslos läuft und keine unerwarteten Hürden auftreten, haben wir einige nützliche Tipps zusammengestellt. Diese Hinweise helfen Ihnen, häufige Fehler zu vermeiden und die elektronische Rechnungsstellung so effizient wie möglich zu gestalten.
Original übermitteln: Die über die Plattform eingereichte elektronische Rechnung ist das Original und wird so weiterverarbeitet. Um Abstimmungsaufwände zu reduzieren, sollte darauf verzichtet werden, eine Rechnung mehrfach einzureichen.
Abstimmung mit dem Auftraggeber: Fehlen Angaben wie Bestellnummern, kann es zu Problemen bei der Verarbeitung kommen.
Korrekte Plattform und Registrierung: Vermeiden Sie Fehler, indem Sie sicherstellen, dass die richtige Plattform genutzt wird und Sie korrekt registriert sind.
Fehler bei der Übermittlung: Inhalte müssen in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden – nicht in den E-Mail-Text oder Betreff!
Rechnungsbegründende Anlagen richtig einbetten: Dokumente im XML-Format korrekt einbetten, um Verarbeitungsfehler zu vermeiden.
Zahlungsbedingungen klar angeben: Achten Sie darauf, dass die Zahlungsbedingungen eindeutig sind, um Bearbeitungsprobleme zu vermeiden.
Freitextfelder sparsam nutzen: Zu lange Texte in den Freitextfeldern können Schwierigkeiten verursachen.
Wie E-Invoicing mit Spendesk funktioniert
Wenn Sie bereits auf digitale Rechnungsstellung umgestiegen sind, sind Sie auf dem besten Weg, auch den E-Invoicing-Prozess problemlos zu integrieren. Spendesk hilft Ihnen dabei, diesen Schritt zu meistern, indem es die digitale Rechnungsstellung effizient und einfach gestaltet.
Digitale Rechnungsstellung leicht gemacht – so geht’s:
Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen für E-Invoicing entsprechen. Spendesk wird sich diesen neuen Regelungen anpassen und gewährleisten, dass Ihre E-Rechnungen den neuen Standards entsprechen.
Nahtlose Integration: Spendesk ist darauf ausgelegt, Ihren Eingangsrechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Sobald Sie Ihre Rechnungsstellung digitalisiert haben, können Sie problemlos den nächsten Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung machen. Das System von Spendesk ist bereits so konzipiert, dass es mit den gängigen E-Rechnungsstandards und den Plattformen kompatibel ist. Spendesk unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch X-Rechnung und wird beide Formate empfangen und verarbeiten können.
Einfache Verarbeitung: Um E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format zu bearbeiten, können Sie diese über mehrere Kanäle an Spendesk übermitteln:
Direkt auf der Plattform
Über das Rechnungs-Postfach
Durch E-Mail-Weiterleitung von Lieferanten
In Spendesk werden alle E-Rechnungen als PDFs mit eingebetteten XML-Dateien gespeichert. Für die Exportfunktion bedeutet das, dass bei Abschluss Ihres Buchhaltungsprozesses immer ein vollständiges PDF inklusive XML-Dateien als Nachweis angehängt ist.
Mit Spendesk sind Sie also bestens gerüstet für die Zukunft der Rechnungsstellung – egal, ob Sie noch auf den Umstieg auf E-Invoicing warten wollen oder bereits mitten im Prozess stecken. Wir sorgen dafür, dass Ihre Rechnungen den höchsten Standards entsprechen und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Klingt spannend? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen. Diese helfen Ihnen gerne weiter!
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