Einkaufsprozess - so gelingt die Optimierung in Ihrem Unternehmen

Der Einkaufsprozess gehört zu den wichtigsten und heikelsten Abläufen in einem Unternehmen. Schließlich geht es um bares Geld und die Frage: Wer darf es wofür ausgeben – und mit wessen Genehmigung?

Gerade in einem schnelllebigen Arbeitsalltag müssen Einkaufsentscheidungen ohne große bürokratische Hürden möglich sein. Leider bedeutet das für viele Unternehmen, dass sie die Kontrolle über Unternehmensausgaben teilweise verlieren und Fehlentscheidungen erst auffallen, wenn Rechnungen bei der Finanzabteilung eingehen und das Budget sprengen.

Doch auch ohne lange Procurement- bzw. Beschaffungsprozesse lassen sich viele Herausforderungen im Einkaufsprozess leicht aus dem Weg räumen – ohne, dass Sie dabei Agilität einbüßen müssen.

Wir werfen einen Blick auf die gängigen Probleme im Einkaufsprozess und wie Sie diese durch Automatisierung und die richtigen Tools lösen können.

Was bedeutet Einkaufsprozess?

Der Einkaufsprozess bezieht sich auf den gesamten Ablauf, den eine Person oder ein Unternehmen durchläuft, um Waren oder Dienstleistungen zu erwerben. Er umfasst typischerweise mehrere Schritte.

Der Einkaufsprozess kann in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: den operativen Einkaufsprozess und den strategischen Einkaufsprozess.

1. Operativer Einkaufsprozess

Der operative Einkauf bezieht sich auf die täglichen Aufgaben und Aktivitäten, die mit dem Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind.

2. Strategischer Einkaufsprozess

Der strategische Einkauf hingegen konzentriert sich auf langfristige Entscheidungen und strategische Ausrichtungen innerhalb der Einkaufsorganisation. Dabei können ganz unterschiedliche Einkaufsstrategien verfolgt werden, z.B. der Einkauf nach Warengruppe, über Rahmenverträge oder Abrufkontakte.

Einkaufsprozess - der Ablauf

Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsmodell sehen Einkaufsprozesse sehr unterschiedlich aus.

Ganz rudimentär folgt jeder Einkaufsprozess folgenden Schritten:

1. Bedarfsermittlung

2. Lieferantenauswahl, d.h. mögliche Auftragnehmer finden und anfragen

3. Angebote einholen und prüfen

4. Bestellung aufgeben / Dienstleistungsvertrag abschließen

   Auf den Einkaufsprozess folgt nach (bzw. teilweise auch vor) der Leistungserbringung die Rechnungsverwaltung:

5. Rechnungen der Vertragspartner prüfen (Abgleich mit Bestellung / Auftrag)

6. Rechnungen genehmigen und bezahlen

7. Rechnung und Bestellung archivieren

Wie ausführlich jeder dieser Schritte ausfällt und von welcher Abteilung er übernommen wird, variiert. Gerade im produzierenden Gewerbe und großen Unternehmen kümmern sich sogenannte Procurement-Abteilungen (Beschaffungs-bzw. Einkaufsabteilungen) um die Auswahl von Auftragnehmern.

Zu den Aufgaben des Einkäufers bzw. der Einkäuferin gehören u.a.: Teilnahme an Verhandlungsgesprächen und Einbringung des vorhandenen Know-how, Prüfung von Verträgen und Auftragsbestätigungen, regelmäßige Erfolgsmessung und Lieferantenbewertung und ggf. Neuverhandlungen bestehender Lieferantenbeziehungen. Sie sollten außerdem stets über Preisentwicklungen, Lieferzeiten und andere Konditionen informiert sein — so entgehen Ihnen kaum Rabatte, Skonti oder Vertragslücken.

So weit die Theorie.

Wo es in der Praxis oft hakt

Für viele Unternehmen – gerade Startups und solche, die sehr schnell wachsen – läuft der Einkauf weniger strukturiert ab: Entscheidungen werden irgendwo zwischen einzelnen Mitarbeitenden, deren Vorgesetzten und dem Finanzteam getroffen.

Dann sehen Einkaufsprozesse und deren Zahlungsabwicklung eher so aus:

1. Mitarbeitende sprechen ihre Vorgesetzten über E-Mail oder Slack auf einen Bedarf an, z. B. ein neues Tool oder Agenturleistungen. Da es kein festgelegtes Format für Bestellanfragen gibt, fehlen oft wichtige Informationen, die nachträglich geklärt werden müssen.

2. Wenn die Anfrage nicht unter den Tisch fällt, prüfen Budgetverantwortliche diese und gleichen die ungefähren Kosten mit dem Budget ab.

3. Angestellte lassen sich mit oder ohne Vorgesetzte das Produkt oder die Leistung vorstellen und holen ein Angebot ein.

4. Dieses Angebot wird wiederum diskutiert, Leistungen u.U. gekürzt und nachverhandelt.

5. Die Bestellung wird aufgegeben / Dienstleistungsverträge werden abgeschlossen.

6. Sie erhalten Ihre Waren / Dienstleistungen.

7. Einen Monat später trifft eine Rechnung ein. Mitarbeitende können sie nicht selbst bezahlen und schicken sie an die Finanzabteilung. Das Finanzteam hört zum ersten Mal von der Bestellung.

8. Es beginnt also eine E-Mail-Unterhaltung zwischen Einkäufer, Vorgesetztem (der oder die sich vage an die Bestellanfrage erinnern kann) und der Finanzabteilung.

Was eine einfache Transaktion sein könnte, erfordert nun zeitraubende Diskussionen.

Den Einkaufsprozess digitalisieren – so geht’s

Durch seinen hohen manuellen Aufwand und die erforderliche interne Kommunikation und Abstimmung ist der Einkaufsprozess prädestiniert für Automatisierung und Digitalisierung. Statt Bestellanfragen per E-Mail zu stellen oder gar Papierformulare auszufüllen, können Mitarbeitende ihren Bedarf direkt online über ein Tool wie Spendesk erfassen — und zwar von Purchase-to-Pay.

Dadurch sind Bestellungen über eine Plattform…

• digitalisiert, inkl. aller erforderlichen Informationen: Lieferant, Preis, Zeit, Grund für die Ausgabe, etc.

• zentralisiert und somit für alle Beteiligten einsehbar. Finanzteams können die Informationen mit Zahlungen abgleichen und Genehmigungen nachvollziehen.

Der holprige Prozess von weiter oben verändert sich:

1. Ein:e Mitarbeitende:r hat einen Bedarf identifiziert und erstellt eine digitale Bestellanfrage.

2. Er oder sie sucht (ggf. mit dem Management zusammen) passende Lieferanten / Dienstleister aus und gibt deren Daten in das System ein. Besteht bereits eine Geschäftsbeziehung, sind alle Informationen bereits vorhanden — das macht den Bestellvorgang noch einfacher!

3. Der/die Budgetverantwortliche:r wird automatisch benachrichtigt und kann den Kauf nach einem Blick auf das Budget (das direkt über die Plattform eingesehen werden kann) von überall aus genehmigen – sogar per App.

4. Die Lieferfirma / Dienstleister bekommt die Bestellung / den Auftrag zugeschickt.

5. Es erfolgt der Wareneingang bzw. die Dienstleistung wird erfüllt.

6. Ihr Unternehmen erhält eine Rechnung. Die Software gleicht diese mit der entsprechenden Bestellung ab und stellt sicher, dass die Informationen übereinstimmen und alle Zahlungsbedingungen erfüllt sind.

7. Das Finanzteam wirft einen kurzen Blick darauf, sieht die Übereinstimmung und genehmigt die Rechnung.

8. Die Zahlung wird automatisch geplant, die Rechnung und die Bestellung werden gespeichert, und alle Daten können mit Ihrem Buchhaltungsprogramm synchronisiert werden.

Der Unterschied: Bei gleicher Kontrolle und Sicherheit können Sie auf langwierige E-Mail-Unterhaltungen verzichten. Der Prozess läuft reibungslos, asynchron und passt in den Arbeitsalltag aller Beteiligten.

Die Vorteile digitaler Einkaufsprozesse

Klar, der neue Prozess liefert bessere Transparenz und vermeidet Medienbrüche. Aber wie genau profitieren Sie von einem digitalen, automatisierten Einkaufsprozess?

Echtzeit-Übersicht über genehmigte Bestellungen

Im Standard-Einkaufsprozess wird die Finanzabteilung oft erst am Ende involviert – wenn sie die Rechnung begleichen soll. Bis dahin ist die Ausgabe nicht ersichtlich und kann somit auch nicht einkalkuliert werden.

Digital erfasste Bestellungen ändern das: Finanzteams sehen offene Bestellungen und die damit verbundenen Kosten zusammen mit anderen Ausgaben (z. B. Abonnementzahlungen). Nur so lassen sich Budgetüberschreitungen und Cashflow-Probleme frühzeitig erkennen.

Ein klarerer Prozess für Ihre Mitarbeitenden

Wahrscheinlich kennen die meisten Mitarbeitenden Ihren Bestellprozess gar nicht. Er gehört auch schließlich nicht zu ihren eigentlichen Aufgaben. Doch um Bestellanfragen korrekt zu erstellen, brauchen Mitarbeitende Vorgaben – sonst gibt es zu viel Raum für Fehler.

Eine Software wie Spendesk führt Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch den Prozess. Sie befolgen einfach die Anweisungen, füllen vorgegebene Felder aus und reichen so automatisch korrekte Bestellanfragen ein.

Mehr Transparenz für Ihr Finanzteam

Ihre Finanzabteilung kann über die Bestellhistorie sehen, was, wann, warum bestellt wurde und wer die Bestellung genehmigt hat. Die Plattform fungiert als „Single Source of Truth”, enthält also zentralisiert alle verlässlichen Informationen.

Und wenn Sie diese Plattform auch noch mit Firmenkarten und Spesenabrechnungen verbinden – als vollständige Lösung zum Ausgabenmanagement – fehlen Ihrem Finanzteam nie wieder Informationen über Unternehmensausgaben.

Zeitersparnis bei weniger Fehlern

Wie bei allen automatisierten Prozessen ist der offensichtlichste Vorteil die Zeitersparnis. Ihre Software übernimmt manuelle Schritte wie die Dateneingabe, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Und je mehr Arbeit eine Software für Sie übernehmen kann, desto geringer ist das Risiko für menschliche Fehler – die häufigsten Fehler überhaupt.

Falls Sie sich jetzt fragen, welche Lösungen sich für digitale Einkaufsprozesse anbieten, haben wir einen heißen Tipp für Sie.

Den Einkaufsprozesse optimieren mit Spendesk

Mit Spendesk können Sie die gesamte Kreditorenbuchhaltung verwalten. Nicht nur Bestellungen lassen sich digital und zentralisiert managen – auch Ausgaben über Firmenkarten und Reisekosten. Dadurch müssen Ihre Mitarbeitenden sich nur ein Tool, ein Login und einen Prozess merken. Und Sie wissen immer genau, wie viel Geld Ihr Unternehmen ausgibt.

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