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Die Implementierung der E-Rechnung in der deutschen Bundesverwaltung erfolgt im Rahmen des sogennanten "Dienstekonsolidierung-Programms" des Bundes und stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Finanz- und Arbeitswelt dar.
Mit dem Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 verabschiedet wurde (BGBl I 2024 Nr. 108), hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland beschlossen. Deutschland orientiert sich an anderen EU-Ländern sowie einigen Drittstaaten, die die elektronische Rechnung bereits als Norm für Geschäftstransaktionen eingeführt haben.
Bis 2025 sollen in über 40 Projekten innovative IT-Lösungen entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden implementiert werden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sich insbesondere im Business-to-Business-Bereich (B2B) dynamisch. Wir haben die wichtigsten Informationen und Tipps zur Vorbereitung für Sie zusammengefasst.
Für aktuelle Informationen nutzen Sie bitte die offizielle News-Übersicht zur elektronischen Rechnung von der Bundesregierung.
Was ist eine E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ermöglicht die nahtlose maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen. Sie umfasst die digitale Erstellung, elektronische Übermittlung und medienbruchfreie Weiterbearbeitung sämtlicher relevanter Informationen in einem strukturierten Datensatz.
Genauer gesagt ist die E-Rechnung eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, gemäß der europäischen Norm EN 16931. Formate wie PDF-Dokumente, .tif oder .jpeg sind für die elektronische Verarbeitung nicht ausreichend, da sie keine strukturierten Daten enthalten, die für eine automatisierte Verarbeitung notwendig sind.
Aktuell werden zwei Hauptformate unterstützt
XRechnung: Ein standardisiertes Format, das speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Dateien kombiniert. Dies ermöglicht sowohl die visuelle Prüfung als auch die maschinelle Verarbeitung der Rechnung.
Weitere Formate wie Factur-X (die französische Variante von ZUGFeRD) sind ebenfalls zulässig, sofern sie den technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
ViDA-Initiative der Europäischen Kommission: Die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) zielt darauf ab, ein europaweites elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuer einzuführen, das auf den Daten der E-Rechnung basieren soll. Dieses System soll bis 2028 umgesetzt werden, wobei eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert wird.
Plattformen zur Einreichung von E-Rechnungen
Die folgenden Plattformen gewährleisten eine reibungslose und gesetzeskonforme Übermittlung von Rechnungen und tragen zur Effizienzsteigerung in der Verwaltung bei:
Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE): Diese Plattform des Bundes dient als zentraler Eingangskanal für elektronische Rechnungen und ist besonders für öffentliche Auftraggeber relevant.
OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE): Diese Plattform erfüllt die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes und unterstützt die Einreichung von Rechnungen bei verschiedenen öffentlichen Stellen.
Mehr Informationen finden Sie auf der offiziellen Seite: E-Rechnung des Bundes.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt, welche Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind.Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung gilt für steuerpflichtige Dienstleistungen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob sie haupt- oder nebenberuflich ausgeführt werden. Beide Parteien, der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger, müssen im Inland ansässig sein.
Dies bedeutet, dass entweder ein Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte, die am betreffenden Umsatz beteiligt ist, im Inland vorhanden sein muss. Fehlt ein Sitz, reicht auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland aus. Eine Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland allein, ohne Wohnsitz, führt nicht zur Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ab 2028 wird zudem auch von Kleinunternehmern verlangt, E-Rechnungen für B2B-Geschäfte auszustellen. Wichtig zu beachten ist, dass Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU derzeit nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.
Übrigens: Steuerfreie Lieferungen, Fahrausweise (bis zum Jahr 2027), und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.
E-Rechnung Pflicht: Ab wann gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Verkäufe tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen – auch das Versenden von Rechnungen wird dann zur Pflicht.
Aber kein Grund zur Panik, es gibt einige Übergangsregelungen, die Ihnen etwas mehr Zeit für die Umstellung geben.
Übergangsregelungen für die Pflicht zur elektronischen Rechnung
Kurz zusammengefasst, lauten die weichenstellenden Regelungen...
- Bis Ende 2025 können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden.
- Ab 2026 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden.
- Bis Ende 2027 können EDI-Verfahren für den Rechnungsversand genutzt werden.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für Rechnungsempfänger als auch für Rechnungssteller.
Vorteile für Rechnungssteller:
Vereinfachte Rechnungsstellung mit reduzierten manuellen Prozessen
Verkürzte Durchlaufzeiten zur Beschleunigung der Bearbeitung
Pünktliche Zahlungen
Einsparpotenziale durch Reduzierung von Portokosten
Geringerer Papierverbrauch und Wegfall von Transportwegen
Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger:
Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisierten Import der Rechnungsdaten
Erhöhung der Datenqualität durch geringeres Fehlerrisiko
Einsparungspotenziale in der Rechnungsbearbeitung (kein Porto, kein Papier)
Ermöglichung einer dezentralen Rechnungsverarbeitung
Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Die richtige Vorbereitung auf die Reform
Finanzteams sollten schon jetzt damit beginnen, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der Zeit und Fachwissen erfordert. Warten Sie mit der Umstellung also nicht bis zur letzten Minute.
5 Schritte zum erfolgreichen Übergang
Im Folgenden haben wir die 5 wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst, die Sie bei der Transformation zur E-Rechnung beachten sollten:
1. Analyse der Auswirkungen
Die Analyse des Ist- und Soll-Zustandes ist entscheidend für eine effektive Planung des Übergangs. Bewerten Sie die aktuellen Anforderungen Ihrer Organisation an die Rechnungsstellung. Ermitteln Sie, welche bestehenden Prozesse durch E-Invoicing optimiert werden können.
2. Wählen Sie eine passende Plattform
Digitale Tools ermöglichen die Zentralisierung von Finanzprozessen, die automatische Erfassung von Rechnungen und die nahtlose Integration mit E-Invoicing-Systemen. Lösungen für die Ausgabenverwaltung wie Spendesk können ebenfalls Unterstützung bieten und den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtern.
Vergewissern Sie sich, dass Sie über die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren E-Invoicing-Plattformen gut informiert sind. Achten Sie außerdem darauf, dass die Tools den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen und sich wirklich effektiv in Ihr bestehendes System integrieren lassen.
3. Aktualisierung von Ausgabenprozessen und -richtlinien
Überprüfen und ändern Sie die aktuellen Prozesse für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen, um die elektronische Rechnungsstellung zu integrieren. Dies kann die Aktualisierung interner Richtlinien und die Erstellung neuer Richtlinien für Mitarbeitende beinhalten.
4. Mitarbeitertraining
Schulen Sie Ihre Teams in der Nutzung der neuen Plattform. Jede:r muss mit den internen Regeln und Prozessen vertraut sein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
5. Einrichtung der elektronischen Berichterstattung
Um Ausgangsrechnungsdaten mit dem öffentlichen Rechnungsportal auszutauschen, müssen Sie Ihr Informations- und Verwaltungssystem aktualisieren oder ein spezielles Verwaltungstool verwenden.
6. Unterstützung für Lieferanten
Sobald Sie Ihre Tools und Prozesse angepasst haben, müssen Sie Ihre Partner über diese Änderungen informieren. Setzen Sie Ihre Lieferanten also rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Kenntnis. Und bieten Sie Ihnen weitere Unterstützung, wenn nötig.
Fazit
Die Digitalisierung ist der entscheidende Faktor für Effizienz und Erfolg in der Ära der elektronischen Rechnungsstellung. Um die zahlreichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung vollständig nutzen zu können, ist eine zeitnahe Anpassung und strikte Einhaltung der Vorschriften unerlässlich. Daher ist schnelles Handeln geboten!
Auch wir bei Spendesk arbeiten akut daran, die Umstellung zur elektronischen Rechnung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Wir halten Sie über Informationen zur nahtlosen Integration von E-Rechnungen in Spendesk auf dem Laufenden!
Sie wollen in der Zwischenzeit mehr zur Digitalisierung des Rechnungsprozesses erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen.
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