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Für Finanzleiter:innen ist die Wahl der ERP-Software ein entscheidender, wenn auch etwas stressiger Schritt, denn die Wahl der richtigen Software markiert eine Schlüsselphase für die Erhaltung der Gesundheit des Unternehmens. Die Hauptaufgabe einer solchen Software besteht darin, Informationen in einer einzigen Datenbank zu zentralisieren, um die Abläufe besser verwalten zu können.
Entdecken Sie in diesem Artikel alles, was Sie über ERP-Software wissen müssen, wofür sie verwendet wird, welche Fragen Sie sich bei der Auswahl stellen müssen – und entdecken Sie schließlich die 6 effektivsten Lösungen auf dem Markt.
Was ist ERP-Software?
Da die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens voneinander abhängig sind, müssen sie nicht nur miteinander kommunizieren können, sondern auch die richtigen Informationen an den richtigen Stellen sammeln.
Die ERP-Software hilft Ihnen bei genau diesen Aufgaben: Hier trifft Informationsstruktur auf IS-Optimierung (Informationssystem).
Was bedeutet eigentlich das Akronym “ERP”?
Wörtlich bedeutet es „Unternehmensressourcenplanung“ bzw. „Enterprise Resource Planning“ im Englischen. Das heißt: Eine ERP-Software ist ein computergestütztes Tool zur Verwaltung wichtiger Geschäftsfunktionen.
Anwendungsbereiche eines ERP-Tools
Ein ERP-Tool umfasst eine komplette Datenbank, gesammelt in einer einzigen Lösung. Dadurch werden die Funktionen zentralisiert, die für die Verwaltung der gesamten Unternehmensaktivität erforderlich sind, z.B:
Rechnungsführung
Unternehmensführung
Bestandsverwaltung
Erstellung von Angeboten
Die ERP-Software ist demnach in der Tat ein Schlüsselinstrument für den Erfolg eines Unternehmens: Eines der Hauptziele ist die Vereinheitlichung des Informationssystems. Anstatt viele verschiedene Programme zu verwenden, um wichtige Funktionen zu erfüllen, besteht die Idee darin, all dies in einer einzigen Lösung zusammenzufassen.
Ein wesentliches Merkmal: Die Ressourcenplanungssoftware kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Jeder Managementbereich wird durch ein ganz bestimmtes Modul repräsentiert. Selbstverständlich ergänzen sich die Module und sind miteinander verbunden – immer mit dem Ziel, die Kommunikation zu optimieren.
Damit das ERP für die Mitarbeitenden des Unternehmens nützlich und vorteilhaft ist, müssen alle betroffenen Benutzer:innen Zugriff auf den gleichen Informationsstand haben. Denken Sie auch daran, Aufgaben zuzuweisen oder den Zugriff auf bestimmte Funktionen zu moderieren – diese Funktionen des ERP können übrigens automatisiert werden.
ERP als Instrument der Entscheidungsfindung
Warum ist die ERP-Software für Finanzteams so wertvoll? Einerseits spart ein ERP dem Team viel Zeit, indem es bestimmte, sehr zeitaufwändige Aufgaben automatisiert.
Schauen wir uns einmal ein Beispiel an: Wenn Sie eine Bestellung aufgeben, löst das ERP je nach Programmierung eine Reihe von Prüfungen aus, z.B. Zahlungseingang, ausstehender Saldo und noch verfügbare Bestände. Je nach Bedarf kann das Tool auch eine Warnung senden, wenn der Lagerbestand aufgebraucht ist, und einen Lieferantrag vorbereiten. Ziemlich clever, oder?
Ein ERP ermöglicht es Ihnen außerdem, Ihrem Management wichtige Kennzahlen zur Verfügung zu stellen und die Entwicklung dieser Kennzahlen zu überwachen. Das Ziel: die strategische und operative Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die überblickt werden müssen, u.A.: Einkäufe, Verkäufe, Lagerbestände, Lieferungen, Preise, Rechnungen, usw.
Dadurch können die im ERP-System abgebildeten Kennzahlen schnell komplex werden. Um diese aus dem Geschäftsleben stammenden Informationen zu sortieren, wählen analytische Dashboards die relevantesten Informationen aus, ohne zusätzliche Berechnungen oder Abfragen durchzuführen. Eine Funktion, die Sie sich für die Nutzung eines ERP-Systems unbedingt merken sollten!
Tipps zur Auswahl der richtigen ERP-Software
Es ist schwierig, aus der Vielzahl der auf dem Markt erhältlichen Lösungen eine Auswahl zu treffen. Daher ist es zwingend erforderlich, sich vor der Auswahl einer ERP-Software einen Überblick zu verschaffen:
Größe des Unternehmens
Funktionen, die Sie brauchen
Besonderheiten Ihres Tätigkeitsbereichs
Gewünschter Automatisierungsgrad
Anzahl der Benutzer:innen
Budget
Nachdem Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Bedürfnisse vorgenommen haben, müssen Sie vor der Auswahl der ERP-Software zwischen wesentlichen Elementen und zusätzlichen Elementen unterscheiden.
Wesentliche Funktionen für Ihr ERP
Bestimmte Funktionen Ihrer zukünftigen Software sind für eine gute Verwaltung der finanziellen Situation Ihres Unternehmens unerlässlich. Hier sind die notwendigen Services, die Sie nicht vernachlässigen sollten; unabhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich:
Ein funktioneller Rahmen: Eine ERP-Software ist in erster Linie ein Instrument zur Unterstützung des Finanz- und Verwaltungspersonals. In diesem Fall erleichtert es Ihnen zum Beispiel die Verwaltung der Rechnungen und die Überwachung des Fortschritts der Aktivitäten.
Personalisierung: Die Software muss in der Lage sein, Ihr Unternehmen vollständig zu erfassen: seine Größe, seine Tätigkeiten und vor allem seine kommerziellen Besonderheiten.
Verbindung zwischen den Diensten: Da Ihre kaufmännische Tätigkeit ständig mit anderen Funktionsbereichen wie Produktion, Buchhaltung und Marketing interagiert, ist es mehr als nützlich, über eine Logik zu verfügen, die die Verbindung zwischen diesen Bereichen erleichtert.
Rückverfolgbarkeit der Informationen: Sie müssen in der Lage sein, die Historie der durchgeführten Bewegungen jederzeit einzusehen.
Eine skalierbare Lösung: Ihr Unternehmen entwickelt sich ständig weiter, also müssen es auch Ihre Tools. Denken Sie also an die Zukunft Ihres Unternehmens, insbesondere an die Verwaltung der verschiedenen Informationsflüsse, die Berichterstattung über Ihre Zahlen und deren Automatisierung.
CAPM für das Unternehmen verstehen: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, automatisch Produktionsaufträge zu starten. Wenn Ihr Unternehmen direkt mit der Produktionsverwaltung und der kaufmännischen Verwaltung verbunden ist, muss Ihre Software notwendigerweise den Geschäftsbedarf berechnen und somit rechtzeitig Reservierungen oder Lieferanforderungen vornehmen.
Kostenmanagement: Wie bei jedem Verkaufsprozess müssen Sie in der Lage sein, Ihre Einkaufskosten, gegebenenfalls Ihre Produktionskosten und Ihre Verkaufspreise im Auge zu behalten.
Zusätzliche Funktionalitäten für Ihr ERP
Weitere Funktionen, die für Sie nützlich sein können, wenn Sie ein Softwarepaket für die integrierte Verwaltung nutzen:
Verwaltung von Ausgabenberichten, Überwachung der Rechnungsstellung, Erstellung von Steuererklärungen, Überwachung des Cashflows und Erstellung von Prognosen.
Tools wie ein CRM können ebenfalls nützlich sein, z.B. für: Kundenüberwachung, kommerzielle Überwachung, Projektmanagement, Gehaltsabrechnung, Bestandsüberwachung und sogar Flottenmanagement.
Technische Features für Ihr ERP
Über die Funktionalitäten im Zusammenhang mit der reinen Nutzung Ihres Enterprise-Resource-Planning-Tools hinaus sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung unbedingt die folgenden technischen Punkte prüfen:
Kompatibilität mit CMS: z.B. mit PrestaShop, Magento und WordPress, wenn Ihre Marke eine E-Commerce-Site oder sogar ein Showcase anbietet.
Das Betriebssystem: Das unter Fachleuten am häufigsten verwendete Betriebssystem ist Windows, daher ist das Angebot hauptsächlich auf dieses System ausgerichtet. Wenn Sie hauptsächlich mit Apple-Tools arbeiten, sollten Sie auf diesen technischen Punkt achten.
Betrieb in der Cloud und sicherer Modus: Ideal für weit verbreitete Telearbeit oder für Notfälle außerhalb des Büros. In diesem Fall ist der Einsatz von Cloud-ERP-Software einfacher, da nicht auf jedem Arbeitsplatz ein Tool installiert werden muss. Auf diese Weise wird die Arbeit vereinfacht, das Team ist besser organisiert und kann schneller reagieren.
Die 6 bekanntesten ERPs
Der Markt ist voll von Lösungen, so dass es nicht einfach ist, sich direkt auf Ihr bevorzugtes Tool zu konzentrieren!
Hier ist eine Übersicht über die 6 bekanntesten Lösungen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
Es besteht kein Zweifel daran, dass ein ERP-System Ihnen bei Ihren täglichen Aufgaben als Mitglied des Finanzteams wertvolle Zeit spart. Darüber hinaus wird es der gesamten Organisation helfen, ihren Betrieb lang- und mittelfristig zu optimieren. Nehmen Sie sich also die nötige Zeit, darüber nachzudenken, welcher Schritt für Sie der richtige ist!
Digitale Buchhaltung mit Spendesk: ein einfaches und effizientes Tool
Haben Sie Bedenken, sich für ein ERP zu entscheiden? Wir können verstehen, dass die Implementierung und Verwaltung einer solchen Lösung mühsam und komplex sein kann...
Als Kompromiss zwischen einer guten Planung Ihrer Ressourcen und einer benutzerfreundlichen Lösung ist ein Tool zur Automatisierung der Buchhaltung mitunter ausreichend.
Spendesk kann in diesem Fall eine gute Alternative zu ERPs sein!
Beispiel: Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, das die Buchhaltung an eine externe Steuerfachkraft delegiert, suchen Sie wahrscheinlich nach einer einfachen Lösung für die Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben. Um Sie dabei zu unterstützen, kann Spendesk zahlreiche Aufgaben für Sie automatisieren: Die Eingabe Ihrer Konten, die Abstimmung der Buchungen, und vieles mehr.
Und das Beste daran: Sie können Ihre Finanzberichte mit wenigen Klicks an Ihre:n Buchhalter:in senden oder ihm/ihr selbst Zugang zur Plattform geben. Ganz schön praktisch, um wertvolle Zeit beim Abschluss zu sparen, oder?
Nehmen Sie sich also Zeit, bevor Sie sich endgültig für ein ERP-System entscheiden.
Testen Spendesk für die Automatisierung Ihrer Buchhaltung. Für weitere Fragen, buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Spendesk-Expert:innen.
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