Leitfaden zur Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber

Der Begriff Fahrtkostenerstattung beschreibt die Rückzahlung von Kosten, die einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin durch Reisen für geschäftliche Zwecke entstanden sind. Also zum Beispiel die Fahrt zu einem Kundengespräch, zu einer Weiterbildung oder der Arbeitsweg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte selbst. 

Je nach Art der Fahrtkosten haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, die finanzielle Belastung auszugleichen.

Wie Sie am besten vorgehen und welche steuerlichen Auswirkungen Fahrtkostenerstattungen für Sie haben, erfahren Sie hier. 

Arten von Fahrtkosten

Es gibt zwei Hauptkategorien von Fahrtkosten:

• Fahrtkosten auf Dienstreisen 

• Fahrtkosten für den Arbeitsweg 

Gemein ist beiden: Angestellte nehmen diese Wege nicht auf Privatvergnügen auf sich, sondern um ihrer Arbeit nachgehen zu können. Da hört es mit den Gemeinsamkeiten allerdings schon auf, denn sowohl die Erstattung der Kosten als auch die steuerrechtliche Behandlung unterscheiden sich.

Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen

Ob Messe, Kundenbesuch oder Teamevent, die Gründe für Dienstreisen sind vielseitig – genauso wie die Möglichkeiten zur Handhabung der entstandenen Kosten. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht eindeutig zur vollständigen Erstattung der Reisekosten verpflichtet, jedoch gibt es mehrere Gründe, warum es trotzdem empfehlenswert ist:

• ​​Arbeitnehmer:innen können Fahrtkosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen, wenn sie nicht vollständig vom Arbeitgeber erstattet werden. Doch auch wenn die Ausgaben so nicht versteuert werden müssen, werden die tatsächlichen Kosten nicht 1:1 erstattet. Dem/der Arbeitnehmer:in entsteht also ein finanzieller Nachteil. 

• Steuererklärungen können erst nach Ende des Kalenderjahres eingereicht werden. Und ein ganzes Jahr auf die Rückerstattung von Reisekosten zu warten (die so gesehen nicht einmal gegeben ist), ist kaum eine realistische Option für die meisten Angestellten.

• Arbeitgeber, die Reisekosten nicht komplett und zügig decken, werden Probleme haben, ihre Mitarbeiter:innen zu halten.

Damit Ihre Angestellten genau wissen, welche Kosten durch welchen Prozess erstattet werden, empfehlen wir die Veröffentlichung einer Reiserichtlinie. In dieser beantworten Sie alle Reisefragen transparent und vorab, um Unsicherheiten und Streit zu vermeiden.

Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber bei Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln 

Wenn Angestellte mit Flugzeug, Bahn, Bus oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln fahren, müssen Fahrtkosten nicht kompliziert berechnet werden. Arbeitgeber können die Kosten entweder vorab übernehmen – zum Beispiel indem sie ihren Angestellten eine Firmenkreditkarte zur Buchung zur Verfügung stellen –, oder sie erstatten die Kosten nachträglich über die Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung. 

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Erstattung der Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem eigenen PkW

Reisen Angestellte mit einem privaten Fahrzeug, wird die Berechnung der Kosten ein bisschen komplizierter. Als Referenzwert wird in der Praxis üblicherweise eine Pauschale aus dem Bundesreisekostengesetz herangezogen, das Reisekostenpauschalen für Beamt:innen und Soldat:innen festlegt. 

Hinweis zur Kilometerpauschale: Die Fahrtkostenerstattung 2025 bleibt gegenüber der Fahrtkostenerstattung 2024 unverändert.

Übrigens: Über die Spendesk-App können Sie Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Pauschalen für Übernachtungskosten direkt verwalten: Die Beschäftigten geben ihre Reiseinformationen ein und Spendesk berechnet, welcher Betrag ihnen zusteht.

Steuerliche Behandlung der Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen

Reisekosten für Dienstreisen können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Es handelt sich hierbei nicht um einen Lohn und es fallen auch keine Steuern oder Sozialabgaben an. Und das Unternehmen kann die Kosten selbst als Werbungskosten absetzen.

Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg

Auch nach der Pandemie, die gezeigt hat, dass viele Tätigkeiten sich auch aus den eigenen vier Wänden erledigen lassen, pendeln in Deutschland noch 40% der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten in einen anderen Kreis. Die dabei entstehenden Kosten gelten grundsätzlich als Privatausgaben. Manche Arbeitnehmer:innen haben jedoch das Glück, von ihren Arbeitgebern wenigstens einen Teil der entstandenen Kosten erstattet zu bekommen.

Für alle anderen gibt es die Möglichkeit, über die Entfernungspauschale einen Teil der Kosten steuerlich geltend zu machen.

Fahrtkostenzuschüsse durch den Arbeitgeber

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Im Gegensatz zur staatlichen Entfernungspauschale handelt es sich dabei um eine direkte finanzielle Unterstützung und nicht um eine steuerliche Vergünstigung. Der Vorteil für Arbeitnehmer:innen: Der Zuschuss landet sofort auf dem Konto und erhöht unmittelbar das verfügbare Einkommen, da es sich nicht nur um eine Entlastung bei der Steuer handelt.

Für die Berechnung des Zuschusses können Arbeitgeber maximal 30 Cent pro Kilometer (einfacher Arbeitsweg) und Arbeitstag erstatten, basierend auf der kürzesten Strecke.

Der Arbeitgeber zahlt auf diesen Betrag pauschal 15% Lohnsteuer. Überschreitet der Zuschuss jedoch die jährliche Obergrenze von 4.500 Euro oder bestimmte andere Voraussetzungen, wird er wie das reguläre Einkommen des Mitarbeitenden nach dessen Steuerklasse besteuert.

Besonders vorteilhaft ist der Fahrtkostenzuschuss für Minijobber, Auszubildende und Angestellte mit doppelter Haushaltsführung, da er in diesen Fällen steuerfrei bleibt.

Für Arbeitnehmer:innen: Fahrtkosten als Entfernungspauschale steuerlich absetzen

Mit der Entfernungspauschale (auch als Pendlerpauschale bekannt) unterstützt der Staat die Pendler:innen, die keinen Fahrtkostenzuschuss von ihren Arbeitgebern erhalten.

Sie können die die Pauschale folgendermaßen berechnen: 

Dabei gilt: 

• Berechnungsgrundlage ist die kürzeste Straßenverbindung und einfache Strecke (also nicht Hin- und Rückweg). 

• Angestellte können diese Pauschale unabhängig davon ansetzen, mit welchem Verkehrsmittel sie zur Arbeit kommen. Wenn jedoch die tatsächlich anfallenden Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel die Entfernungspauschale übersteigen, lohnt es sich, stattdessen erstere geltend zu machen.

• Die Pauschale gilt nur für Tage, an denen der oder die Beschäftigte wirklich zur Arbeitsstätte gereist ist – also keine Krankheitstage oder Tage im Homeoffice. 

Eine Beispielrechnung:

Angenommen, Lisa fährt an 200 Arbeitstagen mit dem Pkw zur Arbeit. Die kürzeste Strecke zu ihrer Arbeitsstätte beträgt 25 Kilometer. Daher kann sie die reguläre Fahrtkostenpauschale von 0,30 € pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und die erhöhte Pauschale von 0,38 € pro Kilometer für die übrigen 5 Kilometer ansetzen.

• Berechnung für die ersten 20 Kilometer: 200 Tage x 20 Kilometer x 0,30 € = 1200 €

• Berechnung für die übrigen 5 Kilometer: 200 Tage x 5 Kilometer x 0,38 € = 380 €

Insgesamt kann Lisa 1200 € + 380 € = 1580 € von der Steuer absetzen. Da die Werbungskostenpauschale 1230 € beträgt, lohnt es sich für sie, die Fahrtkostenpauschale geltend zu machen.

Fazit

Das Thema Fahrtkostenerstattung beschäftigt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen. Ob es um den täglichen Pendelverkehr oder geschäftliche Dienstreisen geht, die Regeln können komplex wirken, insbesondere im Licht sich ständig ändernder steuerlicher Bestimmungen. 

Für die Erstattung von Fahrtkosten auf Dienstreisen bietet die Ausgabenmanagement-Plattform Spendesk jedoch eine praktikable Lösung.

Mit Spendesk können Sie Ausgaben mühelos verfolgen und Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Pauschalen für Übernachtungskosten automatisch berechnen.

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