50 Fakten zu Dienstreisen

Persönliche Treffen mit Geschäftspartnern und Kollegen sind in vielen Unternehmen weiterhin unverzichtbar. Dienstreisen erfreuen sich großer Beliebtheit. Doch wie verändert sich die Industrie durch neue Angebote? Und gibt es Unterschiede zwischen einzelnen Ländern? Wir haben die Basics zu Dienstreisen sowie die interessantesten Fakten und Statistiken zusammengestellt.

Sie suchen nach konkreten Tipps zu Buchung, Abrechnung und Reporting von Dienstreisen – dann geht es hier entlang!

Laden Sie außerdem unseren kostenlosen Guide herunter, um noch mehr über die Verwaltung von Dienstreisen zu erfahren.

Um eine genauere Idee von der übergeordneten Bedeutung des Reisesektors zu erhalten, hilft diese Zahl zu Beginn: 10,4 Prozent. Das ist der Anteil der Reise- und Tourismusbranche an der globalen Wirtschaftsleistung. Wenn man dann noch weiß, dass hier auch rund ein Zehntel der Jobs angesiedelt ist, dann wird die Wichtigkeit noch klarer.

Einen entscheidenden Anteil daran haben Geschäftsreisen. Zwar erlitt die Industrie einen schweren Rückschlag mit der Finanzkrise 2008, auf die mehrere Jahre mit geringem oder gar keinem Wachstum folgten.

Aber inzwischen sieht die Lage wieder anders aus: Die Ausgaben für Dienstreisen nehmen wieder zu und der Trend soll sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen.

2017 wurden laut Statista 1,33 Billionen US-Dollar für Geschäftsreisen ausgegeben – kein neuer Rekord, aber immerhin ein Aufwärtstrend.

Als Grund für einen Trip geben die meisten Dienstreisenden (76 %) an, entweder Kunden zu treffen oder ein anderes Büro des eigenen Unternehmens zu besuchen.

Am meisten zu Geschäftszwecken gereist wird in den USA und China, gefolgt von Deutschland, Japan und Großbritannien.

Quelle: GBTA

Was ist überhaupt eine Dienstreise?

Aber lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen und klären, was man überhaupt unter einer Dienstreise versteht.

Eine Dienstreise ist eine Reisetätigkeit, die im Auftrag und im Interesse eines Arbeitgebers oder einer Organisation unternommen wird, um berufliche oder dienstliche Aufgaben und Pflichten außerhalb des regulären Geschäftsort zu erfüllen. Dies kann beispielsweise der Besuch von Konferenzen, Schulungen, Kundentermine oder die Durchführung von Projekten an anderen Standorten umfassen.

Während einer Dienstreise werden in der Regel alle notwendigen Kosten (wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand) vom Arbeitgeber übernommen oder erstattet. Es gibt oft spezifische Regeln und Richtlinien, die festlegen, wie und wann solche Reisen durchgeführt werden sollten, sowie wie die damit verbundenen Ausgaben zu handhaben sind.

Der Unterschied zwischen Dienstreise, Geschäftsreise und Dienstgang

Dienstreisen und Geschäftsreisen sind berufsbedingte Reisen. Während der Begriff "Dienstreise" hauptsächlich von Angestellten im öffentlichen Dienst verwendet wird, nutzen Selbstständige den Ausdruck "Geschäftsreise". Ein "Dienstgang" hingegen bezieht sich auf kurze Wege in der Nähe des Arbeitsorts, wodurch die Reisekosten geringer sind, z.B. bei einem Geschäftsessen.

Die Reisezeit für eine Dienstreise

Nach EU-Arbeitsrecht gibt es keine festgelegte Mindest- oder Höchst-Dienstreisezeit. Dennoch ist es aus steuerlicher Perspektive für Unternehmen ratsam, dass die Reisezeit einer Dienstreise drei Monate nicht überschreitet (Dreimonatsfrist). Überschreitet eine Dienstreise diesen Zeitraum, gilt sie steuerlich als Entsendung und die mit der Reise verbundenen Zulagen werden steuerpflichtig.

Arbeitszeitvorgaben bei Dienstreisen

Während Dienstreisen zählt jede berufliche Aktivität als reguläre Arbeitszeit. Arbeitgeber verlangen oft von Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit mithilfe von Zeiterfassungssystemen zu dokumentieren, um Überstunden zu berücksichtigen. Üblich sind acht Arbeitsstunden pro Tag, wobei auch zehn Stunden in Ausnahmefällen möglich sind, wenn die vorgeschriebenen Pausen eingehalten werden. Gemäß § 2 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz sind Tätigkeiten auf Dienstreisen eindeutig als Arbeitszeit definiert. Zeiten außerhalb dieser Aktivitäten sind Ruhezeit oder Freizeit, es sei denn, sie werden aus beruflichen Gründen unterbrochen.

Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel.

Die Reisekostenabrechnung

Arbeitgeber erstatten oft Reisekosten, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Nicht erstattete Kosten können Angestellte steuerlich als Werbungskosten absetzen. Zu den Reisekosten gehören unter anderem Fahrkosten, Verpflegung, Unterkunft, Maut und Kilometerpauschale (0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer, Stand: 2023), Parkgebühren, Fahrtickets für öffentliche Verkehrsmittel usw.

Viele Unternehmen nutzen Software für die Abrechnung (mehr dazu weiter unten im Text). Zusätzlich zum Reisekostenausgleich kann während Dienstreisen ein Tagegeld für die Mehrkosten anfallen, die entstanden sind — den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der jährlich neu berechnet wird.

DSGVO und Dienstreisen

Bei Dienstreisen im Zusammenhang mit der DSGVO gibt es verschiedene Aspekte zu beachten:

1. Speicherung von Mitarbeiterdaten: Unternehmen, die Dienstreisen organisieren, sammeln und speichern häufig personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter (z.B. Passinformationen, Geburtsdaten, Adresse). Diese Daten müssen gemäß DSGVO sicher und für einen gerechtfertigten Zweck gespeichert werden.

2. Weitergabe von Daten an Dritte: Wenn ein Unternehmen einen externen Dienstleister (z.B. ein Reisebüro) für die Organisation von Dienstreisen beauftragt, muss sichergestellt werden, dass dieser Dienstleister die DSGVO einhält und personenbezogene Daten geschützt werden.

3. Datenübertragung außerhalb der EU: Bei Dienstreisen außerhalb der EU müssen Unternehmen besonders vorsichtig sein, wenn sie personenbezogene Daten in Länder übertragen, die möglicherweise nicht das gleiche Datenschutzniveau wie die EU bieten.

4. Rechte der betroffenen Person: Mitarbeiter haben das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten Daten zu erhalten, sie zu berichtigen oder löschen zu lassen und der Verarbeitung in bestimmten Fällen zu widersprechen.

Mitarbeiter lieben Reisen

Manche bevorzugen sicherlich Jobs, die ihnen Routine ermöglichen und erlauben, immer in der Nähe von Familie und Freunden zu sein. Doch überraschend viele Angestellte betrachten Dienstreisen nicht als Belastung, sondern empfinden es als eine Bereicherung, ihre übliche Arbeitsstätte ab und zu verlassen zu können und den Dienstort zu verlagern.

• 30 % würden sogar ein geringeres Gehalt akzeptieren, wenn sie dafür mehr reisen können während der Arbeitszeit (Booking.com for Business).

• Mehr als ein Drittel der Millennials und aus der sogenannten Generation Z würden sogar so weit gehen, keinen Job zu akzeptieren, der ihnen nicht die Möglichkeit zu Dienstreisen bietet (TripActions).

• Und einer weitere Umfrage zufolge sind 92 % der Dienstreisenden zufrieden mit ihrer Lebensqualität unterwegs.

Bei denjenigen, die weniger reisefreudig sind, kann die Abneigung gegen Geschäftsreisen auch damit verbunden sein, dass der Prozess zu kompliziert ist mit Buchung, Zahlungsmethoden unterwegs und späterer Reisekostenabrechnung.

Wie Dienstreisen gebucht werden

Egal ob Urlaub oder Dienstreise – der Buchungsprozess für Flüge und Unterkünfte hat sich enorm verändert. TripAdvisor hat Reiseexperten nahezu überflüssig gemacht, man vertraut lieber auf die Erfahrungswerte vieler. Und dank Plattformen wie Kayak oder Skyscanner lassen sich Reisen schnell und bequem buchen.

Für Dienstreisen gibt es zudem eine Reihe von Tools, die den Buchungsprozess automatisieren und das Bezahlen von unterwegs erleichtern.

Doch wie steht es um die Wünsche der Reisenden?

• 57 Prozent bevorzugen es laut Booking, Planung, Buchung und Buchhaltungsprozesse in einer App zu vereinen.

• Dabei nutzt etwa die Hälfte der Buchenden nicht die Lösung, die ihnen das eigene Unternehmen zur Verfügung stellt.

Das Smartphone wird viel genutzt – sowohl für die Buchung als auch auf der Reise selbst. Mit einer großen Ausnahme: Deutschland.

Quelle: Google / Phocuswright Travel Study 2017

Der Einfluss von Reiserichtlinien

Eine der Herausforderungen für Geschäftsreisende ist die Befolgung von Reiserichtlinien im eigenen Unternehmen. Diese werden oft als Einschränkung empfunden und stellen damit ein Hindernis dar.

Idealerweise sollten solche Richtlinien festlegen, was Mitarbeiter auf Reisen ausgeben können und wo. Aber halten sich Angestellte auch daran?

• Einer Umfrage zufolge gibt mehr als die Hälfte der Dienstreisenden zu, sich bei der Buchung nicht immer an die Richtlinien zu halten.

• Etwa ein Drittel gab Komfort als Grund für die Missachtung der Vorgaben an, ein weiteres Drittel nannte den Preis als Faktor – und die meisten anderen hielten die vorausgewählten Möglichkeiten schlicht nicht für praktisch für bestimmte Reisen.

• Nur 23 % der Dienstreisenden gaben einer anderen Umfrage zufolge an, dass die Befolgung der Unternehmensrichtlinien ihre Priorität bei der Buchung von Hotels sei.

• In den USA sind demnach nur rund zwei Drittel der Reisebuchungen in Unternehmen im Einklang mit den Vorgaben.

Die Priorität für die meisten ist Flexibilität; Dienstreisende wollen in der Lage sein selbst zu entscheiden, wann und wie sie reisen.

• Etwa die Hälfte gibt an, dass es für sie am wichtigsten ist, die Buchung selbständig erledigen zu können – inklusive der Möglichkeit, Änderungen an der Buchung vorzunehmen, wenn nötig.

• 49 % können schlicht nicht lange genug im Voraus buchen, um die Richtlinien einzuhalten.

• 23 % warten bei Inlandsreisen sogar bis zur letzten Woche vor Abreise, ehe sie buchen.

Für Unternehmen ist es also wichtig, Richtlinien und Prozesse zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen. Andernfalls, wenn Angestellte die Vorgaben ignorieren, wird es schwierig, Buchungen nachzuverfolgen und Ausgaben zu optimieren.

Als nächstes wollen wir uns ansehen, wie neue Angebote Dienstreisen verändert.

Sharing Economy

Die Art und Weise, wie wir privat reisen, hat sich stark verändert in den vergangenen Jahren. Statt traditionellen Hotels und Taxis etwa nutzen viele inzwischen neue Optionen.

Verhält es sich mit Dienstreisen ähnlich? Werfen wir einen Blick auf die Statistiken.

Unterkünfte

Der damals unter Touristen bereits allseits beliebte Service Airbnb startete 2014 das Angebot Airbnb for Work für Unternehmen. Ein Erfolg?

• 700.000 Unternehmen haben Airbnb for Work 2018 genutzt, damit hat sich die Zahl im Vergleich zum Vorjahr fast verdoppelt (TechCrunch).

• Und Airbnb for Work macht inzwischen 15 % der gesamten Buchungen auf Airbnb aus.

• Allerdings: 79 Prozent der Unternehmen haben einer Umfrage zufolge Airbnb nach wie vor nicht in ihren Buchungsprozess integriert – und mehr als die Hälfte der befragten Firmen hat auch nicht vor das zu tun.

Dennoch wird Airbnb mit mehr als 31 Milliarden US-Dollar bewertet; deutlich mehr als die meisten großen Hotelketten.

Auch interessant: Am meisten nachgefragt auf Airbnb werden Dienstreisen für maximal drei Nächte und bei 60 % der Buchungen ist mehr als Gast vorgesehen.

Taxis

Doch nicht nur das Teilen von Unterkünften wird stark nachgefragt. Mit Uber hat sich noch ein weiterer Bereich der Reiseindustrie stark verändert durch Shared Economy Angebote.

Uber ist inzwischen in 65 Ländern aktiv, wo drei Millionen Fahrer mehr als 75 Millionen Fahrgäste befördern.

• In Nordamerika war Uber 2018 bereits das Unternehmen, das am häufigsten in Spesenabrechnungen auftaucht (Business Traveller).

• Tatsächlich betreffen 11 % der Einträge in amerikanischen Spesenabrechnungen Uber.

Und mit Lyft gewinnt noch ein weiterer Service zunehmend an Beliebtheit, wenn es um Ridesharing auf Dienstreisen geht. Zwar liegt der Anteil von Lyft aktuell noch bei 19 % im Vergleich zu 74 % bei Uber.

Doch 2018 hat Lyft nach eigenen Angaben im Vergleich zum Vorjahr ein Wachstum von 70 % bei Dienstreisenden verzeichnet.

Den Unternehmen dürfte die Beliebtheit von Ride Sharing Angeboten wie Uber und Lyft jedenfalls nicht ungelegen kommen, da diese in der Regel auch weniger Kosten verursachen als traditionelle Taxifahrten.

Die Angebote der Shared Economy haben also definitiv auch im Bereich der Dienstreisen Einzug gehalten.

“Bleisure” Reisen

Ein Aspekt von Dienstreisen ist auch deren Verlängerung, um etwas Freizeit an interessanten Destinationen zu haben und diese auch wirklich erkunden zu können. Im Englischen hat sich dafür der Begriff “Bleisure” Reisen entwickelt, eine Mischung aus “Business” und “Leisure” (Freizeit).

• Laut Forbes verbringt etwa die Hälfte aller Dienstreisenden gerne etwas mehr Zeit am Zielort, darunter vor allem die jüngere Generation.

• Ein Zehntel der Dienstreisen fällt in die Kategorie “Bleisure” mit zuletzt deutlich steigender Tendenz.

• 57 % der Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern in ihren Richtlinien Reisen zu Freizeitzwecken zu verlängern.

Dienstreisen im internationalen Vergleich

Unterschiedliche Kulturen bedeuten auch, dass unterschiedlich gearbeitet wird. Hat das auch Einfluss auf Dienstreisen?

Lassen Sie uns einen Blick auf einzelne Länder und Regionen werfen.

• Dienstreisen machen 22,2 % des Gesamtanteils der Reise- und Tourismusindustrie an der europäischen Wirtschaftsleistung aus (World Travel & Tourism Council).

• In den USA lagen die Ausgaben für Dienstreisen im Jahr 2017 laut US Travel Association bei 317,3 Milliarden US-Dollar im Vergleich zu 718,4 Milliarden Dollar, die in private Reisen investiert wurden.

• Asien ist die Region mit den meisten Dienstreisen. Der Anteil der Region am Gesamtvolumen liegt bei mehr als einem Drittel (McKinsey).

• Das spiegelt sich auch in vier der fünf Ziele für Dienstreisen mit dem schnellsten Wachstum wider: Shanghai, Tokyo, Bangkok, Guangzhou und New York.

Deutsche reisen vor allem im Inland

Und wie steht es um Deutschland? Eine Umfrage des Deutschen Reiseverbands (DRV) gemeinsam mit dem Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) und der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) gibt Aufschluss.

Demnach gehen 70 % der Befragten von einer weiterhin positiven Entwicklung des Geschäftszweiges aus. Persönliche Treffen blieben auch in Zeiten virtueller Meetings weiterhin wertvoll, sagt VDR-Hauptgeschäftsführer Hans-Ingo Biehl.

• 118 Millionen Dienstreisen wurden 2017 durchgeführt, nur 12 % davon gingen ins Ausland.

• Während die Zahl der eintägigen Dienstreisen zurückgeht, nimmt die Zahl der mehrtägigen Trips zu.

• Der private PKW ist dabei mit 77 % das am häufigsten genutzte Verkehrsmittel.

• Etwa 60 % der Dienstreisenden buchen selbst - und das fast ausschließlich online.

• 34 Prozent bezahlen mit der eigenen Kreditkarte, 21 Prozent mit der Firmenkreditkarte.

Dienstreisen einfacher machen

Gerade die letzte Statistik zeigt, dass viele Unternehmen Dienstreisen noch nicht wirklich effizient managen. Selbst wenn Teams Freiheiten im Buchungsprozess haben, besteht Nachholfbedarf bei den Zahlungsmethoden.

Unklare Prozesse und mühsame Spesenabrechnungen sorgen nicht nur bei den Reisenden selbst für Frust und Zeitverlust – auch die Buchhaltung hat so mehr Arbeit als nötig.

Das richtige Tool kann dabei helfen, Dienstreisen angenehmer zu gestalten für alle Beteiligten.

Denn eines sollten Unternehmen nicht vergessen: Die Reisen sollten keine Belastung für das Team sein, sondern im Idealfall für interessante Erfahrungen und für Wachstum sorgen.