4 mögliche Fehlerquellen für Startups: Buchhaltung, Prozesse, Beratung

Startups sind schnell – und sie sind digital. Zwei Eigenschaften, die nur wenige Steuerberater teilen. Viele Gründer geben daher nach, exportieren geduldig Belege aus ihrer Buchhaltungssoftware, um sie dann per PDF oder – Gott bewahre – ausgedruckte Zettelsammlung an den Steuerberater zu übermitteln. Hinzu kommt schnell ein Sammelsurium aus Tools mit mehr oder minder hilfreichen DATEV-Schnittstellen.

Nicht selten schleichen sich in den ersten Gründungsjahren Fehler ein, die später zu hohen Steuerrisiken führen, Investoren abschrecken und das Finanzamt anklopfen lassen.

Um Startups vor dem Finanzchaos zu bewahren, haben wir die Experten Armin Inselsperger und Florian Völkner von der Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei KMpro nach ihren Tipps gefragt. Dabei wurde schnell klar: Steuerberatung geht auch anders. Nämlich digital, vorausschauend und Startup-freundlich. Die zwei Experten teilen gängige Fehler mit uns und erklären, wie es besser geht.

Steuerberater ohne digitalen Fokus

Vielleicht eine Bekannte, den Steuerberater der Mutter oder eine Kanzlei, deren Webseite bei einer kurzen Google-Suche einen guten Eindruck machte – Gründer entscheiden sich in Sachen Steuerberatung häufig für die Option, die unkompliziert und naheliegend erscheint. Das kann man ihnen nicht verübeln, denn Steuerthemen stehen nicht auf der Liste der Top-Themen eines jungen Unternehmens. Leider. Denn ein Steuerberater mit Fokus auf Startups und digitalen Prozessen kann sowohl zu Finanzthemen beraten als auch bei der Auswahl der passenden Buchhaltungstools helfen.

Laut KMpro machen junge Unternehmen wahre Quantensprünge, wenn sie von einem Steuerberater, der digitale Lösungen ablehnt, zu einem mit Startup-Klientel wechseln. Dabei sparen nicht nur die Startups viel Zeit – zum Beispiel, wenn sie Belege von unterwegs via App scannen und direkt übermitteln können. Auch für den Steuerberater verringert sich dank Schnittstellen und Integrationen der Zeitaufwand drastisch. Und das bedeutet: Kostenersparnisse für das Startup.

Startups scheuen Beratungskosten

Damit sich in der Buchhaltung keine revolvierenden Fehler einschleifen, braucht es bei komplexeren Business-Strukturen direkt zu Anfang die Beratung durch einen Experten. Zum Beispiel kann es leicht passieren, dass Unternehmen bei der Umsatzsteuer falsche Annahmen treffen – bezüglich der Umsatzsteuersätze, Reverse-Charge-Verfahren bei Umsätzen im Ausland, etc.

Die Folge sind Steuerrisiken, die bei Due-Diligence-Prüfungen potenzieller Investoren zu Show-Stoppern werden können. Fallen die Fehler beim Finanzamt auf, führt natürlich auch das zu weitreichenden Folgen.

Doch eine Expertenberatung kostet Geld. Und bevor die ersten Umsätze fließen, scheuen die meisten Gründer vor vermeidbaren Ausgaben zurück. Auch das ist verständlich. Doch ohne steuerrechtlich geprüftes Setup der Finanzbuchhaltung ist die Wahrscheinlich zu groß, dass später viel größere finanzielle Schäden folgen. Die Experten von KMpro empfehlen es Startups daher, direkt zu Beginn mit einem Steuerberater abzuklären, welche Tücken ihr Geschäftsmodell mit sich bringt und wie sie sich lösen lassen.

Buchhaltungs-Tools mit schwacher digitaler Schnittstelle

Um die in Deutschland am häufigsten verwendete Buchhaltungs- bzw.Business Software DATEV hat sich in den letzten Jahren ein ganzes Ökosystem an Tools bzw. Schnittstellenlösungen  aufgebaut – zur vorbereitenden Buchhaltung, Reisekostenabrechnung, Analysen, Eingangsrechnungsverwaltung, etc. Viele werben mit DATEV-Integrationen. Hier lohnt sich vor einer Anschaffung der Blick ins Kleingedruckte.

Oft sind die versprochenen „DATEV-Schnittstellen“ ein einfacher Export aus dem Drittanbieter-Tool und ein Import in DATEV. Das Problem dabei: Belege hängen nicht an den jeweiligen Buchungssätzen und müssen in einem zusätzlichen Schritt noch mit der jeweiligen Buchung verknüpft werden. Startups sollten bei der Auswahl von Vorerfassungssystemen daher darauf achten, dass die Integration von Buchungen und Belegen mindestens auf der DATEV-Schnittstelle „Rechnungsdatenservice 1.0“ basiert.

Analoge Prozesse und manuelle Buchungsvorgänge

Dieser Fehler folgt oft aus der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ohne digitalen Fokus. Wenn Startups durch den Steuerberater in analoge Prozesse gedrängt werden, kann der Eindruck entstehen, Finanzthemen seien nun mal umständlich. Dabei können fast alle Workflows in der Finanzbuchhaltung so angepasst werden, dass sie sich über Schnittstellen automatisieren lassen.

KMpro berichtet von einem kleinen Mittelständler, der jeden einzelnen Geschäftsvorfall händisch gebucht hat, obwohl drei viertel der Buchungen über Schnittstellen hätten abgewickelt werden können. Das kostete das Unternehmen zwölf bis dreizehn Stunden pro Woche, die durch die richtigen Automatisierungen auf zwei bis drei Stunden eingedampft werden konnten. Und nicht nur das: Liefen die Buchungen erst einmal automatisiert ab, ergaben sich viel bessere Echtzeit-Daten.

Darüber hinaus sitzen viele Startups auf einem Schatz an Daten, der mangels weiterführender Verarbeitung im System nicht voll genutzt werden kann. Zum Beispiel können Daten aus dem ERP-System bei richtigen Automatismen zu aussagekräftigen Analysen in einem Business-Intelligence-Tool werden.

Doch kein Business weiß, was es nicht weiß. Die Message von KMpro ist klar: Kaum ein analoger Prozess sollte analog bleiben. Fast jeder FiBu-Prozess lässt sich digitalisieren und automatisieren.

Top 5 Experten-Tipps für Startup-Gründer und CFOs

Was können Startups außerdem tun, um sich in Sachen Finanzbuchhaltung bestmöglich aufzustellen? Armin Inselsperger und Florian Völkner haben uns ein paar Tipps verraten:

1. Gründer müssen sich von Anfang an selbst mit den Zahlen beschäftigen und können die Finanzbuchhaltung nicht einfach abgeben. Dabei geht es nicht darum, zu einem FiBu-Experten zu werden und alles selbst zu machen. Vielmehr sollten Gründer ein Gefühl für die Finanzen ihres Unternehmens bekommen und Themen inhaltlich kennen. Das erwarten auch potenzielle Investoren.

2. Belege müssen von Anfang an sehr zuverlässig in der Buchhaltung landen. Bei schnell wachsenden Teams reihen sich Amazon-Bestellungen an Team-Dinner. Damit die Quittungen zeitnah auf dem Tisch der Buchhaltung liegen, braucht es ziemlich schnell kleine Prozesse. Wichtig ist, diese nicht zu verschlafen.

3. Sind diese Prozesse erst einmal etabliert, sollten Startups sich an die Erstellung einer Verfahrensdokumentation begeben. Auch diese ist gerne gesehen bei Investoren und eine Anforderung bei Betriebsprüfungen.

4. Das Grundsetup an Tools in der Finanzbuchhaltung kann ruhig klein anfangen. Neben DATEV Unternehmen online lohnt sich meist ein Tool zum Einlesen von Belegen und vielleicht noch ein Tool zur Abwicklung von Online-Zahlungen. Darauf folgen meist Tools zum Reisekostenmanagement, zur Budgetierung und zum Reporting.

5. Oft übernimmt einer der Mitgründer die Rolle des CFO – meist ohne tiefgreifendes Wissen in Steuerrecht und Finanzbuchhaltung. Das ist kein Problem. Allerdings sollte eine gewisse Affinität der handelnden Person durch starken Support seitens eines Steuerberaters unterstützt werden. Dabei ist die persönliche Beziehung nicht zu unterschätzen. Schnelle Anrufe „zwischendurch“ sollten durch den CFO als unkompliziert, angenehm und hilfreich wahrgenommen werden.

Zusammenfassung

Zugegeben, es gibt spannendere Themen als die Finanzbuchhaltung. Doch in den Zahlen eines Startups versteckt sich sein Potenzial – genauso wie seine Schwachstellen. Es kommt also kein Gründer am Aufbau guter Strukturen rund um die Buchhaltung vorbei. Damit hier nichts schief geht, lohnt sich das Gespräch mit einem Steuerberater, der Startups kennt und ihrem Bedürfnis nach Digitalisierung entgegenkommt.

Über KMpro

Die digitalen Workflows von KMpro schaffen Raum für Kreativität, professionelle Analysen und innovatives Denken. Eine Beratung auf Augenhöhe und der Blick für das Wesentliche sind die Säulen, auf denen die Kanzlei steht. Durch maßgeschneiderte Lösungen und themenübergreifende Beratung sprengt KMpro die Grenzen der herkömmlichen Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung – digital und klassisch.