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Während sich Unternehmen in diesem Jahr weiter von der Pandemie erholen, wird die Finanzbranche erhebliche Veränderungen erleben.
Die Beschleunigung der pandemiebedingten digitalen Transformation ist jetzt eine Chance, die es in Ihrer Finanzabteilung zu nutzen gilt. Es war noch nie so wichtig wie heute, flexibel, innovativ und agil zu handeln.
Wir beschäftigen uns konkret mit der Frage, wie das Finanzwesen der Zukunft aussehen wird und stellen Ihnen 3 Schlüsseltrends vor, die die Finanzabteilung prägen.
1. Daten-Selbstbedienung in der Finanzabteilung
Es ist bereits gängige Praxis in vielen Unternehmen auf Finanzberichte in Echtzeit zugreifen zu können. Etwas weniger verbreitet, ist die Möglichkeit, maßgeschneiderte Antworten darin zu erhalten. Konkrete Fragen können nämlich nicht präzise beantwortet werden und oft muss die IT-Abteilung mit einbezogen werden, um aufwendige Datenanalysen vorzunehmen.
Finanzteams rufen den neuesten Finanzbericht auf, um sich ein Bild von der aktuellen finanziellen Lage im Unternehmen zu machen. Dabei kann es jedoch schnell passieren, dass sie in diesem Dschungel an Informationen und Daten schnell den Überblick und wertvolle Zeit verlieren.
In Zukunft kann man sich diese Kopfschmerzen ersparen und auf intelligente Softwares setzen, die der Finanzabteilung aushelfen werden. Wie?
Finanzteams werden die Möglichkeit haben, digitale Datenanalysen selbstständig und in Echtzeit zu erstellen, ohne fundierte technische Kenntnisse zu verfügen. Sie werden nicht mehr von Fachleuten abhängig sein und können eigenständig komplexe Datenanalysen vornehmen (Self-Service), um schneller und besser zu handeln zu können.
Das Finanzreporting muss sich also zusammen mit der digitalen Transformation weiterentwickeln und neue Datenvisualisierungstools und Technologien einführen, um die Entscheidungsfindung für das Unternehmen voranzutreiben.
2. Automatisierungen in der Finanzabteilung werden zur Norm
Die Technologie wird immer ausgefeilter, aber viele Unternehmen bleiben in traditionellen Prozessen verstrickt und setzen sich mit dem Thema Automatisierung nicht auseinander.
Während der Arbeitskräftemangel anhält, ist es wichtig, das Beste aus Ihrem Personal herauszuholen und es von einseitigen Aufgaben zu befreien.
Besonders während der Pandemie schnitten diejenigen Unternehmen, die über einige automatisierte Prozesse verfügten, besser ab als diejenigen, die dies nicht taten.
Automatisierungen werden in naher Zukunft noch mehr zeitintensive, und geringwertige Buchhaltungsaufgaben ersetzen. Auch menschliche Fehler, die öfters mal bei manuellen Aufgaben entstehen können, werden dank Automatisierungen minimiert.
Ihre Kollegen werden sich ebenfalls freuen: endlich haben sie mehr Zeit für hochwertige Aufgaben, die mehr Spaß machen.
Ohne Automatisierungen sieht die Finanzabteilung so aus: Finanzteams müssen ihre wertvolle Arbeitszeit damit verbringen, Daten zu sammeln, abzugleichen und Spreadsheets auszufüllen. Es bleibt also kaum Zeit für Analysen, Reporting und weiteren strategischen Aufgaben übrig.
Beispiel aus der Praxis: Die Ausgabenverwaltung
Schauen wir uns einmal ein konkretes Beispiel bei der traditionellen Ausgabenverwaltung an. Es wird von Mitarbeitenden erwartet, dass sie ihre Ausgaben aus eigener Tasche zahlen und die physischen Rechnungen während der gesamten Reise sicher aufbewahren. Nach der Dienstreise wird mühsam eine Spesenabrechnung erstellt, und an die zuständigen Finanzteams weitergeleitet. Diese dürfen im nächsten Schritt anhand der vielen Papierbelege alles manuell überprüfen.
Der Prozess ist voller Fehlerquellen und kann zu Verzögerungen bei der Erstattung führen. Das sorgt für innerbetriebliche Konflikte und Frustration.
Um sich diesen Ärger zu ersparen, können Sie die Ausgabenverwaltung und viele weitere Bereiche der Finanzabteilung automatisieren.
Während die Implementierung der Automatisierung in der Buchhaltung in den meisten Unternehmen noch in den Anfängen steckt, kommt die Zukunft schneller als Sie denken.
Integrieren Sie deshalb mithilfe von Tools und Programmen Automatisierungen in Ihrer Finanzabteilung, um für die Zukunft und alle kommenden Herausforderungen bestens gewappnet zu sein.
3. Aufstieg von virtuellen Karten
Wir bewegen uns schnell auf eine Welt zu, in der digitale Zahlungen sicher, überall und auf jedem Gerät funktionieren.
Viele der Transformationen, die die Pandemie beschleunigt hat, werden bestehen bleiben, wie z.B. bargeldlose Zahlungen mit virtuellen Karten. Sie sind ein weiterer Trend, der nicht nur im privaten Feld immer mehr an Verwendung zunimmt.
Virtuelle Karten funktionieren genauso wie physische Kreditkarten oder Debitkarten, aber im Gegensatz zu physischen Karten bestehen sie nicht aus Plastik und können mit nur einem Klick generiert werden. Sie sind mit einem zugehörigen Bankkonto verbunden und können von überall über Ihr Smartphone abgerufen werden.
Man unterscheidet zwischen virtuellen Karten mit Einfach- und Mehrfachnutzung. Bei der Einwegkarte ist die Nummer der Karte nach erfolgter Zahlung nicht mehr gültig. Das Risiko von Cyber Hacking oder Diebstahl wird damit signifikant reduziert.
Karten mit mehrmaligem Nutzen kommen dann zum Einsatz, wenn wiederkehrende Transaktionen mit dem gleichen Betrag durchzuführen sind. Bei Abonnements ist das meistens der Fall, z.B. wenn das Slack Abo für Mitarbeitende bezahlt werden muss.
Viele Unternehmen haben ein virtuelles Kartenmodell eingeführt, da sie zu einer praktischen und sicheren Alternative zu herkömmlichen Kreditkarten geworden sind.
Beispielsweise können individuell anpassbare Ausgabelimits vom Management im Voraus festgelegt werden, die der Karteninhaber nicht überschreiten darf. Finanzteams können außerdem festlegen, welche Ausgabenkategorien genehmigt sind und in welchem Zeitraum Ausgaben getätigt werden können.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kontrolle und Transparenz für das Unternehmen. Mithilfe eines Dashboards kann Ihre Finanzabteilung und das Management die verschiedenen Ausgaben in Echtzeit verfolgen, und somit den Überblick über alle Zahlungen behalten.
Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Vorteile. Gerade für schnell wachsende Unternehmen sind virtuelle Karten mehr denn je ein klares Upgrade gegenüber herkömmlichen Kreditkarten.
Zusammenfassung
Mit diesen Erkenntnissen können Sie die aktuelle Strategie Ihres Unternehmens bewerten, um sicherzustellen, dass Sie für die Anforderungen und Herausforderungen der Zukunft gerüstet sind.
Aufgrund der Pandemie und des technologischen Fortschritts stehen Finanzabteilungen vor großen Veränderungen. Diese Trends werden Ihr Unternehmen jetzt und in naher Zukunft erheblich beeinflussen. Finanzteams müssen daher agil bleiben und eng mit anderen Funktionen kooperieren.
Wir von Spendesk helfen Ihnen beim smarten Ausgabenmanagement und stellen sicher, dass Sie und Ihre Finanzabteilung bestens für die Zukunft gewappnet sind.
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