Finanzmanagement in Agenturen: So schaffen Sie Stabilität & Effizienz

Jede Art von Unternehmen steht vor anderen Herausforderungen. Solobetriebe mit begrenzten Ressourcen und ohne etabliertes Markenimage erfordern viel Geschick. Und Jungunternehmer:innen müssen mit Zähnen und Klauen kämpfen, um relevante potenzielle Kund:innen zu finden und sie zur Umwandlung zu bewegen.

Herkömmliche B2C-Unternehmen haben wiederum Schwierigkeiten, ihr Wachstum zu fördern. Sie müssen der Kundenbindung Vorrang einräumen, um ihre Einnahmequellen zu sichern – und gleichzeitig Wege finden, neue Kund:innen zu gewinnen.

Aber was ist mit Agenturen? Diese verfügen in der Regel über solide Ressourcen, ein ausgeklügeltes Branding und gute Beziehungen zu zuverlässigen Kund:innen. Aber auch hier gibt es Probleme, und das vielleicht häufigste Problem ist das Finanzmanagement.

Der Umgang mit spät zahlenden Kund:innen, komplexen Geschäften und großen Budgets ist keine einfache Aufgabe. Und je größer eine Agentur ist, desto schwieriger wird sie.

Wenn Sie Inhaber:in und/oder Manager:in einer Agentur sind, brauchen Sie ein ausgeklügeltes und robustes System, um sicherzustellen, dass Sie die finanziellen Angelegenheiten fest im Griff haben. Wenn Sie das nicht tun, verursachen Sie ein Chaos, das Ihren Geschäftsaussichten großen Schaden zufügen kann.

In diesem Artikel finden Sie 8 wichtige Vorschläge, wie Sie das Finanzmanagement Ihrer Agentur stabilisieren können, so dass Sie letztlich auf einer soliden Geschäftsgrundlage stehen. Lassen Sie uns beginnen!

1. Nutzen Sie Software für die Zentralisierung & Optimierung von Schlüsselaufgaben

Es ist nicht leicht, auf Agenturebene fast alle Aufgaben zu bewältigen. Und das gilt umso mehr, weil das klassische Modell, alle in einem großen Büro zu versammeln, nicht mehr zeitgemäß ist. Fernarbeit ist heute die Norm, was es den Teams deutlich erschwert, zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie die richtigen Schritte unternehmen.

Aus diesem Grund ist der Bedarf an Software, die eine verbesserte Produktivität und Datensicherheit ermöglicht, größer als je zuvor. Es ist üblich, dass sich Startups auf Ad-hoc-Kombinationen von Business-Tools stützen – das ist in kleinem Maßstab pragmatisch. Aber für eine Agentur, in der alles nahtlos sein muss, ist das eine katastrophale Aussicht.

Betrachten Sie also die Vielseitigkeit, die Spendesk zu einer All-in-One-Lösung macht: Die Funktionen sind umfangreich und skalierbar, so dass die User:innen sicher sein können, dass sie Kernaufgaben wie Budgetüberwachung und Ausgabenverfolgung unter Kontrolle haben.

Für genaue Finanzberechnungen sind riesige Datenmengen aus dem gesamten Unternehmen erforderlich, und bei dem Versuch, die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzustellen, kann viel schief gehen. Zentralisierung ist daher ideal.

2. Planen Sie wöchentlich Zeit für einschlägige Recherchen ein

Die Weltwirtschaft befindet sich in einer Schräglage, in der viel Ungewissheit darüber herrscht, wie es weitergeht. Natürlich kann man die Zukunft nicht vorhersagen, aber man kann der Gegenwart große Aufmerksamkeit schenken. Und gerade aus der Welt der Podcasts lassen sich oft wertvolle Informationen herauslesen.

[MoneyLens hat eine Liste von Finanz-Podcasts zusammengestellt, die mit Erkenntnissen von Finanzjournalist:innen und Wirtschaftswissenschaftler:innen gespickt sind, und es lohnt sich auf jeden Fall, einige davon zu Ihrer Playlist hinzuzufügen.]

Vergessen Sie nicht, auch verwandte Branchen zu verfolgen, wobei insbesondere Marketing ein zentrales Anliegen von Agenturen ist. Es ist Ihr größter Umsatzbringer, aber auch einer der größten Ressourcenverschwender. Die neuesten Marketingtaktiken zu nutzen, um den ROI zu maximieren und die Ausgaben zu senken, ist ein Projekt von höchster Priorität.

Marketing Speak ist ein Podcast, in dem geniale Marketingfachleute und erfolgreiche Unternehmer zu Wort kommen und in dem häufig finanzrelevante Ratschläge gegeben werden.

Wenn Sie sich dazu verpflichten können, sich wöchentlich weiterzubilden, wird sich dies als sehr nützlich erweisen.

3. Dokumentieren Sie alle wichtigen Prozesse

Was passiert, wenn jemand eine Ausgabe für einen oder eine Mitarbeiter:in erfassen muss, aber dieses Verfahren noch nie angewandt hat? Wenn sie keine Anleitung finden, kann es viel länger dauern, bis sie die Aufgabe erledigt haben – oder sie machen einen teuren Fehler.

Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Aufgaben im Finanzmanagement (zumindest die, die von Ihren regulären Mitarbeitenden ausgeführt werden) sorgfältig dokumentieren.

Standardarbeitsanweisungen sind nicht so schwierig zu erstellen. Sie müssen nur die Personen, die am besten mit den Prozessen vertraut sind, dazu bringen, sie ausreichend detailliert zu beschreiben. Anschließend können Sie deren Arbeit so bearbeiten und optimieren, dass sie leicht zu befolgen ist, und sie dann allen Mitarbeitenden Ihrer Agentur zur Verfügung stellen (höchstwahrscheinlich über ein Intranet). Das spart eine Menge Zeit und Verwirrung.

4. Stellen Sie Finanzpersonal ein, dem Sie vertrauen können

Trotz der Wunder der heutigen Technologie besteht eine der wirksamsten Taktiken zur Lösung von Problemen in der Geschäftswelt immer noch darin, neue Talente einzustellen. Wenn Sie derzeit niemanden haben, der sich eines Problems annimmt, haben Sie einen offensichtlichen Bedarf.

Und wenn Sie bereits einen solchen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin haben (z. B. einen Controller), dann ist er/sie vielleicht einfach überlastet und braucht Unterstützung oder bessere Führung.

In Anbetracht der immensen Komplexität der Finanzverwaltung birgt es ein hohes Risiko, die Verwaltung der Finanzen dem/der Geschäftsführer:in oder den Mitarbeitenden der Agentur selbst zu überlassen. Schon ein kleiner Fehler, der in Eile oder Unwissenheit gemacht wird, kann zu einem großen Problem werden.

Außerdem zieht dies eine enorme Stressbelastung mit sich, und die Agenturenleitenden haben schon genug zu tun – auch ohne dass sie sich auch noch mit der beängstigenden Aussicht herumschlagen müssen, die Buchhaltung korrekt zu führen. 

Stellen Sie Vollzeit-Finanzpersonal ein, wenn Sie glauben, dass es regelmäßig gebraucht wird. Sie können auch einen ausgelagerten CFO-Dienst oder eine:n Teilzeit-Buchhalter:in in Betracht ziehen, wenn Ihnen das lieber ist.

In jedem Fall ist Vertrauen die wichtigste Voraussetzung. Denn ein:e voll qualifizierte:r Expert:in wird Ihre Ängste nicht lindern, wenn Sie seiner/ihrer Arbeitsmoral nicht vertrauen. Holen Sie also Empfehlungen von Fachleuten ein, von denen Sie wissen, dass sie zuverlässig sind.

5. Reduzieren Sie unnötige Kosten & Überlieferungen

Agenturen neigen dazu, verschwenderische Ausgabengewohnheiten zu entwickeln. Das ist eine unvermeidliche Folge von Wachstum. Wenn man es sich leisten kann, besseres Marketing zu betreiben und sich um größere Kund:innen zu bemühen, kann man es sich auch leisten, ein größeres Büro zu haben und mehr Geld für Mittagessen auszugeben.

Das ist einfach Teil des Agenturlebens, oder? Das kann zwar den Arbeitstag angenehmer machen, aber es kann es auch deutlich schwieriger machen, die Finanzen unter Kontrolle zu halten. Indem Sie also Ihre unnötigen Ausgaben einschränken, verschaffen Sie sich mehr Spielraum.

Achten Sie auch darauf, dass Ihre Arbeitsgewohnheiten nicht zu sehr von der Norm abweichen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie viel mehr Zeit auf ein Projekt verwendet haben, als es Ihre Vergütung rechtfertigt. Mehr zu tun, als man Ihnen bezahlt, untergräbt den Wert Ihrer Dienstleistungen und schadet Ihrem Markenimage.

6. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in Finanzangelegenheiten

Die Beauftragung von Finanzexpert:innen mit der Überwachung Ihrer finanziellen Angelegenheiten macht bereits einen großen Unterschied. Es kommt jedoch auf das Handeln aller Ihrer Mitarbeitenden an – insbesondere derjenigen, die in direktem Kontakt mit den Kund:innen stehen.

Da Kundenbetreuer:innen oft den Ehrgeiz haben, neue Verkäufe zu tätigen, gewöhnen sie sich oft an, Ergebnisse zu versprechen, die gar nicht erreicht werden können – oder sie setzen die Preise für Projekte viel zu niedrig an, weil sie das Geschäft am Laufen halten wollen.

Um diese Fehler zu vermeiden, müssen Sie Schulungen veranstalten, in denen geklärt wird, was Ihre Dienstleistungen kosten und inwieweit Ihre Mitarbeitenden ihre Angebote anpassen können, um sich wertvolle Aufträge zu sichern. In jede Ihrer Dienstleistungen sollte eine gesunde Marge eingebaut werden, um das zu berücksichtigen. Und wahrscheinlich wird einer Ihrer ersten Schritte darin bestehen, Ihre Preise zu erhöhen.

7. Priorisieren Sie Kundenbindung & Diversifizierung

In der Einleitung haben wir gesagt, dass B2C-Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen neuen Interessenten und treuen Kund:innen finden müssen und dass Agenturen oft schon über gut etablierte Kundenbeziehungen verfügen. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass Kund:innen abwandern können – und dies auch tun, selbst wenn sie gut behandelt werden. 

Das kann zu einem finanziellen Desaster führen. Eine Agentur kann zu einer beachtlichen Größe heranwachsen, während sie sich auf die Zusammenarbeit mit einem einzigen großen Unternehmens verlässt. Und wenn diese Zusammenarbeit plötzlich ausbleibt, kann alles zusammenbrechen.

Daraus sind zwei Lehren zu ziehen: Die erste ist, dass man alles tun sollte, um Kund:innen zu halten. Neue Kund:innen zu gewinnen ist meist ein langwieriger und schwieriger Prozess. Kommunizieren Sie gut, halten Sie Ihre Fristen ein, erledigen Sie Ihren Papierkram richtig (einschließlich der Rechnungsstellung) und seien Sie stets freundlich.

Die zweite Lektion ist, dass Sie ein diversifiziertes Kundenportfolio anstreben sollten. Das nimmt Ihnen die Arbeit ab, die Sie sonst hätten, wenn Sie nach dem Verlust eines Hauptkunden Ihre Zahlen wieder ins Lot bringen müssten. Wenn Sie den Punkt erreichen, an dem Sie mehrere Kund:innen verlieren können, ohne in Einnahmeprobleme zu geraten, wird es Ihnen viel leichter fallen, Ihre Finanzen in einem tadellosen Zustand zu halten.

8. Optimieren Sie das Finanzmanagement Ihrer Agentur

In diesem Beitrag haben wir uns zahlreiche Tipps angesehen, die Ihnen helfen können, die Stabilität der Finanzverwaltung Ihrer Agentur zu verbessern. Die Liste ist natürlich nicht erschöpfend, aber sie sollte Ihnen viele Ansatzpunkte bieten, um Ihre Ersparnisse aufzustocken und Ihrer Agentur die bestmögliche Chance zu geben, alle Turbulenzen der nahen Zukunft zu überstehen.

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