Die Firmenkreditkarte – Geschäftsausgaben von überall abwickeln

Über 1,5 Milliarden Transaktionen werden in Deutschland pro Jahr über Kreditkarten abgewickelt, Tendenz steigend. Und das nicht ohne Grund: Die Kreditkarte wird von fast jedem Online-Shop, von jeder Fluggesellschaft und jedem Hotel als Zahlungsmittel akzeptiert. Moderne Unternehmen entscheiden sich daher zunehmend, ihren Mitarbeitenden über Firmenkreditkarten den Zugriff auf Firmengelder zu ermöglichen. So können Teams gewisse Ausgaben wie beispielsweise für SaaS-Tools, Amazon-Bestellungen oder Bahn-Tickets selbst und bargeldlos tätigen.

Doch welche Anbieter eignen sich am besten für die Firmenkreditkarte? Und wie können Unternehmen sich vor der privaten Nutzung schützen? Spielt die Schufa-Bewertung der Mitarbeitenden eine Rolle? Wir erklären Ihnen, was Sie beim Einsatz von Geschäftskreditkarten beachten sollten.

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte, auch als Geschäftskreditkarte oder Business Cardbekannt, ist eine spezielle Art von Kreditkarte, die Unternehmen und Organisationen zur Verfügung steht. Sie wird oft von Mitarbeitenden genutzt, um geschäftsbezogene Ausgaben zu decken, wie zum Beispiel Kosten auf Geschäftsreisen, Verpflegung, Büroausstattung und mehr.

Warum sind Firmenkarten sinnvoll?

Die Verwendung von Firmenkreditkarten können dabei helfen, Unternehmensausgaben besser zu verfolgen, den Zahlungsverkehr zu erleichtern, zu budgetieren, und Berichte zu erstellen. Manchmal bieten Firmenkarten auch attraktive Zusatzleistungen und Rabatte, wie beispielsweise Prämienmeilen, Versicherungspakete oder Cashback-bzw. Bonusprogramme.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Firmenkreditkarten den Cashflow verbessern können, indem sie ein kurzes, zinsfreies Darlehen zwischen dem Kaufdatum und dem Zahlungsziel

der Kreditkartenrechnung gewährt.

Unternehmen können Limits für Ausgaben setzen und die Art der Ausgaben, die mit der Karte getätigt werden können, steuern. Dies kann helfen, die Ausgaben zu kontrollieren und unangemessene oder unautorisierte Ausgaben, die vom Firmenkonto abgehen, zu vermeiden.

Welche Modelle gibt es für Firmenkreditkarten / Corporate Credit Cards?

Nicht jeder Arbeitgeber fühlt sich wohl mit dem Gedanken, dass zahllose Mitarbeitende mit einer Firmenkreditkarte (oft auch als „Corporate Card” bezeichnet) in der Tasche jederzeit und von überall Firmengelder ausgeben können. Was, wenn Beschäftigte die Firmenkarte missbrauchen und private Restaurantbesuche als Geschäftsessen abrechnen und es niemand merkt?

Genau hier kommen die unterschiedlichen Modelle für Business Kreditkarten ins Spiel: von vorgegebenen Budgets über Prepaid-Karten bis hin zu virtuellen Kreditkarten mit einem Verfügungsrahmen ist alles möglich. Für einen Überblick beleuchten wir zwei Fragen:

1. Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

2. Welche Art von Kreditkarten werden herausgegeben?

Entscheidung #1: Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Wer soll eine Geschäftskreditkarte erhalten? Wir haben die verschiedenen Szenarien durchgespielt inklusive Vor- und Nachteile.

	Nur die Geschäftsführung und / oder die Manager eines jeden Teams	Der zuständige Dienstleister für die Planung von Dienstreisen	Individuelle Mitarbeitende
Erklärung	In kleinen Unternehmen, die ständig im gleichen Büro zusammenarbeiten, reicht u. U. eine einzige Kreditkarte pro Team, die die Mitarbeitenden sich bei Bedarf abholen können.	Eine sogenannte Reisestellenkarte kann in der internen Reiseabteilung oder beim Dienstleister, der für die Buchung von Dienstreisen zuständig ist, hinterlegt werden. Über diese Karte werden alle Reisebuchungen abgewickelt.	Früher oder später braucht wohl nahezu alle Beschäftigten einmal Zugriff auf Firmengelder. Am effizientesten lässt dieser sich gewährleisten, wenn alle Mitarbeitenden ihre eigenen Firmenkreditkarten bekommen.
Vorteile	- Ausgaben pro Abteilung gebündelt auf einer Karte - geringe Gefahr von Ausgaben ohne Genehmigung eines Managers	- alle Reisekosten laufen an einem Ort zusammen - Jederzeit ein guter Überblick über Reisebudgets und -ausgaben	- Ausgaben können genau dann getätigt werden, wenn sie benötigt werden - Zahlungen und Abos können Mitarbeitende eindeutig zugeordnet werden.  - Keine Notwendigkeit für Auslagen aus eigener Tasche durch die Mitarbeitenden - signalisiert Vertrauen und ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf
Nachteile	- Ist der Chef / die Chefin gerade im Meeting und kann den 3D-S-Code von Ihrem Handy nicht durchgeben, ist auch keine Zahlung möglich - Sehr aufwendig, wenn Mitarbeitende aus dem Home-Office oder an anderen Standorten arbeiten - Verantwortung für die Kündigung nicht mehr benötigter Abos liegt allein bei Kreditkarteninhaber:innen	- Mitarbeitende müssen selbst gebuchte Dienstreisen sowie Spesen auslegen und zeitverzögert abrechnen - Nur sinnvoll für große Unternehmen mit Reiseabteilung bzw. Dienstleister, die sich um Reisebuchungen kümmern	- Kontrolle und Überblick über Genehmigungen und Budgets ohne den Einsatz eines Tools zum Ausgabenmanagement schwierig  - ohne Ausgabenmanagement-Tool zudem ggf. großer Aufwand für die Finanzabteilung

Welches Modell ist also der Gewinner? Letztendlich liegt die Entscheidung bei Ihnen. Wie der Spendesk Spend Trends Report jedoch gezeigt hat, nehmen gerade Zahlungen an Amazon und SaaS-Anbieter zu (vor der Corona-Pandemie stiegen auch Reisekosten zunehmend) – und genau diese sollten reibungslos und spontan durch individuelle Mitarbeitende getätigt werden können.

Übrigens: Bei Spendesk bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene Kreditkarte. In diesem Beitrag erklären wir, warum.

Entscheidung #2: Welche Art(en) von Kreditkarte(en) soll(en) genutzt werden?

Im ersten Moment ist der Gedanke an Firmenkreditkarten für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vielleicht überwältigend. Jedoch gibt es mittlerweile spannende Alternativen zu unlimitierten Standard-Firmenkreditkarten:

1. Debitkarten (Prepaid-Kreditkarten), die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen werden. Ist das Kartenlimit erreicht, kann auch kein Geld mehr ausgegeben werden.

2. Virtuelle Karten, die online für genau eine Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen (z. B. von Software-Abos) generiert werden. Es handelt sich hierbei nicht um physische Karten aus Plastik, daher können diese Karten ausschließlich für Online-Zahlungen genutzt werden.

Und in Verbindung mit einem Tool zum Ausgabenmanagement können Ausgaben in Echtzeit verfolgt und Genehmigungsprozesse abgewickelt werden. Sie können für alle Beschäftigten einzeln festlegen, dass…

• Debitkarten nur an Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten eingesetzt werden können;

• Debitkarten oder virtuelle Kreditkarten nur für gewisse Ausgaben zugelassen sind, zum Beispiel Hotels, Flüge, Amazon-Bestellungen.

Wer gerne die Kontrolle über Budgets behält, muss deswegen nicht auf Firmenkreditkarten verzichten. Debitkarten und virtuelle Business Kreditkarten

minimieren das Missbrauchsrisiko auf ein Minimum.

Visa, Mastercard oder Amex – wer hat eigentlich die besten Kreditkarten für Mitarbeitende?

In der EU und Deutschland liegen zwei Kreditkarten-Anbieter sowohl für private- als auch für Firmenkreditkarten vorne: Visa und MasterCard. Diese beiden Kartentypen werden so gut wie überall akzeptiert und werden – im Gegensatz zu Kreditkarten von American Express (kurz: AmEx) – von Partnerbanken herausgegeben.

Bei AmEx-Karten ist American Express selbst der Emittent. Zudem fallen höhere Gebühren für den Zahlungsempfänger an. Daher sind AmEx-Karten nicht überall in Deutschland gern gesehen.

In ihrer Anwendung unterscheiden sich die drei Kartentypen für die Endnutzer so gut wie gar nicht. Wichtiger als die Frage nach dem Kreditkartentyp ist die Frage nach der Bank, mit der Sie zusammenarbeiten wollen.

Die Abrechnung von Firmenkreditkarten über Privatkonten – eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: nein. Seit 2015 ist es Unternehmen rechtlich nicht mehr möglich, die Privatkonten von Mitarbeitenden mit Ausgaben über die Firmenkreditkarte zu belasten. Vor der entsprechenden EU-Verordnung sah der Prozess folgendermaßen aus:

1. Ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin bekommt eine Firmenkreditkarte, die in bestimmten Zeitintervallen (z. B. alle drei Monate) über das private Kredit- bzw. Girokonto statt über das Geschäftskonto abgerechnet wird.

2. Bevor der fällige Betrag abgebucht werden kann, reicht der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eine Spesenabrechnung ein und bekommt den Betrag vom Unternehmen erstattet.

Die Idee: Mitarbeitende sollten sich durch die Belastung des eigenen Kontos mit ihrer Spesenabrechnung beeilen und unterbewusst sparsamer mit Firmengeldern ausgeben. Dem setzte die EU jedoch ein Ende. Wenn Beschäftigte Kosten auslegen sollen, muss dies über ihre privaten Kreditkarten geschehen.

Wer haftet für die Firmenkreditkarte?

Gut zu wissen: Für Firmenkreditkarten haftet immer das Unternehmen. Daher ist es auch vollkommen egal, ob Ihre Mitarbeitenden Schufa-Einträge haben

Nachvollziehbare Genehmigungsprozesse und Reporting über ein Ausgabenmanagement-Tool

Tools zum Ausgabenmanagement (wie Spendesk) decken den gesamten Ausgabenprozess über eine zentrale Plattform ab:

• Mitarbeitende beantragen die Freigabe für eine Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen (z. B. bei Abos) oder die Freigabe eines Budgets. Alternativ können Vorab-Freigaben z. B. für Beträge bis 50 € für geschäftliche Ausgaben erteilt werden.

• Manager:innen geben die Zahlung oder ein Budget frei.

• Mitarbeitende laden Belege hoch. Vergessen sie es einmal, werden sie automatisch erinnert.

• Die Finanzabteilung kann Reports und Analysen erstellen und Genehmigungsprozesse nachvollziehen.

So können Ihre Mitarbeitenden selbständig handeln, während Management und Buchhaltung die Kontrolle behalten.

Zusammenfassung

Jedes Unternehmen muss Geld ausgeben – und Beschäftigte sollten so unkompliziert wie möglich die Zahlungen tätigen können, die für ihre Arbeit notwendig sind. Durch Firmenkreditkarten können Verzögerungen vermieden werden. Außerdem wird es Mitarbeitenden so erspart, Geld aus der eigenen Tasche vorstrecken zu müssen.

In Kombination mit einem Tool zum Ausgabenmanagement lassen sich die Herausforderungen meistern, die viele Unternehmen zunächst vor der Herausgabe von Firmenkreditkarten zurückschrecken lassen: Sie erlauben durch Genehmigungsprozesse und festgelegte Budgets ein hohes Maß an Kontrolle und erleichtern dem Finanzteam die buchhalterischen Aufgaben.

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