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Die traditionelle Firmenkreditkarte ist immer noch ein beliebtes Zahlungsmittel in vielen Unternehmen. Dabei übersehen Firmen, dass dies nicht nur ineffizient und unsicher ist, sondern auch denkbar ungeeignet, um den Überblick über die eigenen Ausgaben zu behalten. Welche Alternativen gibt es?
Geld ausgeben muss zunächst einmal jedes Unternehmen im Geschäftsalltag. Egal ob es um die Bestellung von Office-Zubehör gehört, digitale Marketingkampagnen oder die Buchung von Flügen und Hotels für Dienstreisen – Zahlungsmittel für Mitarbeiter sind unabdingbar.
Der Klassiker in kleineren Firmen: Eine Person, in der Regel aus der Finanzabteilung oder dem Office Management, wacht über eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter, die dann je nach Bedarf herausgegeben wird. Und auch in größeren Firmen haben oft nur wenige Auserwählte, etwa Teamleiter oder Außendienstler, dauerhaften Zugang zu Business Kreditkarten.
Nachteile der Firmenkreditkarte im Büroalltag
Der Vorteil ist gewissermaßen, dass sich die Firmenkreditkarte nicht von der privaten Nutzung unterscheidet und somit einfach zu handhaben ist. Zudem bieten klassische Banken dazu häufig Annehmlichkeiten wie Reiseversicherungen oder Rechtsberatung.
Im Büroalltag bedeutet das jedoch: Selbst wenn ein Teammitglied nur eine neue Maus bestellen will, muss sie oder er sich eine Freigabe dafür einholen, die Firmenkreditkarte suchen und sich darum kümmern, dass der Einkauf am Monatsende mit Beleg abgeheftet werden kann.
Die Nutzung einer Firmenkreditkarte zieht immer Papierkram nach sich. Missbrauch lässt sich kaum eindämmen und die Kontrolle über Ausgaben ist nur schwer einzuhalten. Zudem besteht ein erhöhtes Risiko für Kreditkartenbetrug.
Für weitere Probleme kann das Management von Firmenkreditkarten sorgen. Online-Angebote traditioneller Banken sind häufig sehr umständlich und bieten keine Integrationen mit Buchhaltungssoftware. Viele Prozesse sind langwierig und unflexibel, etwa wenn Sie das Limit der Business Kreditkarte verändern wollen.
Wie unagil das System ist, zeigt sich in Unternehmen, in denen die Ausgaben monatlichen Schwankungen unterliegen. Jedes Mal, wenn das Limit für die Firmenkreditkarte(n) nach oben oder unten korrigiert werden muss, ist ein Anruf bei der Bank nötig und die Bearbeitung der Anfrage kann mehrere Tage dauern.
Eine aktuelle Ausgabenübersicht ist nicht möglich, da das Finanzteam die Kreditkartenabrechnung erst am Monatsende in den Händen hält.
Debitkarten als Alternative zur Firmenkreditkarte
Die Alternative, dass Mitarbeiter Ausgaben aus der eigenen Tasche vorstrecken und später zurückerstattet bekommen, ist nicht weniger umständlich und noch dazu eine Zumutung für das Team.
Welche anderen Optionen gibt es also, wenn man die Probleme mit der klassischen Firmenkreditkarte vermeiden möchte?
Eine Möglichkeit sind Debitkarten für Mitarbeiter. So werden Zahlungsmittel dezentralisiert, weil jeder im Team eine eigene Karte erhalten kann. Und anders als viele zunächst meinen würden, sorgt das letzten Endes sogar für mehr Kontrolle über die Ausgaben: Denn während sonst ein allgemeines Limit über die Bank festgelegt werden muss, können Finanzabteilung oder Management so selbst jederzeit ein individuelles Limit für jeden Mitarbeiter festlegen und dieses je nach Bedarf anpassen.
In Sales Teams, wo Mitarbeiter viel reisen, kann etwa jedes Mitglied eine eigene Karte mit festem Spesenguthaben erhalten, die automatisch neu aufgeladen wird in regelmäßigen Abständen. Und wenn in einem Monat mal mehr Guthaben benötigt wird, kann das Management zusätzliches Budget autorisieren – ein Anruf bei der Bank ist nicht mehr nötig.
Da Freigaben für Zahlungen schneller oder gar automatisch erfolgen, arbeiten Teams mit Prepaid-Karten flexibler und autonomer als mit einer zentralisierten Firmenkreditkarte. Und wenn die Karten mit einer entsprechenden Plattform verbunden sind, können Sie sich zudem Spesenabrechnungen auf Papier und die manuelle Zuordnung von Belegen sparen.
Sichere Online-Zahlungen mit virtuellen Kreditkarten
Für Zahlungen im Internet gibt es zudem eine ebenso sichere wie praktische Option: virtuelle Kreditkarten. Anstatt auf sämtlichen Websites die gleichen Daten der geteilten Firmenkreditkarte anzugeben, können Sie das Risiko mit Einmal-Kreditkarten für jeden Einkauf minimieren.
Die Karten werden vorab mit einer bestimmten Summe für den geplanten Kauf aufgeladen. Zwar existieren die Karten nur digital – sie enthalten aber die gleichen Informationen wie eine physische Kreditkarte: also Kartennummer, Ablaufdatum und CVV Code. Das Team kann die virtuellen Karten also genauso nutzen wie traditionelle Firmenkreditkarten – nur eben mit mehr Sicherheit und Kontrolle.
Die Erstellung und Freigabe erfolgt idealerweise über eine zentrale Plattform, auf die auch die Finanzabteilung jederzeit Zugriff hat, um einen Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben zu erhalten und Budgets zu steuern. Der Vorteil zur monatlichen Kreditkartenabrechnung per Post liegt auf der Hand.
Zusätzlich zu den virtuellen Einmal-Kreditkarten für unregelmäßige Online-Einkäufe, besteht auch die Möglichkeit wiederkehrende Zahlungen zu managen. Dies ist sehr hilfreich bei der Verwaltung von Software-Abos oder um Budgets im digitalen Marketing zu verwalten, etwa für Werbung auf Google, Facebook oder LinkedIn.
Die Karten existieren so lange, wie das entsprechende Abo läuft, und können jederzeit pausiert oder gelöscht werden.
Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Die Zeiten geteilter Firmenkreditkarten sollten definitiv vorbei sein angesichts von Alternativen, die mehr Sicherheit, Flexibilität und Effizienz bieten.
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Benjamin Romberg
Benjamin Romberg is Head of Communications at Spendesk. Previously, he worked for several years in PR agencies and as a journalist at German Süddeutsche Zeitung.
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