Kreditkarten für Mitarbeiter - welches Modell passt zu Ihrer Firma?

Sind Ihre Angestellten bereits mit Kreditkarten ausgestattet oder suchen sie noch nach dem passenden Modell für den Einstieg? Möglicherweise haben Sie, wie viele andere Unternehmen auch, schlechte Erfahrungen mit undurchsichtigen Abrechnungen oder gar Spesenbetrug gemacht.

Oder aber Sie stehen dem Thema Firmenkreditkarten generell skeptisch gegenüber, so dass Ihre Buchhaltung jeden Monat Stunden oder gar Tage damit zubringt, Belege über kleinste Beträge einzeln in DATEV einzutippen und die Auslagen der Mitarbeiter zu erstatten.

Das geht einfacher, so viel lässt sich schon mal sagen. Wir werfen einen Blick auf die verschiedenen Kreditkarten-Modelle für Unternehmen.

Welche Firmenkreditkarten-Modelle gibt es? Ein Überblick

Option #1: Keine Kreditkarten für Mitarbeiter

Junge Start-ups und kleine Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern kommen vielleicht sogar ganz ohne Firmenkreditkarten aus. Solange die Geschäftsführung und die Finanzabteilung Zugriff auf Firmengelder haben, ist alles gut.

Sobald aber irgendwann die erste Kollegin einen Premium Dropbox Account anlegen will oder das Marketingteam Werbung auf Facebook schaltet, stellt sich die Frage: „Wie machen wir das denn jetzt?”

Klar, die Kollegin könnte sich die Kreditkartendaten von der Geschäftsführung durchgeben lassen. Sitzen alle nebeneinander, geht das auch ganz gut. Dank 3D-S und PSD2 ist das Kreditkarten ausleihen aber gar nicht mehr so einfach – und kostet zudem alle Beteiligten Zeit und Nerven.

Oder aber Mitarbeiter legen die Kosten aus eigener Tasche aus, reichen den Beleg ein und bekommen den Betrag erstattet. Das wird in folgenden Fällen schwierig:

• bei höheren Ausgaben, zum Beispiel bei Hotel- und Flugbuchungen

• bei einem hohen Volumen an kleinen Beträgen

• bei monatlich wiederkehrenden Kosten, wie Abos oder Werbung

Wer seinen Mitarbeitern gar keinen Zugang zu Firmenkarten ermöglicht, belastet sie mit Auslagen und halst der Finanzabteilung besonders viel Arbeit auf. Option #1 ist also eigentlich gar keine reale Option. Zumindest nicht auf Dauer.

Option #2: Eine Reisestellenkarte für das ganze Unternehmen

Eine Reisestellenkarte ist eine recht traditionelle Lösung für die Ausgaben auf Dienstreisen. Nur das Travel Management hat Zugriff auf die Karte und bucht im Auftrag der reisenden Angestellten Transportmittel und Unterkünfte. Somit sind die größten Kosten einer Dienstreise zumindest gedeckt.

Mitarbeiter legen dann entweder die zusätzlichen Kosten unterwegs selbst aus oder sie bekommen zusätzlich eine Firmenkarte ausgehändigt für die Reise.

Der Vorteil der Reisestellenkarte ist, dass alle Reisekosten gebündelt zusammenlaufen. Das macht die Analyse einfacher und erleichtert auch der Buchhaltung einige manuelle Schritte. Zudem kann gut kontrolliert werden, welche Hotels und Flugtickets gekauft wurden, um Missbrauch vorzubeugen. Allerdings: Viele Unternehmen haben heute gar keine Reiseabteilung mehr, sondern lassen die Dienstreisen direkt von den Mitarbeitern buchen. In dem Fall ist eine Reisestellenkarte nicht der richtige Ansatz.

Option #3: Corporate Credit Cards / Firmenkreditkarten

Wer seinen Mitarbeitern direkten Zugang zu Firmengeldern gewähren will, um ihnen Auslagen mit ihrem privaten Geld zu ersparen, muss sich früher oder später um Firmenkreditkarten (oft auch als Corporate Credit Cards bezeichnet) kümmern.

Dabei gibt es drei verschiedene Optionen:

• Standard Kreditkarten mit theoretisch uneingeschränktem Zugriff auf Firmengelder (Limits müssen mit der Bank vereinbart werden)

• Prepaid-Karten, die mit einem gewissen Betrag aufgeladen und nur im Rahmen dessen genutzt werden können

• Virtuelle Kreditkarten, die zweckgebunden online für genau eine Zahlung oder für regelmäßige Zahlungen (z.B. ein Software-Abo oder Marketing-Ausgaben) generiert werden

Und wer sich nach Angeboten für Firmenkreditkarten umsieht, stößt ganz schnell auf die nächste Frage: Wer soll den überhaupt eine Karte bekommen? Wie Viele Karten werden benötigt und wer haftet eigentlich?

Grundatzfrage #1: Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Auch hier gibt es für gewöhnlich drei verschiedene Modelle:

• Jeder bekommt eine Karte

• Nur Manager haben Zugriff auf Firmengelder

• Wer viel reist, bekommt eine Kreditkarte

Und genau hier kommen Ihnen die verschiedenen Kreditkarten-Typen zugute. Wenn Sie ein modernes Tool zur Ausgabenverwaltung nutzen, müssen Sie sich gar nicht entscheiden, welche eingegrenzte Personengruppe Karten bekommt, sondern können jedem Mitarbeiter je nach Bedarf den richtigen Kreditkartentyp ausstellen.

Virtuelle Karten zum Beispiel sind mit einem Klick generiert und immer an einen Zweck gebunden – zum Beispiel die Buchung für genau ein Hotel oder ein SaaS-Abo. Sie sind so einfach erstellt und dank Vorab-Freigaben und Ausgabenlimits so risikoarm, dass man sie guten Gewissens für die komplette Belegschaft nutzen kann.

Wer viel unterwegs ist, profitiert von einer haptischen Karte. Das Prepaid-Modell macht Missbrauch schwierig und minimiert auch hier wieder das Risiko für Unternehmen mit individuellen Ausgabenrichtlinien für jeden Mitarbeiter.

Grundsatzfrage #2: Wer haftet eigentlich für die Ausgaben über Firmenkreditkarten?

Die vielleicht spannendste Frage für CFOs. Wer seinen Mitarbeitern Freiheiten einräumt, riskiert einen gewissen Kontrollverlust. Wie kann abgewogen werden, ob sich das Risiko lohnt?

Abbuchung über das Privatkonto der Mitarbeiter nicht mehr erlaubt

In der Vergangenheit nutzten viele deutsche Unternehmen den Trick, die Kreditkarten nicht über ein Firmenkonto auszugleichen, sondern über das private Konto des entsprechenden Mitarbeiters. Vor der nächsten Abbuchung mussten dann alle Kosten ausgeglichen und dem Mitarbeiter auf eben dieses private Konto ausgezahlt worden sein.

Das bedeutet Zeitdruck und Stress. Und es sendete eine klare Nachricht ans Team: Wir vertrauen euch nicht. Wer Geld falsch ausgibt, haftet mit seinem Privatvermögen. Genau das ist seit 2015 gar nicht mehr erlaubt.

Risiko minimieren, Vertrauen aufbauen: mit Prepaid- oder Debitkarten für Mitarbeiter

Folglich haften also die Unternehmen für die Kreditkartenausgaben ihrer Mitarbeiter. Und das macht viele CFOs nervös. Gleichzeitig ist es nicht mehr zeitgemäß und unglaublich aufwändig, keine Kreditkarten einzusetzen. Was also tun? Zwei Dinge sollten parallel geschehen:

1. Risiko minimieren – durch Prepaid-Modelle und virtuelle Karten

2. Perspektivwechsel – weg von absoluter Kontrolle hin zu Vertrauen

Schritt eins ist einfach. Moderne Lösungen wie Spendesk erlauben es Ihnen, das Risiko enorm zu minimieren. Jede Ausgabe über eine Firmenkreditkarte schlägt sofort beim Management auf und bei Ungereimtheiten kann direkt nachgehakt werden.

Schritt zwei ist schwieriger. Doch sieht man sich bei innovativen Marktführern wie Google und Facebook um, wird ein Trend sofort klar: Den Mitarbeitern wird ein großer Vertrauensvorschuss gegeben. Sie können zum Beispiel arbeiten, wann und von wo sie wollen.

Auch Spendesk hat sich entschieden, Vertrauen vor absoluter Kontrolle walten zu lassen. Damit fühlen sich Mitarbeiter nicht nur wohler, auch der Buchhaltungsprozess wird extrem verbessert. Und sollten Sie nicht sowieso nur Menschen einstellen, denen sie vertrauen?

Grundsatzfrage #3: Wer gibt die Zahlungen über Firmenkreditkarten frei?

Jede Ausgabe wird entweder im Voraus (zum Beispiel bei virtuellen Karten) oder nachträglich (zum Beispiel bei Zahlungen unterwegs) “durchgewunken”. So tauchen Ausgaben über Spendesk-Karten sofort beim Manager auf und können geprüft und genehmigt werden.

Teilweise entscheiden Unternehmen sich dafür, nicht jede einzelne Zahlung unabhängig von ihrer Höhe einzeln freigeben zu lassen. Das kostet nämlich viel Zeit. Und nicht nur das, es kostet die Zeit der bestbezahlten Mitarbeiter.

Alternativ können individuelle Ausgabenrichtlinien für Mitarbeiter und Teams festgelegt werden. Diese erlauben die automatische Freigabe bis zu einem gewissen Limit.

Wir finden das richtige Kreditkarten-Modell für Sie

Die möglichen Kombinationen von Kartentypen, Limits, Genehmigungsprozessen etc. sind nahezu unbegrenzt. Sie brauchen Hilfe dabei, das passende Modell für Ihr Unternehmen zu finden? Sprechen Sie einfach mit einem unserer Experten!