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Das Leben wäre für Finanzfachleute so viel einfacher, wenn alle Länder dieselben Rechnungslegungs- und Finanzvorschriften hätten. Doch wie so oft gilt auch hier: Andere Länder, andere Sitten. Und so hat jedes Land seine eigenen Fristen, Vorschriften und Prozesse, an die es sich halten muss und die seinen Arbeitsrhythmus bestimmen.
In diesem Artikel werden Fragen zum Geschäftsjahr in Deutschland und zu den wichtigsten Daten beantwortet, die jede Finanzfachkraft kennen sollte.
Was ist das Geschäftsjahr und warum ist es wichtig?
Das Geschäftsjahr ist der 12-monatige Zeitraum, den Unternehmen, Regierungen, Organisationen und Einzelpersonen für Steuer- und Rechnungslegungszwecke verwenden. Genauer gesagt handelt es sich um den Zeitraum zwischen zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen.. Das Geschäftsjahr ist die Bezeichnung im Handelsgesetzbuch (§ 242 HGB) – also dem Handelsrecht. Im Steuerrecht hingegen wird dieser Zeitraum als Wirtschaftsjahr bezeichnet.
Das Geschäftsjahr ist sowohl für große Unternehmen als auch Einzelkaufleute hilfreich, um ihre Finanzen jährlich zu planen und zu bewerten. Dabei werden Steuern, Umsätze, Gewinne und Verluste auf jährlicher Basis berechnet. Diese Bewertung bezeichnet man als Jahresabschluss. Kleinunternehmer:innen dagegen müssen eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
In welchem Zeitraum läuft ein Geschäftsjahr?
In einigen Ländern stimmt das Geschäftsjahr stets mit dem Kalenderjahr überein, das vom 1. Januar bis zum 31. Dezember andauert. In Deutschland ist das nicht immer der Fall.
Wann tritt ein abweichendes Geschäftsjahr ein?
Ein abweichendes Geschäftsjahr tritt dann ein, wenn das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht. Beispielsweise kann das Geschäftsjahr eines am 1.Mai gegründeten Unternehmens mit der Unternehmensgründung beginnen und entsprechend am 30. April enden.
Alternativ kann auch ein Rumpfgeschäftsjahr festgelegt werden, das nur den Zeitraum vom 1. April bis zum 31. Dezember umfasst. In den Folgejahren entspricht das Geschäftsjahr dann dem Kalenderjahr
Wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?
Die Frist für die Erstellung eines Jahresabschlusses oder einer Gewinn- und Verlustrechnung hängt von der Größe des Unternehmens ab. Hier ist ein kurzer Überblick:
Kleine Kapitalgesellschaften = 6 Monate nach Bilanzstichtag
Mittelgroße Kapitalgesellschaften = 3 Monate nach Bilanzstichtag
Große Kapitalgesellschaften = 3 Monate nach Bilanzstichtag
Einzelkaufleute = 12 Monate nach Bilanzstichtag
Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über den Jahresabschluss.
Wie man sich auf das Ende des Geschäftsjahres ideal vorbereitet
Am Ende eines jeden Geschäftsjahres muss das Finanzteam die Finanzdaten des Unternehmens für das vergangene Jahr erfassen, auswerten und abstimmen. Wenn es in der Endabrechnung Unstimmigkeiten oder große Fehler gibt, kann das für das Unternehmen ein Problem darstellen. Der Jahresabschluss ähnelt dem Monats- oder Quartalsabschluss, jedoch ist er viel umfänglicher. Bei manchen Teams dauert er fast einen ganzen Monat!
Das Finanzteam muss ein genaues Bild von den Finanzen des Unternehmens liefern, und die Geschäftsführung und der Vorstand treffen auf der Grundlage dieser Informationen strategische Entscheidungen.
Das Ende des Geschäftsjahres ist für die Finanzteams besonders anstrengend. Doch warum? Dieser Zeitraum ist mit einer enormen Arbeitsbelastung und anderen Problemen verbunden, z. B:
Mühsame, manuelle Dateneingabe
Flüchtigkeitsfehler
Fehlende Belege und andere notwendige Dokumente
Nicht identifizierbare Zahlungen
Doppelte Einträge und Einzelposten
Das Team muss alle Konten der vorangegangenen Monate überprüfen und abstimmen, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen in den Unternehmensbüchern des vergangenen Geschäftsjahres übereinstimmen. Diese Informationen müssen korrekt sein, da sie allen Beteiligten (Mitarbeitenden, Investoren, der Regierung, den Aufsichtsbehörden und der Öffentlichkeit) eine klare Vorstellung davon vermitteln, wie es um das Unternehmen bestellt ist und ob es irgendwelche ausstehenden Steuerzahlungen, Strafen oder Budgetprobleme gibt, um die man sich kümmern muss.
Während des Jahresabschlusses muss das Finanzteam Berechnungen anstellen und Folgendes abstimmen:
Geschäftsausgaben
Einnahmen
Einnahmen
Vermögenswerte
Investitionen
Eigenkapital
Und mehr
Anschließend werden diese Transaktionen in den Unternehmensbüchern festgehalten. Sobald die Bücher abgeschlossen sind, können sie nicht mehr geändert werden. Dann werden die Bücher in den offiziellen Finanzunterlagen des Unternehmens aufbewahrt.
Der beste Weg, sich auf das Ende des Geschäftsjahres vorzubereiten (und all diese Aufgaben zu erledigen), ist die Verwendung einer zuverlässigen Checkliste. Wir haben hier eine praktische Checkliste für die Jahresendabrechnung zum kostenlosen Download.
So können Sie das Ende des Geschäftsjahres für Finanzteams erleichtern
Wir wetten, dass auch das Finanzteam Ihres Unternehmens dem Abschluss des Geschäftsjahres große Aufmerksamkeit schenkt. Aber tun das andere Teams auch? Wahrscheinlich weniger.
Für Mitarbeitende, die nicht im Finanzbereich tätig sind, mag die verspätete Einreichung eines Beleges oder einer Lieferantenrechnung keine große Sache sein. Aber das Finanzteam trägt eine ziemliche Last auf seinen Schultern; es muss die Fristen des Wirtschaftsjahres einhalten oder es riskiert, dass das Unternehmen andernfalls mit teilweise hohen Geldstrafen belegt wird.
Es gibt einige Dinge, die es erleichtert diese Fristen einzuhalten:
Automatisierte Prozesse ermöglicht durch eine digitale Buchhaltungssoftware. Manuelle Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch und sind anfällig für Flüchtigkeitsfehler. Da der Finanzabschluss ohnehin schon unter großem Zeitdruck steht, ist es unerlässlich, Zeit zu sparen, wo immer es geht.
Budget- und Ausgabentransparenz. Wenn das Finanzteam keinen vollständigen Überblick über die Ausgaben und ausstehenden Forderungen hat, kann es die Bücher nicht vollständig abschließen.
Genaue und rechtzeitige Spesenabrechnungen. Lassen Sie Ihr Finanzteam nicht ewig nach Belegen suchen! Jede Quittung, die nach Ablauf des Geschäftsjahres eingeht, ist für die Finanzabteilung ein großes Ärgernis und schadet der finanziellen Gesundheit des Unternehmens. Füllen Sie Ihre Spesenabrechnung schnell aus, oder noch besser: Verwenden Sie ein Ausgabenmanagement-Tool wie Spendesk.
Schneller Datenabgleich. Dies geht Hand in Hand mit automatisierten Prozessen, und die Finanzteams werden sicherlich von einer digitalen Lösung profitieren.
Unser Fazit: Investieren Sie in digitale Tools, die den Druck auf das Finanzteam am Ende des Finanzjahres etwas verringern. Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Spendesk-Expert:innen und erfahren Sie wie Sie den Abschluss des Geschäftsjahres zukünftig erleichtern können.
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