Geschäftsreisen buchen – die 12 hilfreichsten Tools

Auch wenn die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kollegen im Ausland dank Digitalisierung immer einfacher wird, bleibt die Reisefreude von Unternehmen ungebrochen. Dabei ist die Organisation von Dienstreisen nach wie vor unnötig kompliziert – zumindest für Firmen, die dies auf altmodische Art tun.

Wenn Mitarbeiter sich mit komplizierten Richtlinien rumschlagen müssen, Flüge und Unterkünfte finden, die ins Budget passen, und dann auch noch alles mit eigenem Geld oder der Firmenkreditkarte bezahlen sollen, dann besteht in jedem Fall Potential zur Optimierung.

Dafür reichen glücklicherweise schon ein oder zwei geeignete Tools, die manuelle Aufgaben automatisieren und so Zeit und Mühe sparen.

Die folgenden Angebote helfen Ihnen dabei, Geschäftsreisen einfacher zu managen.

Tools zum Buchen von Geschäftsreisen

Oft starten die Probleme schon ganz am Anfang: beim Buchen der Reise. Man kennt das Reiseziel und idealerweise auch die Reisedauer – aber wie geht es weiter?

Es gibt zwei Optionen:

1. Ein Travel Manager oder ein designiertes Teammitglied (z.B. Office Manager) ist zuständig für Buchungen.

2. Die Mitarbeiter buchen ihre Reisen selbst – mit klaren Richtlinien und einer Anleitung.

Die zweite Variante ist in der Regel die bessere. Viele Mitarbeiter bevorzugen es, ihre Reisen selbst zu verwalten.

Dabei wollen Vorgesetzte und Buchhaltung nicht ständig eingebunden sein. Gleichzeitig ist es aber wichtig, dass alle Reiseaktivitäten später nachvollziehbar sind und die jeweiligen Belege zugänglich.

Mit den folgenden Tools lässt sich der Buchungsprozess vereinfachen.

1. TravelPerk

Die meiste Zeit bei der Reisebuchung geht dabei verloren, von Website zu Website zu wechseln, um die angenehmsten Reisezeiten und die besten Unterkünfte zum vorgegebenen Preislimit zu finden.

Eigentlich ist es ja großartig, so viele Optionen zu haben. Aber zu viel Auswahl kann zu Zeitverlust und Frustration führen.

Hier setzt TravelPerk an: mit der weltweit größten Datenbank für Reisen. Ebenso wie auf Seiten, die viele beim Buchen privater Reisen nutzen, werden dort verschiedene Airlines, Hotels und Zugverbindungen angezeigt – das Team muss also nur eine Plattform nutzen, die auch als mobile App verfügbar ist.

Für die Buchhaltung ist das ebenfalls interessant. Wenn das ganze Team seine Reisen an einem Ort bucht, wird das Erfassen der Buchungen und die Auswertung sehr einfach.

Anders als die Websites zum Buchen privater Reisen wurde TravelPerk für Unternehmen entwickelt. Man kann daher einfach sehen, wer welche Reise aus welchem Grund gebucht hat und die benötigten Unterlagen sind einfach zugänglich.

„Vor TravelPerk hat unser Unternehmen Reisen auf sehr altmodische Art und Weise gebucht”, sagt Olivier Billon, CEO von Ykone. „Wir haben Flüge und Hotels auf Websites für Privatkunden gebucht und es war wahnsinnig schwer, alles im Blick zu behalten.”

Mit TravelPerk können Finanzteams den Mitarbeitern das Buchen ihrer Reisen selbst überlassen und dabei die Kontrolle behalten.

2. AirBnb for Work

Viele haben noch nie von AirBnB for Work gehört. Das Tool ist der allseits bekannten Variante für Privatkunden recht ähnlich, Nutzer können eine große Auswahl an Unterkünften über die Plattform buchen.

Dabei gibt es aber entscheidende Unterschiede:

• Buchungen werden automatisch mit dem Unternehmensprofil verbunden. Ein Teammitglied kann also eine Unterkunft buchen und die Buchhaltung hat später einfachen Zugang zu allen Infos und der Rechnung, ohne den jeweiligen Mitarbeitern nachrennen zu müssen.

• Zur Auswahl stehen nicht nur Übernachtungsmöglichkeiten, sondern auch Räumlichkeiten für Meetings und Konferenzen – oder sogar Büros auf Zeit.

• Und AirBnB Experiences kann zudem bei der Organisation von Teamaktivitäten helfen, wenn Ihr Unternehmen in einer Gruppe reist.

„Auf der Übersichtsseite können wir sehen, wohin unsere Mitarbeiter reisen und wo sie übernachten sowie die durchschnittlichen Kosten für Aufenthalte und die Einsparungen pro Jahr”, sagt Ashley Schmitz von Campari America über AirBnB for Work.

Wenn Sie gerne AirBnB für private Reisen nutzen – AirBnB for Work bietet die gleichen Möglichkeiten und hilft Unternehmen dabei noch, die Buchungen zu erfassen.

3. TravelBank

TravelBank ist vergleichbar mit TravelPerk: ein zentrales Tool für die Buchung aller Reisen von Teammitgliedern.

Recherche, Buchung und Nachverfolgung an einem Ort – das ist ein Vorteil für Team und Buchhaltung.

Viele Nutzer schätzen zudem die integrierte Unterstützung für Reisekostenabrechnungen. Belege für Flüge oder öffentliche Verkehrsmittel können per Screenshot eingefügt und dann Ausgaben zugeordnet werden, die mit der Firmenkreditkarte getätigt wurden.

Das hilft bei der Automatisierung von Spesenabrechnungen, die eine der größten Ärgernisse für Team und Buchhaltung darstellen.

Auch bietet TravelBank Reisenden die Möglichkeit, an einem Belohnungsprogramm teilzunehmen. Dieses basiert allerdings nicht darauf, möglichst viel für Reisen auszugeben. Ganz im Gegenteil: Wer Kosten für das eigene Unternehmen spart, erhält persönliche Belohnungen – eine sinnvolle Motivation für den verantwortungsvollen Umgang mit Firmengeld.

4. Flightfox

Wenn Sie nicht komplett auf Reisebüros verzichten wollen, ist Flightfox vielleicht eine gute Option. Das Tool nutzt ein Netzwerk von Reiseexperten, um Reisenden bei der Buchung zu helfen.

Dabei geht es schneller, ein paar Informationen online einzugeben, als in das nächste Reisebüro zu gehen.

Das System basiert auf einem Versprechen: „Wir garantieren, dass wir Ihr Angebot um mehr als unsere Gebühr unterbieten – sonst ist unser Service kostenlos.”

Das funktioniert also so: Zuerst finden Sie ein Angebot, etwa von einem Reisebüro, online, oder Sie legen einfach nur das Budget für Ihre Reise fest.

Flightfox nennt Ihnen dann die zu erwartende Gebühr und meldet sich bei Ihnen mit einem Angebot, das die Garantie erfüllt. Der einzige Haken: Wenn Sie ein entsprechendes Angebot erhalten, müssen Sie es auch buchen.

Die meisten Nutzer sind zufrieden mit dem angebotenen Service und hinterlassen gute Bewertungen.

Wie das Ganze funktioniert? Dass das System so gut funktioniert, ist wohl weniger Zauberei geschuldet als der Tatsache, dass die meisten Flug- und Hotelangebote ganz einfach online verfügbar sind.

Dabei sind die besten Preise häufig nur in bestimmten Zeiträumen erhältlich, die schwer vorherzusagen sind. Deshalb macht es Sinn, professionelle Hilfe bei der Suche zu haben.

Nicht grundlos waren Reisebüros lange so erfolgreich. Flightfox macht den Service nun zu jeder Zeit und überall verfügbar.

5. Lola.com

Lola.com ist eine einfache Plattform zum Buchen und Verwalten von Dienstreisen, die von den Gründern von KAYAK erdacht wurde. Sie bietet eine intuitive und agile Lösung für Menschen, die ihre Reisen unkompliziert managen wollen.

Neben der modernen und für Mobile optimierten App gibt es eine nützliche Plattform, über die auch das Reporting geregelt werden kann. So wird es einfacher, Budgets einzuhalten, Ausgaben vorherzusagen und Reisen für andere Mitarbeiter zu buchen.

Doch nicht nur die Technik ist hilfreich – Lola bietet auch einen Rund-um-die-Uhr-Kundenservice mit Reiseexperten, die bei Umbuchungen oder anderen Problemen helfen können.

„Lola hat den gesamten Prozess für Buchungen und Reiseverwaltung von drei Tagen auf zehn Minuten verkürzt", sagt Becky Garber von Drift.

Tools zum Verwalten von Reisekosten

Doch nicht nur die Buchung von Dienstreisen bedarf der Unterstützung durch geeignete Tools. Auch der weitere Prozess kann optimiert werden.

Die Reisekosten im Griff zu behalten, ist keine einfache Aufgabe. Rechnungen und Überweisungen; Zahlungen mit geteilten Firmenkreditkarten und Mitarbeiter, die aus der eigenen Tasche vorstrecken, um später Erstattungen zu beantragen – da wird es schwer, den Überblick zu behalten.

Jede Zahlung muss nachverfolgt und dem richtigen Mitarbeiter, Projekt und Budget zugeordnet werden. Dabei darf man die vorgegebenen Limits nicht aus dem Auge verlieren.

Die folgenden Tools helfen dabei.

6. Spendesk

Egal ob das Buchen von Flügen online, das Bezahlen von Hotels bei Ankunft oder auch nur ein schneller Kaffee auf dem Weg zur Konferenz – all diese Ausgaben müssen als Reisekosten für ein einzelnes Event erfasst werden.

Das kann aber schwierig werden, wenn das Teammitglied zunächst die Flüge mit der Firmenkreditkarte bucht und dann die restlichen Ausgaben, manchmal erst Wochen später, selbst auslegt. Wie lassen sich die Kosten einfach den richtigen Mitarbeitern und Budgets zuordnen?

Spendesk bietet Ihnen verschiedene Zahlungsmethoden, die immer mit dem gleichen Mitarbeiter verbunden sind.

Ein Beispiel: Der erwähnte Flug kann mit einer virtuellen Einmal-Kreditkarte gebucht werden, die zudem noch sicherer ist als das Nutzen geteilter Firmenkreditkarten. Unterwegs kann das jeweilige Teammitglied dann mit einer Prepaid-Karte für alles bezahlen, was er oder sie benötigt.

Alle Zahlungen werden automatisch dem gleichen Mitarbeiter zugeordnet, die Buchhaltung behält also stets den Überblick – und das sogar in Echtzeit über eine sichere Online-Plattform.

Und falls Mitarbeiter doch mal aus der eigenen Tasche bezahlen, können Sie Belege einfach mit dem Handy abfotografieren und hochladen, eine Software übernimmt das Ausfüllen aller benötigten Angaben für die Spesenabrechnung. Letztere werden wiederum automatisch zugeordnet, die Buchhaltung muss also keinen Quittungen mehr hinterherjagen.

Da alle Zahlungen in Echtzeit erfasst werden, kann das Finanzteam stets die Kontrolle behalten.

Spendesk ist also die richtige Option für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern das Leben einfacher machen wollen und trotzdem Wert auf Sicherheit beim Bezahlen von Dienstreisen legen.

7. Trippeo

Trippeo ist mit TravelBank vergleichbar (siehe oben). Reisen lassen sich auf der Plattform buchen, die meisten Nutzer schätzen aber vor allem die Funktion zur Automatisierung von Reisekostenabrechnungen.

Jede Zahlung kann unterwegs erfasst werden und Trippeo hilft beim Finden und Speichern der Belege. Das freut Mitarbeiter, die keine Lust auf Spesenabrechnungen haben, genauso wie die Buchhaltung, die keinen Quittungen hinterherjagen muss.

Und Nutzer schätzen die OCR-Software von Trippeo: Belege können an eine eigene E-Mail-Adresse geschickt werden, das Tool ordnet diese dann automatisch Zahlungen zu. Das ist deutlich praktischer als ein Stapel zerknüllter Belege in der Schublade.

Trippeo ist nicht so umfassend wie andere Tools, aber sehr effektiv und einfach zu handhaben.

8. Spendee

Wenn Sie noch nicht bereit sind für ein Tool zur Verwaltung von Geschäftsausgaben, ist Spendee eine Alternative. Die kostenlose App erfasst Ausgaben in Echtzeit und ermöglicht das Anhängen von Belegen.

Das Tool ist zwar eigentlich nicht für Unternehmen gedacht, Teammitglieder können die App aber unterwegs einfach nutzen. So ist sichergestellt, dass Zahlungen aller Größenordnungen erfasst werden.

Zudem können Mitarbeiter Manager oder Buchhaltung zum eigenen Konto hinzufügen, damit diese Einsicht in die Ausgaben erhalten.

Interessante Extras

Die Buchung von Reisen und die Verwaltung von Ausgaben sind für gewöhnlich die größten Hürden, die es zu überwinden gilt. Aber es gibt noch weitere Tools, die Geschäftsreisen erleichtern können.

Hier sind einige unserer Favoriten.

9. TripIt

TripIt hilft Nutzern dabei, eine Reiseroute für ihre Buchungen zu erstellen. Dafür muss man lediglich die Bestätigungs-Mails gebuchter Reisen weiterleiten, der Rest geschieht automatisch. Die Route ist vom Computer oder mobil einsehbar.

Enthalten sind auch Karten, die unterwegs dabei helfen, von A nach B zu kommen. In der Pro-Variante sind zudem Funktionen wie der Seat Tracker zugänglich, mit dem Sie die besten Plätze für Ihren Flug auswählen können.

Und es gibt eigentlich keinen Grund, nicht zumindest die kostenlose Version auszuprobieren.

10. Google Trips

Google hat viele hervorragende Apps und Services entwickelt. Google Trips kennen nicht viele, obwohl das Tool definitiv mehr Aufmerksamkeit verdient hätte.

Es bietet einfachen Zugang zum eigenen Reiseplan. Bei Gmail-Nutzern zieht sich die App die Infos sogar direkt aus den Bestätigungs-Mails und erstellt daraus eine Übersicht.

Man muss also nicht mehr den gesamten Posteingang durchforsten, um das richtige Terminal oder die Ankunftszeit zu finden. Falls mal keine Internetverbindung besteht, ist das kein Problem, denn die Infos können auch Offline gespeichert werden.

Und das ist nicht alles. Google Trips greift auch auf die Vielzahl von Google-Bewertungen zurück, um Restaurants und Aktivitäten am Reiseziel vorzuschlagen. Diese Vorschläge werden zudem noch ansprechend zum Durchsehen aufbereitet.

In der App lassen sich auch einige hilfreiche Tipps finden, etwa zum richtigen Umgang mit Trinkgeld oder dem Zugang zu ärztlicher Versorgung.

Das Tool ist nicht unbedingt für Unternehmen gedacht, aber jeder Reisende kann davon profitieren.

11. Dufl

Dieses Tool fällt eher in die Kategorie Luxus, aber viele Nutzer scheinen begeistert zu sein.

Die Idee:

• Man schickt seine Klamotten ein, etwa einen Anzug für die anstehende Konferenz oder ein Abendkleid für eine Networking-Veranstaltung.

• Die Kleidung wird gewaschen und ordentlich gefaltet, bevor ein Foto davon in die App geladen wird.

• In der App kann man das entsprechende Kleidungsstück auswählen, das für die anstehende Geschäftsreise benötigt wird und das Reiseziel angeben.

• Die Kleidung wird an den gewünschten Ort geliefert, so dass Sie Ihnen bei Ihrer Ankunft zur Verfügung steht.

• Nach dem Tragen wird die Kleidung wieder eingesammelt und bis zum nächsten Trip aufbewahrt.

Wie bereits erwähnt handelt es sich um einen Premiumservice und dieser ist wohl eher nicht geeignet für diejenigen, die nur einmal im Jahr auf Dienstreise gehen.

Aber für Vielreisende, die mehrere Events mit entsprechender Kleidung besuchen, kann das Angebot interessant sein.

12. Airhelp

Was, wenn auf einer Geschäftsreise mal nicht alles glatt läuft? Etwa wenn ein Flug umgebucht oder gestrichen wird?

Airhelp klärt Reisende über ihre Rechte auf. Wenn Flüge annulliert werden oder stark verspätet sind, kann das Tool Ihnen sagen, ob eine Erstattung möglich ist und was die nächsten Schritte sind.

Viele Geschäftsreisende denken nicht darüber nach, da schon alles klappen wird und wenn nicht, dann zahlt ja ohnehin die Firma.

Dabei können sie selbst Hilfe in Anspruch nehmen und dem eigenen Unternehmen helfen, Kosten zu sparen. Airhelp ist hierfür das richtige Tool.

Testen Sie verschiedene Tools

Wir haben Ihnen zwölf hilfreiche Tools vorgestellt, die beim Verwalten von Geschäftsreisen helfen können. Sie müssen diese jetzt nur noch ausprobieren und prüfen, welches für Sie am besten passt.

Dabei ist es sinnvoll, folgende Punkte im Hinterkopf zu haben:

• Flexibilität und Auswahlmöglichkeiten für Mitarbeiter

• Nachverfolgung von Ausgaben in Echtzeit

• Übersicht und Kontrolle für die Buchhaltung

• Größtmögliche Zeitersparnis im Prozess

Wenn das von Ihnen genutzte Tool eine oder mehrere dieser Anforderungen nicht erfüllen kann, sollten Sie sich weiter umsehen.

Gute Reise!