Jahresabschluss erstellen im Handumdrehen (inkl. Checkliste)

Alle Jahre wieder steht der Jahresabschluss vor der Tür. Das Ende eines jeden Geschäftsjahres markiert eine kritische Zeit für alle Finanzteams – Belege, Auszüge, Finanzberichte und vieles mehr müssen gesammelt und vorbereitet werden. Schätzungen zufolge verbringen Finanzfachleute durchschnittlich 25 Tage mit der Vorbereitung von Jahresabschlüssen. Oft fällt dies auch mit den Quartals- und Monatsabschlüssen zusammen, was die Arbeitsbelastung zusätzlich erhöht. Gerade in einer so stressigen Zeit müssen Arbeitsabläufe und Prozesse sorgfältig geplant werden. 

Um Ihnen einen Startvorteil zu verschaffen, erklären wir nicht nur, was Jahresabschlüsse überhaupt sind und welche Fristen unbedingt eingehalten werden müssen, sondern haben auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, um einen erfolgreichen Jahresabschluss im Handumdrehen zu erstellen. 

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss schließt die Buchhaltung eines vergangenen Geschäftsjahres ab. Dieser schließt die Buchhaltung eines vergangenen Geschäftsjahres ab. Das Geschäftsjahr bezieht sich auf einen 12-monatigen Zeitraum, der häufig dem Kalenderjahr von Januar bis Dezember folgt, aber auch mit dem Tag der Eintragung des Unternehmens beginnen kann. 

Nach dem deutschen Handelsrecht bzw. Handelsgesetzbuch (HGB) besteht ein solcher Abschluss mindestens aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), für die alle buchhalterischen Dokumente vorhanden sein müssen, wie Rechnungen, Belege und Co. Die Bilanz gibt Auskunft darüber, woher die Mittel des Unternehmens kommen und wie hoch die Belastung des Unternehmens ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung legt offen, wie viel Geld am Ende des Geschäftsjahres (Guthaben) übrig ist. 

Anhand des Jahresabschlusses lässt sich somit die tatsächliche finanzielle Situation und Ertragslage eines Unternehmens abbilden — oder einfach ausgedrückt: der Erfolg oder Misserfolg.

Der Jahresabschluss dient zum einen als Informationsquelle für alle Geschäftspartner:innen, Gläubiger:innen und natürlich für das Unternehmen selbst, zum anderen als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung des jeweiligen Unternehmens.

Die Erstellung einer korrekten Bilanz, GuV sowie Cashflow-Rechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Finanz- und Buchhaltungsteams, da es sonst zu ernsthaften rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Was bedeutet “Fast Close”?

Im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen wird häufig auch von Fast Close gesprochen. Unter Fast Close versteht man einen beschleunigten Abschluss, d.h. die beschleunigte Erstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen. 

Ein Fast Close bietet eine Reihe von Vorteilen, wie z.B. die schnellere Verfügbarkeit von entscheidungsrelevanten Informationen. Er kann auch zu einer Imagesteigerung beitragen. Unternehmen mit zeitnahem Reporting werden als organisiert, kompetent und leistungsstark wahrgenommen. Darüber hinaus können durch schlanke und strukturierte Prozesse Kosten eingespart werden. Ein Fast Close birgt aber auch die Herausforderung, trotz der beschleunigten Prozesse eine gute Qualität liefern zu müssen, d.h. einen fehlerfreien Jahresabschluss zu erstellen. 

Die Notwendigkeit eines Fast Close lässt sich nicht aus den gesetzlichen Rahmenbedingungen ableiten und ist daher Unternehmensangelegenheit. 

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Nach dem HGB müssen alle alle Gewerbetreibenden, Handelsgesellschaften, landwirtschaftliche Betriebe sowie Selbstständige (egal ob juristische oder natürliche Person), die weder Freiberufler noch Kleinunternehmer sind einen umfassenden Jahresabschluss erstellen. Dazu gehören insbesondere Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, also:

• Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)

• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)

• Kapitalgesellschaften (GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, UG & Co. KG)

Eine Befreiung gilt für Einzelkaufleute/Einzelunternehmen, die an den Bilanzstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss haben.

Für Kleingewerbetreibende/Kleinunternehmer und Freiberufler:innen genügt eine einfache Gewinnermittlung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die mit einfacher Buchführung erstellt wird. Alle anderen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet (Stichwort: Buchführungspflicht).

Jahresabschluss: Wann ist der richtige Zeitpunkt? Termine & Fristen

Die Aufstellung des Jahresabschlusses muss nach dem HGB innerhalb einer angemessenen Frist vorgenommen werden. Dabei werden große und mittlere Kapitalgesellschaften von kleinen Kapitalgesellschaften und Kaufleuten unterschieden. Die Größenklassen orientieren sich am § 267 HGB und sind wie folgt definiert: 

• Kleine Kapitalgesellschaften: Sie erzielen einen Umsatz von maximal 12.000.000 Euro, haben eine Bilanzsumme von maximal 6.000.000 Euro und beschäftigen höchstens 50 Mitarbeitende.

• Mittelgroße Kapitalgesellschaften: Sie erfüllen mindestens die Kriterien, die für kleine Kapitalgesellschaften gelten, generieren einen Umsatz von maximal 40.000.000 Euro, haben eine Bilanzsumme von maximal 20.000.000 Euro und beschäftigen nicht mehr als 250 Arbeitnehmende.

• Große Kapitalgesellschaften: Sie übertreffen mindestens zwei der drei Merkmale, die mittelgroße Kapitalgesellschaften charakterisieren.

Fristen für den Jahresabschluss

Heutzutage ist es üblich, dass viele Unternehmen ihre Jahresabschlüsse elektronisch übermitteln – das vereinfacht und beschleunigt die Erstellung des Jahresabschlusses, ist obendrein umweltfreundlicher und spart Portokosten. Wer von einer längeren Frist profitieren möchte, sollte eine:n Steuerberater:in beauftragen. Doch bis wann genau muss der Jahresabschluss nun eingereicht werden? Wir haben eine Übersicht über die Fristen für Jahresabschluss 2022/23 in Deutschland zusammengestellt:

Kleine Kapitalgesellschaft 

Frist: Handelsbilanz = 6 Monate nach Bilanzstichtag (30. Juni 2023)

Frist: Steuerbilanz = 7 Monate (31. Juli 2023) bzw. 14 Monate mit Steuerberater:in (29. Februar 2024)

Bei Krisensituationen = 8 bis 10 Wochen (29.Februar – 15.März 2023)

Mittelgroße Kapitalgesellschaft

Frist: Handelsbilanz = 3 Monate (31. März 2023)

Frist: Steuerbilanz = 7 Monate (31. Juli 2023) bzw. 14 Monate mit Steuerberater:in (29. Februar 2024)

Bei Krisensituationen = 8 bis 10 Wochen (29. Februar – 15. März 2023)

Große Kapitalgesellschaft

Frist: Handelsbilanz = 3 Monate (31. März 2023)

Frist: Steuerbilanz = 7 Monate (31. Juli 2023) bzw. 14 Monate mit Steuerberater:in (29. Februar 2024)

Bei Krisensituationen = 8 bis 10 Wochen (29. Februar – 15. März 2023)

Einzelkaufleute

Frist: Handelsbilanz = 12 Monate (31. Dezember 2023)

Frist: Steuerbilanz = 12 Monate (31. Dezember 2023) bzw. 14 Monate, mit Steuerberater:in (29. Februar 2024)

Die genannten Termine gelten immer dann, wenn das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht und der Abschlussstichtag der 31. Dezember war. Diese Fristen sind in der Regel auch auf die Folgejahre übertragbar.   

Die Ausnahme bei Krisensituationen

Befindet sich ein Unternehmen in einer wirtschaftlichen Krisensituation, ist ein deutlich früherer Erstellungszeitpunkt erforderlich. In diesem Fall sollte der Jahresabschluss innerhalb von 2 bis 3 Monaten erstellt werden, damit das Unternehmen und alle anderen Beteiligten, wie Gläubiger:innen oder Geschäftspartner:innen, einen sofortigen und verlässlichen Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens erhalten können.

Bestandteile des Jahresabschlusses

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen für einen Jahresabschluss je nach Unternehmensform unterschiedlich sein können. Hier finden Sie eine Übersicht:

Doch was bedeuten die einzelnen Bestandteile eigentlich?

1. Bilanz nach GoB (auch: Vermögensaufstellung oder Stichtagsbilanz): Die Eröffnungsbilanz zeigt die finanzielle Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie besteht aus Aktiva (Vermögenswerte) und Passiva (Eigenkapital und Fremdkapital). Die Bilanz stellt sicher, dass das Gesetz von der Bilanzgleichung eingehalten wird, was bedeutet, dass die Summe der Aktiva gleich der Summe der Passiva sein muss.

2. Gewinn- und Verlustrechnung (auch: Ertrags- und Aufwandsrechnung): Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens während des Geschäftsjahres. Am Ende dieser Rechnung steht der Jahresüberschuss oder -fehlbetrag, der anzeigt, ob das Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht hat.

3. Anhang: Der Anhang enthält zusätzliche Informationen zur Bilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung. Hier werden wichtige Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden erläutert, sowie Informationen zu Geschäftsvorfällen und Sachverhalten wie langfristige Schulden, Eigenkapital, Abschreibungen und latente Steuern bereitgestellt.

4. Lagebericht: Der Lagebericht ist ein erläuternder Bericht, der die finanzielle Situation, die Geschäftsentwicklung und die Risiken des Unternehmens beschreibt. Er enthält oft auch Prognosen und Ausblicke.

5. Kapitalflussrechnung: Die Kapitalflussrechnung zeigt die Zu- und Abflüsse von liquiden Mitteln (Geld) im Unternehmen und informiert über die Finanzierung und Investitionstätigkeiten des Unternehmens.

6. Eigenkapitalspiegel: Der Eigenkapitalspiegel zeigt die Veränderungen im Eigenkapital des Unternehmens während des Geschäftsjahres, einschließlich Kapitalerhöhungen, Gewinne oder Verluste, Ausschüttungen und andere Kapitalbewegungen.

7. Segmentberichterstattung: In einigen Fällen müssen Unternehmen Informationen über ihre Geschäftssegmente offenlegen, um Anlegern und Interessengruppen Einblicke in die Performance der einzelnen Teile des Unternehmens zu bieten.

8. Hinzu kommt ggf. ein Prüfungsbericht: Für einige Unternehmensformen gilt eine externe Prüfungspflicht. Dieser Bericht wird oft von externen Abschlussprüfern (Wirtschaftsprüfungsgesellschaften) erstellt.

Müssen Jahresabschlüsse veröffentlich werden?

Nicht unbedingt! Es kann eine Offenlegungspflicht bestehen, doch auch dies ist abhängig von der Rechtsform und der Unternehmensgröße. Wer dazu verpflichtet ist, ist in den gesetzlichen Vorschriften des HGB festgelegt (§ 325 HGB) Veröffentlichte Jahresabschlüsse finden Sie bspw. im Bundesanzeiger.

Welche Herausforderungen birgt ein Jahresabschluss?

Die Erstellung eines Jahresabschlusses birgt für Unternehmen, insbesondere den internen oder externen Finanzteams, einige Herausforderungen, die sie zum Jahresende noch einmal richtig ins Schwitzen bringen können. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Probleme, mit denen Buchhaltungsteams während des Geschäftsjahres konfrontiert sind und die den Jahresabschluss zu einer echten Bewährungsprobe machen können:

1. Fehlende Belege und Rechnungen

Mitarbeitende unternehmen Geschäftsreisen, treffen sich mit Geschäftspartner:innen zum Mittagessen oder beschaffen Büromaterialien – das trägt zum Wachstum des Unternehmens bei, sorgt aber auch dafür, dass sich eine Menge Papierbelege und Lieferantenrechnungen ansammeln. Das ist oft ein wahrer Pain Point für Finanzteams, denn diese Unterlagen werden für regelmäßige Abschlüsse unbedingt benötigt. Fehlende Dokumente hingegen können zu erheblichen Verzögerungen bei der Abstimmung von Ausgaben usw. führen und den Jahresabschluss verlangsamen.

2. Flüchtigkeitsfehler 

Die Bewältigung eines riesigen Berges an Papierkram kann selbst für die am besten organisierten Buchhalter:innen zu einer Herausforderung werden. Wenn Menschen solch komplexe Dokumente in großen Mengen bearbeiten, sind Flüchtigkeitsfehler vorprogrammiert. Doch leider kann schon ein falscher Eintrag oder ein verlegtes Dokument kostspielige Folgen haben.

3. Manuelle Dateneingabe

Die manuelle Eingabe von Daten in umfangreiche Tabellen ist zeitaufwändig und oft anfällig für Fehler, aber nach wie vor eine der gängigsten Methoden der Buchführung. Die gute Nachricht: Mit Automatisierungssoftware gibt es heute viel effizientere Möglichkeiten zur Erfassung und Eingabe von Daten in Finanzbücher.

4. Ineffiziente Kommunikation

Es kommt nur allzu oft vor, dass Buchhalter:innen etliche Mitarbeitende ausfindig machen müssen, um fehlende Unterlagen oder Erklärungen für bestimmte Transaktionen einzuholen. Dies führt oft zu unproduktiven und verwirrenden E-Mail-Ketten und einer Menge Fehlkommunikation – und das alles nur, um eine relativ einfache Aufgabe zu erledigen.

Wie können Sie den Jahresabschluss vereinfachen?

Es gibt eine einfache und wirksame Lösung, um den Jahresabschluss schneller und effizienter zu erstellen, nämlich: im Voraus planen. Um Ihren Jahresabschluss erfolgreich zu gestalten, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie zusammengestellt. Mit dieser Checkliste werden Sie Ihre Bücher ab sofort im Nu abschließen. 

Checkliste – in 8 Schritten zum Jahresabschluss

Diese acht einfachen Schritte stellen sicher, dass Sie Ihre Bücher pünktlich abschließen.  

1. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Abschluss 

Ermitteln Sie die wesentlichen Aktivitäten für den Jahresabschluss und deren Fristen, wie z. B. die Fristen für die Berichterstattung, die Datenverarbeitung oder das Datum des Rechnungsabschlusses. Erstellen Sie dann einen Kalender mit allen Deadlines – so verpassen Sie keine wichtigen Termine mehr. 

2. Sammeln Sie ausstehende Rechnungen und Belege

Um die Buchhaltung abzuschließen, benötigen sie alle Rechnungen und Belege des vergangenen Jahres. Geben Sie allen Mitarbeitenden genügend Zeit, um die entsprechenden Dokumente einzureichen, planen Sie dabei auch mögliche Verzögerungen ein. 

3. Überprüfen Sie die Vermögenskonten

Um einen Jahresabschluss zu erstellen, müssen Sie alle Geldkonten überprüfen und bei Bedarf Korrekturbuchungen vornehmen. Außerdem müssen Sie die Bestandskonten mit dem tatsächlichen Bestand vergleichen und die vorausbezahlten Ausgaben überprüfen. 

4. Gleichen Sie alle Transaktionen ab

Vergewissern Sie sich, dass die erfassten Transaktionen mit den Belegen von Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszügen, Rechnungen und Quittungen übereinstimmen. Stimmen Sie nicht überein, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen. 

5. Schließen Sie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ab

Vergleichen Sie die erhaltenen oder gezahlten Beträge mit den aufgelaufenen Kosten. Sie müssen sicherstellen, dass alle Aufzeichnungen über Geldeingänge und -ausgänge im Unternehmen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen. Wenn es einen Saldo gibt, erstellen Sie Korrekturbuchungen.

6. Erfassen Sie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Alle Forderungen, die am Ende des Jahres bestehen, sollten in der Gewinn- und Verlustrechnung als Guthaben und in der Bilanz als Belastung ausgewiesen werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie das nächste Geschäftsjahr mit den richtigen Finanzdaten beginnen.

7. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen abgrenzen

Auch dieser Arbeitsablauf ist für den Jahresabschluss essentiell: Sie müssen alle unbezahlten Schulden in der Bilanz als Verbindlichkeiten oder Rückstellungen ausweisen.

8. Anpassung von Zuschüssen und Ansprüchen 

Gegebenenfalls sind im Laufe des Geschäftsjahres erhaltene Zuwendungen oder Ansprüche zu berücksichtigen. Dabei kann es sich sowohl um staatliche Zuwendungen oder besondere Steuerbefreiungen als auch um private Zuschüsse handeln.

Ein guter Vorsatz für das kommende Jahr: Prozesse automatisieren

Damit der Jahresabschluss im nächsten Jahr noch schneller erledigt werden kann, ist es ratsam schrittweise alle internen Prozesse zu automatisieren, wie z.B. die Verwaltung von Spesen oder Reisekosten. Das könnte Ihr perfekter Neujahrsvorsatz sein! 

Mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Spendesk verfügen Sie bereits über alle Belege und eine saubere Datenbasis aus den Monatsabschlüssen. Diese müssen für den Jahresabschluss nur noch einmal geprüft werden und können dann mit Ihrer Buchhaltungssoftware wie z.B. DATEV, verknüpft werden. 

Wie wir gesehen haben, können Jahresabschlüsse zeitaufwändig und kompliziert sein, wenn Belege oder Rechnungen fehlen. Dank der Automatisierung gehören diese Zeiten der Vergangenheit an! Mit einer Ausgabenverwaltungs-Software können Sie beim Jahresabschluss satte 2 Wochen Zeit sparen. Zeit, die Sie für andere Aufgaben verwenden können, die dem Unternehmen einen größeren Mehrwert bringen. 

Klingt spannend? Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Expert:innen, um mehr über das Ausgabenmanagement-Tool von Spendesk zu erfahren. 

Wichtig: Wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, gibt es noch einige Dinge mehr zu beachten. Eine ausführliche Checkliste mit weiteren Tipps zu Steuern, Prozessen und Arbeitsabläufen, sowie Ratschlägen für das bevorstehende Jahr finden Sie hier zum kostenlosen Download.