Kassenbuch-Software – die besten Tools & Alternativen

Unübersichtliche Ausgaben, herumfliegende Belege und fehlendes Kleingeld in der Kasse? Der Umgang mit Unternehmensausgaben ist nicht immer einfach – vor allem, wenn es um Bargeldbewegungen geht.

Wir erklären Ihnen, wie eine Kassenbuch-Software für mehr Übersicht sorgt, welche Tools auf dem deutschen Markt besonders beliebt sind und welche Alternativen es zur Kassenbuch-Software gibt, die alle Unternehmensausgaben vereint! 

Was ist eine Kassenbuch-Software?

Jedes Unternehmen muss sein Kassenbuch gemäß den Grundsätzen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) führen. Eine moderne Kassenbuch-Software macht genau das kinderleicht!

Mit einer Kassenbuch-Software behalten Sie stets den Überblick über alle Kassenvorgängeund machen die Buchhaltung zum Kinderspiel. Egal ob Portokosten, Bareinzahlungen oder andere Ausgaben – die digitalen Tools erfassen und verwalten alle Einnahmen und Ausgaben effizient und transparent. Für Freiberufler und/oder Kleinunternehmen mit wenigen oder gar keinen Mitarbeitern mag dieser Prozess realisierbar sein, aber gerade in Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden oder mehr, kann es schnell unübersichtlich werden. Hier sorgt eine Kassenbuch-Software für klare Verhältnisse und optimierte Prozesse.

Mit praktischen Funktionen wie der digitalen Dialog- und Belegerfassung sowie hilfreichen Vorlagen erfassen Sie jeden Geschäftsvorfall und jede Kassenbewegung im Nu. Die Software versieht Ihre Vorgänge automatisch mit dem entsprechenden Datum und einer fortlaufenden Belegnummer. Alle für Ihre Kassenführung wichtigen Dokumente wie Kassenzettel, Buchungsliste, Buchungstexte und Kassenberichte sind jederzeit abrufbereit — und damit fertig zum Ausdrucken. Das macht die Kassenbuchführung nicht nur besonders einfach, sondern auch effizient. 

Gängige Kassenbuchprogramme bieten:

• Übersichtliche Erfassung der Bareinnahmen und -ausgaben, wie auf Knopfdruck

• Gesetzeskonforme Korrekturbuchungen – und zwar laut GoBD-Anforderungen, so dass alle Vorgänge vom Finanzamt anerkannt werden und bei einer Betriebsprüfung keinerlei Probleme bereiten

• Viele Tools schlagen bei negativem Kassenbestand Alarm und senden sofort eine Meldung an die entsprechenden Verantwortlichen

• Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Bedienung sparen Zeit (und Geld)

Sie wollen mehr darüber erfahren wie Sie ein Kassenbuch führen? Dann lesen Sie unseren Artikel zur ordnungsgemäßen Kassenführung.

Elektronisches Kassenbuch — drei Anbieter im Vergleich

Welche Software ist nun am besten geeignet? Hier sind drei empfehlenswerte Kassenbuch-Software-Lösungen, die Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung zu vereinfachen und effizienter zu gestalten:

DATEV Kassenbuch online

DATEV ist wahrscheinlich den meisten, die in der Finanzbuchhaltung tätig sind, ein Begriff – schließlich ist DATEV eine der führenden Buchhaltungssoftwares in Deutschland. DATEV bietet (neben vielen anderen Buchhaltungsfunktionen) auch eine integrierte Kassenbuchfunktion. Das digitale Kassenbuch von DATEV ermöglicht eine effiziente und transparente Kassenbuchführung, um die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zu gewährleisten – das macht die Software rechts- und revisionssicher. Sie können mit dem Tool Ihr Kassenbuch online führen und Belege und andere Daten mit Ihrem/Ihrer Steuerberater:in austauschen. 

Lexware-Kassenbuch

Auch Lexware hat eine eigene Kassenbuch-Software. Der große Vorteil? Das Lexware-Kassenbuch kann die Kassenbewegungen von mehreren Firmen gleichzeitig aufzeichnen, es eignet sich für das Verwalten und Abrechnen von bis zu fünf Firmenkassen. Das Tool entspricht außerdem den aktuellen GoBD und bietet Funktionen wie automatisches Erkennen und Speichern wiederkehrender Buchungen, Kontrollen über einen negativen Kassenstand und Korrekturbuchungen sowie Passwortschutz.

lexoffice

Für diejenigen, die die Verwaltung und Archivierung ihre Kasse in der Cloud vornehmen wollen, bietet lexoffice (vom gleichen Hersteller wie Lexware) eine smarte Online-Buchhaltung mit Kassenbuch. Die Software ermöglicht zwar nur die Verwaltung einer einzigen Kasse, bietet aber allgemein eine flexible und sichere Lösung für die digitale Kassenbuchführung.

Kassenbuch-Software – oder ein Ausgabenmanagement-Tool für alle Unternehmensausgaben?

Die Verwaltung von Unternehmensausgaben, insbesondere wenn es um Bargeschäfte geht, kann in vielen Unternehmen für ein paar echte Probleme sorgen – fehlende Belege, Fehler in Kassenbüchern oder Excel-Tabellen, Anfälligkeit für Missbrauch, um nur einige Beispiele zu nennen. Hier kommt ein Ausgabenmanagement-Tool wie Spendesk ins Spiel, das Ihrem Team das Leben erheblich erleichtern kann. Sehen wir uns einige der Vorteile an:

• Automatisierte Portokassenverwaltung: Verfolgen Sie jede Zahlung digital, ganz ohne lästige manuelle Journaleinträge.

• Echtzeit-Überblick: Sehen Sie sofort, wohin das Geld fließt, ohne erst tage lang auf die Abrechnungen oder Monatsabschlüsse warten zu müssen.

• Integration in Buchhaltungssysteme: Synchronisieren Sie Ihre Ausgaben automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem, Spendesk z.B. bietet eine DATEV-Schnittstelle.

• Klare Richtlinien: Setzen Sie Regeln für Kleinbeträge, die automatisch eingehalten werden. So haben Sie immer die Kontrolle!

• Mobile App-Erfassung: Erfassen Sie Zahlungen sofort per App, inklusive Belegfoto. So geht nichts mehr verloren.

• Einheitlicher Prozess für alle Ausgaben: Schaffen Sie einheitliche und sichere Schritte für alle Zahlungen, unabhängig von ihrer Höhe. Dazu zählen beispielsweise auch wiederkehrende Online-Zahlungen für ein Software-Abo oder aber einmalige Zahlungen für oder auf einer Geschäftsreise.

Klingt spannend? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen – und erfahren Sie alles, was Sie über die Möglichkeiten eines Ausgabenmanagement-Tools wie Spendesk wissen möchten, inkluisive der Optimierung der Kassenführung. Wir freuen uns auf das Gespräch!