Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen – was Sie wissen sollten

Ob Kundenmeeting, Messe oder der Besuch der Zweigstelle für ein Teamevent – Gründe für Dienstreisen gibt es viele. Und dann ist da ja auch noch die ganz normale Fahrt zur Arbeit jeden Tag. Die Möglichkeiten zur Handhabung der entstandenen Kosten für die Mitarbeitenden sind vielseitig. Erfahren Sie alles, was Sie hinsichtlich der Kilometerpauschale für Dienstreisen wissen sollten, wann und in welcher Höhe diese anfällt und wer letztendlich zahlen muss.

Zu weiteren Informationen rund um die Buchung, Abrechnung und das Reporting von Dienstreisen lesen Sie auch diesen Beitrag.

Was zählt als Dienstreise?

Zunächst einmal sollte geklärt sein, was überhaupt als Dienstreise zählt. Der Kundenbesuch im Nachbarbezirk gehört nämlich nicht dazu und gilt lediglich als Auswärtstätigkeit. Nicht nur würde sich eine Reisekostenabrechnung auf Kilometerbasis für einen so kurzen Weg kaum lohnen, es besteht auch offiziell kein Anspruch darauf. ine Dienstreise liegt erst dann vor, wenn der/die Beschäftigte mindestens über die Stadtgrenze der ersten Tätigkeitsstätte hinaus reisen muss.

Was ist mit dem Weg zur Arbeitsstätte?

Auch ist der ganz normale Weg zur regelmäßigen Arbeitsstätte keine Dienstreise. In der Regel tragen Angestellte hier selbst die Kosten und holen sich diese in der Steuererklärung als Werbekosten über die Entfernungspauschale (30ct / km einfacher Arbeitsweg) zurück. Auch wenn der Arbeitsweg nicht als Dienstreise gilt, können Arbeitgeber sich allerdings entscheiden, ihre Angestellten hier zusätzlich zu entlasten. Das wäre aber eine zusätzliche Leistung, auf die 15% Lohnsteuer anfällt. Ein attraktiver Bonus, den viele Unternehmen ihren Beschäftigten anbieten, aber eben keine Dienstreise.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg?

Der Weg zur Arbeit kann über die Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt) steuerlich geltend gemacht werden.

Erhöhte Pendlerpauschale für Fernpendler ab 2022: Am 23.5.2022 wurde beschlossen, die Pendlerpauschale rückwirkend zum 1.1.2022 ab dem 21. Entfernungskilometer auf 38 Cent pro Kilometer zu erhöhen. Dieser Beschluss für Pendler gilt bis 2026.

Wann fällt die Kilometerpauschale für Dienstreisen überhaupt an?

So weit, so gut. Doch die Transportmöglichkeiten zum Auswärtstermin sind vielseitig und es fällt nur in einem der Fälle eine Kilometerpauschale an. Nämlich dann, wenn der/die Mitarbeitende mit dem eigenen Fahrzeug (PkW oder Moped) reist. Andere Reisemöglichkeiten umfassen:

• Bus, Bahn, Flugzeug oder andere öffentliche Verkehrsmittel

Hier übernimmt der Arbeitgeber in aller Regel entweder schon vorab die Kosten, zum Beispiel weil das Ticket mit einer Firmenkreditkarte gebucht wurde, oder erstattet die Kosten nachträglich im Rahmen einer Spesen- oder Reisekostenabrechnung. Unsere Übersicht zu aktuellen Spesensätzen finden Sie hier.

• Firmenwagen

Auch ein Dienstwagen bringt Mitarbeitende zuverlässig ans Ziel. Und der legt immerhin auch Kilometer zurück, jedoch gilt hier keine Kilometerpauschale, da die Kosten für den Firmenwagen schon abgegolten sind und vom Unternehmen gedeckt werden.

Teilweise gibt es Verwirrungen darüber, ob Mitarbeitende die dienstlich gefahrenen Kilometer nicht trotzdem zumindest steuerlich absetzen können, solange der Firmenwagen als geldwerter Vorteil versteuert wird. Das ist jedoch nur für die Entfernungspauschale der Fall, also den Weg zur Arbeitsstätte. Nicht aber für Dienstreisen.

Erfahren Sie, wie Unternehmen Dienstreisen buchen und welche Unterschiede es zwischen einzelnen Ländern gibt.

Dienstreisen mit dem eigenen PkW – so funktioniert die Kilometerpauschale

Reisen Mitarbeitende mit dem eigenen Fahrzeug, ist die Ermittlung der tatsächlichen Aufwendungen schon schwieriger als bei Vorlage eines Bahntickets. Über §670 im BGB “Ersatz von Aufwendungen” können Arbeitnehmer die entstandenen Kosten für Dienstreisen von ihrem Unternehmen einfordern – doch in welcher Höhe?

Ganz wichtig hier allerdings: Gesetzlich gibt es keinen Anspruch auf genau diese Pauschale. Sie stammt aus dem Bundesreisekostengesetz, das Reisekostenpauschalen für Beamt:innen und Soldat:innen festlegt, und wird als Referenzwert herangezogen.

Arbeitgeber können die Kostenerstattung anders strukturieren und niedriger ansetzen. Auf der sicheren Seite sind Arbeitnehmende erst dann, wenn die Art und Höhe von Rückerstattungen schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten ist oder sie vor Antritt der Dienstreise anderweitig versichert wurde. Ein Blick in die jeweiligen Reise- oder Spesenrichtlinien des Unternehmens kann sich hier lohnen.

Übernimmt der Arbeitnehmer die Reisekosten nicht in Höhe der Kilometerpauschale oder weigert sich komplett, können die Reisekosten für Dienstreisen bei der Einkommensteuererklärung als Werbekosten (Anlage N) angegeben werden, ähnlich wie die Entfernungs- und die Verpflegungspauschale. Das hat aber einige Nachteile.

• Es entsteht lediglich ein Steuervorteil (d.h. die Ausgaben für die Dienstreise müssen nicht versteuert werden), doch die tatsächlichen Kosten werden nicht 1:1 erstattet.

• Ein ganzes Jahr auf die Rückerstattung von Auslagen zu warten (die so gesehen nicht einmal gegeben ist), ist kaum eine realistische Option für die allermeisten Angestellten.

• Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden auf Dienstreisen schicken, ohne die Reisekosten komplett und zügig zu decken, werden mittelfristig Probleme haben, diese zu halten.

Es bleibt Arbeitgebern, die ihre Mitarbeitenden mit den eigenen Fahrzeugen auf Dienstreise schicken, also nur eine wirklich gute Option: die Rückerstattung der Fahrtkosten basierend auf der Kilometerpauschale, unter Verwendung der Referenzwerte aus dem Bundesreisekostengesetz.

Wie gestaltet sich die Erstattung von Reisekosten nach Kilometerpauschale steuerlich?

Zunächst einmal können Reisekosten für Dienstreisen vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Es handelt sich hierbei nicht um einen Lohn und es fallen auch keine Steuern oder Sozialabgaben an. Ebenfalls haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten selbst als Werbungskosten abzusetzen.

Leider erfordert die Berechnung der Kilometerpauschale und ihre Rückzahlung über eine Spesenabrechnung viel Zeit und Aufwand (alleine das Führen eines Fahrtenbuches erinnert an vergangene Zeiten). Langfristig sind Unternehmen mit alternativen Reisemöglichkeiten wie Bahn oder Firmenwagen in den meisten Fällen besser beraten. Doch Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden in Deutschland seit 2020 eher gemieden.

Ausgaben für Mietwagen verfünffacht

Auf dem deutschen Markt war für 2020 nach Auswertung aller Zahlungen der Spendesk-Kunden ein deutlicher Trend festzustellen: die Zahlungen für Mietwagen sind im Vergleich zum Jahresanfang 2020, d.h. vor der Verbreitung von COVID-19 in Europa, um das Fünffache gestiegen.

Flüge und Reisen mit Bahn gesunken

Gleichzeitig sind die Ausgaben für Zug & Flüge gesunken, was keine große Überraschung sein dürfte. Ein eher langsamer Wiederanstieg zeigt, dass die Deutschen ihre Gewohnheiten angepasst haben. Öffentliche Transportmittel werden eher gemieden, stattdessen bevorzugen sie es, für Geschäftsreisen im Inland ein Auto zu mieten. Ob es sich hierbei um einen längerfristigen Trend handelt bleibt abzuwarten.

Egal welches Transportmittel Sie für Ihre Dienstreise wählen, es gibt eine effizientere Lösung für die Regelung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen: eine intelligente Software zur Ausgabenverwaltung. Idealerweise sind hierin auch weitere nützliche Funktionen integriert wie etwa virtuelle Kreditkarten für Reisebuchungen online. Hier finden Sie eine Liste nützlicher Tools für Dienstreisen.