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Selten war es für Finanzteams so wichtig zu wissen, wohin Firmengelder fließen, wie zur Zeit. Für viele Branchen zählt seit Beginn der Corona-Krise jeder Euro und es ist essentiell, die Kontrolle über den Cash Flow zu behalten, sodass strategische Entscheidungen für die Zukunft der Firma getroffen werden können.
Digitalisierung ist ein Muss
Vor der Krise haben technologische Innovationen und die Digitalisierung allgemein vielen Unternehmen, vor allem Start-Ups, ein rasantes Wachstum beschert. Der Boom der Software-Branche ist noch nicht vorbei - im Gegenteil: Auch traditionelle Unternehmen verwenden jetzt Tools für Videokonferenzen und suchen neue Lösungen für ihre Mitarbeiter im Home Office.
Die Krise hat deutlich gemacht, wie wichtig effiziente und vor allem flexible Prozesse sind, um Kosten zu reduzieren und die Rentabilität zu verbessern. Doch die Digitalisierung hat den Wettbewerb verschärft und wer vor der Krise nur spät dran war, kann den Anschluss jetzt schnell komplett verpassen.
Für CFOs, Finanzteams und die Buchhaltung sind die zeitraubenden Aufgaben oft die wichtigsten: Sie prüfen jede Rechnung und jeden Beleg, um zu wissen, wohin die Mittel im vergangenen Monat geflossen sind. Ohne einen guten Überblick über alle Ausgaben zu haben, ist es unmöglich zu entscheiden, wo Kosten reduziert werden können. Mit ein paar Tipps lässt sich Ihre Ausgabenverwaltung weiter optimieren.
Ihre Checkliste zur Reduzierung von Ausgaben
#1- Bestandsaufnahme
Welche Tools verwenden Sie wirklich?
Dieser erste Punkt mag zunächst banal klingen, natürlich wissen Sie im Großen und Ganzen, wo Ihre Firma Geld ausgibt, welche Lieferanten Sie haben und welche Lösungen Sie verwenden, aber eine Bestandsaufnahme lohnt sich immer. Die Wahrscheinlichkeit, dabei auf Verträge zu stoßen, die still und leise weiterlaufen, ohne wirklich von Nutzen zu sein, ist groß.
Der Vertrag von Ihrem Kollegen aus dem Marketing, der vor einem halben Jahr ein neues Tool testen wollte und dann eine neue Stelle angenommen hat zum Beispiel. Vielleicht zahlen sie fröhlich weiter, nur weiß das inzwischen keiner mehr. In diesem Fall lässt sich schnell und ohne großen Aufwand Geld sparen. Vielleicht zahlen Sie auch für einen Premium Plan mit 50 Nutzern, mittlerweile verwenden aber nur noch 30 Kollegen die Lösung. Hier können Sie den Vertrag neu verhandeln. Das gleiche gilt auch für Ihre Lieferantenverträge.
Lieferantenverträge neu verhandeln
Wenn der Bereich Einkauf ein wichtiger Teil Ihrer Betriebsabläufe ist, macht es Sinn, sich in regelmäßigen Abständen die Zeit zu nehmen, die Angebote der Lieferanten zu überdenken, die Preise mit denen (neuer) Konkurrenten zu vergleichen und das Kleingedruckte zu lesen. Viele Lieferanten werden Ihnen lieber einen Rabatt gewähren, als einen Kunden ganz zu verlieren. Klingt zunächst mühsam, lohnt sich aber langfristig.
#2 - Ziel: eine verantwortungsbewusste Einkaufspolitik
Um optimiert werden zu können, müssen Ihre Einkäufe zunächst gut organisiert werden. Nach welchen Kriterien wählen Sie Ihre Lieferanten und Lösungen aus? Können Sie Produkte und Lösungen testen, bevor Sie einen Vertrag mit zwölf Monaten Laufzeit abschließen? Dürfen Ihre Teamleiter Verträge für ein gewisses Budget selbst unterschreiben?
Unabhängig von Ihren internen Prozessen ist eine klare Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aller Abteilungen und dem Finanzteam nötig. Alle Mitarbeiter müssen über Ihren Einkaufsprozess, die Abläufe sowie die Rechte der einzelnen Teams informiert sein. Zudem sollten diese Abläufe schriftlich dokumentiert sein. Wie Sie eine gute Ausgabenrichtlinie erstellen und die Kontrolle über operative Ausgaben behalten, erfahren Sie hier.
#3 - Optimieren Sie Ihr Management
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, dürfen Sie nie aufhören, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Nur weil etwas schon immer so gemacht wurde, heißt das nicht, dass es richtig ist. Bleiben Sie offen für neue Lösungen, die Ihnen und den Kollegen im Management das Leben erleichtern können.
Wenn es in Ihrer Firma nicht bereits der Fall ist, sollten Sie eine regelmäßige Berichterstattung und klar strukturierte Reportings einführen. Manuell erstellt können diese jedoch schnell zu einer Fehlerquelle werden, auch hier lohnt sich die Überlegung, einmal zu investieren, um dann langfristig Kosten zu sparen und dank einer innovativen, digitalen Lösung in Echtzeit die Übersicht zu behalten.
#4 - Schluss mit manuellen Spesenabrechnungen
Manuelle Spesenabrechnungen: Sie sind sowohl dem Finanzteam als auch den Mitarbeitern ein Dorn im Auge. Wenn man Ausgaben für Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen, Bürobedarf und Mittagessen mit Kunden zusammenrechnet, summiert sich das schnell. Die Jagd nach Rechnungen, Quittungen und Belegen bereitet den Mitarbeiter und der Buchhaltung dann kurz vor Monatsabschluss Kopfzerbrechen.
Spesenabrechnungen kosten Zeit & Geld
Die Zeit, die sowohl Mitarbeiter als auch das Finanzteam benötigen, um Spesenabrechnungen manuell zu erstellen, zu validieren und zurückzuerstatten, kommen dem Unternehmen jeden Monat indirekt teuer zu stehen, denn diese Zeit könnte auch für strategisch wichtigere Aufgaben verwendet werden. Wie Sie die versteckten Kosten Ihrer Spesenabrechnungen in wenigen Minuten berechnen können, erfahren Sie hier.
Digitale Lösungen wie Spendesk, können einen Großteil dieser manuellen Aufgaben ersetzen. Dies geschieht z.B. durch Debitkarten mit individuell anpassbaren Limits für Ihre Teams, virtuellen Kreditkarten für Online-Zahlungen, sowie der Automatisierung von Spesenabrechnungen.
Die Mitarbeiter werden flexibler und müssen Ausgaben nur noch in Ausnahmefällen vorstrecken. Auch die Suche nach Belegen hat ein Ende. Gleichzeitig behält das Finanzteam die Kontrolle über alle Ausgaben und weiß in Echtzeit, wofür Firmengelder verwendet werden, und wo eventuell Kosten eingespart werden können.
#5 - Tätigkeiten automatisieren
Viele administrative Aufgaben, die einen geringen Mehrwert haben und die Mitarbeiter wertvolle Zeit kosten, lassen sich im Handumdrehen automatisieren. So können sich die Teams stattdessen auf das Kerngeschäft konzentrieren. Mit Hilfe von Spendesk können Sie folgende Tätigkeiten schnell automatisieren:
Die Zahlung von wiederkehrenden Unternehmensausgaben wie monatlichen Software-Abos
Das Festlegen von Budgets
Die Validierung von Ausgaben
Das Exportieren der Daten in Ihre Buchhaltungssoftware, z.B. Datev
Es ist nie zu spät, den Sprung ins digitale Zeitalter zu wagen, denn mittel- und langfristig gesehen steigern Sie durch effizientere interne Prozesse nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, und das ist unbezahlbar.
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Nina Meyer
Nina Meyer ist Product Marketing Manager bei Spendesk. Sie hat an der Sorbonne deutsch-französisches Marketing studiert und lebt seit 10 Jahren in Paris.
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