Kostenkategorien: Eine Liste für wachsende Unternehmen

Die Fähigkeit, Ausgaben genau zu verfolgen, ist für jedes gut geführte Unternehmen entscheidend. Wenn Sie wissen, wohin das Geld fließt, haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Ressourcen und können sicherstellen, dass Sie Ihre begrenzten Mittel nicht verschwenden.

Und klare Kostenkategorien für Geschäftsausgaben machen dies möglich.

Wenn die Ausgaben nicht richtig kategorisiert sind, wird es zur Detektivarbeit, herauszufinden, wofür sie ausgegeben werden. Mit klaren Kategorien, die im gesamten Unternehmen einheitlich verwendet werden, können die Finanzteams jedoch sofort erkennen, wofür das Geld ausgegeben wurde.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die gebräuchlichsten und wichtigsten Kostenkategorien für Betriebsausgaben vor. Außerdem erläutern wir, warum sie heute besonders wichtig sind und zeigen Ihnen anschließend ein einfaches, effektives Verfahren zur Zuweisung und Verfolgung dieser Kategorien, damit Sie sich nicht unnötig verausgaben müssen.

Was sind Betriebsausgaben?

Bevor wir die verschiedenen Kostenkategorien der Unternehmensausgaben aufzeigen, wollen wir uns zunächst mit der Definition befassen. Was genau sind Betriebsausgaben?

Ein Blick in das Gesetzbuch hilft zum besseren Verständnis. Laut § 4 Abs. 4 EStG sind „Betriebsausgaben die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.” Das bedeutet, dass private Ausgaben nicht unter diese Definition fallen. Diese Unterscheidung ist wichtig, da Betriebsausgaben für Unternehmen steuerlich absetzbar sind. Sie vermindern die Einnahmen eines Unternehmens und senken somit den Steuersatz.

Liste der Kostenkategorien für Unternehmen

Für Unternehmen ist es sehr wichtig, die Ausgaben zu kategorisieren, um zu jeder Zeit einen Überblick zu haben.

Die folgenden Kostenkategorien sind in kleinen und wachsenden Unternehmen am häufigsten anzutreffen. Lesen Sie weiter, um mehr über die einzelnen Kostenkategorien zu verzeichnen.

• Personalkosten: Die laufenden Kosten für die Gehälter der Mitarbeitenden sind wahrscheinlich Ihre größten Ausgaben.

• Mietkosten: Einzelhandelsgeschäfte und Unternehmen mit großen Büroräumen zahlen natürlich hohe Mieten.

• Nebenkosten: Die Kosten für Licht, Heizung und Wasser in diesen gemieteten Räumen können ebenfalls beträchtlich sein.

• Software-Abonnements: Vielleicht die derzeit am schnellsten wachsende Ausgabenkategorie, denn das durchschnittliche Unternehmen hat Dutzende von Abonnements gleichzeitig laufen.

• Marketingkosten: Je mehr Sie für Marketing ausgeben, desto schneller können Sie wachsen.

• Reisekosten: Persönliche Kundenbesuche und Verkaufsgespräche waren vor der jüngsten Krise noch von großem Nutzen. Wahrscheinlich werden sie das auch bald wieder sein.

• Server und Website-Betreuung: Für Technologieunternehmen können Server zu den größeren versteckten Kosten der Geschäftstätigkeit gehören.

• Steuern: Die Steuern auf Löhne und Gewinne können ebenfalls hoch sein, obwohl ein gutes Ausgabenmanagement dazu beitragen kann, diese zu senken.

• Versicherungskosten: Ob staatlich vorgeschrieben oder vom Unternehmen selbst gewählt, um sich zu schützen, die Versicherungskosten können erheblich sein.

• Beratungskosten: Outsourcing und externe Experten können eine effiziente, wenn auch kostspielige Nutzung von Ressourcen sein.

• Fortbildungskosten: Eine weitere schnell wachsende Ausgabenkategorie, insbesondere für Start-ups, die felsenfeste Prozesse und Routinen einführen wollen.

• Equipment und Möbel: Alles, was wiederverwendbar ist und über einen längeren Zeitraum genutzt (und weitergegeben) werden soll, kann in diese Kategorie fallen.

• Büroausstattung: Dazu gehören kleine Einwegartikel wie Stifte, Büroklammern und Notizbücher.

• Einrichtung des Heimbüros: Im Jahr 2020 gab es viele Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einmalige Zuschüsse für die Einrichtung ihres Heimbüros gewährten.

• Kraftstoff und Kilometergeld: Sowohl Firmenwagen als auch Mitarbeiter, die ihren eigenen Wagen während der Arbeitszeit nutzen, können erstattungsfähige Ausgaben sein.

• Vergünstigungen für Mitarbeiter: All die kleinen (und manchmal auch großen) Dinge, die die Mitarbeiter glücklich machen, dass sie Teil des Teams sind.

Personalkosten

Für viele Unternehmen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung die mit Abstand größte Ausgabe. Dabei geht es nicht nur darum, dass jede einzelne Person Zehn- oder Hunderttausende von Euro ausmacht, sondern auch darum, dass jede einzelne Person in der Regel mit bestimmten Steuern, Gesundheitskosten und anderen zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Wir haben sie in diesem Beitrag getrennt, und das sollten Sie auch in Ihrem Hauptbuch tun. Aber in Ihren Gedanken sollten Sie sie als Teil des Pakets betrachten. Denn für erfolgreiche Unternehmen sind sie nicht optional.

Die gute Nachricht ist, dass die Mitarbeiter in der Regel die Investition wert sind und dass es viel kostspieliger ist, sie zu ersetzen, als sie gut zu behandeln.

Mietkosten

Es liegt auf der Hand, dass die Miete für stationäre Geschäfte (vor allem in Einkaufsstraßen) enorme Kosten verursachen kann. Das Gleiche gilt für die Hauptverwaltung großer Unternehmen.

Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit im Jahr 2020 haben viele Unternehmen begonnen, darüber nachzudenken, ob sich all diese Büroflächen wirklich lohnen. Einzelhändler haben keine große Wahl, aber SaaS-Startups und andere wissensbasierte Unternehmen brauchen vielleicht nicht mehr so viel Platz wie zuvor.

In der Zwischenzeit sind andere Betriebe wie Zapier vollständig standortunabhängig und waren es schon immer gewesen. Und mit der Zeit und dem Wandel der Gewohnheiten kann die Büromiete ein weitaus kleineres Stück des typischen Ausgabenkuchens ausmachen.

Nebenkosten

Auch die Nebenkosten sind eng mit der Miete verknüpft und beziehen sich in der Regel auf die Kosten für den Betrieb eines physischen Büroraums. Die Kosten für Strom, W-LAN, Klimaanlage, Wasser, Müll und Recycling können sich schnell summieren.

Auch hier gilt: Je mehr Unternehmen sich für flexible Arbeitszeiten oder Home-Office entscheiden, desto weniger müssen sie für diese Kosten aufwenden.

Software-Abonnements

In unserem Bericht zu den Ausgabentrends 2019 haben wir gezeigt, wie schnell Abonnementsoftware (oder SaaS) als Ausgabenkategorie wächst.

Nicht nur der Gesamtbetrag steigt, auch die Gesamtzahl der Abonnements nimmt schnell zu. Das durchschnittliche Unternehmen hat mindestens 25 Software-Abos gleichzeitig in Gebrauch.

Das kann eine große Herausforderung darstellen. Allein zu wissen, wofür man bezahlt und wann diese Zahlungen jeden Monat oder jedes Jahr fällig werden, kann eine große Belastung für das Unternehmen darstellen.

Marketingkosten

Zusätzlich zu Ihren internen Marketingfachkräften (die selbstverständlich unter die Gehaltsabrechnung fallen) werden Sie wahrscheinlich auch relativ hohe Beträge für verschiedene Werbemaßnahmen ausgeben. Marketing steht in der Regel in direktem Verhältnis zum Wachstum - je mehr Sie ausgeben, desto schneller werden Sie Kunden anziehen und desto schneller werden Sie wachsen.

Die Verfolgung eines großen Budgets und eines breiten Umfangs von Marketingausgaben ist daher ein gutes Problem.

Zu den typischen Marketingausgaben gehören Werbung in sozialen Netzwerken und Suchmaschinen, physische Broschüren, Aufkleber und Werbegeschenke, Plakate, Radio und Fernsehen sowie die Hilfe von Werbeagenturen und Freiberuflern. Viele Unternehmen erstellen sogar eigene Online-Kurse, um potenzielle Kunden für sich zu gewinnen.

All das ist nicht gerade kostengünstig, und die Kosten können schnell in die Höhe schießen, wenn man sie nicht genau im Auge behält.

Reisekosten

Eine weitere Ausgabenkategorie, die im Jahr 2020 stark abgenommen hat, sind Reisen und Events. Für viele Unternehmen - und insbesondere für Vertriebsteams - ist der Besuch von potenziellen Kunden und Interessenten ein wichtiger Teil der Arbeit.

Zu den Kundenbesuchen kommen Konferenzen und Networking-Veranstaltungen hinzu, und wenn diese mit längeren Reisen verbunden sind, steigen die Kosten schnell an.

Die Covid-Pandemie wird einigen Unternehmen vor Augen geführt haben, dass viele dieser Reisen unnötig waren. Es reicht aus, online oder per Telefon zu verkaufen, und zahlreiche Veranstaltungen sind inzwischen vollständig digital geworden.

Server und Website-Betreuung

Server sind ein weiterer Kostenfaktor, der die verschiedenen Unternehmen unterschiedlich trifft. Für kleinere Unternehmen mit einer relativ einfachen Website fallen die Serverkosten kaum ins Gewicht. Sie werden über einen Dienst gehostet und verursachen nie mehr als ein paar hundert Euro pro Jahr.

Aber für Technologieunternehmen sind Server ein wesentlicher Teil der Kosten. Und wenn Sie Daten und Dienste für Tausende (oder Millionen) von Kunden auf einmal bereitstellen, können sich die Serverkosten schnell ansammeln.

Steuern

Steuern gehören in der Regel nicht zu den üblichen Ausgaben, denn sie sind nicht unbedingt freiwillig. Aber natürlich sollten Sie die Höhe der von Ihnen gezahlten Steuern genau im Auge behalten - die Behörden tun wahrscheinlich das Gleiche.

Natürlich ist die genaue Erfassung Ihrer Ausgaben ein wichtiger Faktor, um Ihre Steuerbelastung zu senken. In den meisten Ländern sind Geschäftsausgaben steuerfrei. Wenn Sie also dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter Rechnungen einreichen und Ausgaben rechtzeitig geltend machen, kann Ihr Unternehmen viel Geld sparen.

Versicherungskosten

Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Versicherungen, die Unternehmen in Anspruch nehmen. Typische Beispiele sind die Feuerversicherung, Einbruchdiebstahlversicherung oder die Krankenversicherung für Mitarbeitende.

Beratungskosten

Dies ist eine Kostenkategorie, die sicherlich optional ist, die man aber fast immer gebrauchen kann. Wenn Sie gerade am Anfang stehen, ist es von unschätzbarem Wert, auf die Hilfe von Experten zurückgreifen zu können. Selbst bei den erfahrensten Unternehmern gibt es noch Wissenslücken.

Berater können oft schon beim ersten Treffen eine Vielzahl von verbesserungsfähigen Bereichen finden.

Außerdem gibt es einige professionelle Dienstleistungen, die selbst größere Unternehmen lieber auslagern. Externe CFOs und Buchhaltungsdienste können einfach effizienter sein, als jemanden im eigenen Betrieb zu haben, und große Unternehmen beschäftigen Werbe- und PR-Agenturen auf Vollzeitbasis.

Fortbildungskosten

Dies ist eine alte Kostenkategorie, die in der Welt der Start-ups zunehmend an Bedeutung gewinnt. Große Unternehmen wie Toyota und McDonald's sind für die Qualität ihrer Schulungsprogramme bekannt. Ein Starbucks-Kaffee in Singapur schmeckt genauso gut wie einer in Seattle - dank einer gelungenen Schulung.

Auch Start-ups erkennen allmählich, dass gute Lernprogramme der Schlüssel zu einer schnellen Skalierung sind. Investitionen in Wissenstools wie Notion oder spezielle Lernplattformen wie 360Learning werden immer beliebter.

Die Vorstellung, dass beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus einem Unternehmen institutionelles Wissen verloren geht, wird nicht mehr als annehmbar angesehen. Und die Unternehmen sind gewillt, zu investieren.

Equipment und Möbel

Wir könnten das Equipment und die Möbel wahrscheinlich mit dem Büromaterial zusammenfassen, aber betrachten wir sie doch separat. Zum einen ist die Lebensdauer wahrscheinlich unterschiedlich. Alles, was dazu bestimmt ist, verwendet und weggeworfen zu werden, fällt wahrscheinlich unter Büromaterial, während Objekte und Gegenstände, die eine Zeit lang bestehen bleiben und vom gesamten Team wiederverwendet werden, wahrscheinlich zum Equipment und Möbel gehören.

Diese Unterscheidung ist sogar wichtig. Denn Equipment und Möbel werden in der Regel nach einer gewissen Zeit als Betriebsvermögen eingestuft - technisch gesehen etwas anderes als "Ausgaben". Das bedeutet also, dass sie ein Gut sind, mit dem Sie Einnahmen erzielen können, z. B. durch Programme zur Finanzierung von Anlagen oder Lagerbeständen.

Für moderne Unternehmen gehören dazu Stühle und Sofas, Computer, Bildschirme, Kühlschränke und Vorratsschränke, Drucker und Scanner und andere typische Büromöbel. Alle diese Gegenstände haben einen gewissen Wiederverkaufswert und können den Wert Ihres Unternehmens anheben.

Büroausstattung

Für die meisten Unternehmen ist der Bürobedarf eine relativ geringe Ausgabe, aber er ist auch eine der wichtigsten „Ausgaben". Viele von uns denken zunächst an die Stifte, das Papier und die Büroklammern in einem durchschnittlichen Büro, bevor sie an die großen Posten wie Strom und Versicherung denken.

Es könnte interessant sein, darüber nachzudenken, wie Ihr Unternehmen heute für diese Ausgaben aufkommt. In der Vergangenheit wurden viele dieser Posten durch Ad-hoc-Käufe in der Portokasse beglichen.

Vielleicht haben Sie auch bei Office Depot oder anderen großen Einzelhändlern in großen Mengen eingekauft.

Heute wird das Büromaterial möglicherweise von Amazon oder anderen Lieferdiensten bezogen und daher mit der Firmenkreditkarte bezahlt. Und bei einer großen Anzahl dieser kleineren Einkäufe kann man leicht den Überblick verlieren.

Es lohnt sich, virtuelle Karten gezielt für Online-Einkäufe zu verwenden. Sie sind schnell, sicher und leicht zu verwalten.

Einrichtung eines Heimbüros

Auch in dieser Kategorie gab es im Jahr 2020 einen starken Zuwachs. Früher wurde es oft als Verantwortung des Arbeitnehmers angesehen, sein Heimbüro einzurichten - wenn er sich dafür entschied. Doch als das Arbeiten von zu Hause aus zur Normalität wurde, waren die Unternehmen bereit, für neue Bildschirme, bessere Stühle und andere Kleinigkeiten aufzukommen.

Ob es sich dabei um eine einmalige Großzügigkeit oder um einen längerfristigen Trend handelt, wird sich erst mit der Zeit herausstellen. Das hängt mit der sich ändernden Einstellung zum Thema Büroraum zusammen: Wenn man bei der Miete sparen kann und die Mitarbeiter zufrieden sind, dann scheint flexibles Arbeiten eine Win-win-Situation zu sein.

Und doch werden sich einige Unternehmen mit dieser Idee nie ganz anfreunden können. Viele Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, tagsüber mit ihren Arbeitskollegen zusammen zu sein.

Am Ende könnten die Zuschüsse für die Arbeit von zu Hause aus und die einmaligen Einrichtungsgebühren bestehen bleiben. Aber sie werden wahrscheinlich nicht für jeden infrage kommen, und sie werden vielleicht nicht mehr die gleiche Belastung für das Bankkonto Ihres Unternehmens darstellen wie im Jahr 2020.

Kraftstoff und Kilometergeld

Wenn Mitarbeitende mit dem Auto für die Arbeit fahren (und nicht zur Arbeit - ein entscheidender Unterschied), sollten ihnen die Benzinkosten erstattet werden. In jedem Land gibt es bestimmte Sätze für die steuerfreie Erstattung, es lohnt sich also, diese nachzuschlagen. Das Bundesfinanzministerium hat diesbezüglich eine Spesentabelle veröffentlicht.

Darüber hinaus können Arbeitnehmer, die mit ihrem eigenen Auto auf Dienstreise sind, eine Kilometerpauschale geltend machen. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass jegliches berufliches Reisen das Auto abnutzt, und dass es unfair ist, von den Arbeitnehmern zu verlangen, dass sie diese Fahrten mit ihrem Privatwagen unternehmen.

Natürlich können diese Fahrten in der Regel als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, was eine weitere Steuerersparnis mit sich bringt.

Vergünstigungen für Mitarbeiter

Die Lieblingsausgaben der meisten Mitarbeiter - wahrscheinlich neben den Reisekosten - sind natürlich die kleinen Geschenke und Vergünstigungen, die das Unternehmen ihnen für ihre Leistungen gewährt. Dazu gehören Snacks und Getränke, T-Shirts und Kapuzenpullis, Teambuilding-Aktivitäten und Ausflüge sowie Aufkleber (natürlich).

Es gibt aber auch ernstere Dinge wie Krankenversicherung, bezahlte Freizeit, Elternurlaub und mehr. Diese sind natürlich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und in der Betriebsversicherung enthalten, aber vielleicht haben Sie spezifische Zusatzangebote, die nicht in diese Kategorien fallen.

Besonders im schwierigen Arbeitsjahr 2020 haben die Unternehmen einen besonderen Schwerpunkt auf diese Leistungen gelegt. Die Möglichkeit, den Mitarbeitern für ihre harte Arbeit zu danken und sie zu belohnen - vor allem, wenn sie im Homeoffice arbeiten - ist eine Priorität gewesen.

Warum Kostenkategorien für Unternehmen wichtig sind

Der Schwerpunkt dieses Beitrags liegt darin, die breite Palette an Betriebsausgaben aufzuzeigen, die Sie wahrscheinlich bereits haben. Aber warum sind diese verschiedenen Kostenkategorien eigentlich wichtig?

Erstens werden nicht alle Betriebsausgaben rechtlich gleich behandelt. Einige sind steuerlich absetzbar, während andere selbst steuerpflichtig sind. Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, was ist, und sicherzustellen, dass Sie keine rechtlichen Probleme bekommen.

Der größte Vorteil klarer Kostenkategorien besteht jedoch darin, dass man tatsächlich weiß, wohin das Geld des Unternehmens fließt. Und dann können Sie natürlich auf der Basis dieses Wissens intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen.

Finanzvorstände und Finanzplanungsteams nutzen diese Informationen, um Budgets zu erstellen, Ressourcen zuzuteilen (oder umzuverteilen) und in Krisenzeiten Einsparungen vorzunehmen. Ohne eine klare Kategorisierung kennen sie nur den Gesamtbetrag der Ausgaben pro Quartal, können ihn aber nicht weiter aufschlüsseln.

Das ist ein ziemlich offensichtliches Problem. Wie können Sie dieses Problem also vermeiden?

Wie man Ausgaben für Kleinunternehmen kategorisiert

Beginnen wir mit der schlechtesten Art, Ausgaben zu kategorisieren. Sie warten bis zum Monatsende (oder bis zum Jahresende!), sehen sich dann jede Kreditkartenrechnung und jede Kostenabrechnung einzeln an und ordnen jede Zahlung einer Kostenkategorie zu.

Das ist eine erhebliche Zeitverschwendung für das Finanzteam. Und es macht es auch sehr schwer, in Echtzeit Anpassungen vorzunehmen. Bis Sie herausgefunden haben, wohin das Geld fließt, sind Monate vergangen und noch mehr Geld ist abhandengekommen!

Eine gute Kategorisierung der Ausgaben wird zum Zeitpunkt der Zahlung vorgenommen. Wenn eine Kartentransaktion durchgeführt oder eine Kostenabrechnung eingereicht wird, wird die Kategorie identifiziert und mit der Transaktion abgeglichen.

Im Jahr 2022 kann dies einfach und schnell geschehen. Ausgabenkategorien sollten:

• Sofort zugewiesen werden, entweder durch den Mitarbeiter, der die Zahlung vornimmt, oder automatisch, wenn Ihre Karte den Lieferanten erkennt.

• Einheitlich angewendet werden, mit einer festgelegten Liste von Ausgaben, die für jedes Teammitglied sinnvoll ist.

• In Echtzeit sichtbar sein. Das Finanzteam sollte in der Lage sein, sich jederzeit einzuloggen und zu sehen, wie viel für jede Ausgabe ausgegeben wurde, ohne Papierberge bearbeiten zu müssen.

• Digitalisiert und cloudbasiert sein. Um den vorherigen Punkt zu realisieren, müssen alle Ausgabenaufzeichnungen und Belege digital und von überall aus zugänglich sein. Keine Ordner auf Laufwerken C: und keine Aktenschränke mit ausgedruckten Kontoauszügen.

All dies mag kompliziert klingen, aber die einfache Antwort ist die Verwendung von Tools, die Ihnen die Arbeit abnehmen. Sie können einen gebrauchsfertigen Ausgabenprozess, Debitkarten für Mitarbeiter mit individuellen Limits und eine automatische Ausgabenkategorisierung einrichten - und das alles in weniger als einer Woche.

Dieser Artikel mag zwar nützlich gewesen sein, aber es ist ohnehin besser, wenn Sie die Kategorisierung der Betriebsausgaben einer Ausgabenmanagement-Software überlassen.