Die Kostenrechnung einfach erklärt mit Berechnungsschema und Beispiel

Woher wissen Unternehmen, in welche Produkte sie zusätzliche Marketingbudgets stecken sollten, wo die Preisuntergrenze bei Sonderangeboten liegen muss und welchen Anteil die Verwaltungskosten an ihren gesamten Ausgaben haben? Antworten auf diese und viele weitere Fragen liefert die Kostenrechnung, auch als Kosten- und Erlösrechnung oder Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) bekannt. 

Als Instrument des internen Rechnungswesens gibt es für die Kostenrechnung keine gesetzlichen Vorgaben. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, ob und wie es hier vorgeht. Trotzdem haben sich gewisse Berechnungsmodelle bewährt. 

Was ist die Kostenrechnung? 

Die Kostenrechnung ist ein Teilbereich des internen Rechnungswesens und beschäftigt sich mit der Erfassung, Analyse und Steuerung der Kosten, die bei der Herstellung von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen anfallen. Diese Kosten werden bei der KLR den Leistungen gegenübergestellt. 

Kosten = Werteverzehr im Betrieb, bezogene Leistungen, Abschreibungen, Gehälter, etc.

Leistungen = Wertzuwachs aus dem Kerngeschäft 

Durch die Kostenrechnung kann die Wirtschaftlichkeit einzelner Bereiche oder Produkte im Unternehmen ermittelt werden. Und die Ergebnisse dienen dann als wichtige Grundlage für die operative Planung. 

Das dreistufige Berechnungsschema: Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger

Die Kostenkalkulation folgt einer dreistufigen Berechnung, bei der die Stufen aufeinander aufbauen. Warum? Weil jede Stufe dazu beiträgt, ein detaillierteres und genaueres Bild der Kosten zu zeichnen, die mit der Herstellung eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung verbunden sind.

Stufe 1: Kostenartenrechnung

Im ersten Schritt wird geklärt, welche Arten von Kosten in welcher Höhe innerhalb einer bestimmten Periode angefallen sind. Das bringt System in die Unternehmensausgaben. Wie ein Unternehmen die entstandenen Kosten kategorisiert, hängt in der Regel von der Kontenstruktur in der Buchhaltung ab. Die Summe der Kosten bleibt natürlich immer gleich, egal, nach welchen Kriterien sie unterteilt werden. 

Typische Kategorien zur Aufteilung sind:

Betriebliche Funktionsbereiche

• Vertriebskosten

• Verwaltungskosten

• Fertigungskosten

• Forschungs- und Entwicklungskosten

• usw.

Art der Produktionsfaktoren

• Personalkosten

• Materialkosten

• Raumkosten 

• Dienstleistungskosten

• usw. 

Zurechenbarkeit 

• Einzelkosten

• Gemeinkosten

Herkunft der Kostengüter

• Primärkosten für Fremdleistungen: Kosten, die für externe Leistungen anfallen, z. B. Mietkosten

• Sekundärkosten für Eigenleistungen: Kosten, die innerbetrieblich bei der selbstständigen Herstellung anfallen, z. B. Eigentransport

Abhängigkeit der Bezugsgrößen

• Fixkosten

• Variable Kosten

Stufe 2: Kostenstellenrechnung

In der Kostenstellenrechnung geht es um die Frage: Wo werden Kosten verursacht? Und die Frage lässt sich nicht immer ganz einfach beantworten. Kauft der Vertrieb ein CRM-Tool ein, läuft das sehr wahrscheinlich über die Kostenstelle „Vertrieb“. Hierbei handelt es sich um eine Einzelausgabe, bei der der Ort der Kostenentstehung klar ist. Daher werden Einzelkosten in der Kostenstellenrechnung nicht weiter beachtet. Sie kommen im nächsten Schritt wieder ins Spiel. 

Bei der Kostenstellenrechnung geht es um die Verteilung der Gemeinkosten – also der Kosten, die sich nicht direkt mit einem einzelnen Kostenträger und Kostenstellen in Verbindung bringen lassen. Sie werden anteilig auf die Kostenstellen gebucht, an die sie ihre Leistungen abgeben. Wie genau diese Verteilung der Gemeinkosten funktioniert, bestimmt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Er enthält einen Verteilungsschlüssel zur gerechten Verteilung der Kosten.

Das Ergebnis der Kostenstellenrechnung ist eine Verteilung aller auf Hilfskostenstellen gebuchten Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen.

Stufe 3: Kostenträgerrechnung

Hier gilt es herauszufinden, welche Kosten die Herstellung eines Produkts oder Erbringung einer Dienstleistung verursacht. Produkte und Dienstleistungen werden als Kostenträger bezeichnet.

In der Kostenträgerrechnung werden die Kosten der Hauptkostenstellen mittels sekundärer Kostenverrechnung auf die einzelnen Kostenträger verrechnet – dazu werden die direkten und indirekten Kosten, die mit der Produktion jedes Kostenträgers verbunden sind, addiert.

Die Ergebnisse liefern die Grundlage für Preiskalkulationen und Rentabilitätsbewertungen von Produkten und Dienstleistungen. 

Berechnung der Selbstkosten anhand der Kostenrechnung 

Die Selbstkosten sind die Summe aller Ausgaben für Herstellung, Verwaltung und Vertrieb, die notwendig sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten zu können. Sie ergeben sich aus dem letzten Schritt: der Kostenträgerrechnung. 

Und die Selbstkosten sind eine wichtige Größe in der Preiskalkulation. Sie gelten als langfristige Preisuntergrenze. Wer etwas zum Selbstkostenpreis verkauft, verdient an dem Geschäft nichts, deckt aber trotzdem alle entstandenen Kosten und macht so auch keinen Verlust. Wer kontinuierlich weniger erwirtschaftet als die Selbstkosten, geht pleite. Trotzdem kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, ein Produkt oder eine Dienstleistung für kurze Zeit unterhalb der Selbstkostengrenze anzubieten.

Teilkostenrechnung oder Vollkostenrechnung in der KLR

Wenn ein Unternehmen bei der Kostenkalkulation alle drei Schritte durchläuft, spricht man von einer Vollkostenkalkulation. Es ist jedoch auch möglich, eine Teilkalkulation durchzuführen. Dabei werden den Kostenstellen nur die Einzelkosten und die variablen Kosten zugeteilt. Die Verrechnung der Fixkosten wird hierbei vermieden. Die Deckungsbeitragsrechnung ist eine Form der Teilkostenrechnung.

Die Kostenrechnung an einem Beispiel

Hier ist ein Beispiel, das die drei Stufen der Kostenrechnung veranschaulicht. Angenommen, Sie betreiben eine Bäckerei und wollen die Kosten für die Herstellung ihrer zwei Produkte ermitteln: Schokokuchen und Vanillekuchen.

1. Kostenartenrechnung: In diesem Schritt ermitteln Sie die verschiedenen Kostenarten, die bei der Herstellung der Kuchen anfallen. Zum Beispiel:

• Direkte Kosten: Die direkten Kosten für die Herstellung der einzelnen Kuchensorten umfassen die Kosten für die Zutaten (wie Mehl, Zucker, Eier, Schokolade und Vanilleextrakt) sowie die direkten Arbeitskosten für das Backen der Kuchen.

• Indirekte Kosten: Zu den indirekten Kosten gehören die Gemeinkosten, die mit dem Betrieb der Bäckerei verbunden sind, z. B. Miete, Nebenkosten, Wartung der Geräte und Verwaltungskosten.

2. Kostenstellenrechnung: In diesem Schritt ermitteln Sie die Kostenstellen oder Abteilungen, die an der Herstellung der Torte beteiligt sind. Die Bäckerei könnte in mehrere Kostenstellen unterteilt werden, z. B: 

• Produktionsabteilung, in der die Kuchen gebacken werden

• Verpackungsabteilung, in der die Kuchen verpackt und für den Verkauf vorbereitet werden 

• Verwaltungsabteilung, die sich um Buchhaltung, Marketing und andere Verwaltungsaufgaben kümmert

Zuweisung der indirekten Kosten: Die indirekten Kosten werden den einzelnen Kostenstellen nach einer geeigneten Methode zugewiesen. Zum Beispiel könnten die Miete und die Versorgungsleistungen auf der Grundlage der Quadratmeterzahl jeder Abteilung zugewiesen werden, während die Kosten für die Wartung der Ausrüstung auf der Grundlage der Anzahl der Maschinen in jeder Abteilung zugewiesen werden könnten.

3. Kostenträgerrechnung: In diesem Schritt bestimmen Sie die Einheit der Leistung, für die Sie die Kosten berechnen wollen. In diesem Fall sind es die Kosten für die Herstellung eines Schokokuchens und eines Vanillekuchens. So könnten Sie die Kosten für die Herstellung einer Torte berechnen:

• Direkte Materialkosten: Die Kosten der Zutaten für einen Schokokuchen betragen 5€, die Zutaten für den Vanillekuchen kosten 6€. 

• Direkte Arbeitskosten: Die Bäckerinnen verbringen 1 Stunde mit jedem der beiden Kuchentypen und erhalten einen Stundenlohn von 20€. Die direkten Arbeitskosten für einen Kuchen betragen also 20€.

• Indirekte Kosten: Angenommen, die Gemeinkosten für die Bäckerei belaufen sich in einem Monat auf 10.000€, und die Bäckerei stellt in diesem Monat 500 Kuchen her – 200 Schokokuchen und 300 Vanillekuchen. Die Gemeinkosten pro Kuchen betragen dann 20€ (10.000/500€).

Die Gesamtkosten für die Herstellung eines Kuchens betragen also:

• Beim Typ Schoko: 45€ (5€ + 20€ + 20€)

• Beim Typ Vanille: 46€ (6€ + 20€ + 20€) 

Mit der Kostenrechnung können Sie die mit jeder Produktionsstufe verbundenen Kosten ermitteln, diese Kosten den entsprechenden Kostenstellen zuordnen und die Kosten für die Herstellung einer einzelnen Produktionseinheit berechnen. Anhand dieser Informationen können Sie fundierte Entscheidungen über die Preisgestaltung, die Produktion und die Ressourcenzuweisung treffen.

Die Kostenrechnung erleichtern mit Spendesk

Wenn Sie Kostenstelleneinzelkosten – also Kosten, die sich klar einer Kostenstelle zuordnen lassen – bereits zum Zeitpunkt ihrer Entstehung korrekt verbuchen, profitiert Ihre Kostenanalyse von Echtzeitdaten. 

Mit Spendesk geht das ganz einfach: Sie können einzelne Ausgaben direkt einer Kostenstelle zuordnen und sogenannte „Default Cost Centre“ für Mitarbeitende einrichten, deren Ausgaben ohnehin die meiste Zeit auf dieselbe Kostenstelle gebucht werden. Dadurch muss die Kostenstelle nicht für jede Zahlung neu angegeben werden.

Lernen Sie hier unsere Software zum Ausgabenmanagement kennen.