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Debitoren und Kreditoren entstehen immer dann, wenn sich Rechnungs- und Zahlungsdatum voneinander unterscheiden – wenn also eine (natürliche oder juristische) Person Leistungen in Anspruch oder Waren entgegennimmt, für die sie erst später bezahlt.
Weil das abstrakt und kompliziert klingt, hier ein einfaches Beispiel: Ein Florist bestellt 2.000 Rosen bei einem Blumengroßhandel. Der Großhändler liefert die Ware entsprechend der Bestellung und stellt danach eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. Bis diese Rechnung vollständig bezahlt ist, ist der Florist Debitor (Schuldner) und der Großhändler Kreditor (Gläubiger). Hätte der Florist per Vorkasse, Kreditkarte oder bei Abnahme in bar bezahlt, so wäre es zu keinem Kreditoren-Debitoren-Verhältnis gekommen.
Jedes Unternehmen agiert in verschieden Geschäftsbeziehungen gleichzeitig als Debitor und Kreditor und muss über beide Seiten den Überblick behalten. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Eselsbrücke: Wer ist Kreditor und wer ist Debitor?
Kreditoren und Debitoren sind Komplementärbegriffe, also zwei gegensätzliche Seiten derselben Medaille. Wo es einen Kreditor gibt, muss es automatisch auch einen Debitor geben.
Bleiben wir beim Beispiel des Floristen, der 2.000 Rosen auf Rechnung bestellt hat. In der Geschäftsbeziehung zum Blumengroßhändler ist er der Debitor, schuldet also Geld. Doch die Rosen behält er nicht für sich selbst. Eine Kundin hat bei ihm Gestecke für eine Firmenfeier bestellt, die ihr Arbeitgeber nach der Feier auf Rechnung bezahlen möchte. In der Beziehung ist der Florist dann der Kreditor.
Wie dem Floristen geht es jedem Unternehmen: Auf der einen Seite müssen Lieferanten bezahlt, auf der anderen Forderungen gegenüber Kunden geltend gemacht werden. Für beides ist die Finanzbuchhaltung zuständig.
Der Unterschied zwischen Kreditor und Debitor in der Buchhaltung
Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind Teilbereiche der Finanzbuchhaltung. Je nach Unternehmensgröße und Organisation kümmern sich sogar verschiedene Teams oder Mitarbeitende um Kreditoren und Debitoren. Oft landen aber beide Teilbereiche auf dem Tisch der gleichen Buchhalterinnen und Buchhalter.
Während die Debitorenbuchhaltung sich darum kümmern, die Forderungen gegenüber Kunden einzutreiben, geht es in der Kreditorenbuchhaltung um die Rechnungsverwaltung und das Lieferantenmanagement:
Auf beiden Seiten geht es also um das Management von Geschäftsbeziehungen, den ordnungsgemäßen Umgang mit Belegen und die Auswertung von Buchhaltungsdaten. Doch die damit verbundenen Risiken unterscheiden sich fundamental.
Die Debitorenbuchhaltung hat es in der Hand, die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Wenn Kunden vermehrt nicht (pünktlich) bezahlen, kann das letztendlich die Existenz des Unternehmens gefährden.
Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es eher darum, gute Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern aufrechtzuerhalten und die Verhandlungsbasis für Rabatte, Skonti und Warenkredite zu schaffen.
Tipps zur Debitorenbuchhaltung: Risiken minimieren
Die Debitorenbuchhaltung lebt immer mit einem gewissen Risiko – nämlich, dass offene Rechnungen von den Debitoren aus welchen Gründen auch immer nicht (fristgerecht) bezahlt werden. Man spricht hier vom sogenannten Debitorenrisiko.
Der Worst Case sind komplette Zahlungsausfälle, zum Beispiel aufgrund von Insolvenz des Kunden. Doch selbst wenn Zahlungen einfach nur zu spät eingehen, kann das die Liquidität gefährden – gerade bei kleinen oder neu gegründeten Unternehmen.
In dem Fall haben Sie ein paar Möglichkeiten:
Persönliche Nachfrage und schriftliche Zahlungserinnerung
Mahnverfahren
Einreichen einer Klage
Das kostet mindestens Zeit und Nerven und im Ernstfall fallen Anwalts- und Prozesskosten an. Daher gilt in der Debitorenbuchhaltung: Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Um Ihr Debitorenrisiko zu minimieren, können Sie ein paar Maßnahmen ergreifen:
Anzahlungen, Vorkasse oder regelmäßige Abschlagszahlungen vereinbaren
Wenn möglich die Zahlung per Kreditkarte statt auf Rechnung anbieten
Den Warenkredit für Neukunden begrenzen, bis diese ihre Zahlungsmoral unter Beweis gestellt haben
Falls für Ihre Branche realistisch: vertraglich einen Eigentumsvorbehalt festlegen. Dann gehen gelieferte Waren bis zur Zahlung zwar in den Besitz, nicht aber das Eigentum Ihres Kunden über
Bonitätsprüfungen durchführen (eher für große Unternehmen realistisch) oder im Zweifelsfall bei anderen Unternehmen der Branche nach Erfahrungswerten erkundigen
Tipps zur Kreditorenbuchhaltung: Prozesse automatisieren
In der Kreditorenbuchhaltung ist es vor allem wichtig, durch strukturierte Prozesse und gute Ausgabensoftware den Überblick zu behalten. Nicht bezahlte Rechnungen sind zwar – anders als in der Debitorenbuchhaltung – keine Gefahr für die eigene Zahlungsfähigkeit, können aber Ihren Ruf schädigen und Sie gute Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern kosten.
Typische Fehlerquellen in der Kreditorenbuchhaltung sind:
Fälschlicherweise bezahlte Rechnungen ohne Abgleich mit Bestellungen oder Freigaben
Doppelt bezahlte Rechnungen
Gar nicht bezahlte Rechnungen (verloren gegangene Rechnungen)
Falsche Kostenstellenzuordnung
Glücklicherweise lassen sich all diese Probleme mit der richtigen Software recht schnell beheben. Das Ziel: manuelle Aufgaben (z.B. die Rechnungsprüfung) automatisieren. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung funktioniert nur, wenn…
Dienstleister und Lieferanten wissen, an wen im Unternehmen sie ihre Rechnungen schicken sollen
und eingehende Rechnungen von Mitarbeitern direkt digitalisiert und zentral gespeichert werden.
Dann kann eine Software zum Ausgabenmanagement Eingangsrechnungen mit Purchase Orders (Bestellungen) abgleichen, Dunkelbuchungen veranlassen, Freigabeprozesse anstoßen, Zahlungsfristen im Blick behalten und auf Knopfdruck Überweisungen ausführen sowie Analysen erstellen.
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Fazit
Debitoren und Kreditoren gehören zusammen wie das Ein- und das Ausatmen. Und damit der finanzieller Atem Ihres Unternehmens nie ins Stocken gerät, erfordern beide Seiten – die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung – Ihre Aufmerksamkeit. Auch wenn die Aufgaben und Risiken sich unterscheiden, kommt es bei beiden darauf an, dass Sie Ihre Prozesse im Blick haben, Belege korrekt erstellen bzw. verarbeiten und manuelle Aufgaben weitestgehend automatisieren.
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Helena Kleine
Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.
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