Lieferantenbewertung – erfolgreiche Partnerschaften sichern

Die Auswahl und Pflege der richtigen Lieferanten ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine strukturierte Lieferantenbewertung hilft, Risiken zu minimieren, die Qualität zu sichern und langfristige Partnerschaften aufzubauen.

Gerade für Finanzteams und Procurement-Manager:innen ist die Lieferantenbewertung unverzichtbar, um Effizienz und Kosteneinsparungen zu gewährleisten.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die einzelnen Schritte der Lieferantenbewertung – von der Auswahl über die Qualifizierung bis hin zur kontinuierlichen Entwicklung und Auditierung. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen Prozess mit Tools wie Spendesk optimieren können.

Was ist eine Lieferantenbewertung?

Eine Lieferantenbewertung ist der Prozess, bei dem Lieferanten anhand festgelegter Kriterien bewertet werden. Ziel: Die Leistung messen, Verbesserungspotenziale finden und fundierte Entscheidungen treffen. Egal, ob Sie einen neuen Lieferanten suchen oder bestehende Partner regelmäßig überprüfen – eine strukturierte Bewertung spart Zeit, Geld und Ressourcen.

Durch eine sorgfältige Bewertung stellen Sie sicher, dass Sie mit den richtigen Anbietern arbeiten – die zuverlässig, preiswert und qualitativ gut sind. So entstehen langfristige, stabile Geschäftsbeziehungen.

Warum ist die Lieferantenbewertung wichtig?

Die Lieferantenbewertung bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Lieferkette verbessern:

• Kosteneinsparungen: Durch die Identifizierung ineffizienter Lieferanten können Unternehmen ihre Ausgaben optimieren und Kostensenkungspotenziale nutzen.

• Risikominimierung: Eine regelmäßige Bewertung hilft dabei, potenzielle Lieferausfälle, Qualitätsprobleme oder Versorgungsengpässe frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.

• Langfristige Beziehungen: Durch die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die den eigenen Standards entsprechen, können Unternehmen stabile und vertrauensvolle Partnerschaften aufbauen.

• Compliance: Die regelmäßige Überprüfung von Lieferanten stellt sicher, dass diese alle rechtlichen und ethischen Standards einhalten, was insbesondere in globalen Märkten von entscheidender Bedeutung ist.

Der Prozess der Lieferantenbewertung – Schritt für Schritt

Eine erfolgreiche Lieferantenbewertung erfolgt nicht zufällig, sondern ist das Ergebnis eines strukturierten Prozesses. Diese wesentlichen Schritte sollten beachtet werden:

1. Lieferantenauswahl: Den richtigen Partner finden

Eine fundierte Lieferantenbewertung basiert auf klar definierten Bewertungskriterien, die sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte umfassen. Wichtig ist, dass die Kriterien systematisch überprüft werden, um die besten Partner zu identifizieren.

Quantitative Kriterien:

• Preis: Sind die angebotenen Preise wettbewerbsfähig und im Einklang mit dem Markt? Der Preis sollte nicht das einzige Kriterium sein. Achten Sie darauf, auch den Gesamtwert und die Leistung des Lieferanten zu berücksichtigen.

• Lieferzeit: Werden die Lieferfristen zuverlässig eingehalten? Pünktlichkeit ist entscheidend, um Engpässe in der Supply Chain zu vermeiden.

• Kapazität: Kann der Lieferant große Bestellmengen oder kurzfristige Nachfragen zuverlässig bedienen? Die Flexibilität des Lieferanten in Bezug auf Volumen und Lieferzeiten ist entscheidend.

Qualitative Kriterien:

• Qualität der Produkte oder Dienstleistungen: Entspricht die gelieferte Ware oder Dienstleistung den vereinbarten Standards? Eine konstante Produktqualität ist notwendig, um langfristige Kundenbeziehungen zu gewährleisten.

• Flexibilität: Wie schnell kann der Lieferant auf Änderungen reagieren? Flexibilität ist besonders in dynamischen Märkten wichtig, in denen schnelle Anpassungen erforderlich sind.

• Kommunikation: Ist die Kommunikation professionell, transparent und effizient? Ein guter Lieferant reagiert schnell auf Anfragen und hält Sie über den Status der Lieferung auf dem Laufenden.

Je nach Unternehmensstrategie und Branche können bestimmte Kriterien mehr Gewicht haben. Die Priorisierung der Kriterien hilft, die passenden Lieferanten auszuwählen, die den langfristigen Anforderungen entsprechen.

2. Lieferantenqualifizierung: Sicherstellen, dass Anforderungen erfüllt werden

Bevor eine Zusammenarbeit beginnt, sollte überprüft werden, ob der potenzielle Lieferant die grundlegenden Anforderungen erfüllt. Dies geschieht im Rahmen der Lieferantenqualifizierung.

Wichtige Maßnahmen:

• Überprüfung der Produktionskapazitäten: Können die Produktionskapazitäten des Lieferanten den Anforderungen gerecht werden?

• Analyse der finanziellen Stabilität: Ist der Lieferant finanziell stabil genug, um langfristige Aufträge zu erfüllen?

• Prüfung von Zertifizierungen und rechtlichen Standards: Hat der Lieferant alle relevanten Zertifikate (z. B. ISO) und erfüllt er gesetzliche Vorgaben?

• Risikobewertung: Welche Risiken bestehen hinsichtlich des Lieferanten, wie politische Instabilität, Naturkatastrophen oder andere externe Faktoren, die die Lieferkette gefährden könnten?

3. Lieferantenentwicklung: Kontinuierlich gemeinsam wachsen

Eine gute Lieferantenbeziehung endet nicht mit der Auswahl. Durch regelmäßigen Austausch und gemeinsame Verbesserungsprojekte können Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Partners steigern und die Zusammenarbeit langfristig optimieren.

Best Practices:

• Regelmäßigkeit: Bewerten Sie Ihre Lieferanten mindestens einmal pro Jahr. Dies stellt sicher, dass Ihre Lieferanten auch langfristig Ihren Anforderungen gerecht werden.

• Feedback einholen: Tauschen Sie sich regelmäßig mit internen Stakeholdern aus, um deren Erfahrungen mit den Lieferanten zu berücksichtigen und eine ganzheitliche Bewertung zu ermöglichen.

• Gemeinsame Zielsetzung: Setzen Sie gemeinsam mit dem Lieferanten langfristige Ziele, die sowohl den Lieferanten als auch Ihr Unternehmen voranbringen.

• Kontinuierliche Verbesserung: Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um Schwächen zu beheben und Verbesserungen zu erzielen. Dies stärkt die Partnerschaft und trägt zur Optimierung der Lieferkette bei.

4. Lieferantenaudits: Standards überprüfen und verbessern

Audits sind ein zentraler Bestandteil der Lieferantenbewertung. Sie ermöglichen es, die Einhaltung von Standards zu überprüfen und potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.

Wichtige Prüfbereiche:

• Qualitätsmanagement: Robustheit der Systeme von der Produktion bis zur Lieferung.

• Betriebsabläufe: Effizienz und Optimierung interner Prozesse.

• Nachhaltigkeit: Umweltfreundlichkeit und ethische Standards.

• Technologie: Datensicherheit und IT-Infrastruktur.

• Flexibilität: Reaktionsfähigkeit bei Änderungen und Problemen.

Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, idealerweise durch unabhängige, zertifizierte Auditoren. So wird sichergestellt, dass die Audits objektiv und nachvollziehbar sind.

Die Lieferantenbewertung mit Spendesk-Procurement 

Spendesk bietet eine leistungsstarke Lösung, um den gesamten Lieferantenbewertungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Doch das ist nur der Anfang. Die Plattform geht weit über die reine Lieferantenbewertung hinaus und bietet eine vollständige Procure-to-Pay-Lösung, die den gesamten Beschaffungsprozess abdeckt – vom Einkauf über die Zahlungsabwicklung bis hin zur Analyse der Ausgaben.

Procure-to-Pay mit Spendesk: Effizienz und Transparenz auf allen Ebenen

• Vollständiger Procure-to-Pay-Prozess: Spendesk vereinfacht den gesamten Beschaffungsprozess. Vom Einkauf über die Lieferantenbewertung bis hin zur Zahlungsabwicklung – alles läuft auf einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Ausgaben und stellen sicher, dass Sie immer mit den besten Partnern zusammenarbeiten.

• Zentrale Datenverwaltung: Alle relevanten Informationen zu Ihren Lieferanten und Ausgaben werden an einem Ort gespeichert – dem Lieferanten-Dashboard. Verwalten Sie Verträge, Anfragen, Dokumente und Zahlungen für eine bessere Übersicht und ein reibungsloses Lieferantenmanagement.

• Automatisierte Analysen: Spendesk bietet Ihnen tiefe Einblicke in Ihre gesamten Ausgaben, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen können – nicht nur bei der Auswahl von Lieferanten, sondern auch bei der Optimierung Ihrer gesamten Ausgabenstrategie.

Fazit

Eine strukturierte Lieferantenbewertung ist entscheidend für eine erfolgreiche und effiziente Lieferkette. Spendesk unterstützt Sie dabei, diesen Prozess zu optimieren und zu automatisieren, während es gleichzeitig den gesamten Procure-to-Pay-Prozess vereinfacht. Mit Spendesk haben Sie eine zentrale Lösung, die nicht nur bei der Lieferantenbewertung hilft, sondern auch alle weiteren Aspekte des Beschaffungs- und Ausgabenmanagements. So können Sie Ihre Ausgaben besser steuern, Ihre Partnerschaften optimieren und sicherstellen, dass Ihre Lieferanten jederzeit den höchsten Standards entsprechen.

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