Lieferantenmanagement: Definition, Aufgaben und Best Practices

Wussten Sie, dass kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Durchschnitt mehr Lieferanten als Mitarbeitende haben? Diese hohe Zahl an Lieferanten stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung: Wie behält man den Überblick und stellt sicher, dass keine Zahlungen an inaktive oder unnötige Lieferanten fließen?

In einer Zeit, in der Lieferketten immer komplexer werden und die Anforderungen an Qualität sowie Zuverlässigkeit steigen, ist es unerlässlich, die Beziehungen zu den Lieferanten gezielt zu steuern. Ein durchdachtes Lieferantenmanagement wird somit zum Schlüssel, um nicht nur Kosten zu senken, sondern auch Risiken zu minimieren und Innovationen voranzutreiben.

Unsere Erkenntnisse, die auf Millionen von Daten bei Spendesk basieren, zeigen, wie Unternehmen von einem optimierten Lieferantenmanagement profitieren können. Nutzen Sie diese Einblicke, um Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.

Was ist Lieferantenmanagement? (Definition)

Bevor wir uns anschauen, wie man mit einem ausgeklügelten Lieferantenmanagement richtig durchstarten kann, klären wir erstmal die Basics: Was ist Lieferantenmanagement überhaupt? Und wer oder was ist ein Lieferant?

• Lieferantenmanagement: Diese beschreibt die gezielte und systematische Steuerung der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten.

• Lieferant: Dies ist ein Unternehmen oder eine Person, die Waren oder Dienstleistungen für Kund:innen bereitstellt. Das Ziel des Lieferantenmanagements ist es, diese Beziehungen strategisch zu gestalten und weiterzuentwickeln, um Synergien zu nutzen, Risiken zu minimieren und Innovationen voranzutreiben.

Warum ist Lieferantenmanagement wichtig?

Ein effektives Lieferantenmanagement hat mehrere operative Ziele, die den gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess optimieren und die Unternehmensleistung verbessern. Dies sind die wichtigsten Aufgaben im Lieferantenmanagement:

• Langfristige Beziehungen aufbauen: Der Aufbau und die Pflege langfristiger Beziehungen zu wichtigen Lieferanten können zu stabileren und zuverlässigeren Partnerschaften führen, was letztlich die gesamte Lieferkette stärkt.

• Risiken minimieren: Ein gutes Supplier Management hilft, potenzielle Risiken in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen und zu managen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit von Lieferengpässen und Produktionsausfällen.

• Innovative Partnerschaften: Durch eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten können Unternehmen innovative Lösungen und Produkte entwickeln, die ihren Wettbewerbsvorteil stärken. Der Austausch von Ideen und Technologien führt zu bahnbrechenden Innovationen.

Clevere Lieferantenmanager:innen können also nicht nur Kosten senken, sondern auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferkette steigern – und das ist ein echter Wettbewerbsvorteil!

Wichtige Aufgaben im Lieferantenmanagement

Wer sein Lieferantenmanagement wirklich im Griff haben will, sollte auf vier zentrale Bereiche achten – denn diese bilden das Fundament für eine starke und zukunftsfähige Zusammenarbeit:

• Projektmanagement: Hier geht es darum, konkrete Maßnahmen zu planen und umzusetzen, um die Beziehungen zu Ihren Lieferanten stetig zu verbessern. Ob neue Prozesse, Tools oder Partnerschaften – alles beginnt mit einem klaren Plan.

• Methodenentwicklung: Ohne einheitliche Standards wird’s schnell unübersichtlich. Deshalb ist es wichtig, klare Kriterien dafür zu definieren, wie Lieferanten ausgewählt, bewertet und gesteuert werden. So schaffen Sie Vergleichbarkeit und Transparenz.

• Qualitätssicherung: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – gerade wenn’s um gleichbleibende Qualität geht. Durch regelmäßige Checks und Leistungsüberprüfungen stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten zuverlässig abliefern, was vereinbart wurde.

• Informationsmanagement: Nur wer den Überblick über alle Lieferantendaten hat, kann auch fundierte Entscheidungen treffen. Eine zentrale Datenbasis ist daher unverzichtbar – sie bildet die Grundlage für effizientes Arbeiten und strategisches Denken.

Strategisches vs. operatives Lieferantenmanagement

Damit Lieferantenmanagement langfristig wirklich funktioniert, lohnt sich ein klarer Blick auf zwei Ebenen: die strategische und die operative. Beide greifen ineinander – erfüllen aber ganz unterschiedliche Aufgaben.

Während sich das strategische Lieferantenmanagement mit dem großen Ganzen beschäftigt, stellt das operative Lieferantenmanagement eher den täglichen Hands-on-Part dar. Kurz gesagt: Hier wird das umgesetzt, was strategisch geplant wurde.

Der Lieferantenmanagement-Prozess in 5 Schritten

Gutes Lieferantenmanagement ist wie erfolgreiches Beziehungsmanagement: Es sorgt dafür, dass die Partnerschaft mit den Lieferanten reibungslos funktioniert und alle Beteiligten zufrieden sind.

Schritt 1: Lieferanten auswählen

Der erste Schritt besteht darin, die richtigen Lieferanten auszuwählen. Dies kann herausfordernd sein, da viele Unternehmen unsicher sind, wie sie den Auswahlprozess optimal gestalten können. Nehmen Sie sich daher die Zeit, potenzielle Lieferanten gründlich zu prüfen und um sicherzustellen, dass sie gut zu Ihrem Unternehmen passen.

Am besten gelingt Ihnen dies, wenn Sie einheitliche Kriterien für alle Lieferanten anwenden. Berücksichtigen Sie deren Kompetenzen, mögliche Risiken und klären Sie alle vertraglichen Details.

Schritt 2: Risiken bewerten

Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung zur Risikobewertung durch, um mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Verhandeln Sie klare Vertragsbedingungen und Lieferantenmanagment-KPIs, um sicherzustellen, dass alle relevanten Faktoren abgedeckt sind.

Schritt 3: Lieferanten onboarden

Integrieren Sie neue Lieferanten basierend auf den Ergebnissen der Risikobewertung und dem Auditstatus in Ihr bestehendes System. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.

Schritt 4: Leistung überwachen

Überwachen Sie die Leistung der bestehenden Lieferanten durch Performance-Management und regelmäßige Bewertungen. Identifizieren Sie Schwachstellen und arbeiten Sie eng mit den einzelnen Lieferanten zusammen, um Prozesse zu optimieren und die Qualität zu steigern. Wenn möglich, erweitern Sie den Verantwortungsbereich der Lieferanten und sorgen Sie durch kontinuierliches Controlling dafür, dass alle operativen Ziele erreicht werden. Ein solider und zuverlässiger Lieferantenstamm erleichtert die Zusammenarbeit erheblich und kann signifikant zur Kostenersparnis beitragen.

Schritt 5: Lieferantenbeziehungen verbessern

Eine erfolgreiche Partnerschaft basiert auf Vertrauen und einer gemeinsamen langfristig ausgerichteten Strategie. Der Schlüssel zu einer nachhaltigen Zusammenarbeit liegt in einem klaren Win-Win-Modell, von dem beide Parteien profitieren. Um Partnerschaften zu verbessern, sollten Unternehmen regelmäßig Workshops und strategische Gespräche mit ihren Lieferanten durchführen, um innovative Lösungen zu entwickeln und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

3 Tipps zur Optimierung des Lieferantenmanagements

Unsere Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt nur etwa 25 Prozent ihrer Lieferanten aktiv nutzen. Bei mehr als 800 Lieferanten pro Unternehmen und stetigem Wachstum wird es nämlich zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten und inaktive Lieferanten rechtzeitig zu identifizieren.

Doch inaktive Lieferanten können teuer werden – pro inaktivem Lieferanten entstehen jährlich Verwaltungskosten von bis zu 1.000 Euro. Das summiert sich schnell und kann Unternehmen jährlich mehr als 1,1 Milliarden Euro kosten.

Aber keine Panik! Hier sind drei praktische Tipps, wie Sie Ihr Lieferantenmanagement optimieren und dabei bares Geld sparen können.

1) Digitale Tools sind das A&O

Wenn Sie Lieferantendaten noch auf einzelnen Festplatten oder in Tabellen verwalten, kann es schnell unübersichtlich werden. Der manuelle Aufwand kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Unser Tipp: Digitalisieren Sie Ihr Lieferantenmanagement!

Mit einer zentralen Lieferantenmanagement-Software haben Sie alle relevanten Daten an einem Ort und können nicht nur Rechnungen schneller verarbeiten, sondern auch eine Menge Aufwand und Stress sparen

2) Aktives statt passives Lieferantenmanagement

Ein passives Lieferantenmanagement führt zu Zeitverlust und unnötigen Kosten. Der Schlüssel liegt in einem aktiven Ansatz, vor allem bei der Lieferanten- und Zahlungsverwaltung.

Durch gezielte Maßnahmen, wie regelmäßige Bewertungen und eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten, können Sie nicht nur Ihre Kosten senken, sondern auch stabile, langfristige Beziehungen aufbauen. Sorgen Sie zudem dafür, dass Ihre Prozesse im Rechnungsmanagement klar, schnell und effizient sind – so machen Sie den Übergang problemlos.

3) Flexibilität bei Zahlungsarten

Für moderne KMU ist Flexibilität bei der Wahl der Zahlungsmethoden entscheidend. Die richtige Entscheidung kann sowohl Zeit als auch Geld sparen. Plattformen, die eine effiziente Rechnungsverwaltung und flexible Zahlungsmethoden wie Kartenzahlungen bieten, ermöglichen es Ihnen, Ihre Ausgabenverwaltung zu optimieren und gleichzeitig Ihre Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern.

Lieferanten einfach verwalten – mit Spendesk

Ein durchdachtes Lieferantenmanagement ist ein oft unterschätzter Hebel zur Effizienzsteigerung. Die Procure-to-Pay-Lösung von Spendesk bietet Ihnen u.a. ein zentrales Lieferanten-Dashboard, das alle relevanten Informationen an einem Ort bündelt – von Verträgen über Anfragen bis hin zu Dokumenten und Zahlungen. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können schneller und gezielter agieren.

Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt das Beispiel von PayFit. 💡

Außerdem stehen Ihnen unsere Procurement-Expert:innen von Spendesk jederzeit zur Seite – buchen Sie noch heute eine unverbindliche Demo, um mehr zu erfahren!

Fazit

Mit einem aktiven und digitalen Ansatz im Lieferantenmanagement steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern senken auch Kosten und verbessern die Beziehungen zu Ihren Lieferanten.

Nutzen Sie unsere praktischen Tipps und weiterführenden Ressourcen, um Ihr Lieferantenmanagement auf das nächste Level zu heben, z.B. unseren kostenlosen Leitfaden „Die versteckten Kosten des Ausgabenmanagements“.

FAQ zum Lieferantenmanagement

Alle Fragen und Antworten zur Lieferantenverwaltung gibt es in unserem FAQ.

Was genau ist Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement ist der Prozess, bei dem Unternehmen die Beziehungen zu ihren Lieferanten systematisch steuern und optimieren, um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Qualität der Lieferkette zu verbessern.

Welche Aufgaben umfasst das Lieferantenmanagement?

Zu den Hauptaufgaben gehören die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Bewertung potenzieller Risiken, die Vertragsverhandlung, das Onboarding von Lieferanten, die regelmäßige Leistungsüberwachung sowie die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit.

Was unterscheidet strategisches von operativem Lieferantenmanagement?

Strategisches Lieferantenmanagement befasst sich mit langfristigen Partnerschaften, Risikomanagement und der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Lieferantenbeziehungen. Operatives Lieferantenmanagement ist die tägliche Kommunikation, die Leistungsüberwachung und das Lösen von Problemen.

Warum ist ein effektives Lieferantenmanagement so wichtig?

Ein gut durchdachtes Lieferantenmanagement trägt maßgeblich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei, senkt langfristig Kosten, sorgt für eine höhere Qualität in der Lieferkette und minimiert Risiken.

Welche Tools helfen beim Lieferantenmanagement?

Procure-to-Pay Tools wie Spendesk bieten Funktionen die es ermöglichen, Verträge, Zahlungen und Leistungsdaten effektiv zu verwalten und damit Transparenz und Effizienz zu erhöhen. Sie sind unverzichtbar, um das Lieferantenmanagement auf das nächste Level zu heben.