Liquiditätsplanung & Cash Management: so geht’s

Das Thema Liquiditätsplanung ist nicht nur in Krisenzeiten eine Priorität für Finanzteams. Doch wenn die Umsätze stark einbrechen, und unklar ist, wie viel in Zukunft eingenommen werden kann, ist es umso schwieriger, für die kommenden Monate oder das nächste Jahr zu planen.

Doch was versteht man unter Liquiditätsplanung?

Der Liquiditätsplan, auf Englisch “cash forecast”, ist Teil der Finanzplanung in Unternehmen. Er umfasst alle Ein-und Auszahlungen innerhalb einer festgelegten unternehmerischen Periode, z.B. sechs oder zwölf Monate. Die Liquiditätsplanung dient dazu, die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen und die verschiedenen Einzahlungen und Auszahlungen zeitgerecht einzuordnen.

Das Ziel ist, die Übersicht über ein- und ausgehende Zahlungen zu behalten, mögliche Liquiditätsrisiken frühzeitig aufzudecken und durch geeignete Gegenmaßnahmen zu beseitigen. Das ist gerade in unsicheren Zeiten besonders wichtig.

Konsequentes Cash Management als Erfolgsfaktor

Die Boston Consulting Group (BCG) hat in einer Studie die sanitäre Krise 2020 mit der Finanzkrise 2009 verglichen, und analysiert, warum sich bestimmte Firmen schneller erholt haben als andere. Laut BCG-Deutschlandchef Tauber waren dabei neben Sofortmaßnahmen wie Kostensenkung vor allem konsequentes Cash Management und strategische Planung wichtig.

In diesem Artikel finden Sie daher Tipps, Best Practices und nützliche Tools, die Ihnen bei der Liquiditätsplanung helfen können, um gut durch die aktuelle Krise zu kommen.

100% validierte Ausgaben

Um zuverlässige Zukunftsprognosen erstellen zu können, müssen Finanzteams zunächst wissen, wie es um die aktuellen Einnahmen und Ausgaben steht. Dazu zählen neben Fixkosten wie Miete und Lohn auch punktuelle Zahlungen von Mitarbeitern, z.B. für Geschäftsessen, Spesen oder Freelancer.

Doch in vielen Firmen gibt es für diese Art von Ausgaben keine klar definierten Prozesse und Richtlinien. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter nicht autonom handeln können, lange auf die Freigabe ihrer Ausgaben warten müssen, und das Finanzteam bis zum Monatsende nicht weiß, wer wieviel wofür ausgegeben hat.

Das erschwert nicht nur die Planung für die kommenden Monate, auch unangenehme Überraschungen am Monatsende sind nicht ausgeschlossen: ohne klare Prozesse kann nicht sichergestellt werden, dass alle Ausgaben gerechtfertigt waren.

Um die Kontrolle über alle Mitarbeiterausgaben zu behalten, und langfristig Zeit und Geld zu sparen, lohnt es sich, in eine Softwarelösung zur Ausgabenverwaltung zu investieren. Alle Ausgaben laufen zentralisiert in einer Plattform zusammen und die Mitarbeiter wissen dank eines klar geregelten Freigabesystems immer, wer ihre Ausgaben genehmigen muss.

Für das Finanzteam hat das den Vorteil, dass jede Ausgabe von einem Vorgesetzten validiert wurde und es am Monatsende keine bösen Überraschungen oder Budgetüberschreitungen gibt. Außerdem sieht das Finanzteam in Echtzeit auf einer zentralen Plattform, welche Ausgaben von den verschiedenen Teams und den einzelnen Mitarbeitern getätigt wurden.

Cash Management 2.0 dank Echtzeitdaten

Neben den aktuellen Zahlungen hat das Finanzteam in der Spendesk-Plattform Zugriff auf den vollständiger Zahlungsverlauf der Firma mit allen Anfragen und Freigaben. Diese Informationen sind übersichtlich dargestellt und müssen z.B. für die Budgetplanung und das Forecasting nicht erst in einer Excel-Tabelle gesucht werden.

Für das Finanzteam ist es somit einfacher, den Cash Flow zu kontrollieren und Ausgaben wie z.B. Lieferantenzahlungen, zu antizipieren. Die zentralisierten Daten erleichtern außerdem das Reporting am Monats- oder Quartalsende.

Übrigens lassen sich alle Daten zu getätigten Ausgaben mit einem Klick in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren. Für DATEV geschieht dies über eine native Integration, für andere Softwares sind personalisierbare Exporte möglich. So spart nicht nur das Finanzteam, sondern auch Ihr Steuerberater wertvolle Zeit.

Doch zurück zur Liquiditätsplanung. Gerade in Krisenzeiten ist es unerlässlich, sich durch intelligente Prognosen bestmöglich auf die Zukunft vorzubereiten. Dabei ist es hilfreich, verschiedene Szenarien zu erstellen. Sie können zum Beispiel simulieren, wie sich Ihr Cashflow verhält, wenn Sie im Januar ein Darlehen von der Bank erhalten (best case), oder was geschieht, wenn Sie den Kredit nicht erhalten sollten (worst case), und welche Ausgaben daraufhin angepasst werden müssen.

Für die Berechnung dieser Szenarien und die anschauliche Darstellung gibt es ebenfalls Softwarelösungen wie z.B. Agicap, die sich direkt mit Ihren Bankkonten verknüpfen lassen. So können Sie im Handumdrehen intelligente Prognosen auf kurz-, mittel- und langfristige Sicht erstellen, interne Budgets bei Bedarf schnell anpassen und die volle Kontrolle und Übersicht über alle Aus-und Einnahmen behalten.

Liquiditätsplanung und Cash Management waren auch Thema eines Webinars von Spendesk und Agicap. Für weitere Tipps & Best Practices können Sie sich hier kostenlos die Aufzeichnung des Webinars ansehen.